采購(gòu)部崗位職責(zé)及流程

1、采購(gòu)部/崗位職責(zé)及流程一、采購(gòu)部職能使命：為實(shí)現(xiàn)公司銷售目標(biāo)，提供產(chǎn)品需求保證。職責(zé)：- 維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系，保證與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)正常進(jìn)行，適時(shí)開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商；- 最大限度提高各門店對(duì)圖書(shū)產(chǎn)品需求的滿足率；- 降低采購(gòu)成本，為公司爭(zhēng)取利潤(rùn)最大化；- 為各門店需求提供便捷的專業(yè)服務(wù)。二、崗位設(shè)置及職能1.職位名稱：采購(gòu)部經(jīng)理兼總店店長(zhǎng)（1人）業(yè)務(wù)范圍與職責(zé)：1、 執(zhí)行日常業(yè)務(wù)運(yùn)作，完成預(yù)訂業(yè)務(wù)計(jì)劃并確保順利達(dá)成業(yè)務(wù)指標(biāo)。2、 分解月度計(jì)劃的指標(biāo)和執(zhí)行工作到部門內(nèi)相關(guān)人員。3、 維護(hù)正常往來(lái)供應(yīng)商的關(guān)系，發(fā)掘、評(píng)估與發(fā)展新供應(yīng)商。4、 出版商采購(gòu)，所有優(yōu)厚采購(gòu)條件的談判及達(dá)成。5、 在資源中心協(xié)助與監(jiān)控下

2、把握整體的圖書(shū)品種供應(yīng)。6、 根據(jù)各店的銷售分析給采購(gòu)數(shù)據(jù)員下調(diào)撥指令給市場(chǎng)采購(gòu)下采購(gòu)指令。7、 采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的管理與采購(gòu)各流程的管理。8、 各店店員圖書(shū)知識(shí)的培訓(xùn)。9、 掌握各店的大客戶資料庫(kù)和銷售明細(xì)。10、 主持每周業(yè)務(wù)工作會(huì)議，檢討部門上周的工作進(jìn)展以及執(zhí)行下周的工作計(jì)劃。2.職位名稱：采購(gòu)員（2人）業(yè)務(wù)范圍與職責(zé)：1、 維護(hù)公司的對(duì)外形象。2、 維護(hù)正常往來(lái)供應(yīng)商的關(guān)系，發(fā)掘、評(píng)估與發(fā)展新供應(yīng)商。3、 維持庫(kù)存結(jié)構(gòu)合理性，庫(kù)存產(chǎn)品及時(shí)清退處理。4、 第一時(shí)間完成日常的圖書(shū)市場(chǎng)新書(shū)采購(gòu)、補(bǔ)貨采購(gòu)、各店送貨及與市場(chǎng)的調(diào)貨。5、 根據(jù)月度工作計(jì)劃制定相應(yīng)的周、月計(jì)劃，包括資金預(yù)算和退貨。3.職

3、位名稱：數(shù)據(jù)處理員（1人）業(yè)務(wù)范圍與職責(zé)：1、 圖書(shū)入庫(kù)及調(diào)拔的數(shù)據(jù)處理。2、 圖書(shū)的保管及配送。3、 協(xié)助采購(gòu)員做好進(jìn)退貨工作。三、采購(gòu)方式及要點(diǎn)(一)、采購(gòu)方式從采購(gòu)資金的使用上看，采購(gòu)業(yè)務(wù)分二大類，一類是現(xiàn)款采購(gòu)，一類是賒銷采購(gòu)。A、現(xiàn)款采購(gòu)的依據(jù)及特點(diǎn)：依據(jù):1、新書(shū)、熱點(diǎn)暢銷圖書(shū)及特價(jià)書(shū)采購(gòu)，要求有折扣或時(shí)間優(yōu)勢(shì)； 如：日常的小量急需補(bǔ)貨市場(chǎng)采購(gòu)，向特價(jià)公司低折扣的采購(gòu)等。特點(diǎn):2、短、頻、快。即銷售周期短，采購(gòu)頻率高，資金周轉(zhuǎn)快。B、賒銷采購(gòu)的原則：賒銷采購(gòu)因?yàn)闊o(wú)須現(xiàn)款，公司完成清退后才結(jié)賬，因此風(fēng)險(xiǎn)不大，可不按現(xiàn)款采購(gòu)的依據(jù)操作，但有以下兩種情況：1、采購(gòu)員判斷貨品是否能適合在系

4、統(tǒng)內(nèi)銷售，與對(duì)方談判后（壓點(diǎn)、賬期），進(jìn)貨10-50冊(cè)供各門店銷售,賬期結(jié)束時(shí)，完成退貨后再結(jié)算貨款；2、采購(gòu)部判斷貨品只可能在某個(gè)書(shū)店銷售，少量進(jìn)貨直接調(diào)入某個(gè)店，按賬期結(jié)算已銷售部分、供應(yīng)商自己可隨時(shí)添貨、未銷售部分可隨時(shí)退貨。無(wú)論何種方式賒銷，公司一般不先付款，量一般也不過(guò)大。特點(diǎn):須集中采購(gòu),到貨時(shí)間慢,資金周轉(zhuǎn)慢.主要針對(duì)出版社、出版商做賬期采購(gòu).（二）、采購(gòu)要點(diǎn) 1、無(wú)論何種采購(gòu)方式，其先決條件必須是保證能退換貨，降低庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。 2、必須考查供應(yīng)商的長(zhǎng)期性與穩(wěn)定性。 3、必須附合書(shū)店的圖書(shū)結(jié)構(gòu)和定位。四、采購(gòu)工作要求采購(gòu)工作與門店日常銷售是書(shū)店最主要的兩項(xiàng)工作。他們各自的管理有著各

5、自不同的流程。通俗而言，他們的工作目標(biāo)都是為了把書(shū)賣出去。采購(gòu)是銷售的主導(dǎo)，為更好的提高銷售，采購(gòu)需要銷售的反饋，需要對(duì)銷售做分析，采購(gòu)應(yīng)以銷售為根本，一切圍繞銷售，保證所進(jìn)的圖書(shū)能夠最大化的銷售出去。門店的店長(zhǎng)、導(dǎo)購(gòu)與收銀員，則應(yīng)該充分了解所采購(gòu)圖書(shū)，了解圖書(shū)分類上架的基本常識(shí)，了解整體與單一客戶的購(gòu)買趣味并做好推薦、排行與擺放，并就店面銷售情況充分與采購(gòu)溝通。為了使之融為一體。在各個(gè)采購(gòu)與銷售環(huán)節(jié)，采購(gòu)員與店面銷售都應(yīng)當(dāng)有一定的銜接與配合。工作要求：1、 采購(gòu)員（經(jīng)理或外采員）每周一天參與不同門店的店面銷售工作，工作內(nèi)容包括：新進(jìn)圖書(shū)的講解，客戶的接觸、摸底與熟悉，與店員一起調(diào)整貨架。（王

6、勝軍周一、周五今日美術(shù)館書(shū)店，蘇楠周一中國(guó)美術(shù)館書(shū)店，何沖周三炎黃藝術(shù)館書(shū)店）2、 采購(gòu)經(jīng)理每天下午5：00-6：00對(duì)一天各店的銷售做出統(tǒng)計(jì)并分析，并對(duì)第二天的采購(gòu)與調(diào)撥工作做出安排。3、 每月一次對(duì)店面的圖書(shū)銷售進(jìn)行跟蹤，采購(gòu)經(jīng)理攜同書(shū)店人員定期檢查存貨量，并以此將滯銷書(shū)進(jìn)行淘汰。4、 掌握各店的大客戶資料庫(kù)和銷售明細(xì)。5、 對(duì)圖書(shū)采購(gòu)架構(gòu)與重點(diǎn)圖書(shū)介紹的書(shū)面說(shuō)明，每個(gè)月有一次書(shū)面總結(jié)與各店溝通。五、電腦軟件的使用及權(quán)限1、 電腦的使用分配各書(shū)店每店一臺(tái)，采購(gòu)員一臺(tái)，數(shù)據(jù)員一臺(tái)，財(cái)務(wù)一臺(tái)。2、 權(quán)限設(shè)定由管理員按人員各自的職責(zé)進(jìn)行軟件工號(hào)的設(shè)定與權(quán)限設(shè)定。每個(gè)人均有各自的工號(hào)及權(quán)限。如：收

7、銀員：銷售業(yè)務(wù)模塊、統(tǒng)計(jì)分析模塊、會(huì)員管理模塊采購(gòu)員：采購(gòu)管理模塊、統(tǒng)計(jì)分析模塊、內(nèi)部管理模塊、會(huì)員管理模塊數(shù)據(jù)員：采購(gòu)管理模塊、統(tǒng)計(jì)分析模塊、內(nèi)部管理模塊財(cái)務(wù)：銷售業(yè)務(wù)模塊、采購(gòu)管理模塊、統(tǒng)計(jì)分析模塊、財(cái)務(wù)管理模塊、內(nèi)部管理模塊、會(huì)員管理模塊另有一些小項(xiàng)也必須做出限定，這些限定會(huì)使漏洞減少很多，管理更加嚴(yán)緊。六、統(tǒng)一采購(gòu)工作流程（1）選品 、根據(jù)圖書(shū)業(yè)界（如供應(yīng)商宣傳部門、圖書(shū)訂貨會(huì)、圖書(shū)業(yè)專業(yè)媒體、大眾媒體文化版、各大批發(fā)零售賣場(chǎng)）對(duì)最新圖書(shū)的關(guān)注程度，參照讀者對(duì)各類圖書(shū)的需求統(tǒng)計(jì)。采購(gòu)可對(duì)熱點(diǎn)新書(shū)品種進(jìn)行選擇采購(gòu)。、根據(jù)讀者推薦和其它網(wǎng)站、賣場(chǎng)等排行榜，參照銷售統(tǒng)計(jì)，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行篩選確定后

8、下單采購(gòu)。（2）根據(jù)書(shū)店銷售排行榜及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貨采購(gòu)。A、 根據(jù)銷售動(dòng)態(tài)，結(jié)合目前的庫(kù)存結(jié)構(gòu)采購(gòu)。應(yīng)常進(jìn)常添，一次不宜超過(guò)10冊(cè)，可預(yù)警庫(kù)存，再及時(shí)補(bǔ)充，以免產(chǎn)品滯銷，不能產(chǎn)生實(shí)際銷售。（3）制單、下單:確認(rèn)當(dāng)天供應(yīng)商對(duì)口業(yè)務(wù)人員受理訂單。確認(rèn)訂單在一周內(nèi)完成處理，并到貨。 將已確認(rèn)供應(yīng)商到貨（特別適用無(wú)隨貨清單情況）相關(guān)信息分別通報(bào) “數(shù)據(jù)員”、“書(shū)店”、 “財(cái)務(wù)部”A、“數(shù)據(jù)員”供應(yīng)商、品種、冊(cè)數(shù)、到貨錄入折扣；B、“書(shū)店”供應(yīng)商、品種、冊(cè)數(shù)、最低銷售折扣；D、“財(cái)務(wù)部”供應(yīng)商、品種、到貨折扣、錄入折扣、應(yīng)付款項(xiàng)。（4）到貨跟蹤1、供應(yīng)商供貨：產(chǎn)品未到，向“供應(yīng)商”查詢；2、 異地供應(yīng)商發(fā)貨

9、：未按所載時(shí)間到貨票或到貨的，直接向供應(yīng)商查詢。（5）到貨確認(rèn)1. 關(guān)注每日到貨流水號(hào)，核實(shí)錄入數(shù)據(jù)（錄入折扣、冊(cè)數(shù)、書(shū)卡），發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋至數(shù)據(jù)員做出修改。2. 到貨有殘、破、損、少、多情況發(fā)生，由數(shù)據(jù)員當(dāng)日填制“收貨回執(zhí)單”，即時(shí)知會(huì)“采購(gòu)員”，“采購(gòu)員”回復(fù)處理意見(jiàn)，到貨清單統(tǒng)一由采購(gòu)人員保管。3. “采購(gòu)員”收到“收貨回執(zhí)單”的當(dāng)天完成向供應(yīng)商差錯(cuò)確認(rèn)工作，并在“收貨回執(zhí)單”上注明與供應(yīng)商確認(rèn)的處理結(jié)果，將該單交數(shù)據(jù)人員做數(shù)據(jù)處理，如數(shù)據(jù)已確認(rèn)則交“財(cái)務(wù)部”做帳務(wù)處理。（6） 產(chǎn)品退貨為優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，提高資金利用率，同時(shí)規(guī)范與各供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，采購(gòu)員須將賬期即將結(jié)束的圖書(shū)以及不

10、能銷售的產(chǎn)品日常性退回供應(yīng)商。退貨基本流程為：1、采購(gòu)員處理退貨數(shù)據(jù)并把數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)員 ，數(shù)據(jù)員做出回調(diào)。并打印出單交各店揀書(shū)，調(diào)撥根據(jù)實(shí)物反饋數(shù)據(jù)處理人員，數(shù)據(jù)根據(jù)反饋出的調(diào)撥修改單并交采購(gòu)員再次核對(duì)2、打包。將退貨數(shù)核實(shí)后的數(shù)據(jù)反饋至數(shù)據(jù)處理人員，將數(shù)據(jù)傳送采購(gòu)員，采購(gòu)員對(duì)退貨數(shù)據(jù)作檢查、修正和最后的確認(rèn)3、采購(gòu)員提供退貨時(shí)間要求、發(fā)運(yùn)方式以及收貨方的通聯(lián)等信息，數(shù)據(jù)出三聯(lián)單交打包，一份隨貨走，一份交財(cái)務(wù)。4、發(fā)送完畢后將貨運(yùn)憑證連清單數(shù)據(jù)員確認(rèn)，做帳5、采購(gòu)員負(fù)責(zé)后續(xù)跟蹤，收貨后與對(duì)方核實(shí)數(shù)字；（7）供應(yīng)商付款一、 付款信息來(lái)源總體上分三種1. 來(lái)源于付款計(jì)劃表，一般為結(jié)算類型付款，即：

11、貨款已到期需要結(jié)算的。2. 來(lái)源于臨時(shí)采購(gòu)，也可定義日常性補(bǔ)貨采購(gòu)，即：先付款再發(fā)貨形式的。3. 來(lái)源于期票，圖書(shū)已入庫(kù)，數(shù)據(jù)已確認(rèn)，原始入庫(kù)單已轉(zhuǎn)到采購(gòu)員核對(duì)完的，可以按協(xié)議和帳期要求開(kāi)出遠(yuǎn)期支票。（除特殊情況外，一般不開(kāi)具）二、 付款計(jì)劃表1. 每月月底采購(gòu)員將統(tǒng)計(jì)下個(gè)月必須支付的表格發(fā)給財(cái)務(wù)及公司審批。2. 根據(jù)財(cái)務(wù)回復(fù)的審批付款計(jì)劃做相應(yīng)的付款安排及業(yè)務(wù)工作。三、 做付款單1. 結(jié)算付款：本地有三種付款形式（支票、現(xiàn)金、網(wǎng)上劃帳），款付出的同時(shí)要拿回發(fā)票；外地付款有電匯、商業(yè)承兌匯票及網(wǎng)上劃帳三種，外地一般都會(huì)預(yù)先寄發(fā)票來(lái)，所以單子做好時(shí)要附好發(fā)票。2. 臨時(shí)采購(gòu)：先以借款形式操作，后

12、期做好沖帳單，把發(fā)票附在沖帳單后，圖書(shū)入庫(kù)后把流水號(hào)碼洋實(shí)洋等填在沖帳單上。3. 期票付款，圖書(shū)按規(guī)定流程全部處理完成后，可根據(jù)入庫(kù)實(shí)洋開(kāi)出帳期規(guī)定的遠(yuǎn)期支票。（除特殊情況外，一般不開(kāi)具）四、 付款單做好后簽字：經(jīng)手人采購(gòu)經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理公司領(lǐng)導(dǎo)五、 付出以后的后續(xù)工作1. 如果是外地的付款，尤其是外地的預(yù)付款，是一定要電匯出款的。把電匯憑證復(fù)印件傳真對(duì)方，可以提前發(fā)貨。2. 到期的遠(yuǎn)期支票要向供應(yīng)商索要發(fā)票。入庫(kù)操作流程：（1）、 數(shù)據(jù)員憑貨運(yùn)單或原始清單與送貨人辦理到貨交接，單據(jù)不全不予交接。（2）、單據(jù)項(xiàng)目不完整（如來(lái)貨單位，折扣等不詳），應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，并督促補(bǔ)全，方可辦理入庫(kù)手續(xù)。

13、3、做到貨記錄（日期、發(fā)貨單位、件數(shù)等），每天下班前將當(dāng)天的到貨情況發(fā)郵件告知采購(gòu)員。(4)、到貨按來(lái)貨單位分類擺放好，整件分類排放好，零散的按出版社或到貨單位排放好。(5)、對(duì)到貨圖書(shū)整件拆包進(jìn)行清點(diǎn)，圖書(shū)按品種分類擺放好，同一品種圖書(shū)集中擺放。對(duì)能回收利用的包裝紙，在拆包的同時(shí)折疊好，圖書(shū)清點(diǎn)完后，轉(zhuǎn)交采購(gòu)員。(6)、憑原始單據(jù)核對(duì)書(shū)名、書(shū)號(hào)、單價(jià)、數(shù)量，逐一驗(yàn)收，正確的在數(shù)量的右方打“”作為收書(shū)正確標(biāo)記。(7)、如在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 a.書(shū)名、書(shū)號(hào)如有錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)在原位上修改正確并簽名確認(rèn).b.書(shū)價(jià)如有價(jià)格與清單不符，先與采購(gòu)員進(jìn)行確認(rèn)。把正確的書(shū)價(jià)添寫在到貨單的指定位置，并簽字確認(rèn)修改。

14、c. 到貨有殘、破、損、少、多情況發(fā)生，由數(shù)據(jù)員當(dāng)日填制“收貨回執(zhí)單”，即時(shí)知會(huì)“采購(gòu)員”，“采購(gòu)員”回復(fù)處理意見(jiàn)。(8)、驗(yàn)收完后，在清單上簽上自己的姓名及清點(diǎn)日期。(9)、將驗(yàn)收的單據(jù)及提取的樣書(shū)及時(shí)錄入。(10)、到貨驗(yàn)收、清點(diǎn)不超過(guò)3個(gè)小時(shí)（到貨量較大、品種較多情況除外）。（11）、數(shù)據(jù)員根據(jù)入庫(kù)的清單和樣書(shū)進(jìn)行錄入，操作要求如下：a.根據(jù)到貨清單進(jìn)行錄入。到貨清單應(yīng)具有詳細(xì)的供貨單位、書(shū)號(hào)、書(shū)名、定價(jià)、折扣、冊(cè)數(shù)等相關(guān)信息。b圖書(shū)到貨錄入程序：采購(gòu)管理模塊 新增到貨c如果圖書(shū)到貨為新書(shū)，則要先建書(shū)卡再進(jìn)行到貨錄入。建書(shū)卡程序：采購(gòu)管理模塊 新增到貨 圖書(shū)書(shū)卡管理一般圖書(shū)建卡。根據(jù)圖書(shū)信息添寫書(shū)號(hào)、定價(jià)、作者、書(shū)名、出版日期、出版社、版次、裝幀、類型、平均折扣等。d錄入完畢后要檢查錄入折扣與原書(shū)卡折扣是否一致，如不一致則要進(jìn)行修改，將錄入數(shù)據(jù)與到貨數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，打印錄入一聯(lián)單交財(cái)務(wù)。e錄入工作不能