職場人士的高效時(shí)間管理

1、高效時(shí)間管理,小王請(qǐng)假,分享：你時(shí)間管理的困境,大綱,認(rèn)知篇,時(shí)間的相對(duì)性,時(shí)間對(duì)盼望的人來說“實(shí)在太短”； 時(shí)間對(duì)恐懼的人來說“實(shí)在太長”； 時(shí)間對(duì)痛苦的人來說“實(shí)在太慢”； 時(shí)間對(duì)快樂的人來說“實(shí)在太快”； 時(shí)間對(duì)有愛心的人來說是永恒。 蘑菇朝生暮死；寒蟬春生夏死； 海龜生存500年；松柏樹、黃楊樹活數(shù)千年,你想如何度過你的一生,人這一生其實(shí)可短暫了，有時(shí)候一想跟睡覺是一樣一樣的：眼睛一閉，一睜，一天過去了；眼睛一閉，不睜，一輩子就過去了,時(shí)間是什么,時(shí)間是生命， 時(shí)間是財(cái)富， 時(shí)間是資源！ 時(shí)間不可增減，不可存儲(chǔ)， 不可替代, 不可倒回,時(shí)間卻可以管理,時(shí)間管理的本質(zhì),時(shí)間管理管理時(shí)間,

2、時(shí)間管理就是“自我”管理,時(shí)間管理的好處,便于控制 減輕壓力 降低成本 提高績效 平衡人生,成功人士是時(shí)間管理的高手,你在工作中投入了多少時(shí)間不重要，重要的是這段時(shí)間內(nèi)你都做了多少工作 用最快的時(shí)間達(dá)成最有價(jià)值的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)均衡的人生,時(shí)間管理的核心,你會(huì)管理時(shí)間嗎,測試（1/2,YES or NO ？ 1 你通常工作很長時(shí)間嗎？ 2 你通常把工作帶回家嗎？ 3 你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？ 4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？ 5 即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你是否經(jīng)常感到工作壓力？ 6 你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？ 7 你經(jīng)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？ 8

3、你經(jīng)常占用用餐時(shí)間工作嗎,測試（2/2,YES or NO ？ 9 在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？ 10 你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？ 11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？ 12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？ 13 當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？ 14 你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？ 15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標(biāo)一致的大事？ 16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來,測試評(píng)價(jià),時(shí)間是怎樣浪費(fèi)掉的,方法篇,方法篇,你是誰？你要去哪里,生命規(guī)劃,人生意義 使命 愿景 遠(yuǎn)期目標(biāo) 中期目標(biāo) 近期目標(biāo),規(guī)劃示范（終

4、極目標(biāo),規(guī)劃示范（遠(yuǎn)期目標(biāo),規(guī)劃示范（中期目標(biāo),規(guī)劃示范（近期目標(biāo),方法篇,計(jì)劃管理,年計(jì)劃 月計(jì)劃 周計(jì)劃 日計(jì)劃,待辦單,年計(jì)劃（示范,月計(jì)劃（示范,周計(jì)劃（示范,日計(jì)劃（示范,計(jì)劃管理QnA,1. 分別什么時(shí)間制定年計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃？ 2. 年度計(jì)劃如何分解？ 3. 什么時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃檢視？ 4. 待辦單上應(yīng)該包含哪些內(nèi)容？如何標(biāo)示,小測試,YES or NO 1. 您是先撿那些有興趣的事做嗎？ 2. 您是先做容易的事再做困難的事嗎？ 3. 您是先做緊急的事再做重要的事嗎？ 4. 您是按事情發(fā)生的先后順序處理它們嗎？ 5. 您是到接近最后期限才真正投入項(xiàng)目嗎,方法篇,優(yōu)先矩陣,

5、重要,緊急,不急,不重要,I,III,IV,II,練習(xí),重要,急,不急,不重要,想想應(yīng)該歸在哪里？ 1 危機(jī) 2 改進(jìn)產(chǎn)能 3 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 4 不速之客 5 規(guī)劃、目標(biāo)管理 6 某些電話 7 部門八月旅游安排,如果偏重I,重要,急,不急,不重要,結(jié)果： 壓力 筋疲力盡 危機(jī)處理 忙于收拾殘局,I,如果偏重III,重要,急,不急,不重要,結(jié)果： 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制，怪罪他人 人際浮泛，甚至破裂,III,如果偏重IV,重要,急,不急,不重要,結(jié)果： 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人,IV,如果偏重II,重要,急,不急,不重要,結(jié)果： 有遠(yuǎn)見、有理想 平衡 紀(jì)

6、律 自制 少有危機(jī),II,高效能組織,重要,急,不急,不重要,50-60,15-20,115,20-30,優(yōu)先矩陣,重要,緊急,不急,不重要,I,III,IV,II,馬上做,要多做,安排做,要少做,方法篇,ABC分類法（1/2,ABC分類法（2/2,如何判斷A,方法篇,80/20法則,集中精力在能獲得 最大回報(bào) 的事情上，而不要在瑣事上花過多的時(shí)間,決定全局的往往是：重要的少數(shù),你會(huì)怎么做,想泡壺茶喝。情況是：開水沒有（燒水需15分鐘）；水壺要洗（1分鐘），茶壺要洗（1分鐘），茶杯要洗（2分鐘）；火生了，茶葉也有了（1分鐘）。 怎么辦,幾種答案,辦法甲：洗好水壺，灌上涼水，放在火上；在等待水開

7、的時(shí)間里，洗茶壺、洗茶杯、拿茶葉；等水開了，泡茶喝。 辦法乙：先做好一些準(zhǔn)備工作，洗水壺，洗茶壺茶杯，拿茶葉；一切就緒，灌水燒水；坐待水開了泡茶喝。 辦法丙：洗凈水壺，灌上涼水，放在火上，坐待水開；水開了之后，急急忙忙找茶葉，洗茶壺茶杯，泡茶喝,泡茶示意圖,洗開水壺（1分鐘,燒開水（15分鐘,洗茶壺（1分鐘,洗茶杯（2分鐘,拿茶葉（1分鐘,泡茶,案例：工作統(tǒng)籌重要性,第二次世界大戰(zhàn)期間，美國急需生產(chǎn)五萬架飛機(jī)。有關(guān)部門立即投入鋁的生產(chǎn)，卻沒有想到，銅的供應(yīng)也一下子緊張了起來。生產(chǎn)這么多飛機(jī)需要大量的鋁，而冶煉這么多鋁需要大量的電，輸送電需要耗用大量的銅。由于事先沒有考慮到這個(gè)問題，結(jié)果主管部門

8、手忙腳亂，為了完成飛機(jī)生產(chǎn)的緊急任務(wù)，不得不向國庫借用銀來代替銅，造成了不必要的損失,練習(xí)：你是徐松怎么辦,M公司專賣店因市場競爭加劇，業(yè)績嚴(yán)重下滑，員工士氣低落，某天上午有兩名骨干營業(yè)員提出辭職申請(qǐng)。為穩(wěn)定員工隊(duì)伍，督導(dǎo)徐松已約定今晚同這兩人談話。為提高銷售，徐松和企劃主管擬定了促銷方案，可是經(jīng)理出差，客戶也去南方旅游了，徐松很是郁悶。下午接到在出差的銷售經(jīng)理的緊急電話，一位重要的商場，今晚六點(diǎn)要談反季促銷方案，要他代表經(jīng)理親自洽談并宴請(qǐng)。其實(shí)，徐松的MBA論文尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓妻子幫忙，但妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點(diǎn)鐘徐松就急匆匆地找到司機(jī)，開

9、車前往商場。還沒走進(jìn)市區(qū)，突然手機(jī)響了，里面?zhèn)鱽硪粋€(gè)女子焦急的聲音：“你是徐松嗎？我是你的鄰居，你母親生病住院了，她讓我給你打電話，你趕快來,徐松的對(duì)策,給飯店打電話訂包廂,給商場經(jīng)理打電話約晚宴,打電話讓妻子交住院押金,打電話給兩個(gè)骨干約夜宵,打電話請(qǐng)培訓(xùn)部幫做論文,給經(jīng)理打電話說明促銷案,B,C,和企劃主管溝通廣告公司 制作終端物料,和商品主管溝通貨品調(diào)配,和客戶敲定促銷方案,C,工具篇,臟亂的桌臺(tái),備忘錄和宣傳品放在電腦上,聯(lián)系人名單貼在電腦上,紙張淹沒電話,閱讀文件塞入文檔中易遺忘,文件數(shù)量膨脹卻未及時(shí)更新,文件柜中充斥無關(guān)資料,廢紙未清,廢紙撒落地上,清理桌臺(tái),只打開正在使用的文件,

10、發(fā)函文件經(jīng)常清理,來函文件保留新的,文件及時(shí)歸檔,頻繁使用的文檔易拿到,電話伸手可及,常用文檔靠近辦公桌,垃圾及時(shí)清理,建立良好辦公環(huán)境,十字秘訣 整潔 便捷 定位 清理 習(xí)慣,傳統(tǒng)工具,筆記本,文件夾,報(bào)事貼,電子日歷,時(shí)間管理App,案例：王經(jīng)理的一天（1/2,王經(jīng)理本科畢業(yè)，在一家民營企業(yè)任人事經(jīng)理。早上8：28他打卡入門，到辦公室剛好8：30。他打了一杯水，抽上一支煙，正好工程部譚經(jīng)理來找他反映有一個(gè)工程師想離職。兩人抽了一支煙，談了半個(gè)小時(shí)沒有定論。王經(jīng)理說他沒權(quán)利給工程師加工資，建議譚經(jīng)理找老板談。一看9：30了，他開始簽各部門交來的考勤單、獎(jiǎng)罰單、請(qǐng)假單等，然后打開招聘網(wǎng)，順便看

11、看網(wǎng)上新聞，不知不覺就已經(jīng)是10：30。上廁所時(shí)碰到幾個(gè)新員工來應(yīng)聘，聊了幾句。在門口，發(fā)現(xiàn)文員服務(wù)不好，說了文員幾句回到座位上，看看昨天寫的報(bào)告還沒有完，剛動(dòng)筆，生產(chǎn)部電話反映天氣熱，見行政主管不在崗，親自安排廚房燒涼茶?；貋頃r(shí)差半小時(shí)吃飯了，看到做不成什么，就與下屬聊天。下班前10分鐘，給外地以前的同事打電話。12:00下班吃飯,案例：王經(jīng)理的一天（2/2,下午13：30上班，由于昨晚打麻將沒睡好，午休又沒有睡好，迷迷糊糊的坐到辦公桌前。自己泡了一杯濃茶。剛好看到應(yīng)聘的工人不會(huì)填簡歷，又解釋一通，回到辦公桌前已14：30，這時(shí)下午開生產(chǎn)例會(huì)，因員工招聘不到，要求參加，大概花了5分鐘介紹了招

12、聘情況，散會(huì)已經(jīng)16：30。碰到品管經(jīng)理來找文員要培訓(xùn)名單，又來聊了一會(huì)。想著明天還要開會(huì)，要提交一月總結(jié)報(bào)告，還沒有寫好，于是寫報(bào)告。剛寫好就5：30到了。于是下班了。 請(qǐng)分析王經(jīng)理在時(shí)間管理上存在哪些問題,技巧篇,拖延者的借口,強(qiáng)調(diào)時(shí)機(jī)不對(duì) 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承擔(dān)責(zé)任 不適當(dāng)?shù)哪繕?biāo) 為了輕松混日子,拖延的代價(jià),時(shí)間蹉跎 躲不過十五 問題層出不窮 壓力下憂郁工作 健康風(fēng)險(xiǎn) 遠(yuǎn)離積極的人生,五步治愈拖延癥,化零為整,電腦有批處理，你的工作呢？ 背包法則：將同類事情盡可能批量處理 微信 郵件,高效溝通,試用下列詞語填空： 1 電話， 2 多重， 3 會(huì)議， 4 集中 避免 _ 溝通 善用 _ 溝通 組織問題盡量 _ 溝通 提升 _ 溝通效能,會(huì)議溝通要點(diǎn),不開無準(zhǔn)備的會(huì)議