淺析項目運用組織管控流程體系時的優(yōu)化綜合管理手冊匯編

1、淺析項目運用組織管控流程體系時的優(yōu)化綜合管理手冊匯編工作經(jīng)驗交流【關(guān)鍵詞】：組織管控流程體系優(yōu)化自總部組織管控流程體系文件落地以來，項目在運用中不斷總結(jié)及反饋， 現(xiàn)已適應(yīng)并能熟練的運用。因為不同的項目始終存在區(qū)別，一個流程體系文件也無法事無巨細(xì)的闡明執(zhí)行中的要點。所以如何針對項目自身優(yōu)化流程，從易于執(zhí)行的角度把項目確定的目標(biāo)去執(zhí)行到位，是項目始終需要探索的問題。為此，需要在項目層面上來優(yōu)化組織流程管控體系，結(jié)合項目實際出臺各類工作指引，明確工作流程中的工作責(zé)任和工作方法，規(guī)定過程操作的準(zhǔn)則和提示， 以實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理的規(guī)范化，確保業(yè)務(wù)運作的效率和準(zhǔn)確性。一、優(yōu)化管控流程體系文件的目的通過何種方法對

2、局部性的、孤立性的、單點性的各類流程進(jìn)行優(yōu)化，首先必須基于可運作的現(xiàn)實以及可改進(jìn)的方向，考慮和現(xiàn)有業(yè)務(wù)的承接和延續(xù)性，因此優(yōu)化必須在流程相關(guān)運作節(jié)點中形成有效的過渡。同時大量的實際操作是通過表單模板來落實的，所以通過解釋表單模板，優(yōu)化建立易于落實的工具也是十分必要的。為了建立有效的優(yōu)化措施，項目進(jìn)行了大量的學(xué)習(xí)和調(diào)研。（一）對標(biāo)學(xué)習(xí)今年年初，項目公司啟動了與同業(yè)對標(biāo)的工作。通過對標(biāo)實踐，對照某大型房地產(chǎn)公司的工作規(guī)范、工作流程體系和相關(guān)制度文件，結(jié)合綜合管理部目前實際工作開展情況，我們發(fā)現(xiàn)了行政部門日常工作指引類文件不足這一問題。關(guān)于對標(biāo)的相關(guān)行政管理制度。其文件結(jié)構(gòu)由手冊及其支持文件的規(guī)定表

3、達(dá)了管理公司房地產(chǎn)業(yè)務(wù)運作的基本要求，根據(jù)表達(dá)的內(nèi)容不同分為不同層次的文件，包括制度總論、業(yè)務(wù)管理手冊、作業(yè)流程、工作指引、標(biāo)準(zhǔn)表單等。其手冊制度流程均為流程圖，極少文字說明，使人一目了然，并要求其項目公司根據(jù)流程手冊制定自己的作業(yè)流程。其作業(yè)規(guī)范是支持業(yè)務(wù)管理手冊的第二層次的文件，是對常規(guī)的，普遍性的、內(nèi)容較固定的通用流程，結(jié)合項目公司實際制定的規(guī)范與程序。采用跨職能流程圖加工作指引的方式進(jìn)行編制，可以清晰地表達(dá)業(yè)務(wù)作業(yè)步驟、作業(yè)內(nèi)容、順序、責(zé)任以及特殊情況處理須知等，同時包括需要使用的工作指引和標(biāo)準(zhǔn)表單。其工作指引和標(biāo)準(zhǔn)表單為第三層次文件，為一般流程作業(yè)的支持性文件，對制度總論流程中的細(xì)則

4、活動起解釋、指導(dǎo)、提示、補充和輔助決策作用，也包含一些直接支持業(yè)務(wù)管理手冊的文件和表單，如下所示。業(yè)務(wù)管理手冊作業(yè)流程工作指引標(biāo)準(zhǔn)表單（二）對比找差與公司實際情況對比后發(fā)現(xiàn)：對標(biāo)公司的行政管理制度的第一和第二層次的工作規(guī)范性文件，基本等同于房地產(chǎn)公司組織管控流程體系的內(nèi)容，所不同的在于其第三層次的作業(yè)流程部分，基本由各項目公司自行編制，充分結(jié)合項目實際情況，對常規(guī)性工作形成流程體系。而在我們?nèi)粘嶋H工作中，項目公司層面上仍有許多工作并未能真正實現(xiàn)書面上的工作流程指引，僅僅依靠流程管控體系文件的精神有時無法解決一些實際上的工作問題。易于理解和可操作是管理制度文件應(yīng)該達(dá)到的要求，而指引類文件可以通

5、過適宜的文件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和表達(dá)方式助于優(yōu)化、規(guī)范作業(yè)過程，明確工作中各個環(huán)節(jié)的工作責(zé)任和工作方法，以及相互間的配合關(guān)系。二、優(yōu)化管控流程體系文件的方式通過對標(biāo)學(xué)習(xí)，對現(xiàn)狀問題的調(diào)研和總結(jié)，項目上認(rèn)為需要優(yōu)化后的程序的每一個環(huán)節(jié)都需要有一定的規(guī)范事項，提供清晰的流程，明確的分工。所以流程優(yōu)化細(xì)節(jié)的框架內(nèi)容必須包括支撐流程運作的業(yè)務(wù)組織的流程圖、流程優(yōu)化的目標(biāo)和原則、具體職責(zé)分工、流程運作的整體框架、流程中相關(guān)術(shù)語和分類定義的解釋等，明確優(yōu)化的整體方向。（一）確定制作綜合管理手冊流程優(yōu)化涉及方方面面的業(yè)務(wù)流程，為以能夠快速進(jìn)行結(jié)果運用為目的，盡快實踐優(yōu)化結(jié)果，項目從綜合管理口突破，先后從行政、人力資源

6、、黨群工作三個方向選取了接待標(biāo)準(zhǔn)流程、績效管理標(biāo)準(zhǔn)流程、企業(yè)文化宣傳標(biāo)準(zhǔn)流程等著手開始優(yōu)化，作為形成綜合管理手冊體系的一部分。（二）流程優(yōu)化編制說明在流程優(yōu)化的過程中，經(jīng)過多次對比和操作論證，選取“流程指引圖+細(xì)節(jié)說明+表單”的方式來編制，呈現(xiàn)每一個管控流程的執(zhí)行方法。此種方式相較單純的“流程圖+表單”模式，更加能細(xì)化每一項工作細(xì)節(jié)。而編制各類標(biāo)準(zhǔn)流程的最終目的也是為了能如“九段秘書”一樣,使每一個個體可以根據(jù)管控體系文件和指引流程就做好此項工作。下面以采購流程標(biāo)準(zhǔn)為例，簡要介紹流程的編制順序。1、制作流程指引圖流程指引圖不但要清晰的刻畫出工作中的每一個規(guī)定動作，還要區(qū)分出不同狀況下的不同選擇

7、走向，并用文字說明進(jìn)行簡明工作指引。首先需要分劃出一項工作的不同階段，然后在每個階段內(nèi)添加不同的工作動作節(jié)點，最后將這些節(jié)點以邏輯順序串聯(lián)起來，通過添加簡要說明，形成標(biāo)準(zhǔn)的流程指引圖。以上圖為例，對于一個采購的流程，需要分為“確定類別”、“申請及制作方案”、“審核”、“實施采購”、“驗收”、“入庫及領(lǐng)用”這幾個重要的動作節(jié)點。首先將幾個節(jié) 點列出來，然后針對各個節(jié)點中的要素信息細(xì)分，形成不同的流程節(jié)點模塊，如“確定類別”環(huán)節(jié)中，將采購的物品類別分為“文具類辦公用品”、“設(shè)備類辦公用品”和“家具類辦公用品”三類。做完要素信息的細(xì)分，下一步將各個節(jié)點用箭頭線連接起來，表明工作的順序步驟，此時可以將

8、不同情況加以簡要說明，以便區(qū)分不同步驟走向。繼續(xù)以上圖的“文具類辦公用品”流程走向為例，其下分成并列的兩項節(jié)點，說明可由綜合管理部提出“采購計劃”或需求部門提出“特殊申請”；然后再下一步出現(xiàn)不同選擇， “超過 500 元”則進(jìn)入“采購方案”環(huán)節(jié)，否則一路向下進(jìn)入“審核”環(huán)節(jié)。以此類推， 將流程節(jié)點模塊完全按照工作邏輯串聯(lián)起來，就形成了流程圖。最后，根據(jù)不同的工作內(nèi)容，簡要說明工作重點和關(guān)鍵項，形成工作指引，綜合起來便形成工作流程指引圖。2、制作細(xì)節(jié)說明天下難事必作于易，天下大事必作于細(xì)。如果說管理的一般法則是科學(xué)，那么對細(xì)節(jié)的管理就是藝術(shù)，企業(yè)處理細(xì)節(jié)的能力就形成企業(yè)管理的能力。所以僅僅有流程

9、是不夠的，對于細(xì)節(jié)說明就是制作管理流程的創(chuàng)新點，它是以工作指引為基礎(chǔ)，采取分層結(jié)構(gòu)形式，針對每一項工作節(jié)點模塊進(jìn)行具體闡述。內(nèi)容包括但不限于：流程說明、工作必備動作、名詞解釋、注意事項、易犯錯提示、實例說明等。細(xì)節(jié)說明采取文字說明加配圖的方式，致力于將每一個細(xì)節(jié)演變成為規(guī)范行動的一部分，前提是“找出規(guī)律”，構(gòu)建一個有效的說明機制，將所有的細(xì)節(jié)都置于直接或間接的控制之中。3、添加表單在每個細(xì)節(jié)說明的最后，將添加該步驟涉及到的各類表單。部分表單還特別添加批注，以便使用人能夠避免錯誤，快速上手。（三）形成手冊編制完各項指引，做好各類指引的歸類，最后根據(jù)細(xì)節(jié)說明的層次，共形成5 個層級，制作相應(yīng)的目錄，完成匯編工作，形成指導(dǎo)性的綜合管理手冊。三、管控流程體系文件的持續(xù)優(yōu)化和應(yīng)用管控流程體系文件是需要不斷完善和優(yōu)化的，在下一步的優(yōu)化工作中，需要添加更多的業(yè)務(wù)流程進(jìn)去，同時通過日常工作來不斷測試現(xiàn)有流程，及時查漏補缺，并根據(jù)實際需求再整改和細(xì)化。只有不斷的將出現(xiàn)的問題及解決方法、更好的工作思路等實際積累的經(jīng)驗和知識固化在流程里，并且可以隨著流程的不斷繼續(xù)執(zhí)行和優(yōu)化，才能真正將優(yōu)化形成的手冊形成自己項目特色的“數(shù)據(jù)庫”。如一個新進(jìn)入公司的員工，他能夠通過本匯編很快地熟悉公司業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)處理方法，并且可以通過流程固化形成的“數(shù)據(jù)庫”不斷充實自己及