合同管理制度24699

1、.*有限公司管理制度合同編制時間：2017年7月總則合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險，對于企業(yè)運營的整個過程起著非常關(guān)鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險、保證合同目的實現(xiàn)(包括達到既定的成果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項無誤)的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。本合同管理制度的適用范圍：設(shè)計類、工程類、采購類、營銷廣告類合同。公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容：合同計劃管理、合同簽訂管理、合同檔案管理、合同履行管理。 合同計劃管理的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預(yù)見工作，確保按計劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作，避免出現(xiàn)遺漏或無序狀況。合同

2、簽訂管理的主要目的在于做好客戶信譽和綜合能力的評估、明確標(biāo)的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯而給合同履行或救濟造成困難。合同檔案管理的主要目的在于規(guī)范合同檔案管理，使公司對合同檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。 合同履行管理的主要目的在于做好合同簽訂完畢實際履行過程中的各項成果驗收和付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作，確保合同標(biāo)的達到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，付款項無差錯，實現(xiàn)合同目的。 目錄第一章 合同計劃管理3第一條 合同簽訂計劃3第二條 合同申請3第二章 合同簽訂管理4第三條 合同簽訂原則4第四條 合

3、同分類管理5第五條 合同編號管理6第六條 合同審簽流程7第七條 合同審簽權(quán)限9第八條 合同審簽注意事項9第三章 合同檔案管理11第九條 合同歸檔及簽收制度11第十條 合同臺帳（電子版）登記制度11第十一條 合同借出、查閱制度12第四章 合同履行管理13第十二條 質(zhì)量控制13第十三條 付款控制13第十四條 合同履行結(jié)果評估14第一章 合同計劃管理第一條 合同簽訂計劃1.1合同簽訂計劃的目的為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報合同簽訂計劃，要求完整、合理、準(zhǔn)確。1.2合同簽訂計劃提交日期1）年度（半年度）合同簽訂計劃：需求部門于每年

4、的12月5日前提交下年度部門合同簽訂計劃（年中提交下半年度合同簽訂計劃），由合同部歸類整理后形成下年度公司合同簽訂計劃（下半年公司合同簽訂計劃）。2）年度合同簽訂計劃表詳見附表1；1.3合同簽訂計劃上報流程1）部門負責(zé)人審核；2）中心負責(zé)人審核；3）合同部登記備案。第二條 合同申請2.1合同申請需求部門須根據(jù)合同類別及金額大小，提前10-30天提出合同申請。2.2合同申請表（見附件2）應(yīng)包括內(nèi)容：合同期限、承包內(nèi)容及范圍、承包方式、價格及付款方式批準(zhǔn)、質(zhì)量要求及標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)保期等相關(guān)內(nèi)容。第二章 合同簽訂管理第三條 合同簽訂原則3.1合同簽訂的前提公司所有合同簽訂前，必須經(jīng)過客戶論證、招標(biāo)(報價)

5、或價格批準(zhǔn)(本制度有特殊規(guī)定的除外)，確保合同簽訂的對象具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級，同時，在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，獲得最佳的合同價款和付款方式。3.2合同簽訂過程中各責(zé)任部門及基本分工3.2.1成本中心1）合同部：負責(zé)合同文本起草或?qū)徍耍唤M織合同談判；審批發(fā)起、督辦；修改及校對。2）預(yù)算部：負責(zé)工程類合同的價格批準(zhǔn)、計價依據(jù)及結(jié)算辦法等的制定；工程量的統(tǒng)計。3）招采部：負責(zé)采購類合同及分包工程的客戶批準(zhǔn)、采購內(nèi)容、價格批準(zhǔn)、付款方式及結(jié)算辦法等。3.2.2工程中心負責(zé)工程類合同（不含分包工程）的客戶批準(zhǔn)；付款方式、承包范圍及內(nèi)容、工期、工程概況等。3.2.3拓展中心設(shè)計部：負責(zé)

6、合同所需圖紙；質(zhì)量、驗收要求及標(biāo)準(zhǔn)；設(shè)計類合同的設(shè)計內(nèi)容及要求、價格批準(zhǔn)、結(jié)算方式、付款方式等。綜合部：負責(zé)與政府或其職能部門有關(guān)的合同的價格批準(zhǔn)；合同對外經(jīng)辦等。法務(wù)部：對重要合同文本進行法律審核。3.2.4營銷中心負責(zé)營銷類合同的客戶批準(zhǔn)；合同范圍及內(nèi)容；價格批準(zhǔn)、付款方式等。3.2.5財務(wù)中心負責(zé)合同稅務(wù)是否合法有利、審核付款方式是否合理。3.3合同簽訂過程中的各類責(zé)任人3.3.1主責(zé)任人：由合同部負責(zé)人擔(dān)任。3.3.2技術(shù)責(zé)任人：由合同所涉業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任。其中，設(shè)計合同的技術(shù)責(zé)任人為設(shè)計部負責(zé)人，材料、設(shè)備采購合同的技術(shù)責(zé)任人為設(shè)計部專項技術(shù)人員或工程部專項技術(shù)人員；工程承包合

7、同的技術(shù)責(zé)任人為工程中心負責(zé)人或其指定人員；營銷類合同的技術(shù)責(zé)任人為營銷中心負責(zé)人或其指定的專業(yè)人員。若某些合同不涉及專業(yè)技術(shù)條款的，則該類合同無需設(shè)技術(shù)責(zé)任人。3.3.3財務(wù)責(zé)任人：由財務(wù)中心負責(zé)人擔(dān)任。3.3.4資產(chǎn)責(zé)任人：由成本中心負責(zé)人或其指定下屬部門負責(zé)人擔(dān)任。3.4各審核責(zé)任人必須按照審簽的流程、權(quán)限行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)，且驗收、審核環(huán)節(jié)缺一不可。如若違反，則違反人員按照公司有關(guān)追責(zé)制度及考評制度承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第四條 合同分類管理1）設(shè)計類合同2）工程類合同3）采購類合同4）營銷（廣告、顧問、策劃）類合同5）行政服務(wù)類合同6）土地出讓類合同7）房屋租賃類合同8）其他類合同說明：本合同

8、管理制度主要適用于前4類合同。第五條 合同編號管理5.1合同編號原則合同編號從左向右，分別為公司集團拼音縮寫、子公司拼音縮寫、項目名稱拼音縮寫、合同類別拼音縮寫、提交審批的年份、序號。5.2合同編號方法（從左向右排序）1）集團公司拼音縮寫：“KH”2）子公司拼音縮寫，具體如下：子公司名稱編號子公司名稱編號DCHTHX3）項目名稱拼音縮寫，具體如下：合同類別編號合同類別編號注：營銷類及行政服務(wù)類合同無須項目編碼4）合同類別拼音縮寫，具體如下：合同類別編號合同類別編號設(shè)計類SJ工程類GC采購類CG營銷類YX行政服務(wù)類HF土地出讓類TD房屋租賃類FZ其他類QT5）年份+序號例：*有限公司開發(fā)的*項目

9、2017年簽訂的第5份，屬設(shè)計類的合同，則合同編號為：*-*SJ-2017005。 第六條 合同審簽流程6.1合同審簽流程（一），適用于設(shè)計類、工程類、采購類合同6.1.1合同部根據(jù)合同申請（或評標(biāo)結(jié)果）起草合同文本，并與客戶協(xié)商一致；6.1.2合同部將合同文本分別提交各中心的負責(zé)人進行審核：1）工程中心責(zé)任人審核確認合同文本所涉工程內(nèi)容(包括驗收等內(nèi)容)、現(xiàn)場管理是否完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo)/報價結(jié)果一致，付款方式是否合理；2）拓展中心責(zé)任人審核確認合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求(包括驗收、服務(wù)等內(nèi)容)是否完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo)/報價結(jié)果一致；3）成本中心責(zé)任人審核確認合同各項條款，合同文本是否符合招標(biāo)/報

10、價結(jié)果；4）財務(wù)中心責(zé)任人審核確認財務(wù)數(shù)據(jù)表述是否準(zhǔn)確無差錯，合同所涉稅務(wù)條款是否符合國家、省、市現(xiàn)行法務(wù)法規(guī)，符合公司利益；6.1.3合同部整合各中心的合理修改意見，并形成新的合同文本；6.1.4常務(wù)副總審核確認所有合理意見是否均已得到落實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；6.1.5公司總經(jīng)理審核確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；6.1.6董事長審核批準(zhǔn)合同文本。6.1.7合同文本批準(zhǔn)后，合同部安排客戶簽訂合同。在合同文本交證章管理員蓋章前，必須確保合同文本與審批后的合同文本完全一致。6.2合同審簽流程（二），適用于營銷類合同6.2.1需求部門負責(zé)價格批準(zhǔn)、客戶確認并提出合同申請（除戶外廣告發(fā)布合

11、同外還須附合同樣稿）；6.2.2需求部門配合合同部起草或修改合同文本，并與客戶協(xié)商一致；6.2.3合同部將合同文本分別提交各中心的負責(zé)人進行審核：1）需求部門中心責(zé)任人審核確認合同文本所涉內(nèi)容是否符合要求；2）財務(wù)中心責(zé)任人審核確認財務(wù)數(shù)據(jù)表述是否準(zhǔn)確無差錯，合同所涉稅務(wù)條款是否符合國家、省、市現(xiàn)行法務(wù)法規(guī)，符合公司利益；3）成本中心責(zé)任人審核確認合同各項條款（付款方式）是否符合公司利益。6.2.4合同部整合各中心的合理修改意見，并形成新的合同文本；6.2.5常務(wù)副總審核確認所有合理意見是否均已得到落實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；6.2.6公司總經(jīng)理審核確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；6.2

12、.7董事長審核批準(zhǔn)合同文本。6.2.8合同文本批準(zhǔn)后，合同部安排客戶簽訂合同。在合同文本交證章管理員蓋章前，必須確保合同文本與審批后的合同文本完全一致。6.3特殊合同流程所謂特殊合同是指需與政府職能部門推薦客戶或公司董事會指定客戶簽訂的合同，凡各部門需簽訂該類合同的，均可適用本流程。流程簡述：部門/項目經(jīng)理提交特殊合同申請(詳見附表4)并提交合同文本至合同部負責(zé)人總經(jīng)理批準(zhǔn)特殊合同申請常務(wù)副總審核合同文本總經(jīng)理審核合同文本董事長批準(zhǔn)合同文本常務(wù)副總核對無誤后交證章管理員用章。注： “特殊合同批準(zhǔn)流程”為需授權(quán)的流程，僅取得授權(quán)后才能啟動該流程。6.4合同特殊流程此流程僅適用于稅務(wù)、開票、辦理手

13、續(xù)及證件的合同。需求部門負責(zé)價格批準(zhǔn)（若有）并提出合同特殊流程申請合同部起草合同文本總經(jīng)理批準(zhǔn)合同特殊流程申請財務(wù)中心負責(zé)人審核合同總經(jīng)理批準(zhǔn)合同文本常務(wù)副總核對無誤后交證章管理員用章。注： “合同特殊流程”為需授權(quán)的流程，僅取得授權(quán)后才能啟動該流程。6.5簡易合同流程合同金額低于（）萬元的，適于本流程需求部門負責(zé)價格批準(zhǔn)（若有）并附合同樣稿合同部審核常務(wù)副總（或總經(jīng)理）批準(zhǔn)合同文本證章管理員用章。第七條 合同審簽權(quán)限合同審批權(quán)限一覽表合同類別合同最終批準(zhǔn)權(quán)限歸屬董事長設(shè)計類工程類采購類營銷類行政服務(wù)類土地出讓類房屋租賃類其他類注：以上審批權(quán)限僅僅說明了合同的最終批準(zhǔn)人，在實際報批合同時，合同

14、管理制度中規(guī)定的各專業(yè)審批環(huán)節(jié)仍缺一不可，各部門須按公司審批流程執(zhí)行。如任何合同須執(zhí)行“特殊合同批準(zhǔn)流程”的，則最終審批權(quán)均歸屬董事長。第八條 合同審簽注意事項8.1合同審簽時效8.1.1總、分包合同及大額合同審批時間控制在10日以內(nèi)，零星合同（金額小于（ ）萬元）審批時間控制在2天以內(nèi)。1）紙質(zhì)審批（現(xiàn)行）審批人員審批時間各部門責(zé)任人2小時各中心責(zé)任人半天常務(wù)副總、總經(jīng)理、總經(jīng)辦1天董事長2-3天2）OA系統(tǒng)審批審批人員審批時間各中心責(zé)任人及下屬部門1天常務(wù)副總、總經(jīng)理、總經(jīng)辦1天董事長2-3天8.2合同用章制度合同部在將合同文本提交證章管理員加蓋公章（合同章）之前，必須保證合同文本中所有須

15、填寫的內(nèi)容已填寫完整，所有已具備的附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章(需雙方蓋章)；對于經(jīng)批準(zhǔn)后同意在合同原文本上作修改的，則必須在修改處加蓋雙方公章（合同章）。證章管理員在加蓋公章（合同章）之前必須核對須加蓋公章（合同章）的合同文本與經(jīng)批準(zhǔn)的合同文本是否一致，合同文本中所有須填寫的內(nèi)容是否已填寫完整，所有附件是否均已提供，核對無誤后方可加蓋公章（合同章）；對于合同文本頁數(shù)在兩頁以上的合同，除需在簽署頁上加蓋公章（合同章）之外，還需加蓋騎縫章；對于合同文本中有涂改之處的，經(jīng)相關(guān)流程批準(zhǔn)確認是經(jīng)合同雙方認可所做的修改，則必須加蓋雙方公章（合同章），同時提醒主責(zé)任人要求合同對方單位加蓋公章（合同

16、章）。8.3合同移交合同蓋章后，由合同部在客戶領(lǐng)取合同時，與需求部門進行移交；在合同移交時，需求部門應(yīng)在合同移交表（詳附件5）中簽字確認。第三章 合同檔案管理第九條 合同歸檔及簽收制度9.1合同歸檔證章管理員在合同蓋章后，將合同移交給合同部，由合同交接至其他相關(guān)部門。1）合同原件公司內(nèi)部；財務(wù)中心1份、檔案室1-2份?？蛻簦喊纯蛻粢?）合同復(fù)印件需求部門1份、預(yù)算部1份3）合同電子版歸檔部門：合同部其它管理人：成本中心負責(zé)人、常務(wù)副總合同部每月28日整理好本月簽訂的合同，將整理好的合同發(fā)送給成本中心負責(zé)人、常務(wù)副總。合同電子版統(tǒng)一密碼：*9.2合同簽收公司內(nèi)部在進行合同交接時，應(yīng)在合同交接表

17、（詳附件3）簽字登記；客戶在領(lǐng)取合同時，須在合同移交表（詳附件4）中簽字。第十條 合同臺帳（電子版）登記制度10.1合同臺帳管理部門及更新合同臺帳（電子版）由合同部進行管理，于每月28日定期更新并發(fā)送至成本中心負責(zé)人。10.2合同臺帳（電子版）表單（詳附件5）第十一條 合同借出、查閱制度11.1合同借出期限合同借出須先提出合同借出申請（附件6），同意后方可借出；其期限不得超過1天，超過1天的須運營總監(jiān)批準(zhǔn)同意后方可。11.2合同查閱合同查閱是指在檔案室查閱合同的有關(guān)條款，但不得帶出檔案室。11.3特殊合同借出、查閱凡屬特殊合同的，均須運營總監(jiān)批準(zhǔn)同意后方可。11.4合同借閱其它規(guī)定1）借出的合

18、同原則上不得帶出公司，若確有須要的，須在合同借出申請中注明；2）借（查）閱人對所借出合同檔案必須妥善保管，保守機密，保證安全，任何人不得隨意在所借資料上亂寫、亂畫、涂改、剪裁、拆散，不得私自復(fù)制、調(diào)換、污損、劃線等，更不能擅自復(fù)印轉(zhuǎn)借，更不得損壞和丟失。3）在借（查）閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借（查）閱人負責(zé)。4）合同檔案僅供本公司利用，公司外單位或個人需借閱時，應(yīng)由本單位相關(guān)人員陪同，并由本公司人員辦理相關(guān)借閱手續(xù)，所有合同檔案均需經(jīng)運營總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可借閱。11.5合同借閱除上述規(guī)定外，還需遵守公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定。第四章 合同履行管理合同移交完成后，各項付款及成果驗收的責(zé)任人及參與人員可通過合同原件或復(fù)印件查詢自己負責(zé)的合同相關(guān)工作內(nèi)容，作為提示做好本項工作及查詢各項工作進展的輔助手段。第十二條 質(zhì)量控制12.1合同履行過程中，部門負責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人必須共同就對方所提供的各項階