公司財務(wù)檔案管理制度條則

1、公司財務(wù)檔案管理制度條則 真實(shí)的財務(wù)信息是我國經(jīng)濟(jì)健康協(xié)調(diào)發(fā)展的首要條件。目前,由于種種原因,我國在財務(wù)檔案過程中,收錄了一定比例的虛假信息,這對檔案管理的質(zhì)量造成了很大程度上的不良影響。下面愛匯的公司財務(wù)檔案管理?xiàng)l則，供你參考。 一、會計(jì)檔案管理的定義 會計(jì)檔案管理是指對會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料， 記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料、證據(jù)建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、 保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便 查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 二、會計(jì)檔案的范圍 會計(jì)檔案的范圍包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料， 記錄和反映各公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的

2、重要史料和證據(jù)。 具體包括： 1 會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。 2 會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片(以記賬憑證和原始 發(fā)票代替)、輔助賬薄和其他會計(jì)賬薄。 3 財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、附注及 文字說明，其他財務(wù)報告。 4 發(fā)票類：增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、服務(wù)業(yè)發(fā)票等其他發(fā)票。 5 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，發(fā)票領(lǐng)用登記簿，會計(jì)檔案 、保管、銷毀清冊，會計(jì)檔案借閱登記本，各類財務(wù)證件以及其他應(yīng) 當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。 三、會計(jì)檔案的立卷 各種會計(jì)檔案應(yīng)按會計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個

3、類型的案 卷，將各卷按順序編號。 (一)會計(jì)憑證(案卷號：1-連續(xù)流水號，連續(xù)流水號每年從 1 開始連續(xù)) 1、記賬憑證于每月結(jié)賬日(2 月為最后一天，12 月或春節(jié)月份根據(jù)通知 要求，其他月均為 30 日)后一周內(nèi)打印完畢，匯總打印到二級科目;每月 20 日前完成上月會計(jì)憑證裝訂工作，按年、分月妥善保管歸檔; 2、憑證，按編號順序排列，檢查日期、編號、附件張數(shù)、收訖、付 訖章及有關(guān)部門人員印章是否齊全; 3、摘除憑證內(nèi)的金屬物(如釘書釘、大頭針、回形針)，將大的附件按憑 證大小折疊好，避開左上角裝訂位臵，便于翻閱; 4、在每本憑證上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉線裝訂，并將裝訂 處粘貼覆蓋

4、; 5、憑證封皮上填寫憑證種類、本月總冊數(shù)、本冊編號、起止日期、號碼， 會計(jì)主管人員、憑證審核人員和裝訂人員(騎縫處)簽章; 6、每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記目錄，按編號順序入柜 保存; 7、出納不得裝訂憑證。 (二)會計(jì)賬簿(案卷號：2-連續(xù)流水號) 1、會計(jì)賬簿每年打印一次，在第二年的 3 月底前必須將所有明細(xì)賬打印 完畢，并歸檔; 2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬科目需打印至最底層科目;資產(chǎn)、負(fù)債 類科目輔助賬類型按客戶、職員、供應(yīng)商核算的需分別按照每一個客戶、 職員、供應(yīng)商打印核算項(xiàng)目明細(xì)賬，除上述科目以外的其他科目明細(xì)賬打 印至二級; 3、賬簿：賬簿啟用表填寫齊全，內(nèi)容與各個賬戶相

5、符，賬頁數(shù)齊全， 序號排列連續(xù); 4、會計(jì)賬簿的裝訂順序 (1) 會計(jì)賬簿裝訂封面 (2)賬簿啟用表 (3)賬戶目錄、備考表 (4)按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁 (5)會計(jì)賬簿裝訂封底 5、會計(jì)賬簿裝訂后應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象，賬簿裝訂的 封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章，裝訂后，會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所 屬年度及賬簿名稱和編號; 6、賬簿封面上標(biāo)明賬簿名稱、所屬年度、編號，編號一年一編，順序?yàn)椋?現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細(xì)賬、核算項(xiàng)目明細(xì)賬、固定資 產(chǎn)卡片。 (三)會計(jì)報表(案卷號：3-連續(xù)流水號) 獨(dú)立核算體次年 1 月份將上年 12 個月月度會計(jì)報表按照資產(chǎn)負(fù)債表、損

6、益 表、費(fèi)用明細(xì)表、應(yīng)交稅金明細(xì)表、現(xiàn)金流量表等報表的順序，加裝報表 封皮，填寫報表目錄，加蓋企業(yè)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員、制表人印章后， 入柜保存。 合并報表及各核算體年報需在次年 2 月份按上述要求裝訂完成。 (四)其他會計(jì)檔案立卷 1、發(fā)票類： 增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)每月按認(rèn)證的先后順序，附“認(rèn)證結(jié)果通知書”、 “認(rèn)證結(jié)果清單”并加“征稅/扣稅單證匯總封面”后裝訂成冊，具體裝訂 要求同記賬憑證; 除增值稅專用發(fā)票以外的其他發(fā)票、收據(jù)存根聯(lián)(或記賬聯(lián))均按 25 份/ 本、100 本/捆打包，并在包外易見處注明開票期間、發(fā)票(或收據(jù))號碼 段。 2、其他類： 銀行余額調(diào)節(jié)表須每月打印后簽字(獨(dú)立

7、核算體由主辦會計(jì)簽字，公司由 財務(wù)負(fù)責(zé)人指定的專人簽字); 銀行余額調(diào)節(jié)表與銀行對賬單分銀行，按 1-12 月順序裝訂成冊; 其他會計(jì)檔案按類分別裝訂成冊，并具名編制人、保管人。 四、會計(jì)檔案的歸檔保管 1、獨(dú)立核算體的會計(jì)檔案管理員為主辦會計(jì)，公司設(shè)立專職會計(jì)檔案管 理員。 會計(jì)檔案管理員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的、裝箱、保管、調(diào)閱、銷 毀等一系列工作。 2、出納人員不得兼管會計(jì)檔案。 3、會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 會計(jì)檔案的保管期限，從 會計(jì)年度終了后的第一天算起，定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 類，且以下會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，如需增加細(xì)

8、化 檔案名稱的，可比照類似檔案的保管期限。 (詳見附表)。 (1)保管期限為3年的：月/季度財務(wù)報告、內(nèi)部往來對賬表、會計(jì)檔案 借閱登記清冊。 (2)保管期限為 5 年的：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單。 (3)保管期限為 10 年的：月度納稅申報表。 (4)保管期限為 15 年的：會計(jì)憑證類、除現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬 以外的其他賬薄、會計(jì)移交清冊。 (5)保管期限為 25 年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。 (6)保管期限為永久的：固定資產(chǎn)卡片(以記賬憑證和原始發(fā)票代替)、 年度財務(wù)報告、年度納稅申報表、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。 五、 會計(jì)檔案保管清冊的建立 1、根據(jù)會計(jì)檔案

9、立卷編號，按年分月順序登記會計(jì)檔案的保管清冊。 2、會計(jì)檔案保管清冊以書面形式建立，次年裝訂成冊。 六、 會計(jì)檔案的借閱使用規(guī)定 1 借閱對象:財務(wù)人員、法務(wù)部、審計(jì)部、外審機(jī)構(gòu)等。 2 借閱地點(diǎn)：除國家行政執(zhí)法部門以外的借閱人，借閱地點(diǎn)只能在公司及所屬門 店的辦公區(qū)域內(nèi)，不得將會計(jì)檔案攜帶外出;如遇特殊情況，須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn) 后方可攜帶外出。 3 借閱時間：借閱檔案必須在借閱日起兩天內(nèi)歸還，如需延期使用，須再次辦理 借閱手續(xù)，行政執(zhí)法部門的除外。 4 借閱要求:借閱會計(jì)檔案人員，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)在案卷中標(biāo)畫，不得拆散 原卷冊，更不得抽換。 不準(zhǔn)刪改、圈點(diǎn)或勾畫檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)泄密、失密，做到

10、 歸還檔案完好無損。 需要復(fù)制會計(jì)檔案的，也應(yīng)經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理 人員負(fù)責(zé)辦理。 5 借閱登記:建立會計(jì)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、部門、日期、內(nèi)容、用 途、審批人、歸還時間等情況逐項(xiàng)登記清楚。 借閱登記清冊歸檔保管。 6 借閱審批管理: 6.1 公司財務(wù)及內(nèi)審人員借閱會計(jì)檔案的審批規(guī)定 6.1.1 除出納外財務(wù)及內(nèi)審人員借閱當(dāng)年憑證、賬簿等紙質(zhì)會計(jì)檔案：需報檔案 保管員登記備查。 6.1.2 除出納外財務(wù)及內(nèi)審人員借閱以前年度憑證、賬簿等紙質(zhì)會計(jì)檔案：需到 檔案保管員處登記，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批同意后方可借閱。 6.1.3 出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會計(jì)檔案。 6.2 獨(dú)立核算門

11、店財務(wù)人員借閱會計(jì)檔案的審批規(guī)定 6.2.1 除出納外財務(wù)人員如需借閱憑證、賬簿等紙質(zhì)會計(jì)檔案均需經(jīng)主辦會計(jì)審 批，由檔案保管員登記，如無檔案保管員的由主辦會計(jì)負(fù)責(zé)登記。 6.2.2 出納與主辦會計(jì)在同一地點(diǎn)辦公的，則出納人員一律不得借閱憑證、賬簿 等會計(jì)檔案; 出納與主辦會計(jì)不在同一地點(diǎn)辦公的，如有其他財務(wù)人員則出納人 員一律不得借閱憑證、賬簿等會計(jì)檔案; 出納與主辦會計(jì)不在同一地點(diǎn)辦公的， 且無其他財務(wù)人員的則需將借閱用途由主 辦會計(jì)報財務(wù)經(jīng)理審批后方可。 6.3 非財務(wù)人員借閱會計(jì)檔案的審批規(guī)定 6.3.1 一律憑內(nèi)部工作聯(lián)系單經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管員處登記， 經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批

12、同意后方可借閱。 6.3.2 為確保公司財務(wù)信息安全，除財務(wù)人員及公司內(nèi)審人員外不得開通 30 天 (含)以上的財務(wù)核算軟件(EAS)操作權(quán)限。 如確有工作需要的，需經(jīng)分管 財務(wù)副總審批后， 僅開通工作期內(nèi)與工作內(nèi)容相關(guān)的賬套查詢權(quán)限，該工作期不 得超過 30 天。 七、會計(jì)檔案的交接 1、財務(wù)負(fù)責(zé)人調(diào)動時，應(yīng)辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)。 2、單位機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制 會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔 案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并將全部裝箱逐一點(diǎn)交，接管人員逐 一接收。 3、 單位機(jī)構(gòu)變動如公司終止的，在終止

13、和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔 案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的上級財務(wù)負(fù)責(zé)人安排落實(shí)檔案存放地點(diǎn)及相關(guān)人員代管; 如公司之間合并的， 原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管，單位合 并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。 4、會計(jì)檔案交接時由財務(wù)負(fù)責(zé)人及上級財務(wù)指定人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。 5、 會計(jì)檔案交接時由于未按照規(guī)定及時辦理交接手續(xù)進(jìn)行檔案移交導(dǎo)致責(zé)任不 清的，一律由接替人承擔(dān)。 八、會計(jì)檔案的銷毀 保管期滿的會計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀： 1、由會計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷

14、毀會計(jì) 檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷 毀時間等內(nèi)容。 2、財務(wù)負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。 3、銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)部門、保安部門共同監(jiān)銷。 4、 監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前， 應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所 要銷毀的會計(jì)檔案，報上一級財務(wù)部門審批;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊 上簽名蓋章。 5、保管期限已滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑 證，產(chǎn)權(quán)憑證、注冊資本入賬憑證、股權(quán)轉(zhuǎn)讓憑證等，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出 立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。 單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案 銷毀清冊和會

15、計(jì)檔案保管清冊中列明。 九、會計(jì)檔案的檢查 1、公司、門店會計(jì)檔案保管人員應(yīng)按規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行會計(jì)檔案管理，不定期進(jìn)行 自查，如因個人主觀原因造成會計(jì)檔案的散失、損壞、被竊取，則按公司手 冊規(guī)定給予處理;如給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失，則全額賠償損失。 2、財務(wù)核算主管或內(nèi)控督導(dǎo)(或以財務(wù)核算輔導(dǎo)小組自查、互查的形式)需每 年對下屬每家核算體的會計(jì)檔案進(jìn)行不少于 1 次檢查，檢查后需做好檢查記錄， 對不符合規(guī)定的，責(zé)令限期整改。 第一章 總則 第一條 為了加強(qiáng)財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管 理制度，保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使 其規(guī)范化

16、、系統(tǒng)化，特制定本制度。 第二條 財務(wù)部門是財務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會計(jì)檔 案管理、年度報告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔 案管理、檔案管理。 其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。 第二章 會計(jì)檔案管理 第三條 會計(jì)檔案管理包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算的專業(yè)資料，是記錄 和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。 具體包括： 1.會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計(jì)憑證。 2.會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿。 3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計(jì)報表及附表、

17、附注和文字說明，其它 財務(wù)報告。 4.其它類：會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、 其它應(yīng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。 第四條 每月形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)立卷、裝訂成冊、編制會 計(jì)檔案保管清冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月保存，次年初將本年賬簿存檔。 第五條 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類，檔案柜鑰匙由 專人負(fù)責(zé)保管。 第六條 保存的會計(jì)檔案不得外借。 如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以 提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。 查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，不得在會計(jì)憑證上涂 畫，不得拆封、抽換會計(jì)檔案。 第

18、七條 財務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會計(jì)檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部 門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。 第八條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管期限分為 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 類。 第九條 會計(jì)檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。 第十條 對會計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批準(zhǔn)。 1/ 4 第十一條 保管期滿的會計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀： 1.編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計(jì)檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管 期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。 2.集團(tuán)總裁、財務(wù)總監(jiān)在會計(jì)檔案銷毀冊上簽署意見。 3.集團(tuán)財務(wù)管理

19、部負(fù)責(zé)銷毀會計(jì)檔案，財務(wù)總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。 4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì) 檔案;銷毀后，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。 第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。 應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié) 清債權(quán)債務(wù)為止。 第十三條 計(jì)算機(jī)電子財務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計(jì)檔案進(jìn)行保存，同時刻錄成光 盤進(jìn)行備份保管。 第十四條 公司分立，會計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有 關(guān)的會計(jì)檔案。 對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān) 方保存，并按規(guī)定

20、辦法交接手續(xù)。 第十五條 公司合并，原單位形成的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。 第十六條 公司之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。 第十七條 交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由 交接雙方的財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移 交清冊上簽名或蓋章。 第三章 年度會計(jì)報告及審計(jì)資料管理 第十八條 年度資料包括年度報表、審計(jì)報告、驗(yàn)資報告等，這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、 類別分別由專人保管。 第十九條 年終報告、審計(jì)、驗(yàn)資報告應(yīng)長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。 如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，

21、 第二十條 年度報告及審計(jì)資料原則上不予外借。 需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等，并 由接收人簽字或蓋章。 第四章 資金類檔案管理 第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計(jì)劃，資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報告、 資金臺賬、融資臺賬、員工信息等方面。 第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。 2/ 4 第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件歸 檔。 第二十四條 資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。 第五章 預(yù)算檔案管理 第二十五條 預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)

22、 行情況等，涉及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。 第二十六條 預(yù)算檔案按年度分類保管。 年度預(yù)算應(yīng)永久保存。 日常往來財務(wù)文件、 第六章 日常往來財務(wù)文件、決議檔案管理 第二十七條 日常往來財務(wù)文件分為內(nèi)部往來財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類。 其中內(nèi)部往 來財務(wù)文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報告” 、 “內(nèi)部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國 、 、 內(nèi)外往來文件。 第二十八條 日常往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計(jì)往來文件 等等;外部往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔。 第二十九條 公司內(nèi)

23、部往來財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限， 以前年度檔案需另行存放。 第七章 合同檔案管理 第三十條 依據(jù)集團(tuán)合同管理規(guī)定建立合同臺賬，進(jìn)行合同檔案管理。 第三十一條 按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損， 要查明原因，及時處理。 第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借。 可在財務(wù)部門查閱合同文檔，確因工作 需要借出查閱，須 按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記 手續(xù)，以影印件借出。 第三十三條 合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。 第八章 附則 第三十四條 本辦法由集團(tuán)財務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。 第三十五條 本辦法經(jīng)董事長辦公

24、室批準(zhǔn)后生效，自生效之日起開始實(shí)施。 1 目的 2 范圍 3 會計(jì)檔案的定義和分類 3.1 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳薄和會計(jì)報表等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計(jì)檔案分為以下幾類： 3.1.1 會計(jì)憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計(jì)憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。 3.1.2 會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。 3.1.3 財務(wù)報告：月、季、年度會計(jì)報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計(jì)的審計(jì)報告。 3.1.4 發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收

25、款收據(jù)。 3.1.5 其他會計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，領(lǐng)料單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，補(bǔ)助項(xiàng)目申報資料，工商年檢資料等。 4 會計(jì)檔案的 4.1 會計(jì)憑證： (1)每月完成會計(jì)結(jié)帳后，于次月下旬將會計(jì)憑證裝訂成冊，根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，每本憑證2.0cm厚左右。 (2)會計(jì)憑證裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證起止號、憑證冊數(shù)、裝訂人簽章等。 4.2 會計(jì)賬簿： 各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需妥善保管。 (1)會計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，于次年3-4月份打印，分類裝訂存

26、放檔案室。 (2)會計(jì)賬簿的裝訂順序：會計(jì)賬簿裝訂封面-按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁-會計(jì)賬簿裝訂封底。 (3)裝訂后的會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。 (4)會計(jì)賬簿裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、賬簿名稱、加蓋裝訂人印章等。 4.3會計(jì)報表： (1)會計(jì)報表編制完成并按時報送后，按月留存報表，會計(jì)報表、稅務(wù)報表申報完成后于次年2月前按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。統(tǒng)計(jì)報表申報完成后于次年3月按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。 (2)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、報表名稱、加蓋裝訂人印章等。 4.4 財務(wù)報告：收到報告后，統(tǒng)一編號入檔，編號為簽發(fā)單位第

27、一位字母縮寫(XX)年度(XXXX)-月(XX)-流水號(XX),項(xiàng)目審計(jì)報告按補(bǔ)助項(xiàng)目申報資料。 4.5發(fā)票： (1)出口發(fā)票存根聯(lián)：每本開完后加封面裝訂成冊，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票起止號、 開票起止日、開票人、裝訂人簽章。 (2)增值稅發(fā)票抵稅聯(lián)：按發(fā)票認(rèn)證月份，于次月25日前每100份裝訂一冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順序：封面認(rèn)證結(jié)果通知認(rèn)證清單發(fā)票封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票認(rèn)證所屬年月、份數(shù)、匯總金額(按同類稅率分類匯總)、冊數(shù)、裝訂人簽章。 (3)收款收據(jù)、作廢、紅沖發(fā)票：按年，于次年2月裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順

28、序：封面目錄發(fā)票(收據(jù))封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年份、份數(shù)、裝訂人簽章。 4.6 其它會計(jì)資料： (1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單：按年，年度對帳結(jié)束后，按月順序裝訂成冊歸檔保管，裝訂順序：封面銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年、資料名稱、裝訂人簽章。 (2)出口備案資料：正式申報后，按憑證多少裝訂成冊，每本憑證3cm厚左右，統(tǒng)一歸檔保管。裝訂順序：封面目錄備案資料封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。 (3)物資盤點(diǎn)表：按月裝訂，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。 (4)領(lǐng)料單：每月封箱存放檔案室。

29、(5)補(bǔ)助項(xiàng)目申報資料：按項(xiàng)目分類歸檔保管。 (6) 工商年檢資料：按年歸檔保管。 4.7 會計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計(jì)檔案進(jìn)行。 5 會計(jì)檔案的歸檔保管 5.1 財務(wù)部設(shè)專人保管會計(jì)檔案，出納人員不得兼管會計(jì)檔案。會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 5.2 當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后，由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊，編制檔案管理臺帳，移交至財務(wù)部會計(jì)檔案管理人員。 5.3 保存期限15年以上的檔案。會計(jì)年度終了后，3年內(nèi)存放在檔案柜(標(biāo)識：年份、起止月份、檔案名稱)，3年滿后放入紙箱封存保管，封箱標(biāo)識：年份、起止月份、檔案名稱。 5.4 會計(jì)檔案

30、管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制文件(記錄)移交銷毀申請單，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。 6 各種會計(jì)檔案的保管期限 6.1 會計(jì)檔案保管期限：參見附表會計(jì)檔案保管期限表。 6.2 會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。 6.3 會計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。 7 會計(jì)檔案的借閱使用 7.1 會計(jì)檔案不允許隨意借閱、復(fù)制，不得自行借出、復(fù)制，需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，填寫文件借閱、復(fù)制記錄，且借閱資料不可轉(zhuǎn)借。 7.2 涉及司法案件需查閱、復(fù)印會計(jì)資料時，應(yīng)事前由公司財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。 7.3 借閱會計(jì)

31、檔案人員，不得將會計(jì)檔案攜帶出外，如有特殊需要，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。 7.4 借閱會計(jì)檔案人員，不得在檔案中標(biāo)畫，不得拆卸，更不得抽換，歸還時保證檔案資料完整無損。 7.5 歸還檔案時需經(jīng)會計(jì)檔案管理人員審核無誤后才可入檔，并填寫歸還時間，保留備查。 8 會計(jì)檔案的銷毀 8.1 每年9月份，會計(jì)檔案保管人員對保管期滿會計(jì)檔案進(jìn)行，提出提出文件(記錄)移交銷毀申請單報經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立檔，由檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。 8.2 監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照文件(記

32、錄)移交銷毀申請單所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案。 8.3 銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由行政部和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在文件(記錄)移交銷毀申請單簽名蓋章，文件(記錄)移交銷毀申請單永久保存。 【公司財務(wù)檔案管理制度條則】相關(guān)文章： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 公司財務(wù)檔案管理制度條則 真實(shí)的財務(wù)信息是我國經(jīng)濟(jì)健康協(xié)調(diào)發(fā)展的首要條件。目前,由于種種原因,我國在財務(wù)檔案過程中,收錄了一定比例的虛假信息,這對檔案管理的質(zhì)量造成了很大程度上的不良影響。下面愛匯的公司財務(wù)檔案管理?xiàng)l則，供你參考。 一、會計(jì)檔案管理的定義 會計(jì)檔案管理是指對會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核

33、算專業(yè)材料， 記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料、證據(jù)建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、 保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便 查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 二、會計(jì)檔案的范圍 會計(jì)檔案的范圍包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料， 記錄和反映各公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。 具體包括： 1 會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。 2 會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片(以記賬憑證和原始 發(fā)票代替)、輔助賬薄和其他會計(jì)賬薄。 3 財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、附注及 文字說明，其他財務(wù)報告。 4 發(fā)票類：增

34、值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、服務(wù)業(yè)發(fā)票等其他發(fā)票。 5 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，發(fā)票領(lǐng)用登記簿，會計(jì)檔案 、保管、銷毀清冊，會計(jì)檔案借閱登記本，各類財務(wù)證件以及其他應(yīng) 當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。 三、會計(jì)檔案的立卷 各種會計(jì)檔案應(yīng)按會計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案 卷，將各卷按順序編號。 (一)會計(jì)憑證(案卷號：1-連續(xù)流水號，連續(xù)流水號每年從 1 開始連續(xù)) 1、記賬憑證于每月結(jié)賬日(2 月為最后一天，12 月或春節(jié)月份根據(jù)通知 要求，其他月均為 30 日)后一周內(nèi)打印完畢，匯總打印到二級科目;每月 20 日前完成上月會計(jì)憑證裝訂工作，按年、分月妥善保管歸檔

35、; 2、憑證，按編號順序排列，檢查日期、編號、附件張數(shù)、收訖、付 訖章及有關(guān)部門人員印章是否齊全; 3、摘除憑證內(nèi)的金屬物(如釘書釘、大頭針、回形針)，將大的附件按憑 證大小折疊好，避開左上角裝訂位臵，便于翻閱; 4、在每本憑證上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉線裝訂，并將裝訂 處粘貼覆蓋; 5、憑證封皮上填寫憑證種類、本月總冊數(shù)、本冊編號、起止日期、號碼， 會計(jì)主管人員、憑證審核人員和裝訂人員(騎縫處)簽章; 6、每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記目錄，按編號順序入柜 保存; 7、出納不得裝訂憑證。 (二)會計(jì)賬簿(案卷號：2-連續(xù)流水號) 1、會計(jì)賬簿每年打印一次，在第二年的 3 月底前必須

36、將所有明細(xì)賬打印 完畢，并歸檔; 2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬科目需打印至最底層科目;資產(chǎn)、負(fù)債 類科目輔助賬類型按客戶、職員、供應(yīng)商核算的需分別按照每一個客戶、 職員、供應(yīng)商打印核算項(xiàng)目明細(xì)賬，除上述科目以外的其他科目明細(xì)賬打 印至二級; 3、賬簿：賬簿啟用表填寫齊全，內(nèi)容與各個賬戶相符，賬頁數(shù)齊全， 序號排列連續(xù); 4、會計(jì)賬簿的裝訂順序 (1) 會計(jì)賬簿裝訂封面 (2)賬簿啟用表 (3)賬戶目錄、備考表 (4)按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁 (5)會計(jì)賬簿裝訂封底 5、會計(jì)賬簿裝訂后應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象，賬簿裝訂的 封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章，裝訂后，會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注

37、明所 屬年度及賬簿名稱和編號; 6、賬簿封面上標(biāo)明賬簿名稱、所屬年度、編號，編號一年一編，順序?yàn)椋?現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細(xì)賬、核算項(xiàng)目明細(xì)賬、固定資 產(chǎn)卡片。 (三)會計(jì)報表(案卷號：3-連續(xù)流水號) 獨(dú)立核算體次年 1 月份將上年 12 個月月度會計(jì)報表按照資產(chǎn)負(fù)債表、損益 表、費(fèi)用明細(xì)表、應(yīng)交稅金明細(xì)表、現(xiàn)金流量表等報表的順序，加裝報表 封皮，填寫報表目錄，加蓋企業(yè)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員、制表人印章后， 入柜保存。 合并報表及各核算體年報需在次年 2 月份按上述要求裝訂完成。 (四)其他會計(jì)檔案立卷 1、發(fā)票類： 增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)每月按認(rèn)證的先后順序，附“認(rèn)證結(jié)果通知書”

38、、 “認(rèn)證結(jié)果清單”并加“征稅/扣稅單證匯總封面”后裝訂成冊，具體裝訂 要求同記賬憑證; 除增值稅專用發(fā)票以外的其他發(fā)票、收據(jù)存根聯(lián)(或記賬聯(lián))均按 25 份/ 本、100 本/捆打包，并在包外易見處注明開票期間、發(fā)票(或收據(jù))號碼 段。 2、其他類： 銀行余額調(diào)節(jié)表須每月打印后簽字(獨(dú)立核算體由主辦會計(jì)簽字，公司由 財務(wù)負(fù)責(zé)人指定的專人簽字); 銀行余額調(diào)節(jié)表與銀行對賬單分銀行，按 1-12 月順序裝訂成冊; 其他會計(jì)檔案按類分別裝訂成冊，并具名編制人、保管人。 四、會計(jì)檔案的歸檔保管 1、獨(dú)立核算體的會計(jì)檔案管理員為主辦會計(jì)，公司設(shè)立專職會計(jì)檔案管 理員。 會計(jì)檔案管理員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的

39、、裝箱、保管、調(diào)閱、銷 毀等一系列工作。 2、出納人員不得兼管會計(jì)檔案。 3、會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 會計(jì)檔案的保管期限，從 會計(jì)年度終了后的第一天算起，定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 類，且以下會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，如需增加細(xì)化 檔案名稱的，可比照類似檔案的保管期限。 (詳見附表)。 (1)保管期限為3年的：月/季度財務(wù)報告、內(nèi)部往來對賬表、會計(jì)檔案 借閱登記清冊。 (2)保管期限為 5 年的：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單。 (3)保管期限為 10 年的：月度納稅申報表。 (4)保管期限為 15 年的：會計(jì)憑證類、除現(xiàn)金日記賬和

40、銀行存款日記賬 以外的其他賬薄、會計(jì)移交清冊。 (5)保管期限為 25 年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。 (6)保管期限為永久的：固定資產(chǎn)卡片(以記賬憑證和原始發(fā)票代替)、 年度財務(wù)報告、年度納稅申報表、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。 五、 會計(jì)檔案保管清冊的建立 1、根據(jù)會計(jì)檔案立卷編號，按年分月順序登記會計(jì)檔案的保管清冊。 2、會計(jì)檔案保管清冊以書面形式建立，次年裝訂成冊。 六、 會計(jì)檔案的借閱使用規(guī)定 1 借閱對象:財務(wù)人員、法務(wù)部、審計(jì)部、外審機(jī)構(gòu)等。 2 借閱地點(diǎn)：除國家行政執(zhí)法部門以外的借閱人，借閱地點(diǎn)只能在公司及所屬門 店的辦公區(qū)域內(nèi)，不得將會計(jì)檔案攜帶外出;如遇特殊情況

41、，須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn) 后方可攜帶外出。 3 借閱時間：借閱檔案必須在借閱日起兩天內(nèi)歸還，如需延期使用，須再次辦理 借閱手續(xù)，行政執(zhí)法部門的除外。 4 借閱要求:借閱會計(jì)檔案人員，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)在案卷中標(biāo)畫，不得拆散 原卷冊，更不得抽換。 不準(zhǔn)刪改、圈點(diǎn)或勾畫檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)泄密、失密，做到 歸還檔案完好無損。 需要復(fù)制會計(jì)檔案的，也應(yīng)經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理 人員負(fù)責(zé)辦理。 5 借閱登記:建立會計(jì)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、部門、日期、內(nèi)容、用 途、審批人、歸還時間等情況逐項(xiàng)登記清楚。 借閱登記清冊歸檔保管。 6 借閱審批管理: 6.1 公司財務(wù)及內(nèi)審人員借閱會計(jì)檔案的審批規(guī)定 6.1.

42、1 除出納外財務(wù)及內(nèi)審人員借閱當(dāng)年憑證、賬簿等紙質(zhì)會計(jì)檔案：需報檔案 保管員登記備查。 6.1.2 除出納外財務(wù)及內(nèi)審人員借閱以前年度憑證、賬簿等紙質(zhì)會計(jì)檔案：需到 檔案保管員處登記，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批同意后方可借閱。 6.1.3 出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會計(jì)檔案。 6.2 獨(dú)立核算門店財務(wù)人員借閱會計(jì)檔案的審批規(guī)定 6.2.1 除出納外財務(wù)人員如需借閱憑證、賬簿等紙質(zhì)會計(jì)檔案均需經(jīng)主辦會計(jì)審 批，由檔案保管員登記，如無檔案保管員的由主辦會計(jì)負(fù)責(zé)登記。 6.2.2 出納與主辦會計(jì)在同一地點(diǎn)辦公的，則出納人員一律不得借閱憑證、賬簿 等會計(jì)檔案; 出納與主辦會計(jì)不在同一地點(diǎn)辦公的，如有其他財務(wù)

43、人員則出納人 員一律不得借閱憑證、賬簿等會計(jì)檔案; 出納與主辦會計(jì)不在同一地點(diǎn)辦公的， 且無其他財務(wù)人員的則需將借閱用途由主 辦會計(jì)報財務(wù)經(jīng)理審批后方可。 6.3 非財務(wù)人員借閱會計(jì)檔案的審批規(guī)定 6.3.1 一律憑內(nèi)部工作聯(lián)系單經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管員處登記， 經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批同意后方可借閱。 6.3.2 為確保公司財務(wù)信息安全，除財務(wù)人員及公司內(nèi)審人員外不得開通 30 天 (含)以上的財務(wù)核算軟件(EAS)操作權(quán)限。 如確有工作需要的，需經(jīng)分管 財務(wù)副總審批后， 僅開通工作期內(nèi)與工作內(nèi)容相關(guān)的賬套查詢權(quán)限，該工作期不 得超過 30 天。 七、會計(jì)檔案的交接 1、財務(wù)負(fù)責(zé)人調(diào)動時，

44、應(yīng)辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)。 2、單位機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制 會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔 案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并將全部裝箱逐一點(diǎn)交，接管人員逐 一接收。 3、 單位機(jī)構(gòu)變動如公司終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔 案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的上級財務(wù)負(fù)責(zé)人安排落實(shí)檔案存放地點(diǎn)及相關(guān)人員代管; 如公司之間合并的， 原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管，單位合 并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。 4、會計(jì)檔案交接時由財務(wù)負(fù)責(zé)人及上級財務(wù)指定人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接完畢后，

45、交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。 5、 會計(jì)檔案交接時由于未按照規(guī)定及時辦理交接手續(xù)進(jìn)行檔案移交導(dǎo)致責(zé)任不 清的，一律由接替人承擔(dān)。 八、會計(jì)檔案的銷毀 保管期滿的會計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀： 1、由會計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì) 檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷 毀時間等內(nèi)容。 2、財務(wù)負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。 3、銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)部門、保安部門共同監(jiān)銷。 4、 監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前， 應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所 要銷毀的會計(jì)檔案，報上一

46、級財務(wù)部門審批;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊 上簽名蓋章。 5、保管期限已滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑 證，產(chǎn)權(quán)憑證、注冊資本入賬憑證、股權(quán)轉(zhuǎn)讓憑證等，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出 立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。 單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案 銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。 九、會計(jì)檔案的檢查 1、公司、門店會計(jì)檔案保管人員應(yīng)按規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行會計(jì)檔案管理，不定期進(jìn)行 自查，如因個人主觀原因造成會計(jì)檔案的散失、損壞、被竊取，則按公司手 冊規(guī)定給予處理;如給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失，則全額賠償損失。 2、財務(wù)核算主管或內(nèi)控督導(dǎo)(或以財務(wù)核算輔導(dǎo)小組自查、互查的形式)需每

47、 年對下屬每家核算體的會計(jì)檔案進(jìn)行不少于 1 次檢查，檢查后需做好檢查記錄， 對不符合規(guī)定的，責(zé)令限期整改。 第一章 總則 第一條 為了加強(qiáng)財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管 理制度，保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使 其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。 第二條 財務(wù)部門是財務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會計(jì)檔 案管理、年度報告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔 案管理、檔案管理。 其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。 第二章 會計(jì)檔案管理 第三條 會計(jì)檔案管理包括會計(jì)憑證、會計(jì)

48、賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算的專業(yè)資料，是記錄 和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。 具體包括： 1.會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計(jì)憑證。 2.會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿。 3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計(jì)報表及附表、附注和文字說明，其它 財務(wù)報告。 4.其它類：會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、 其它應(yīng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。 第四條 每月形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)立卷、裝訂成冊、編制會 計(jì)檔案保管清冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月保存，次年初將本年賬簿存檔。 第五

49、條 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類，檔案柜鑰匙由 專人負(fù)責(zé)保管。 第六條 保存的會計(jì)檔案不得外借。 如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以 提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。 查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，不得在會計(jì)憑證上涂 畫，不得拆封、抽換會計(jì)檔案。 第七條 財務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會計(jì)檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部 門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。 第八條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管期限分為 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 類。 第九條 會計(jì)檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。 第十條 對會計(jì)檔案保管

50、期限有特殊要求的，可以報董事會批準(zhǔn)。 1/ 4 第十一條 保管期滿的會計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀： 1.編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計(jì)檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管 期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。 2.集團(tuán)總裁、財務(wù)總監(jiān)在會計(jì)檔案銷毀冊上簽署意見。 3.集團(tuán)財務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷毀會計(jì)檔案，財務(wù)總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。 4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì) 檔案;銷毀后，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。 第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。 應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié) 清債權(quán)債務(wù)

51、為止。 第十三條 計(jì)算機(jī)電子財務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計(jì)檔案進(jìn)行保存，同時刻錄成光 盤進(jìn)行備份保管。 第十四條 公司分立，會計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有 關(guān)的會計(jì)檔案。 對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān) 方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。 第十五條 公司合并，原單位形成的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。 第十六條 公司之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。 第十七條 交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由 交接雙方的財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)

52、在會計(jì)檔案移 交清冊上簽名或蓋章。 第三章 年度會計(jì)報告及審計(jì)資料管理 第十八條 年度資料包括年度報表、審計(jì)報告、驗(yàn)資報告等，這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、 類別分別由專人保管。 第十九條 年終報告、審計(jì)、驗(yàn)資報告應(yīng)長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。 如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制， 第二十條 年度報告及審計(jì)資料原則上不予外借。 需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等，并 由接收人簽字或蓋章。 第四章 資金類檔案管理 第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計(jì)劃，資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報告、 資金臺賬、融資臺賬、員工信息等方面。 第二十二條

53、資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。 2/ 4 第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件歸 檔。 第二十四條 資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。 第五章 預(yù)算檔案管理 第二十五條 預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí) 行情況等，涉及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。 第二十六條 預(yù)算檔案按年度分類保管。 年度預(yù)算應(yīng)永久保存。 日常往來財務(wù)文件、 第六章 日常往來財務(wù)文件、決議檔案管理 第二十七條 日常往來財務(wù)文件分為內(nèi)部往來財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類。 其中內(nèi)部往 來財務(wù)文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的

54、文件，包括“內(nèi)部請示報告” 、 “內(nèi)部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國 、 、 內(nèi)外往來文件。 第二十八條 日常往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計(jì)往來文件 等等;外部往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔。 第二十九條 公司內(nèi)部往來財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限， 以前年度檔案需另行存放。 第七章 合同檔案管理 第三十條 依據(jù)集團(tuán)合同管理規(guī)定建立合同臺賬，進(jìn)行合同檔案管理。 第三十一條 按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損， 要查明原因，及時處理。 第三十二條 合同原件無特殊

55、情況不得外借。 可在財務(wù)部門查閱合同文檔，確因工作 需要借出查閱，須 按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記 手續(xù)，以影印件借出。 第三十三條 合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。 第八章 附則 第三十四條 本辦法由集團(tuán)財務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。 第三十五條 本辦法經(jīng)董事長辦公室批準(zhǔn)后生效，自生效之日起開始實(shí)施。 1 目的 2 范圍 3 會計(jì)檔案的定義和分類 3.1 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳薄和會計(jì)報表等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計(jì)檔案分為以下幾類： 3.1.1 會計(jì)憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計(jì)憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。 3.1.2 會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。 3.1.3 財務(wù)報告：月、季、年度會計(jì)報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計(jì)的審計(jì)報告。 3.1.4 發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收款收據(jù)。 3.1.5 其他會計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，領(lǐng)料單，其