《外國檔案管理》PPT幻燈片

1、1,文件生命周期理論是否適用于電子文件，后者對前者有哪些挑戰(zhàn)1,組員：張穎 陳夢嬌 王雙雙 戴其峰,2,什么是文件生命周期理論(三個特點）,文件生命周期理論是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程、研究文件屬性與管理者之間行為關(guān)系的一種理論，是對文件運動過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。 概括提煉出三個基本點： 1、文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運動過程； 2、由于文件價值形態(tài)的變化，這一完整運動過程可劃分為若干階段； 3、文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務(wù)對象、保存場所、管理形式之間存在一種內(nèi)在對應(yīng)關(guān)系。,3,什么是電子文件，及其管理（具體要求）,在數(shù)字設(shè)備及環(huán)

2、境中生成，以數(shù)碼 形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 1、首先是文件，滿足文件所有要求 2、以數(shù)字形式記錄，能被計算機處理 3、由內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)三要素構(gòu)成,4,5,文件生命周期面臨的挑戰(zhàn)（p.83）,挑戰(zhàn)之源電子文件 首先，電子文件的生命周期需要新的解釋。 文件生命周期理論主要是為針對當(dāng)時紙質(zhì)文件生命過程而提出的，文件直線式的生命過程，各階段都很清晰，易區(qū)分； 而電子文件可能會在特定情況下做逆向運動，或同時處于不同階段，難以劃分各階段界限。,6,其次，中外檔案界對電子文件生命周期的階段劃分提出不同看法。 ICA將電子文件生命周

3、期化分為三個階段 設(shè)計、形成維護 這一劃分方法借助 “軟件生命周期 ”的分法，區(qū)別與文件生命周期的分法； 著眼點不再是文件本身，而是電子文件管理信息系統(tǒng)本身； 劃分依據(jù)不再是文件內(nèi)在價值形態(tài)的變化，而是電子文件管理活動的先后流程,7,再次，中外檔案界認為文件生命周期揭示的文件各階段特定價值與相關(guān)因素的內(nèi)在對應(yīng)關(guān)系不再適用于電子文件。 典型例證：美國匹茲堡大學(xué)針對失去現(xiàn)行效用的電子文件保管問題，提出“分布式保管”方案。提出由于電子文件運動階段與具體劃分與紙質(zhì)文件有較大變化，傳統(tǒng)對應(yīng)關(guān)系不再適用，電子文件無需移到檔案館，相反仍由形成機關(guān)保存,8,文件生命周期的修正（p.86),9,結(jié)論（p87,10,電子文件（設(shè)計、形成）,收集、整理,電子文件登記、積累,電子文件歸檔,電子文件信息數(shù)據(jù)庫,電子文件信息備份數(shù)據(jù)庫,電子文件保存,拷貝,遷移,再生性保存,電子文件長期保存,電子文件永久保存,電子文件鑒定,電子文件銷毀,鑒定、著錄、標(biāo)引、