行政后勤管理辦法

1、行政后勤管理辦法第一章 總 則第一條 為加強公司行政后勤管理，規(guī)范工作流程，提高工作效率，更好地為公司經(jīng)營管理提供后勤服務，根據(jù)中煤龍化公司相關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。第二條 辦公室是公司行政后勤工作的歸口管理部門，負責建立健全公司行政后勤服務保障體系，制定完善相關(guān)管理制度和業(yè)務流程，組織提供后勤服務，監(jiān)督檢查公司各科室行政后勤相關(guān)管理工作。第三條 本辦法適用于公司辦公資產(chǎn)、辦公用品、行政接待、環(huán)境衛(wèi)生管理工作。第二章 辦公資產(chǎn)管理第四條 本辦法所稱辦公資產(chǎn)指公司行政辦公類固定資產(chǎn)和辦公用品以外的低值易耗品。第五條 公司辦公資產(chǎn)統(tǒng)一由辦公室歸口管理，負責辦公資產(chǎn)計劃編制、采購、調(diào)配、維修養(yǎng)護、存儲

2、管理和報廢處置等項工作，監(jiān)督指導各使用部門辦公資產(chǎn)管理工作。各使用部門負責辦公資產(chǎn)的計劃提請、驗收、日常維護和使用管理工作。第六條 辦公資產(chǎn)的采購。(一)辦公資產(chǎn)由公司各使用部門根據(jù)公司計劃管理要求和流程提出需求計劃和明確的性能要求，提交辦公室。(二)辦公室收集、匯總審核后，編制辦公資產(chǎn)采購計劃，經(jīng)公司批準后，依據(jù)公司物資采購管理制度和流程，組織辦理采購、發(fā)放工作。第七條 采購驗收。辦公資產(chǎn)到貨后，辦公室組織使用部門等相關(guān)人員驗收。驗收通過，辦理出入庫和接收手續(xù)；驗收未通過，由辦公室采購人員與供應商協(xié)調(diào)處理。由于使用部門提供要求、標準不準確，導致采購資產(chǎn)不符合使用要求的，公司根據(jù)獎懲相關(guān)規(guī)定追

3、究使用部門和管理人員責任。第八條 保管和出入庫管理。辦公資產(chǎn)驗收后，庫管人員辦理入庫手續(xù)，做好臺賬登記工作。入庫辦公資產(chǎn)應參照公司庫房管理辦法規(guī)定，分類存放，加強保管。辦公資產(chǎn)出庫應嚴格履行出庫手續(xù)，并做好相關(guān)記錄。第九條 辦公資產(chǎn)領用原則上實行以舊換新制度，舊物滅失或無法提供的須經(jīng)公司主管領導審批。第條 使用管理。辦公室和使用部門應按固定資產(chǎn)和低值易耗品分類建立辦公資產(chǎn)臺賬，指定專人負責管理。各部門辦公資產(chǎn)管理人員應在辦公室備案。第一條 使用部門管理人員負責辦公資產(chǎn)的使用和日常維護管理，對辦公資產(chǎn)的正確使用和安全負責。第二條 辦公資產(chǎn)嚴禁自行維修，發(fā)生故障時使用人員應立即通知辦公室，詳細說明

4、情況，并填寫設備設施維修申請表，由辦公室聯(lián)系售后或安排維修。第三條 資產(chǎn)清查、盤點及報廢管理。（一）辦公室應定期、不定期地會同使用部門及財務部門進行資產(chǎn)的清查盤點、核對賬目，做到賬物相符。盤點結(jié)果需填報資產(chǎn)盤點表：若出現(xiàn)盤虧,經(jīng)證實屬于非正常原因?qū)е拢瑒t一律由責任部門及相關(guān)責任人按相應價值賠償；若出現(xiàn)盤盈，則應分析原因，并將盤盈資產(chǎn)納入資產(chǎn)報表。（二）對已不能正常工作，不能通過維修恢復其使用功能的，或是修復價值高于新購現(xiàn)值，確實需要報廢或淘汰的固定資產(chǎn)、低值易耗品，由使用部門提出報廢申請，辦公室應進行清查核實，經(jīng)核實符合報廢要求的，辦公室提請公司總經(jīng)理審批。（三）報廢手續(xù)辦理周期：固定資產(chǎn)每半

5、年一次，低值易耗品每季度一次。（四）報廢資產(chǎn)處置：辦公室應根據(jù)報廢資產(chǎn)的實際情況選擇直接處理（損毀）、捐贈、變賣等處置方式。辦公室與托管使用部門應共同參與。變賣價格確定后必須填寫資產(chǎn)出讓處置審批表，注明處置方式、變賣價格、價款收取的方式等，報經(jīng)批準后辦理報廢資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。處置后的收入一律交財務部門進行賬務處理。辦公室對已經(jīng)報損、報廢的資產(chǎn)應進入報廢資產(chǎn)明細臺賬。公司紀檢監(jiān)察部門對辦公資產(chǎn)處置全過程進行程序監(jiān)督。第四條對于人為原因造成的資產(chǎn)損壞、滅失，公司視情節(jié)追究相關(guān)責任人責任。第三章 辦公用品管理第一節(jié) 組織管理與辦公用品分類第五條 公司辦公用品由辦公室集中管理，統(tǒng)一發(fā)放。第六條 公司辦公用

6、品分為低值易耗類和設備設施類辦公用品。低值易耗類辦公用品指單位價值在100元以下或使用期限較短的辦公用品。主要包括鉛筆、圓珠筆、鋼筆、中性筆、橡皮、打印紙、復寫紙、印刷品、墨水、膠水、膠帶、釘書針、大頭針、曲別針、夾子、名片、賬冊、卷宗、檔案袋（盒）、標簽、水杯、文件夾、文具盒、剪刀、釘書器、印泥、直尺等；也包括硒鼓等電腦耗材。設備設施類辦公用品指單位價值在100元以上或使用期限較長的非固定資產(chǎn)類辦公用品。主要包括低端打印機、普通傳真機、計算器、電話機、飲水機、碎紙機、電腦軟硬件及外設、掃描儀、閃存盤、移動硬盤、錄音筆、辦公桌椅、文件柜、檔案柜、沙發(fā)、茶幾等。第二節(jié) 計劃管理第七條 辦公用品由

7、需求部門提出申請，辦公室辦公用品管理人員核對辦公用品領用計劃與辦公用品臺賬和庫存，無庫存時，編制辦公用品購置計劃，經(jīng)公司批準后依據(jù)公司采購管理要求，實施采購。第三節(jié) 辦公用品購置第八條 年度采購計劃內(nèi)辦公用品，由辦公用品管理人員根據(jù)批準的辦公用品購置計劃購置。計劃外或臨時需用辦公用品，由使用科室提出申請，主管領導審核，總經(jīng)理審批后，辦公室根據(jù)庫存情況決定是否購置。第九條 辦公用品采購人員應經(jīng)常考察辦公用品供應商及市場價格，保證最優(yōu)性價比和質(zhì)量，降低采購成本。批量采購的常用辦公用品應實行定點采購。第二條 對單價1,000元以上或一次購置價值超過2,000元的辦公用品，要進行詢價、比價、議價后，實

8、施采購。第四節(jié) 辦公用品領用第二一條 每月各科室要在1-5日報領用計劃，100元以下由科室負責人簽字，100元以上的由主管領導簽字。計劃外或臨時需用的辦公用品由辦公室統(tǒng)一匯總、審核，報請總經(jīng)理審批后購買。第二二條 每月辦公用品領用時間為15-22日，各科室根據(jù)批準后的辦公用品領用計劃集中到辦公室領用。第二三條 領取辦公用品時，領取人應在領用登記單上簽字，辦公室辦公用品管理人員復核后方可領用。第二四條 設備設施類辦公用品及硒鼓等電腦耗材自第二次領用起應以舊換新，如有故障或損壞，應及時申請修理或以舊換新，如遺失應由責任人按價賠償。第二五條 新員工到崗時，所需辦公用品由其所在科室報請辦公室審批后配備

9、。第二六條 員工離崗時，應由其所在科室負責人、離崗員工、辦公室辦公用品管理人員三方交接辦公用品。如有丟失及人為損壞應按價賠償。第五節(jié) 辦公用品管理第二七條 各級辦公用品管理人員要建立辦公用品臺賬，做好辦公用品的發(fā)放和庫存管理，嚴格履行出入庫手續(xù)。第二八條 辦公室辦公用品管理人員要定期或不定期組織盤點，核對臺賬與實物，保證賬實相符。第二九條 辦公用品管理人員應防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保持辦公用品的功用和性能。第三條 辦公室辦公用品管理人員應根據(jù)辦公用品的消耗或領用情況，確保合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和滿足辦公需求。第三一條 各科室領用的辦公用品應指定專人負責管理，發(fā)現(xiàn)問題及

10、時和辦公室溝通，由辦公室協(xié)調(diào)處理。公司復印機等公共辦公用品由辦公室統(tǒng)一管理和維護。第三二條 員工應愛護辦公用品，防止辦公用品的損壞和丟失，盡量減少辦公用品損耗，杜絕浪費現(xiàn)象。第三三條 各科室的辦公設備設施嚴禁私自外借，如需外借應經(jīng)本部門主管領導審批，并做好登記。第六節(jié) 印刷品的印刷印制管理第三四條 印刷品是指因工作需要而印刷、印制的辦公用品，包括宣傳品、書籍、文件、會議記錄簿、票據(jù)、名片等。第三五條 印刷品的印刷印制由辦公室統(tǒng)一審批，各科室到公司指定的印刷廠家辦理。第三六條 印刷廠家由辦公室組織相關(guān)部門共同考察確定，印刷費用由辦公室統(tǒng)一結(jié)算，計入各科室辦公費用。第四章 接待管理第一節(jié) 接待基本

11、原則第三七條 公司接待工作應遵循以下原則：(一)堅持為促進公司發(fā)展和提高經(jīng)濟效益服務的原則。強化公關(guān)意識，規(guī)范接待管理，樹立企業(yè)形象，提高公司聲譽，并廣泛獲取信息。(二)堅持嚴格按制度辦事、克服隨意性的原則。(三)堅持周到與節(jié)約相結(jié)合的原則。根據(jù)來賓的身份和任務，約請有關(guān)領導主持接待，并確定相關(guān)的人員陪同，按照相應的標準安排，既要熱情周到，也要講究節(jié)約，反對鋪張浪費。(四)堅持辦公室歸口管理與科室接待相結(jié)合的原則。辦公室負責接待工作的統(tǒng)一管理，承辦重要接待事務。對涉及業(yè)務性較強的接待事務，由相關(guān)科室對口接待，辦公室配合。(五)堅持尊敬來賓，做好服務的原則。接待工作要符合禮儀要求，不允許發(fā)生有損

12、公司形象的事件。第二節(jié) 接待主要任務第三八條 安排上級公司、業(yè)務單位、友鄰單位和兄弟單位來公司人員的吃、住、行。第三九條 安排重要來賓的檢查、考察、調(diào)研等活動。第四條 組織、承辦公司大型會議的會務工作，組織、承辦公司在外地以公司名義舉辦的各種重要業(yè)務會議。第四一條 協(xié)助開展公共關(guān)系工作，協(xié)調(diào)好公司的外部關(guān)系，營造公司良好的外部環(huán)境。第三節(jié) 接待程序與規(guī)定第四二條 開展接待工作的程序：(一)重要接待，包括上級公司領導、地方黨政領導的視察、指導、檢查、調(diào)研及大型會議等重要活動的接待。需總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會議研究確定后，由辦公室負責安排落實。(二)公務接待，包括上級部門有關(guān)人員、地方有關(guān)局委辦領導、

13、業(yè)務單位領導來公司的業(yè)務活動。由各相關(guān)科室將來賓情況向公司主管領導匯報，辦公室根據(jù)公司主管領導的安排定點接待。(三)一般接待，對因業(yè)務洽談、工作交流而來訪的專業(yè)人員進行的接待工作。由相關(guān)科室報請公司主管領導同意后落實，辦公室備案。(四)非公務接待，主要是參觀、訪問、考察接待，包括上級公司來賓、友好單位來賓等。由辦公室登記，報公司主管領導審批同意后，按規(guī)定標準接待，并確定相關(guān)人員陪同，辦公室負責落實，相關(guān)部門配合。第四三條 接待宴請工作的程序。業(yè)務宴請活動必須嚴格履行審批手續(xù)，并按以下程序進行：(一)科室申請。由經(jīng)辦人填寫宴請審批單一式兩份，說明宴請標準、地點、參加人數(shù)、公司領導是否出席等內(nèi)容，

14、報科室負責人審查同意。(二)領導審批?？剖邑撠熑藢彶橥夂?，由經(jīng)辦人上報公司主管領導審核批準。(三)接待落實。經(jīng)公司主管領導審核批準后，一份宴請審批單報辦公室備案，另一份申請部門留存。相關(guān)主責部門負責落實接待工作。(四)簽字報銷。接待宴請活動結(jié)束后，由接待人員結(jié)算，并整理好相關(guān)費用單據(jù)，經(jīng)宴請科室負責人審核，公司辦公室、主管領導、總會計師、總經(jīng)理簽批后財務辦理報銷手續(xù)，并計入各科室費用。第四四條 用餐標準：根據(jù)宴請的性質(zhì)與規(guī)模不同，分為工作餐、普通餐、宴會、重要宴會四個標準。(一)工作餐：人均消費20標準請根據(jù)公司實際確定。元以內(nèi)；(二)普通餐標準：人均消費50元以內(nèi)；(三)宴會標準：人均消費

15、100元以內(nèi)；(四)重要宴會標準：人均消費200元以內(nèi)； 如因特殊情況需提高宴請標準的，必須說明原因，報公司主管領導審查批準后方可進行宴請，否則不予報銷。第四五條 原則上公司不承擔外單位的食、宿、交通費用，各科室在對外業(yè)務聯(lián)系中，須由公司承擔對方食、宿、交通費用的，必須經(jīng)公司主管領導批準，并計入各科室費用。第四六條 車輛安排?？腿私铀图芭阃枰獙Ｓ密囕v時，由辦公室具體安排落實。第五節(jié) 禮品管理第四七條 禮品購置及審批要求：(一)禮品購置應根據(jù)公司對外開展業(yè)務工作的需要，由辦公室負責統(tǒng)計并制定購置計劃，經(jīng)公司領導班子研究批準后，由辦公室統(tǒng)一購置。(二)禮品的購置應遵循“貨比三家，物美價廉”的原則

16、，以最大限度降低費用支出。(三)禮品購置原則上應由辦公室專人負責。各科室需要購置禮品時，先填寫禮品審批單，經(jīng)主管領導審批后報辦公室。確因工作需要，經(jīng)由主管領導指派購置的禮品，經(jīng)總經(jīng)理簽批后，各科室可直接購置，但應報辦公室登記備案。(四)公司購置的禮品應由辦公室專人保管。禮品的領取和發(fā)送履行審批登記手續(xù)。領取后未送出的禮品，應及時退回辦公室重新進行登記。第六節(jié) 相關(guān)要求第四八條 根據(jù)接待工作需要，掌握接待工作規(guī)律，做到目標明確、思路清晰、計劃周密、主次分明、機動靈活。第四九條 嚴格執(zhí)行規(guī)定和標準，堅持請示報告制度，在授權(quán)范圍以外不得擅自做任何決定和承諾，未經(jīng)同意私自安排接待費用或超出接待標準發(fā)生

17、的接待費用一律不予報銷。第五條 宴請應嚴格控制陪同人數(shù)，杜絕無關(guān)人員陪同。第五一條 接待人員應遵從公司員工禮儀有關(guān)要求，著裝整潔大方，言談舉止文明禮貌，服務熱情周到，充分展示公司的良好風貌。第五二條 接待人員應不斷加強學習和培訓，熟悉接待服務管理知識，掌握公共禮儀規(guī)范，了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識，并具備應變能力和語言表達能力。第五章 衛(wèi)生管理第五三條 公司環(huán)境衛(wèi)生由辦公室歸口管理，各部門、車間、站分工負責。第五四條 衛(wèi)生清潔范圍包括公司范圍內(nèi)(包括市區(qū)服務站)所有區(qū)域。第五五條 職責分工：(一)辦公樓會議室、洗手間、衛(wèi)生間、走廊地面等公共區(qū)域和公司領導班子成員辦公室衛(wèi)生由辦公室負責。(二)各辦公室區(qū)域由所在部門負責，各車間、站負責本職管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生管理工作。(三)庫房由各分管部門負責，保持清潔整齊有序。(四)辦公環(huán)境大掃除由辦公室不定期組織。第五六條 衛(wèi)生要求：(一)辦公室地面、走廊、窗臺及辦公設施