時間管理培訓PPT課件

1、1,時間管理,培訓部門：人力資源部,困惑 你有過嗎？,忙了一天，但不知道自己做了什么,加班到很晚 計劃 DELAY,明明做了很多事,結果。,看資料？,學 習？,許多的電話在響 許多的事要備忘 許多的門與抽屜 開了又關關了又開如此的慌張,我來來往往，我匆匆忙忙 從一個方向到另一個方向 忙忙忙 盲盲盲 盲的已經(jīng)沒有主張 茫的已經(jīng)失去方向 忙的分不清歡喜和憂傷 忙的沒有時間痛哭一場,8,課程大綱,一、對管理的認知德魯克管理理念； 二、對時間管理的認知； 三、時間管理的十大關鍵； 四、如何提高個人成效的方法； 五、時間管理的一些理論； 六、時間管理降龍十八掌,9,希望通過本課程學習，能達到以下：,掌握

2、制定有效工作計劃的方法和過程,科學的分配時間,減少浪費時間現(xiàn)象,學會制定SMART工作計劃,10,小故事分享,一、非洲大草原的獅子和羚羊 非洲大草原上的羚羊和獅子，每天都要展開一場生 命的競賽，也可以看作是一場生命的奧運會。 如果競賽贏了就有東西吃，輸了就可能遭受滅頂之災 因此，每天早晨，羚羊和獅子醒來時，它們的腦子里都閃 過同樣一個念頭，那就是“我今天一定要跑得比以往要“快 如果獅子跑慢了，它就沒有羚羊吃，它就可能會活活餓死 如果羚羊跑慢了，它就可能被獅子吃掉。 它們之間的這種微妙關系使得非洲大草原保持著很好 的生態(tài)平衡。 二、你從故事中獲得了什么樣的啟示？,11,小故事分享,一、值二萬五千

3、美金的時間管理秘笈。 美國伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯 舒瓦普曾因為公司瀕臨 破產而向效率大師艾維李咨詢求助。近半個小時的交流中，前 20分鐘艾維李耐心地聽完其焦頭爛額般的傾訴，最后請他拿出 一張白紙，并讓他寫下第二天他要做的全部事情。幾分鐘后， 白紙上滿滿記錄了總裁理查斯舒瓦普幾十項要做的工作。 此時，艾維李請他仔細考量，并要求他按事情的重要順序 分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情。同時告訴他，請他 從明天開始，且每天都這樣做：每天一開始，請你全力以赴做 好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再 全力以赴做標號為“2”的事，以次類推 艾維李認為，一般情況下，如果人們每天都能

4、全力以赴完 成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。他請伯利 恒總裁理查斯 舒瓦普自己先按此方法試行，并建議他：“若您,12,小故事分享,在堅持使用后，認為它有效，可將此法推行至您的高層管理 人員，若還有效，繼續(xù)向下推行，直至公司每一位員工。 如果您或您公司的每一位員工，每一天、每一分、每一秒 都在做最重要即最有生產力的事情，假以時日，可以想象，會 有什么成就？” 一年后，作為此次咨詢的報酬，艾維利收到了一張來自伯 利恒公司的2.5萬美金的支票。 五年后，伯利恒鋼鐵公司一躍成為當時全美最大的私 營鋼鐵公司。查斯 舒瓦普常對朋友說：“我和整個團隊堅 持揀最重要的事情先做，我認為這是我的公司

5、多年來最有 價值的一筆投資！” 二、你從故事中獲得了什么樣的啟示？,13,時間管理 Time Management,認識德魯克,14,一、對管理的認知,彼得德魯克,1、現(xiàn)代管理學的奠基人，現(xiàn)代管理學之父； 2、目標管理的創(chuàng)建者； 3、著有公司的概念、管理實踐、卓有成效的管理者、管理：任務、責任、實踐，共有39部著作。 4、2002年獲美國“總統(tǒng)自由勛章”最高榮譽。,15,一、對管理的認知,德魯克經(jīng)典語錄： 1、管理不在于 “知”，而在于“行”。 2、 “我永遠不會提拔一個從不犯錯誤、特別是從不犯大錯誤的人擔任最高層的工作?！?3、最沒有效率的人就是那些以最高的效率做最沒用的事的人. 德魯克將自

6、己60多年的咨詢顧問經(jīng)驗總結為以下五個問題： 1、我們的事業(yè)是什么？ 2、誰是我們的客戶？ 3、客戶需要什么？ 4、我們要追求什么樣的結果？ 5、我們的計劃是什么？,16,1、什么是管理和管理者：,1、管理的定義：管理就是界定組織的使命，并激勵和組織人力資源去實現(xiàn)這個使命。界定使命是企業(yè)家的任務，而激勵與組織人力資源是領導力的范疇，二者的結合就是管理。 2、管理者的定義： A、對自己的工作負責 B、對他人的工作負責 C、指導和幫助下屬的成長 D、對團隊工作負責,17,2、管理者的二項核心要務：,第一項要務：建立團隊。 第二項要務：管理者必須權衡目前利益與長遠利益。,18,3、管理者的三項任務：

7、,任務之一：實現(xiàn)組織的特定目的和使命。 任務之二：使工作富有成效，員工具有成 就感。 任務之三：處理對社會的影響與承擔社會 責任。,19,4、管理者的五項基本作業(yè)：,第一、制訂目標 一個管理者首先要制定目標。他決定目標應該是什么，為了實現(xiàn)這些目標應該做些什么，這些目標在每一領域中的具體目標是什么。他把這些目標告訴那些同目標的實現(xiàn)有關的人員，以便目標得以有效地實現(xiàn)。制定目標是進行平衡：在企業(yè)成果同一個人信奉的原則的實現(xiàn)之間進行平衡，在企業(yè)的當前需要同未來需要之間進行平衡，在所要達到的目標同現(xiàn)有條件之間進行平衡。 制定目標顯然要求分析和綜合的能力。德魯克認為，一個人能夠制定目標，不一定就能成為經(jīng)理

8、人；但是，一個人沒有制定目標的能力，決不能成為稱職的管理者。一個管理者只有通過提高其各項工作的技術和成就，才可以使自己成為更好的經(jīng)理人。,20,4、管理者的五項基本作業(yè)：,第二、從事組織工作 一定意義上說，管理者所從事的就是組織工作。他分析所需的各項活動、決策和關系，他對工作進行分類，把工作劃分成各項可以管理的活動，又進一步把這些活動劃分成各項可以管理的作業(yè)。他把這些單位和作業(yè)組合成為一個組織結構。 管理者選擇人員來管理這些單位并執(zhí)行這些作業(yè)。組織工作也要求有分析能力。因為它要求最經(jīng)濟地利用稀缺資源。但它是同人打交道的，所以要從屬于公正的原則，并要求經(jīng)理人有正直的品格。,21,4、管理者的五項

9、基本作業(yè)：,第三、從事激勵和信息交流工作： 人們工作是出于不同的原因，有人為了金錢，有人為了社會地位，有人為了得到別人的欣賞，也有人是為了在工作中獲得滿足感和自我發(fā)展。作為管理者，一定要明晰這些人的需求以及不斷變化，確保員工盡可能最有效地工作。簡而言之，激勵就是鼓舞和指導員工取得好績效。管理者要培訓員工，為他們提供有挑戰(zhàn)性和有趣味的工作，激勵他們在工作中追求優(yōu)異。更為重要的是，身為管理者，一定要相信員工并公平地對待他們。 除了激勵外，一個管理者還要做好溝通工作。他要把擔任各項職務的人組織成為一個團隊。他做到這點的方法是：通過日常的工作實踐，通過員工關系，通過有關報酬、安置和提升的“人事決定”，

10、通過同其下級、上級和同級之間經(jīng)常的相互信息交流和溝通。,22,4、管理者的五項基本作業(yè)：,第四、建立績效衡量標準 管理者要建立衡量標準。而衡量標準對于整個組織的績效和個人績效至關重要。經(jīng)理人要為每一個人確定一種衡量標準。衡量的標準不但要專注于組織的績效，而且還要專注于個人的工作并幫助他做好。他對成就進行分析、評價和解釋。他把這些衡量的意義和結果通報給他的下級、上級和同級。衡量首先要求的是分析能力，但也要求把衡量用來促使實現(xiàn)自我控制，而不是用作控制他人的工具。 衡量常常被人濫用，因而是目前管理者工作中最薄弱的領域。德魯克提倡衡量的結果應告知當事人。衡量有時被用來作為一種內部秘密警察的工具，向上司

11、匯報有關一個管理者工作成績的審查和批評，卻連副本也不送給該經(jīng)理人本人。只要衡量還像這樣被濫用為一種控制的工具，它就將始終是經(jīng)理人工作中最薄弱的領域。,23,4、管理者的五項基本作業(yè)：,第五、培養(yǎng)他人（包括自己） 管理者最重要的工作就是培養(yǎng)人。這種培養(yǎng)的方向決定著人既作為人，又作為一種資源能否變得更富活力，或最終完全失去活力。這一點不僅適用于被管理的人，而且適用于管理者自身。管理者是否按正確的方向來培養(yǎng)其下屬，是否幫助他們成長并成為更高大和更豐富的人，將直接決定著他本人是否得到發(fā)展，是成長還是萎縮，是更豐富還是更貧乏，是進步還是退步。 人們希望不斷提升自己，要做到這一點，他們需要培訓、指導和鼓勵

12、。應該為他們提供發(fā)展的機會。只有當人們承擔有挑戰(zhàn)性的工作，他們才能得到發(fā)展。人們工作時，不可避免犯有這樣或那樣的錯誤。對他人所犯的錯誤應給予寬容的態(tài)度。德魯克寫道：“一個人越好，他犯的錯誤就越多因為他會努力嘗試更多的新東西。我永遠不會提拔一個從不犯錯誤、特別是從不犯大錯誤的人擔任最高層的工作。否則，他肯定將成為一個工作平庸的管理者?！?24,時間管理 Time Management,時間管理認知,25,一、對時間管理的認知時間的特性：,1、供給毫無彈性： 時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 2、無法蓄積： 時間不象人力、財力、物力和技

13、術那樣能被積蓄儲藏，不論你愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們也無法節(jié)流。 3、無法取代： 任何一項工作都有賴于時間的堆砌，時間是任何活動不可缺少的資源，具有不可替代性。 4、時間無法失而復得： 時間一旦喪失則會永遠喪失，金錢花了尚可賺回，但時間若揮霍了，任何人都無法挽回。,26,二、什么是時間管理：,1、時間管理：就是如何將時間很好的組織起來去完成組織（部門）的使命（目標）。 說明：時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間凡事不能要求完美，但要講求效率。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做;時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性

14、, 時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。 2、時間管理的目的： 時間管理的目的就是將時間投入與你的目標相關的工作達到“三效,即效果、效率、效能。 效果，是確定的期待結果； 效率，是用最小的代價或花費所獲得的結果； 效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結果。,27,三、時間管理的認知誤區(qū),1、沒有追求、沒有目標，貪圖輕松安逸的工作 和生活。,上網(wǎng),看電視,打牌,玩樂,28,三、時間管理的認知誤區(qū),3、不速之客的打擾占用時間,據(jù)統(tǒng)計：人們一般每8分鐘會受到一次打擾，每小時大約7次，每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，每天大約有4小時。其中，80%的打擾被認為是沒

15、有意義的。同時，經(jīng)研究，人們被打擾后重拾原來的思想平均需要3至5分鐘，每天又要花掉2.5小時。,29,三、時間管理的認知誤區(qū),4、虛張聲勢的會議搶走時間,會議中浪費時間,毫無意義的會議,會議拖沓、臨時狀況,30,三、時間管理的認知誤區(qū),5、不恰當?shù)挠萌嘶虿磺‘數(shù)陌才殴ぷ骱鲆晻r間,31,三、時間管理的認知誤區(qū),6、不做充分的準備,1）浪費別人的時間,2）影響事務辦理的速度,3）影響個人公眾形象,32,三、時間管理的認知誤區(qū),7、不能委婉的拒絕消磨時間,不會說不，不敢說不，不善于說不！,1）礙于情面，不好拒絕；,2）人太老實，不善于拒絕；,3）沒有辦法，不懂拒絕；,33,三、時間管理的認知誤區(qū),9

16、、不分主次的辦事濫用時間,鐵桶里裝石塊,34,三、時間管理的認知誤區(qū),10、沒有正確的評估寬放時間,1)內心追求安逸的心理,2)內心深處的表現(xiàn)欲,3)不懂得怎樣評估時間的耗費,帕金森定律,35,三、時間管理的認知誤區(qū),11、懷疑自身的能力削減時間,小征澤爾的自信 世界優(yōu)秀交響樂指揮家,36,三、時間管理的認知誤區(qū),12、自暴自棄讓時間溜走,我不行,我做夢都沒想過,我沒這個本事,我想都不敢想,37,三、時間管理的認知誤區(qū),13、顧慮過多的情緒吞噬時間,據(jù)資料：憂慮的事絕大部分都不會發(fā)生 卡耐基先生研究表明：顧慮、憂慮過多，可直接導致心臟病、胃病、腸炎等疾病。 經(jīng)心理學家研究和統(tǒng)計，一般人的憂慮有

17、40%屬于過去，50%屬于未來，只有10%屬于現(xiàn)在，而這些憂慮中，只有92%根本不會發(fā)生，只有8%的憂慮我們是可以應付的。,38,三、時間管理的認知誤區(qū),14、完美無缺的追求耽誤時間,世界上沒有十全十美的東西,獨立宣言的缺陷,39,三、時間管理的認知誤區(qū),15、一再重復的錯誤糟蹋時間,一個出色的人應該盡量避免重復： 一是采取措施防止各種錯誤的發(fā)生； 二是調動一切手段完成目標；,40,三、時間管理的認知誤區(qū),16、馬拉松式的酣戰(zhàn)拉長時間,1、白天做不完，晚上可以做；平時做不完，周末可以做；,疲勞戰(zhàn),2、長時間的工作可能導致失敗。 研究表明：失敗的管理者與成功的管理者的區(qū)別就在于：失敗的管理者隨時

18、愿意為工作而犧牲家庭、犧牲時間,41,三、時間管理的認知誤區(qū),17、缺少協(xié)調的集體耗散時間,南郭先生,三個和尚,42,三、時間管理的認知誤區(qū),18、迷失目標的努力凌駕時間,外部的干擾或新目標的出現(xiàn)，很容易讓我們迷失預定的目標，使我們走一些彎路。,三只獵狗,43,三、時間管理的認知誤區(qū),19、功虧一簣的努力白費時間,屢敗屢戰(zhàn)，屢戰(zhàn)屢敗,愛迪生的努力,史泰龍,44,三、時間管理的認知誤區(qū),20、不切實際的空想溜走時間,白日夢,45,時間管理 Time Management,時間分析,46,一、對工作時間類型分析,確定事件,你的時間流向到哪里去了？,47,二、從工作時間類型分析,確定事件,突發(fā)事件,

19、你的時間流向到哪里去了？,確定事件,48,二、從工作時間類型分析,確定事件,突發(fā)事件,確定事件,瑣碎事件,你的時間流向到哪里去了？,突發(fā)事件,確定事件,49,二、從工作時間類型分析,浪費,瑣碎事件,突發(fā)事件,確定事件,你的時間流向到哪里去了？,50,二、從時間損失分析,設定目標方面的時間損失 制定計劃方面的時間損失 作出決定方面的時間損失 在工作組織方面的時間損失 工作開始時的時間損失 每日安排上的時間損失 在信息和溝通方面的時間損失,51,三、從耗時因素分析,外在因素耗時的類型： 電話干擾、不速之客、溝通不良、 資料不全、文件復雜、工作擱置等。 外在因素耗時的類型： 計劃欠妥、事必躬親、條理

20、不清、 欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。,52,時間管理 Time Management,時間管理法則,53,1、時間管理法則：帕雷托原則,在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。,54,2、時間管理法則：杜拉克時間管理法,記錄時間（分析時間浪費在什么地方）； 管理時間（減少用于非生產性需 求的時間）； 集中時間（在整段時間內的工作 效率這大于在分散時段的工作效率之 和。,55,3、時間管理法則：帕金森定律,英國著名歷史學家帕金森通過長期的調查研究而揭示出來的機構或公司管理人員持續(xù)膨脹的規(guī)律。對這一規(guī)律，有人稱之為“身

21、在職場，不得不明白的管理定律”。這一定律把管理層的用人現(xiàn)狀刻畫得入木三分。一個想升官而又想少干活的領導必然會給自己配備兩名助手，而他的做法被他的下級人員不斷仿效后，龐大的 機構和過多的冗員便不可避免。能力平平的領導若想保住職位，他“惟一的出路”就是一邊排擠有能力的人，一邊提拔一些蠢才、庸才。此外，“舉賢不避親”、“肆意把持權力不放”、“被權欲熏得竟然分不清垃圾和食品”等官場病，我們在日常生活中，也或多或少會有所體會。帕金森定律并非是老調重彈，他以一種學者的冷靜態(tài)度、嚴謹?shù)膶嵶C主義精神和少有的幽默、揶揄筆調，透過這些表面現(xiàn)象，直接擊中了管理問題的要害對權力的貪婪和對權力的危機感，滋生了被命名為帕

22、金森現(xiàn)象的弊端。在當今人力資源學方興未艾的時代，如何選拔管理人員和最優(yōu)化地利用人力資源，已成為國家各級政府、各企事業(yè)單位最為關注的問題。而帕金森定律無疑給我們上了一堂生動的實例教學課。,56,4、時間管理法則：艾維利時間管理法,6件事法則： 1天中選擇6件最重要的事情，而且是這1天最需要完成的6件事，其它事情先暫時放放，在這一天中，把絕大多數(shù)精力都放到這6件事情上；,57,4、時間管理法則：艾維利時間管理法,要事法則： 選擇好6件事后，先從這6件事中選出最重要最緊急的事情放在首位，接著再在剩下的5件事中，選出最重要最緊急的事情，這樣一步步就把辦這6件事情的時間順序排出來了，我們在做其中任何一件

23、事情的時候，都是在做當時最重要最緊急的事情；,58,4、時間管理法則：艾維利時間管理法,15分鐘法則： 以上這些事情盡量安排在前一天下班的時候完成，只要我們每天下班前抽出15分鐘做好明天的“6件事”和“要事”，效率就能成倍提升。以前人們總是在說“一日之際在于晨”，現(xiàn)在更多人喜歡說“一日之際在于昨夜”，就來源于此。,59,5、時間管理法則：日程表時間管理法,“我要得到什么樣的結果？” “這件事是否可以不干？” “這件事是否可以交給別人去干？” “是否還有更好的方法？”,60,6、時間管理法則：二八時間管理法,20:80定律是由意大利經(jīng)濟學家巴萊多發(fā)現(xiàn)的，也叫巴萊多定律； 用20:80定律從你要做

24、的一大堆事情中選出最重要的事優(yōu)先做。 用80%的時間和精力學習能給你產生80%的效果的20%的最基本的理論和方法（成功者已證明的）； 80%的結果源于20%的努力。,61,7、時間管理法則：注意力之謎,注意力需要及時恢復和聚焦。,思維總是想漫游，一旦獲得機會，它就會走開。,62,7、時間管理法則：注意力之謎,仔細看一看，柱子是圓的還是方的。,63,7、時間管理法則：注意力之謎,能否看見獅子在哪里？,64,7、時間管理法則：注意力之謎,-你能看到多少張臉？ 畫中畫,65,7、時間管理法則：注意力之謎,具體方法如下: 1. 注視圖中心四個黑點1530秒鐘! (不要看整個圖片，而是只看那中間的4個點

25、) 2. 然后朝自己身邊的墻壁看(白色的墻) 3. 看的同時快速眨幾下眼睛，到底是什么東西? 答案請把圖片移開, 在圖片下面.,張國榮的臉,66,7、時間管理法則：注意力之謎,十二人還是十三人？,67,7、時間管理法則：注意力之謎,有多少個黑點？,68,7、時間管理法則：注意力之謎,是靜的還是動的？,69,7、時間管理法則：注意力之謎,能看見一個女人是魔鬼，能看見二個女人是惡鬼，能看見三個女人是色鬼。,你看到了什么,70,7、時間管理法則：訓練集中注意力的九個方法,1、運用積極目標的力量 當你給自己設定一個要自覺提高自己注意力和專心能力的目標時 你就會發(fā)現(xiàn)，你在非常短的時間內，集中注意力這種能

26、力有了迅 速的發(fā)展和變化。 2、培養(yǎng)對專心素質的興趣 在休息和玩耍中可以散漫自在，一旦開始做一件事情， 如何迅速 集中自己的注意力，這是一個才能。 3、要有對專心素質的自信 千萬不要受自己和他人的不良暗示。,71,7、時間管理法則：訓練集中注意力的九個方法,4、善于排除外界干擾 要在排除干擾中訓練排除干擾的能力。 5、善于排除內心的干擾 內心的干擾比環(huán)境的干擾更嚴重。 6、空間清靜 當你在家中復習功課或學習時，要將書桌上與你此時學習內容無關 的其他書籍、物品全部清走。在你的視野中，只有你現(xiàn)在要學習的 科目。這種空間上的處理，是你訓練自己注意力集中的最初階段的 一個必要手段。,72,7、時間管理

27、法則：訓練集中注意力的九個方法,7、節(jié)奏分明的處理學習與休息的關系 永遠不要熬時間，永遠不要折磨自己。一定要善于在短時間內一 下把注意力集中，高效率地學習。要這樣訓練自己：靜如初兔； 行如閃電；閑如流水；動如雷霆。 8、清理大腦 大腦是一個屏幕，那里面也堆放著很多東西，一上來，將在自己心 頭此時此刻浮光掠影活動的各種無關的情緒、思緒和信息收掉，在 大腦中就留下你現(xiàn)在要進行的科目，就像收拾你的桌子一樣。,73,7、時間管理法則：訓練集中注意力的九個方法,9、對感官的全面訓練 我們在日常工作和生活中經(jīng)常會意識到，我們對理解的事物、 有興趣的事物，當我們去探究它、觀察它時，就比較容易集中注意 力。在

28、這種情況下，我們就有了正反兩個方面的對策。正的對策是 ，我們要利用自己的理解力、利用自己的興趣集中自己的注意力。 而對那些自己還缺乏理解、缺乏興趣的事物，當我們必須研究它、 學習它時，這就是一個特別艱難的訓練了。,74,8、時間管理法則：內在能量水平,有效地利用生物鐘。,75,9、時間管理法則：優(yōu)先矩陣（四D原則）,Do it now,重要,緊急,M1,M3,M4,Delete,Delegate,Do it later,M2,76,9、時間管理法則：,重要,緊急,77,10、時間管理法則：艾森豪威爾原則：,重要,緊急,A 本人立即干 20%-25%,B 戰(zhàn)略規(guī)劃 安排時間 65%-80%,C

29、委派 15%,D 廢紙簍 1%,78,11、時間管理法則：六點優(yōu)先工作制,在前一天晚上寫下第二天要做的全部事情，對目標、任務、 會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。 2. 化整為零，把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。 3. 從優(yōu)先級最高的事物著手。按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情。 4. 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。每天一開始，請你全力以赴做標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴做標號為“2”的事情，以此類推。,79,12、時間管理法則：德魯克時間管理法,記錄你的時間 排除根本不必做的事 問自己一個問題 再問自己一個問題 找出

30、因“危急現(xiàn)象”而浪費的時間,80,13、時間管理法則：,善用省時工具：,電話（移動電話） 傳真 E-mail 網(wǎng)址 電腦(PC、PDA),交通系統(tǒng) 語音系統(tǒng) 短信平臺 內部OA辦公系統(tǒng),81,案例討論一：,樓層領班張華，平日對自己要求嚴格，工作塌實、認真，對待上級安排的工作都能很好地完成。一日，她正在22F查房，樓層主管來告訴她，剛才銷售部臨時通知，RM2205有VIP接待，要求立即做好準備工作，等一會兒經(jīng)理要來檢查。主管剛走，經(jīng)理巡視到22F，發(fā)現(xiàn)煙灰桶內的煙蒂很多，告訴她，趕快清潔干凈?？墒牵F(xiàn)在檢查的客房是房務中心通知客人馬上要入住的房間，自己一個人怎么能一下子做完這些事，這該怎么辦呢？

31、,82,四、如何有效利用時間：,合理有效,以達到工作和生活的目標,組織運用時間資源,自我控制觀念,計劃觀念,成效觀念,83,2、時間管理法則：,不可并行,精力充沛時做,策劃型,作業(yè)型,交替安排,自控型,他控型,開始時間盡量提前,給最后期限設留緩沖區(qū),能同時做的事情不要分開去做,可并行,任務類型,84,時間管理 Time Management,突發(fā)情況處理,85,3、案例討論二：,客戶投訴,審核報銷單,經(jīng)理小王,一位善聊客戶的電話,內部人員的咨詢電話,打印機壞了,86,突發(fā)情況有哪些,職責內,緊急/重要程度,職責外,馬上處理,暫緩處理,87,減少突發(fā)情況發(fā)生,努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無誤 對

32、被打擾情況進行分析（WhoWhenWhy），建立一種工作模式,88,減少計劃外事件數(shù)量 累計計劃外事件，創(chuàng)建自由時間塊 縮短每個計劃外事件 的時間長度,縮短計劃外時間,89,時間管理 Time Management,根除拖延,90,獅子型,考拉型,緊迫感 喜競爭 走路、動作較快 進餐迅速 討厭耽擱 不耐心,放松 作決定需要一定時間 走路、動作較緩 若有所思 樂于傾聽 耐心,你屬于哪種行為模式？,91,拖延者的借口,強調時機不對 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承擔責任 不適當?shù)哪繕?為了輕松混日子,92,拖延的代價,浪費了今天 一時工作拖延，三倍時間償還 逃避積極的人生 健康不良 待處理問題的

33、不斷增多 長期在壓力下工作的憂慮,93,動手去做你能做或夢想要做的事， 勇氣包含了天分、能力與奇跡， 只有動手，心靈才會啟動； 開始做，工作才會完成。,解決拖延的秘訣,-唯一的辦法就是去做它,94,與拖延決戰(zhàn),承認：拖延是一種無益的生活方式 把大工作分解 當機立斷，直接面對不愉快的工作 平衡表法 給自己設定最后時限 獎勵自己,95,時間管理 Time Management,桌面整潔,96,管理好書桌才能管理好時間,建立有效的辦公環(huán)境,盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情 工作中經(jīng)常要用到的用品應容易取得 每一件物品應擺放在固定的位置 每天下班前將辦公桌整理就緒 把不再需要的東西堅決扔掉,97,活

34、動,文件的處理,信息,資料存檔,待送出文件,待辦文件,備忘檔案夾,分級 處理,A B C,98,文件處理原則,每次只處理一份文件，一份文件只處理一次 每天排出固定的時間批量、集中處理郵件、電話、信件 一項工作完成后文件就應馬上離開桌面，歸入適當?shù)臋n案 堅決扔掉不必要的文件,99,時間管理 Time Management,錦囊妙計,100,充分利用記事本,待辦瑣事 物品清單,讓腦子空下來，裝更有創(chuàng)造性的事情,101,善用零星時間,通勤時間 旅途時間 等候時間,不要隨便打發(fā)你的零星時間,102,背包原則,將同類的事情盡可能成批量處理,瑣事也有瑣事的處理方式,103,逆勢操作,當別人不去做的時候我就

35、去做, 每天讀一點沒有人讀的東西 每天想一些沒有人想的事情,104,時間管理 Time Management,降龍十八掌,105,1、掌控每天被牽著鼻子走,生活就象馬戲團，有訓獸師也有動物。 改變原有思維，找到正確的行動方法。 積極的努力行動，掌控到每天每時。 靜下心來思考，更有耐心的分析。 每天做有效規(guī)劃，要有次序和條理。 一次只認真做好一件事，不急于求成。,106,2、確定目標窮于應付,把目標寫下來，寫下要做的事。 寫下的目標任務越多，付出的就越多，成功的機會就越多。 目標是往何處去，想干什么，最終的結果是什么，針對結果做整體規(guī)劃。 目標決定結果和方向，勾畫出清晰的藍圖，提供明確的行動指南

36、。 明確自己與全局的目標、老板的需求及內外客戶的期望是什么。,107,3、實事求是盲目樂觀,承認問題和差錯隨時會發(fā)生。要留出犯錯誤、被干擾和出現(xiàn)意外的余地。 少做過多的承諾，不要盲目樂觀。 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨。 開始行動時，要充分利用經(jīng)驗，總結以往教訓，考慮所需的資源。,108,4、制定計劃貿然行動,拖拉和冒進的現(xiàn)象：有人馬上行動躊躇不決者易敗，有人不慌不忙欲速則不達。應該制定計劃。 對任務的每個部分都要明確其預期結果、理由和時間期限。計劃越具體，任務就會越實際，處理起來就越有條理。 計劃詳細、充分溝通、分步實施、完成獎勵。,109,5、決不拖拉不緊不慢,繁雜的任務、工作過重、壓力

37、太大、資源缺乏、令人厭煩、沒有條理、目標模糊、時間不夠、精力不夠、常被打斷 克服拖拉的辦法：分割任務、分而治之，千里之行，始于足下。建立里程碑，完成獎勵，正面強化。 及早開始、自我激勵、精神放松。,110,6、管理表單眉毛胡子一把抓,周計劃報表和日計劃報表，計劃適量。 計劃工作細節(jié)，要快速、及時、隨手記錄，一日之計在于晨？ 不斷回顧周計劃表，每天做調整增減。 你無法完成所有計劃的事情，留有余地。 把周計劃表時刻帶在身上，理智應對。 中午是期限，保持工作生活的平衡。 休息片刻，適當調整，90分鐘注意力。,111,7、有效規(guī)劃隨心所欲,注重聚焦于重要任務，首先完成。 圍繞要項工作安排，分批處理小任務，不要讓干擾和突發(fā)事件主宰你。 不要工作得太晚。及早開始，按時下班。 周一的早晨最重要，不要安排見面或電話會議。合理安排。,112,8、輕重有別急事急辦,分清輕重緩急的次序 辨認緊急的、容易的、喜歡的、花時間短的事件 聚焦于目標和價值,113,9、溝通細節(jié)粗枝大葉,接受任務時的5W1H法：何因、何事、何人、何時、何地、具體做法等 控制任務流，向交通警察學習 寫下任務，圈出最后期限，信守承諾 發(fā)布任務時的多媒介使用、反饋確認 保持適當?shù)倪M