采購產(chǎn)品催交規(guī)定

1、第 X 章：采購產(chǎn)品催交規(guī)定2014 年 05 月 05 日發(fā)布2014年 05 月 05 日實施泰富重裝集團(tuán)有限公司發(fā)布此文件只限在泰富重裝集團(tuán)有限公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司許可不得擅自出版、復(fù)印。泰富重裝集團(tuán)有限公司采購產(chǎn)品催交規(guī)定編制會 簽審核版本號A批準(zhǔn)更改號生效日期共 11 頁1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了采購產(chǎn)品催交任務(wù)及工作內(nèi)容、催交工作核心要求、催交方式、催交等級劃分、催交策劃、催交實施、催交報告和記錄等基本要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于總承包項目和采購項目。2 催交任務(wù)及工作內(nèi)容2. 1 催交任務(wù)催交是指從發(fā)出訂單至貨物交付期間為促使供貨廠商切實履行賣方合同義務(wù)，按采購合同規(guī)定的進(jìn)度提交制造文件、圖紙

2、資料和最終貨物而采取的一系列督促活動，以滿足工程設(shè)計和現(xiàn)場施工安裝的要求。催交工作貫穿于采購合同簽訂后直到設(shè)備、材料制作完，并具備進(jìn)行出廠檢驗條件的全過程。2. 2 催交工作內(nèi)容a) 檢查制造前期準(zhǔn)備工作b) 催交設(shè)計圖紙c) 檢查原材料、主要外協(xié)件和配套輔機(jī)供貨進(jìn)度d) 檢查加工、制造和組裝進(jìn)度e) 檢查試驗和檢驗工作狀態(tài)f) 檢查包裝和標(biāo)記工作狀態(tài)g) 檢查運輸準(zhǔn)備情況h) 檢查備品備件情況i) 檢查出廠制造資料J) 評估供貨廠商制造進(jìn)度報告k) 編制催交報告和催交狀態(tài)一覽表1 / 103 催交工作核心要求a) 根據(jù)預(yù)定的采購進(jìn)度計劃，根據(jù)掌握的供貨廠商信息和其它相關(guān)知識，來分析判斷供供貨

3、廠商的工作進(jìn)度是否可能發(fā)生拖延，及時發(fā)現(xiàn)供貨進(jìn)度方面已出現(xiàn)的問題或可能出現(xiàn)的潛在問題，及時示警，督促供貨廠商采取必要的補救措施，或采取有效的財務(wù)控制和其它保證措施來避免進(jìn)度拖延或減少拖期的時間。b) 催交工作的核心在于預(yù)測并采取補救措施，而不是報告拖期問題的發(fā)生。一旦某一采購合同出現(xiàn)供貨進(jìn)度拖延，要通過必要的協(xié)調(diào)手段和控制措施，將由此引起的對項目進(jìn)度的影響控制在最小的范圍內(nèi)。4 催交方式催交方式分為駐廠催交、定期訪問催交、辦公室催交三種方式。a) 駐廠催交 : 采購工程師駐供貨廠商進(jìn)行檢查、敦促和督辦。駐廠催交又可分為:1) 長期駐廠催交 : 從采購合同生效直至貨物出廠全程進(jìn)行催交。2) 短期

4、駐廠催交 : 視供貨廠商實際情況，在不同的時間段短期駐廠進(jìn)行催交。b) 定期訪問催交 : 采購工程師定期訪問供貨廠商進(jìn)行檢查、督促和督辦。c) 通訊催交 : 采購工程師定期或不定期通過電話、Email 、傳真等通訊手段對供貨廠商進(jìn)行檢查、促和督辦。在采取短期駐廠催交、定期訪問催交方式時，還可使用通訊催交方式，利用通訊催交的及時性和靈活性，及時掌握催交間隔期內(nèi)供貨廠商的工作進(jìn)展，或便于安排駐廠或定期訪問的具體日期，提高短期駐廠催交、定期訪問催交的有效性。5 催交等級劃分5. 1 催交等級劃分根據(jù)設(shè)備和材料的重要性和一旦延期對項目設(shè)計、施工和總進(jìn)度影響的程度，一般將設(shè)備和材料的催交等級 (Expe

5、diting Class)劃分為 E1, E2, E3, E4四級， E1 級最高， E4 級最低?；谠O(shè)備和材料重要性等級( 下表中的C1至 C4 四個等級 ) 、催交方式和催交頻率而劃分的催交等級一般原則見表1。2 / 10表 1催交等級、催交方式和頻率與重要性等級E1E2E3E4設(shè)備和材料電話 / 郵件催交駐場催交定期訪問催交定期訪問催交名稱（ 1 次 / 月）（ 1 次 /2 月）（催交頻率視需要）電氣設(shè)備及C1C2、 C3、 C4材料其他材料C4注 : 重要性等級C1 級中特別重要的關(guān)鍵設(shè)備、特別重要的長周期設(shè)備( 交貨期在 9 個月以上的設(shè)備采用駐廠催交。5. 2 劃分催交等級的考

6、慮因素在劃分催交等級時，還應(yīng)綜合考慮如下因素:a) 催交的可實施性。如進(jìn)口設(shè)備和材料的催交等級一般劃分得較低。b) 設(shè)備和材料的供貨周期。如供貨周期短的設(shè)備和材料的催交等級劃分要與催交頻率相一致。c) 定型的設(shè)備和材料。如常用定型儀表的催交等級一般劃分得較低。d) 項目合同中，業(yè)主對催交等級的劃分及其審批有規(guī)定的，從其規(guī)定。6 催交策劃6. 1 編制催交計劃采購經(jīng)理組織采購工程師，根據(jù)采購實施計劃、采購包分包表和催交等級劃分原則，在采購包分包表的基礎(chǔ)上，確定每個采購包的催交等級、催交方式和催交日期，并用采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表 ( Excel 電子表，格式見附錄A)按一個采購包為單元形成采購產(chǎn)品

7、催交計劃( 格式見附錄 B) 。催交計劃經(jīng)采購經(jīng)理審核、項目經(jīng)理審批后，由采購工程師實施。當(dāng)項目合同有規(guī)定時，采購產(chǎn)品催交計劃應(yīng)提交用戶批準(zhǔn)。注 : 采購產(chǎn)品催交計劃是利用采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表( Exce 1電子表 ) 自動形成的，有關(guān)操作說明見附錄B,6. 2 催交計劃的動態(tài)更新在催交實施過程中，當(dāng)供貨廠商的工作進(jìn)度延遲對項目設(shè)計、施工進(jìn)度帶來較大或重大影響時，采購工程師應(yīng)及時修訂采購產(chǎn)品催交計劃，修訂后的采購產(chǎn)品催交計劃重新報采購經(jīng)理審核、項目經(jīng)理審批。3 / 107 催交實施7.1 催交準(zhǔn)備采購工程師應(yīng)做好如下催交準(zhǔn)備工作:a) 熟悉采購合同及技術(shù)附件。b) 熟悉設(shè)計文件和圖紙。c)

8、供貨廠商地址和基本情況。7. 2 催交工作執(zhí)行采購工程師應(yīng)按采購產(chǎn)品催交計劃規(guī)定的催交方式、催交頻率，按下列工作項開展催交工作。7. 2. 1 檢查制造前期準(zhǔn)備工作檢查制造廠設(shè)計、外購和制造網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計劃、質(zhì)量計劃的編制情況以及進(jìn)度計劃的合理性。要求供貨廠商提供下列資料:a)設(shè)計、外購、制造網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計劃;b) 質(zhì)量計劃 ;c)經(jīng)營部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門、車間等負(fù)責(zé)人名單及聯(lián)系方法;d)承擔(dān)加工、制造任務(wù)的車間;e) 主要原材料供應(yīng)商 ;f) 協(xié)作供貨廠商名單及外協(xié)件清單:g) 出廠文件清單 ;h) 進(jìn)度檢測方法和報告。7. 2. 2 催交設(shè)計圖紙檢查供貨廠商的設(shè)計進(jìn)度及圖紙狀態(tài)，核實由供貨廠商

9、提交的先期確認(rèn)圖(ACF) 、最終確認(rèn)圖 （AF）圖紙和資料是否己按時發(fā)出。收到供貨廠商的ACF圖、 CF 圖后，應(yīng)及時提交設(shè)計經(jīng)理分發(fā)給設(shè)計工程師。督促項目設(shè)計組及時評審 ACF圖紙，確認(rèn)后的ACF圖紙及時返回給供貨廠商。7. 2. 3 檢查原材料、主要外協(xié)件和配套輔機(jī)的供貨進(jìn)度通過詢問、查看文件、倉庫和車間檢查等多種方式，檢查原材料、主要外協(xié)件和配套輔機(jī)的采購、加工和到貨情況。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)督促供貨廠商及時派人赴分供方進(jìn)行催交。對交貨進(jìn)度有重大影響的主要外協(xié)件和配套輔機(jī)，需要時，應(yīng)對這些分供方進(jìn)行實地檢查、催交，了解進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給供貨廠商，要求給出解決方案。4 / 107. 2

10、. 4 檢查加工、制造和組裝進(jìn)度通過詢問、查看文件、車間檢查等多種方式，檢查關(guān)鍵工序是否按制造計劃進(jìn)行; 掌握供貨廠商車間人力資源情況、機(jī)具和工裝準(zhǔn)備和使用情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時提請供貨廠商解決。必要時，采購工程師應(yīng)組織召開催交會議，以解決制造進(jìn)度方面的問題。會議期間形成的紀(jì)要、協(xié)議等，經(jīng)雙方簽署后分發(fā)給相關(guān)方。7. 2. 5 檢查試驗和檢驗工作狀態(tài)通過詢問、查看文件、車間檢查等多種方式，檢查設(shè)備、材料的試驗、檢驗工作狀況和結(jié)果。7.2.6檢查包裝和標(biāo)記工作狀態(tài)檢查供貨廠商的包裝和標(biāo)記工作準(zhǔn)備情況。7. 2. 7 檢查運輸準(zhǔn)備情況檢查供貨廠商選擇運輸單位的工作情況，以及運輸方案的編制、運輸車輛的

11、準(zhǔn)備、貨運文件的準(zhǔn)備情況。7.2.8檢查備品備件情況通過詢問、查看實物等多種方式，檢查備品備件的加工情況以及數(shù)量是否正確。7. 2. 9 檢查出廠制造資料按照法律法規(guī)和采購合同規(guī)定的要求，檢查供貨廠商應(yīng)提交的最終交付資料。7. 2. 10 評估供貨廠商制造進(jìn)度報告在催交整個過程中，督促供貨廠商提交制造進(jìn)度報告，核實制造進(jìn)度報告的真實性，客觀評價供貨廠商的進(jìn)度計劃執(zhí)行情況。通過評估及時發(fā)現(xiàn)潛在的問題并力求減小對計劃進(jìn)度的影響。7. 2. 11 編制催交報告和采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表催交報告、采購產(chǎn)品催交狀態(tài)信息表、采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表( 跟蹤版 ) 的編制要求按本標(biāo)準(zhǔn)第 8 章進(jìn)行 。7. 3

12、供貨廠商進(jìn)度偏離的處理措施當(dāng)發(fā)現(xiàn)供貨廠商的進(jìn)度偏離影響貨物交貨期的任何問題或潛在問題，采購工程師應(yīng)督促供貨廠商采取有效的糾正、補救措施。當(dāng)預(yù)計交貨期要延遲一個月或以上時，采購工程師應(yīng)分析原因，及時報告采購經(jīng)理。必要時，采購經(jīng)理應(yīng)向項目經(jīng)理、項目主管匯報，并采取合理的糾偏措施。常用進(jìn)度糾偏措施包括:a) 提高催交等級、催交頻度。b) 采購經(jīng)理、項目經(jīng)理、項目主管等參與關(guān)鍵的催交活動，加強(qiáng)催交力度。5 / 10c) 及時召開催交會議，落實進(jìn)度計劃，解決制造過程的技術(shù)、資金問題。d) 提請項目設(shè)計組在滿足性能、質(zhì)量的前提條件下，為滿足項目進(jìn)度而修改設(shè)計、修改技術(shù)參數(shù)。e)經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)，采取其它應(yīng)急

13、措施( 提供獎勵、人力資源和設(shè)備等) 。f) 督促供貨廠商加強(qiáng)對分供方原材料、外協(xié)件、輔機(jī)等的催交力度。g) 提請供貨廠商改變加工、制造程序。h) 要求供貨廠商自費趕工。i) 要求供貨廠商增加人力資源、工裝和器具。J)要求供貨廠商一部分工作轉(zhuǎn)( 分 ) 包。k)調(diào)整、更新制造進(jìn)度計劃。8 催交報告和記錄8.1 催交報告采購工程師應(yīng)按照采購產(chǎn)品催交計劃進(jìn)行催交，并按表2 要求向采購經(jīng)理提交采購產(chǎn)品催交報告 ( 格式見附錄C) 。催交報告以一個采購包為單元形成。表 2催交報告要求催交等級E1E2E3E4催交報告提交要求1 次/ 周1 次 / 月1 次 / 月時需求8. 2催交記錄采購工程師應(yīng)利用在

14、催交計劃時形成的用采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表(Excel電子表 ) 動態(tài)匯總所有采購包的催交狀態(tài)情況，并及時進(jìn)行更新， 將最新的采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表(Excel電子表 )( 跟蹤版 ) 發(fā)送給進(jìn)度工程師、采購經(jīng)理和項目經(jīng)理等，以便掌握各采購包供貨廠商的制造進(jìn)度情況。采購工程師在提交采購產(chǎn)品催交報告時同步對應(yīng)輸出( 格式見附錄D)提交給采購經(jīng)理。注 : 采購產(chǎn)品催交狀態(tài)信息表也是利用采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表( Excel 電子表 ) 自動形成的，操作說明參見附錄B 的說明。9 記錄R-GZB0308-1A(采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表(Excel電子表 )R-GZB0308-2A采購產(chǎn)品催交計劃( 自動生

15、成的Word 合并文檔模板 )R-GZB0308-3A采購產(chǎn)品催交報告R-GZB0308-4A( 采購產(chǎn)品催交狀態(tài)信息表( 自動生成的Word 合并文檔模板)6 / 10采購產(chǎn)品催交信息匯總表序采購采購設(shè)備設(shè)備重要性廠家制造廠計劃交貨時實際進(jìn)展號包號包名名稱數(shù)量等級名稱地點間采購產(chǎn)品催交計劃編號：項目號PP11版次：編制日期：采購包號采購包名設(shè)備材料位號數(shù)量名稱合同信息制造商名稱制造商地址簽約日期交貨日期交貨月數(shù)交貨地點設(shè)備材料重要性等級催交等級催交方式催交人催交項目及計劃安排催交內(nèi)容計劃時間備注制造計劃提交ACF圖紙?zhí)峤籄CE圖確認(rèn)CF 圖提交原材料簽約原材料到貨外協(xié)件到貨制造開始制造完成檢

16、驗放行貨物出廠貨物裝運貨物抵達(dá)現(xiàn)場其他要求說明：計劃編制人采購經(jīng)理項目經(jīng)理7 / 10關(guān)于采購產(chǎn)品催交計劃自動生成的操作說明采購產(chǎn)品催交計劃是一個自動形成的文件，具體編制操作是通過采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表進(jìn)行的 :1) 在采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表( Excel 電子表 ) 上導(dǎo)入經(jīng)審批的采購包分包表的相關(guān)內(nèi)容;對己簽訂采購合同的，再導(dǎo)入與采購包相對應(yīng)的采購產(chǎn)品合同信息表的相關(guān)內(nèi)容。以建立基本信息。2) 在采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表 ( Excel 表 ) 上確定并填“催交等級” 、“催交方式” 、“催交人”。3) 在采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表 ( Excel 表 ) 上做進(jìn)度計劃。 : 對各類催交內(nèi)容，表

17、中有“計劃” 、“實際”、“預(yù)計”三欄，作為計劃只填寫“計劃”欄。對需要開展的催交內(nèi)容填計劃時間，對不需要的填“”4) 用采購產(chǎn)品催交計劃模板 (Word 合并文檔模板文件 ) ，點“合并選項”進(jìn)行合并操作，將會自動形成采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表( Excel表 ) 編輯好的單個采購包的采購產(chǎn)品催交計劃。5) 打印輸出合并后的采購產(chǎn)品催交計劃，報各級審批簽署。6) 審批簽署后，將采購產(chǎn)品催交狀態(tài)匯總表( Excel 表 )( 計劃版 ) 發(fā)布給相關(guān)人員。產(chǎn)品催交報告項目號設(shè)備和材料類別碼+順序碼 ER項目名稱項目階段采購裝置、工序、主項名稱第頁共頁采購包號采購包名稱供貨廠商催交時間段貨物名稱貨物數(shù)量1 設(shè)計、外購、制造進(jìn)度計劃編制2 設(shè)計及 ACF/CF圖等文件資料的提交狀態(tài)3 原材料、外協(xié)件和配套輔機(jī)的供貨狀態(tài)4 加工、制造和組裝狀態(tài)5 檢驗和試驗狀態(tài)6 包裝和標(biāo)記狀態(tài)7 運輸準(zhǔn)備狀態(tài)8 備品備件狀態(tài)9 出廠文件資料狀態(tài)10供貨進(jìn)度計劃完成 %測量結(jié)果實際完成 %預(yù)計延遲天數(shù)11供貨進(jìn)度延遲原因原材料采購?fù)涎? / 10因分析因外協(xié)件到貨拖延因制造負(fù)荷大拖延因工裝器具拖延因制造技術(shù)拖延因加工返修拖延因其他原因拖延12要求制造廠商采加大對供方的催交取的進(jìn)度糾偏措改變加工制造程序施增加人力資源增加工裝器具自費趕工部分分包調(diào)整更新進(jìn)度計劃13需要采購經(jīng)理、 項參加催交目經(jīng)理采取的進(jìn)