項(xiàng)目組合管理(PPM)的基本原理和益處

1、. 項(xiàng)目組合管理(PPM)的基本原理和益處許多組織利用組合管理技術(shù)來決定他們想要從事的業(yè)務(wù)類型或者要進(jìn)行哪些IT項(xiàng)目投資。項(xiàng)目組合管理（PPM）對(duì)這種方法合并了一個(gè)附加的維度，通過利用項(xiàng)目管理學(xué)科以及實(shí)時(shí)的管理以保證項(xiàng)目投資組合滿足它們的既定目標(biāo)。PPM 對(duì)項(xiàng)進(jìn)行分組、觀察、分析和管理，以確保在組織資源約束的情況下最大化實(shí)際的業(yè)務(wù)結(jié)果。根據(jù)投資組合的策略和投資組合業(yè)務(wù)目標(biāo)的績(jī)效，有些項(xiàng)目被包括在投資組合中，有些項(xiàng)目被排除在外。本文為項(xiàng)目組合管理和 IBM 能夠幫助組織實(shí)施項(xiàng)目組合管理的工具提供了一個(gè)高層次的介紹。理解項(xiàng)目組合管理（PPM）PPM 是管理學(xué)科的混和，它包括： 商業(yè)管理焦點(diǎn)來保證所

2、有的項(xiàng)目和計(jì)劃與組合策略一致。 綜合管理焦點(diǎn)來管理組織的資源和風(fēng)險(xiǎn)。 項(xiàng)目管理焦點(diǎn)來評(píng)審、評(píng)估、管理項(xiàng)目和規(guī)劃以保證它們達(dá)到或者超過它們對(duì)于投資組合預(yù)期的貢獻(xiàn)。 PPM 的整體分析1 認(rèn)為投資組合的健康狀態(tài)是受該組合中所有項(xiàng)目的績(jī)效以及他們之間的直接/間接依賴和可用資源 影響的。管理層應(yīng)當(dāng)做能夠?qū)е氯纸M合成功的決策，即便這些決策可能與某個(gè)具體組合項(xiàng)目的最佳利益沖突。在投資組合層次上將項(xiàng)目管理學(xué)科與業(yè)務(wù)以及通用的管理實(shí)踐結(jié)合起來使得一個(gè)組織能夠： 選擇與組織策略和目標(biāo)一致的項(xiàng)目和計(jì)劃。 通過應(yīng)用最高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目來充分利用可用資源。 有規(guī)律地評(píng)定項(xiàng)目和計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目組合的健康狀態(tài)具有何種貢獻(xiàn)。 采取

3、管理的行為來確保項(xiàng)目組合同與商業(yè)目標(biāo)保持一致。 有效地在項(xiàng)目和計(jì)劃層面利用項(xiàng)目管理學(xué)科可以提高客戶的滿意度，減少風(fēng)險(xiǎn)和問題的數(shù)目，增加成功的概率。2 PPM 的目標(biāo)是通過一致的結(jié)構(gòu)化管理方法，在投資組合的層次上意識(shí)到相同的利益。PPM 的生命周期正如所有的商業(yè)過程一樣，項(xiàng)目組合管理具有一個(gè)生命周期，它需要應(yīng)用合理的管理技巧和原則，如圖1中所示。圖1 項(xiàng)目組合管理的生命周期從圖1中我們可以看到：項(xiàng)目組合管理的生命周期包括： 識(shí)別、考核、尋找那些引導(dǎo)商業(yè)策略的項(xiàng)目/計(jì)劃。管理組織的資源需求、容量、能力。 度量績(jī)效以保證項(xiàng)目/計(jì)劃共同地符合組合策略。 根據(jù)組合目標(biāo)和承諾，識(shí)別并校正項(xiàng)目/計(jì)劃中與投資

4、組合不一致的地方。 建立有效的交流和報(bào)告機(jī)制確保對(duì)項(xiàng)目、計(jì)劃和整體組合，進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的決策。 實(shí)現(xiàn)一個(gè)過程能夠持續(xù)的改進(jìn)投資組合。 至少，任意一個(gè)綜合的 PPM 方法都應(yīng)該包括下面的幾個(gè)通用過程： 項(xiàng)目選擇 項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)排序/再排序 組合監(jiān)控 組合評(píng)估 校正措施管理 項(xiàng)目終止和刪除 業(yè)務(wù)管理焦點(diǎn)項(xiàng)目組合管理的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的關(guān)鍵目標(biāo)是從商業(yè)角度來定義一個(gè)范圍并驗(yàn)證組合的生存力。這需要定義組合策略和決策標(biāo)準(zhǔn)，它們?cè)试S管理人員選擇和按優(yōu)先級(jí)來排序項(xiàng)目。為評(píng)估組合健康狀態(tài)和性能定義業(yè)務(wù)的指示器也是重要的。決策標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)同組織的商業(yè)策略和目標(biāo)聯(lián)系起來。排序和選擇項(xiàng)目的過程應(yīng)該根據(jù)組織的財(cái)政目標(biāo)，比如收益率

5、、投資回報(bào)率（ROI），預(yù)算成本以及稅收增長(zhǎng)。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)包括其他的價(jià)值考慮，包括客戶需求，進(jìn)軍新市場(chǎng)或者開拓原有市場(chǎng)的愿望，以及運(yùn)作需要的或者強(qiáng)制行的動(dòng)作。組織還可以利用商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)來取消或者投資組合定義時(shí)的項(xiàng)目或者計(jì)劃，即便他們已經(jīng)處于計(jì)劃或者實(shí)施階段。選擇和按優(yōu)先級(jí)排序項(xiàng)目這一步的目標(biāo)是基于預(yù)定義的組合商業(yè)決策和優(yōu)先級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，選擇和按優(yōu)先級(jí)排序項(xiàng)目以獲得最高的價(jià)值。優(yōu)先級(jí)應(yīng)當(dāng)基于單個(gè)項(xiàng)目利益和它對(duì)項(xiàng)目組合的全局影響。此外，作為結(jié)果的組合混和不能超過組織的資源容量或能力。組合優(yōu)先級(jí)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)限制在一個(gè)可理解、可測(cè)量、一貫應(yīng)用的數(shù)量上?；谒鼈兏髯詽M足商業(yè)策略和目標(biāo)的重要性，不同的標(biāo)準(zhǔn)可以具有不同

6、的權(quán)值。雖然優(yōu)先級(jí)標(biāo)準(zhǔn)與商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)不同，在決定組合中包含哪些項(xiàng)目時(shí)，它們都應(yīng)當(dāng)被使用。 商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)與商業(yè)策略和目標(biāo)一致。一旦一個(gè)項(xiàng)目成為組合的一部分，它應(yīng)當(dāng)使用這些標(biāo)準(zhǔn)來評(píng)估項(xiàng)目的健康狀態(tài)和績(jī)效。 優(yōu)先級(jí)策略建立組合的總體目標(biāo)并且?guī)椭_定組合中的項(xiàng)目類型和組合中每個(gè)類型應(yīng)該包括多少項(xiàng)目。這里，資源評(píng)估也扮演著重要的作用，我們將在后面討論它。 綜合管理焦點(diǎn)資源和風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目組合管理的綜合管理焦點(diǎn)的一部分。在決定組合中包含哪些項(xiàng)目以及如何按照優(yōu)先級(jí)排序已有的項(xiàng)目之前，管理人員需要從供需角度來評(píng)估他們的資源。 他們必須保證優(yōu)先級(jí)高的項(xiàng)目有足夠數(shù)量的和有適當(dāng)技巧的人。為了維持一個(gè)健康的組合，

7、管理人員必須監(jiān)控和評(píng)估組織的總體資源量和能力以保證能夠： 按照將來資源的需求，計(jì)劃和構(gòu)造資源量。 在項(xiàng)目需要和預(yù)見的響應(yīng)上，對(duì)資源的投資作出快速的決策。 為達(dá)到組合的目標(biāo)，決定當(dāng)前的和已經(jīng)計(jì)劃好的資源是否是足夠的。 評(píng)估當(dāng)前和將來的培訓(xùn)需求。 快速識(shí)別資源剩余和短缺并規(guī)劃重新分配資源的計(jì)劃。 高效地實(shí)施重新分配的計(jì)劃，將關(guān)鍵的資源轉(zhuǎn)到高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目中。 識(shí)別組合風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別組合風(fēng)險(xiǎn)包括一系列的過程，比如識(shí)別、分析、響應(yīng)、跟蹤和控制可能妨礙組合達(dá)到其商業(yè)目標(biāo)的任何風(fēng)險(xiǎn)。這些過程應(yīng)當(dāng)包括針對(duì)組合在項(xiàng)目層次上的風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面影響進(jìn)行評(píng)審，以保證項(xiàng)目經(jīng)理擁有一個(gè)可靠的風(fēng)險(xiǎn)降低計(jì)劃。此外，為組合全面地做一個(gè)統(tǒng)一

8、的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以確定風(fēng)險(xiǎn)是否在組織預(yù)先設(shè)定的范圍以內(nèi)也是很重要的。因?yàn)榻M合以及它們的環(huán)境是動(dòng)態(tài)的，在整個(gè)組合的生命周期內(nèi)，管理人員應(yīng)當(dāng)在一個(gè)有序的基礎(chǔ)上，評(píng)審并更新他們的組合風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。識(shí)別組合風(fēng)險(xiǎn)開始于對(duì)一個(gè)具體的項(xiàng)目組合環(huán)境的評(píng)價(jià)：已經(jīng)建立了什么樣的商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)？關(guān)于組織當(dāng)前的商業(yè)過程和決策點(diǎn)，什么樣的工作設(shè)想將會(huì)增加組合的風(fēng)險(xiǎn)？管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)鼐@個(gè)評(píng)估，作為一個(gè)計(jì)劃，評(píng)估并管理他們的組合管理方法。什么構(gòu)成了組合風(fēng)險(xiǎn)？這里有些例子： 組合內(nèi)部的項(xiàng)目相互依賴 有限的資源量/能力與大量需求之間的矛盾 商業(yè)策略/商業(yè)機(jī)會(huì)中的變化 組合內(nèi)部的高百分比的高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目 與組合管理實(shí)踐相沖突的商業(yè)過程

9、 項(xiàng)目管理焦點(diǎn)一個(gè)成功的、有效的項(xiàng)目組合管理實(shí)施的關(guān)鍵是一個(gè)知識(shí)淵博的項(xiàng)目組合經(jīng)理以及一個(gè)包含項(xiàng)目管理原則的支持過程。這些原則為項(xiàng)目組合經(jīng)理提供了評(píng)定組合健康狀態(tài)和價(jià)值的必要機(jī)制和數(shù)據(jù)，以及對(duì)于項(xiàng)目的方法、優(yōu)先級(jí)、資金、人員和執(zhí)行做出有效的商業(yè)決策的能力。通過比較計(jì)劃和實(shí)際的績(jī)效，識(shí)別不一致的條件是一項(xiàng)關(guān)鍵的能力。管理人員可以立刻專注于這些問題并將組合帶回到一致的狀態(tài)。建立項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)項(xiàng)目組合經(jīng)理需要的過程被稱為項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)或者PPMS是針對(duì)項(xiàng)目組合管理的廣泛的、文檔化的和動(dòng)態(tài)的策略集合、商業(yè)過程、工具、計(jì)劃和控制。項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)為單個(gè)的項(xiàng)目/計(jì)劃管理系統(tǒng)提供指導(dǎo)和限制，并保證他們聯(lián)

10、合起來以加速?zèng)_突的解決。計(jì)劃和實(shí)施一個(gè)有效的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)提供了一種方法，該方法可以日常地分析和量化項(xiàng)目的價(jià)值，按照優(yōu)先級(jí)排序項(xiàng)目，識(shí)別需要開始、重新確定優(yōu)先級(jí)排序和停止的項(xiàng)目。尤其是，項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)允許項(xiàng)目經(jīng)理回答比如一下的問題： 哪些項(xiàng)目將最好地支持組織的商業(yè)策略和目標(biāo)？ 一個(gè)項(xiàng)目或者計(jì)劃是否提供了期望的商業(yè)結(jié)果，如組合矩陣中表明的那樣？ 是否每個(gè)組合計(jì)劃都具備了合適的資源，包括具備了適當(dāng)技能的員工？ 一個(gè)綜合的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括戰(zhàn)術(shù)過程和戰(zhàn)略過程。戰(zhàn)術(shù)過程關(guān)注于正在進(jìn)行的組合項(xiàng)目的持續(xù)績(jī)效問題。戰(zhàn)略過程關(guān)注在組合的演化上，包括選擇新的項(xiàng)目以符合商業(yè)目標(biāo)和戰(zhàn)略。此外，縮小一個(gè)與合

11、組合目標(biāo)和策略不符的項(xiàng)目的范圍或者取消該項(xiàng)目的建議也應(yīng)當(dāng)是項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)過程的一部分。項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)的主要活動(dòng)包括收集項(xiàng)目信息，評(píng)估項(xiàng)目和組合健康狀態(tài)以及商業(yè)貢獻(xiàn)，和管理校正措施。對(duì)于組合的風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者的日常評(píng)審工作來說，這些活動(dòng)是基礎(chǔ)。收集組合信息為了準(zhǔn)確地評(píng)估一個(gè)組合，管理人員需要統(tǒng)一的或者集中的項(xiàng)目級(jí)的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)基于定量的（金融，缺陷，市場(chǎng)份額等等）和定性的度量（股東義務(wù)，客戶滿意度，風(fēng)險(xiǎn)等等）。為了準(zhǔn)確，在分析這些信息之前，他們應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)并驗(yàn)證數(shù)據(jù)。然后，他們應(yīng)當(dāng)從項(xiàng)目層次和組合層次兩個(gè)視角來觀察這些數(shù)據(jù)。例如，他們應(yīng)該對(duì)每個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目和全體項(xiàng)目的財(cái)政健康狀態(tài)進(jìn)行評(píng)估，以保證整個(gè)組

12、合滿足其財(cái)政目標(biāo)。收集和合并數(shù)據(jù)的工具應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)一些跟蹤的功能，數(shù)目較少的項(xiàng)目組合可能使用電子制表軟件來追蹤和評(píng)估組合的健康狀態(tài)，但是具有多樣的復(fù)雜的項(xiàng)目的組合需要一種自動(dòng)化的工具來輔助收集、合并和分析活動(dòng)。評(píng)估組合有效的項(xiàng)目組合分析包括對(duì)組合商業(yè)結(jié)果的測(cè)量和比較，以決定該組合符合其商業(yè)決策既定的目標(biāo)。評(píng)估過程需要同時(shí)包括短期和長(zhǎng)期的角度，并且應(yīng)當(dāng)測(cè)量和檢查戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略參數(shù)： 戰(zhàn)術(shù)角度：?jiǎn)蝹€(gè)組合項(xiàng)目的健康狀況和績(jī)效 戰(zhàn)略角度:總體的組合商業(yè)結(jié)果 根對(duì)目標(biāo)測(cè)量項(xiàng)目和組合的績(jī)效，允許管理人員回答以下問題： 現(xiàn)行的項(xiàng)目是否產(chǎn)生了預(yù)期的商業(yè)利益并且支持組合的整體商業(yè)戰(zhàn)略？ 項(xiàng)目是否按照平衡風(fēng)險(xiǎn)和最優(yōu)價(jià)值的

13、原則來評(píng)定優(yōu)先級(jí)？ 項(xiàng)目中出現(xiàn)問題的是哪些趨勢(shì)和指標(biāo)？哪些校正措施是必要的？ 正在進(jìn)行中的項(xiàng)目提議是否符合市場(chǎng)趨勢(shì)？它們是否支持當(dāng)前/未來的客戶需求和新的戰(zhàn)略目標(biāo)？ 是否有合適的資源可以利用確保有效地實(shí)施當(dāng)前的和預(yù)測(cè)的項(xiàng)目？ 通過將每個(gè)項(xiàng)目的健康狀況/貢獻(xiàn)數(shù)據(jù)映射到商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)，管理人員可以容易地看出項(xiàng)目是否符合或者超過限定指標(biāo)，從而來識(shí)別組合中不一致的部分。Rational Portfolio Manager 是一個(gè) IBM 策略管理工具，提供組合儀表盤，它可以以各種各樣的形式包括投資計(jì)劃圖、記分卡、多維聯(lián)機(jī)分析處理中心點(diǎn)以及報(bào)表來幫助管理人員收集并解釋組合信息。例如，使用組合儀表盤，管理人

14、員可以給每個(gè)項(xiàng)目的限定值分配綠色、黃色和紅色中的一種狀態(tài)，然后開發(fā)記分卡或儀表盤和報(bào)表。這樣，他們就可以看出項(xiàng)目的績(jī)效是怎么樣的。圖2展示了用Rational Portfolio Manager 儀表盤創(chuàng)造多種視圖和報(bào)表的一個(gè)例子。管理人員可以利用這些視圖和報(bào)表，基于定量和定性的指標(biāo)進(jìn)行組合健康狀況和價(jià)值貢獻(xiàn)的分析。對(duì)于記分卡和投資計(jì)劃圖，組合中的每個(gè)項(xiàng)目將會(huì)被評(píng)估和分配為綠色、黃色和紅色中的一種狀態(tài)。管理人員將會(huì)知道分析那些從綠色到黃色或者從綠色到紅色的項(xiàng)目，以確定他們的負(fù)面影響是否足夠大以至于需要授權(quán)校正措施。圖2：由Rational Portfolio Manager 組合儀表盤獲得的可

15、利用的視圖/報(bào)表管理組合對(duì)不一致的項(xiàng)目采取校正措施是項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)的一個(gè)關(guān)鍵的組件。如果一個(gè)項(xiàng)目或組合不符合或超出其目標(biāo)，識(shí)別根本原因、形成一個(gè)校正措施計(jì)劃然后監(jiān)控并追蹤以保證措施被實(shí)施和問題被解決是非常關(guān)鍵的。項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有一種跟蹤趨勢(shì)和預(yù)見問題的機(jī)制以確保管理人員能夠?qū)嵤┲鲃?dòng)的措施以避免不一致的項(xiàng)目。項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)還應(yīng)該記文檔化和跟蹤這些措施來保證它們達(dá)到各自的目標(biāo)。如果一個(gè)成功的預(yù)防措施是可重復(fù)的，那么項(xiàng)目組合經(jīng)理應(yīng)當(dāng)將其合并到項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)中。針對(duì)商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)收集并分析數(shù)據(jù)允許管理人員和執(zhí)行官對(duì)于項(xiàng)目投資做出基于事實(shí)的決策，從而避免了他們對(duì)組合不利的個(gè)人主觀判斷。困難的

16、但是必要的校正/預(yù)防措施可能包括： 給高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目重新分配資源。 分配經(jīng)過認(rèn)證的項(xiàng)目經(jīng)理到那些具有相當(dāng)價(jià)值的項(xiàng)目中。 取消或者不競(jìng)標(biāo)被選定的項(xiàng)目或合同。 實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)降低計(jì)劃。 進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審。 協(xié)商進(jìn)度表的變更。 為項(xiàng)目經(jīng)理提供指導(dǎo)。 評(píng)審組合評(píng)審組合對(duì)于與所有項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者交流項(xiàng)目組合的狀態(tài)是非常必要的。這樣的評(píng)審應(yīng)當(dāng)被當(dāng)作一個(gè)迭代的過程，能夠確保管理人員和執(zhí)行官做出正確的決策，保持組合健壯。這些決策涉及： 確保組合持續(xù)的與商業(yè)戰(zhàn)略一致。 確保當(dāng)前的組合符合其目標(biāo)。 跟蹤校正管理措施的有效性。 在組織的能力和約束內(nèi)提供一個(gè)平衡的組合（風(fēng)險(xiǎn)和價(jià)值）。 驗(yàn)證商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目/組合的準(zhǔn)確度。

17、 確保資源容量能夠符合項(xiàng)目需求。 確保項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)是合適和有效的。 組合評(píng)審的頻率、形式和參加者名單會(huì)根據(jù)組織的不同而不同。會(huì)議應(yīng)當(dāng)同你的組織結(jié)構(gòu)以及組合中的數(shù)目、大小和持續(xù)時(shí)間相一致。如果你有自動(dòng)報(bào)表的能力，你就可以在會(huì)議之間分發(fā)報(bào)表以及在每次的數(shù)據(jù)收集時(shí)非常迅速地完成你的目標(biāo)。改進(jìn)組合組合是動(dòng)態(tài)的。你的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)是否已經(jīng)在穩(wěn)定狀態(tài)或者仍然在進(jìn)化，你需要一個(gè)確定的能夠持續(xù)改進(jìn)的過程，該過程與組合評(píng)估和跟蹤及度量組合改進(jìn)的措施管理過程密切相連。改進(jìn)過程也很重要，它保證組合評(píng)估的結(jié)果將“反饋”呈現(xiàn)在商業(yè)過程中。最后，為了將來的組合項(xiàng)目，項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括一種機(jī)制可以收集、分析和合

18、并已經(jīng)取得的教訓(xùn)。獲得益處如果在一個(gè)良好定義的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)對(duì)組合管理應(yīng)用項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐，組織可以實(shí)現(xiàn)巨大的好處 : 通過對(duì)不一致的項(xiàng)目或計(jì)劃實(shí)施校正管理措施，可以獲得組合的高績(jī)效。 一致的管理過程帶來的低成本。 有問題的項(xiàng)目或計(jì)劃被盡早的識(shí)別出來。 通過基于績(jī)效和商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的比較實(shí)現(xiàn)組合的目標(biāo)。 組織范圍內(nèi)的溝通和管理有效性的提高。 低風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目投資和最優(yōu)化商業(yè)價(jià)值的總體項(xiàng)目的平衡。 一個(gè)好的項(xiàng)目組合管理方法的實(shí)際結(jié)果是一個(gè)可以對(duì)整個(gè)商業(yè)戰(zhàn)略作出重大貢獻(xiàn)的更加可控的環(huán)境和商業(yè)單元。因?yàn)槲覀兙瓦@么一輩子，幾十年的光景，無法重來，開心也好，不開心也罷，怎么都是活著，那么何不讓自己開開心心的過好每一天呢！生活雖辛苦，但我們一定要笑著過，以積極樂觀的心態(tài)讓日子過得有滋有味，這樣才不白來人世走一遭，才會(huì)無怨無悔。因?yàn)樯顩]有真正的完美