工作計(jì)劃——高效工作的秘訣

1、,.明確計(jì)劃的重要性制定有效的工作計(jì)劃越來越多的科學(xué)管理已經(jīng)滲入到人們的生活當(dāng)中， 低效的工作也不例外， 制定有效的工作計(jì)劃對(duì)各項(xiàng)工作的推進(jìn)將起到至關(guān)重要的作用。計(jì)劃作為管理的四大職能中的首要職能。計(jì)劃工作，是指根據(jù)對(duì)組織外部環(huán)境與內(nèi)部條件的分析，提出在未來一定時(shí)期內(nèi)要達(dá)到的組織目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方案途徑。工作計(jì)劃的制定與執(zhí)行的好壞，往往可以決定一項(xiàng)工作項(xiàng)目的成功和失敗， 乃至決定整個(gè)企業(yè)的興衰存亡， 因而工作計(jì)劃的重要性就不言而喻了，主要可以從以下幾方面理解：一、制定計(jì)劃提高工作效率在公司中往往會(huì)有這么難兩種人，第一種是沒有計(jì)劃混日子的人，主要表現(xiàn)特征是 “等事做”，等待上級(jí)安排工作，等待下

2、屬請(qǐng)示工作，這種“消極式”的工作雖然也能把自己的工作完成，但其實(shí)并沒有將資源完全利用。另一種人是有自己計(jì)劃也按著計(jì)劃做事的人，主要表現(xiàn)特征是 “找事做”，不等領(lǐng)導(dǎo)安排，按照自己或部門的工作目標(biāo)，提前制定工作計(jì)劃，明確要做的工作。由于公司的經(jīng)營依賴于所有工作人員的工作，只有所有工作人員制定計(jì)劃，公司才能最完全的發(fā)展。這里的工作計(jì)劃就是指公司發(fā)展方向，是公司上下協(xié)調(diào)行動(dòng)的綱領(lǐng)。科學(xué)、合理的工作計(jì)劃可以保證各部門的工作始終能有條不紊的進(jìn)行。制定工作計(jì)劃是我們積極式工作的起點(diǎn)。二、合理分析化難為易當(dāng)一個(gè)復(fù)雜的問題出現(xiàn)時(shí)，想要解決問題首先需要分析問題，同時(shí)制定工作計(jì)劃也是對(duì)事情進(jìn)行剖析的過程，如果把復(fù)雜

3、的事情進(jìn)行分工完成就可以更快的達(dá)成工作目標(biāo)。制定工作計(jì)劃則可以經(jīng)過周密的思考， 尋找各項(xiàng)工作的推進(jìn)達(dá)成方法， 對(duì)將要進(jìn)行的工作進(jìn)行步驟預(yù)測(cè)、 時(shí)間預(yù)測(cè)、 分工預(yù)測(cè)、 資料預(yù)測(cè)， 將一些 “意料之外” 的不可控因素轉(zhuǎn)化成 “意料之中”的可控因素，制定出相應(yīng)對(duì)策和緊急預(yù)案，并在必要時(shí)對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，變被動(dòng)為主動(dòng)，化不利為有利，從而減少各種變化所帶來的沖擊。三、合理安排時(shí)間穩(wěn)定工作節(jié)奏工作計(jì)劃不單是將工作事件羅列， 同時(shí)也是一次時(shí)間的合理安排， 做工作計(jì)劃時(shí)可以分清 “重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急”四種類型的工作。根據(jù)這種情況再分配時(shí)間，這樣就可以對(duì)每件事情做到游刃有余。此外

4、，計(jì)劃能力也是個(gè)人水平的體現(xiàn)。個(gè)人的發(fā)展要講長遠(yuǎn)的職業(yè)規(guī)劃，對(duì)于一個(gè)不斷發(fā)展壯大的部門來說，計(jì)劃顯得尤為迫切。因?yàn)椴块T大了，人員多了，問題也就來了，人與人之間的溝通交流存在的很大的問題，每個(gè)人都有自己的想法，誰也不知道對(duì)方在想什么做什么。問題是必然會(huì)發(fā)生的。所以我們需要把我們的工作化無形為有形，;.,.如何做到，工作計(jì)劃就是一種很好的工具！明確了制定工作計(jì)劃的重要性，那么我們?nèi)绾沃贫üぷ饔?jì)劃呢？以周計(jì)劃為例，我們?cè)谥贫üぷ饔?jì)劃是需進(jìn)行以下幾個(gè)步驟：1、對(duì)照當(dāng)月重點(diǎn)工作，找出工作重點(diǎn)做周計(jì)劃時(shí)要對(duì)照當(dāng)月計(jì)劃，不要把階段性的重點(diǎn)工作內(nèi)容遺漏了。周計(jì)劃一定要與月計(jì)劃相對(duì)應(yīng)。2、對(duì)照上周工作計(jì)劃，看哪

5、些計(jì)劃沒有完成。上周沒有完成的工作計(jì)劃，寫在本周工作計(jì)劃內(nèi)。不能把沒有完成的工作丟棄了。3、梳理本周重點(diǎn)工作，提煉出重點(diǎn)工作內(nèi)容，避免寫每周都要做的常規(guī)性、重復(fù)性的日常工作。4、收集本周需要關(guān)注和重點(diǎn)事件的進(jìn)展和即將進(jìn)行的重點(diǎn)事件。部門領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的事件就是工作計(jì)劃。作為集團(tuán)的一個(gè)部門、一個(gè)公司，一周內(nèi)，部門主管、公司領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事件至少有三到五個(gè)，如果工作計(jì)劃只有兩三條，證明部門領(lǐng)導(dǎo)這一周內(nèi)沒有重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象。因此，從上面的例子我們可以看出，要做有效的工作計(jì)劃首先就是要把握工作計(jì)劃的內(nèi)容。我們都有這樣的體會(huì)，在行動(dòng)前如果我們有一個(gè)周密的行動(dòng)計(jì)劃，對(duì)要去做什么和如何去做都能了然于胸， 那么我們就

6、能以更大的信心和把握投入到行動(dòng)中去，這樣行動(dòng)的成功率就會(huì)大大提高。要提高公司的執(zhí)行力和工作效率，就必須做好工作計(jì)劃，并準(zhǔn)確定位工作計(jì)劃的內(nèi)容，工作計(jì)劃的內(nèi)容可用“5w1h ”來概括：（ 1）做什么？（ what to do it? ）即明確所要進(jìn)行的工作活動(dòng)的內(nèi)容及其要求。只有做好前期準(zhǔn)備，明確工作目標(biāo)， 才可以在工作投入過程中不浪費(fèi)不必要的時(shí)間和精力，從而提高工作效率。（ 2） 為什么做（ why to do it? ）即明確工作計(jì)劃的原因和目的，并論證其可行性，只有把“要我做”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙觥?，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，才能充分發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造性，為實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)而努力。（ 3） 何時(shí)做？（

7、 when to do it ? ）即規(guī)定工作計(jì)劃中各項(xiàng)任務(wù)的開始和完成時(shí)間，也就是所謂的工作進(jìn)度的管控，以便進(jìn)行有效的控制和對(duì)能力及資源進(jìn)行平衡、評(píng)估。（ 4）何地做？ （ where to do it? ）即規(guī)定工作計(jì)劃的實(shí)施地點(diǎn)和場(chǎng)所，了解工作計(jì)劃實(shí)施的環(huán)境條件和限制，以便更合理的安排工作計(jì)劃實(shí)施的空間。（ 5） 誰去做？（ who to do it? ）即規(guī)定有哪些部門和人員去組織實(shí)施工作計(jì)劃。例如：一個(gè)物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的承接，從前期物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目策劃到后期接管，這項(xiàng)工作可粗略地劃分為如下幾個(gè)階段：前期物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目策劃、投標(biāo)文件制作、前期物業(yè)服務(wù)介入等階段，在工作計(jì)劃中要明確規(guī)定每個(gè)階段的責(zé)

8、任部門和協(xié)助配合部門、責(zé)任人和協(xié)作人，還要規(guī)定由何部門;.,.和哪些人員參加鑒定和審核等。（ 6） 如何做？ （ how to do it ? ）即規(guī)定工作計(jì)劃的措施、 流程以及相應(yīng)的政策支持來對(duì)公司資源進(jìn)行合理調(diào)配，對(duì)員工能力進(jìn)行平衡，對(duì)各種派生計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡等。工作計(jì)劃不是寫出來的，而是做出來的。計(jì)劃的內(nèi)容遠(yuǎn)比形式來的重要。我們拒絕華麗的詞藻，歡迎實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容。簡(jiǎn)單、清楚、可操作是工作計(jì)劃要達(dá)到的基本要求。此外，一個(gè)完整的工作計(jì)劃還應(yīng)該包括各項(xiàng)控制標(biāo)準(zhǔn)即考核指標(biāo)等內(nèi)容，要使計(jì)劃執(zhí)行的部門和人員知道，做成怎么樣，達(dá)到什么水平才算是成功完成了工作計(jì)劃。工作計(jì)劃寫出來，目的就是要執(zhí)行。執(zhí)行可

9、不是人們通常所認(rèn)為的“我的方案已經(jīng)拿出來了，執(zhí)行是執(zhí)行人員的事情。出了問題也是執(zhí)行人員自身的水平問題”。執(zhí)行不力，或者無法執(zhí)行跟計(jì)劃其實(shí)有很大關(guān)系，如果一開始，我們不了解現(xiàn)實(shí)情況，沒有去做足夠的調(diào)查和了解。那么這個(gè)計(jì)劃先天就會(huì)給其后的執(zhí)行埋下隱患。同樣的道理，我們的計(jì)劃能不能真正得到貫徹執(zhí)行，不僅僅是執(zhí)行人員的問題，也是寫計(jì)劃的人的問題。1、要結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)本部門結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實(shí)情況，做出的計(jì)劃才會(huì)被很好執(zhí)行。2、各部門每月的重點(diǎn)工作計(jì)劃應(yīng)公開。目的有兩個(gè)： 其一、 是通過每個(gè)人的智慧檢查方案的可行性；其二、部門的工作難免會(huì)涉及到其他部門，通過討論贏得上級(jí)支持和同級(jí)其他部門的協(xié)作。3、工作計(jì)劃應(yīng)該是可以調(diào)整的。當(dāng)工作計(jì)劃的執(zhí)行偏離或違背了我們的目的時(shí)，需要對(duì)其做出調(diào)整，不能為了計(jì)劃而計(jì)劃。4、在工作計(jì)劃的執(zhí)行過程中，部門領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常跟蹤