DHL操作流程.doc

DHL操作流程1、收件、收件員根據(jù)送貨交接清單將各代理的快件逐一點(diǎn)清（確認(rèn)件數(shù)、重量）；附：A、交貨地址：上海市虹井路855弄26號(hào)B、截止收貨時(shí)間表美國(guó)12：3023天日本、東南亞15：3012天歐洲及其他地區(qū)17：3023天、交接雙方分別在一式三份的交接清單上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份留存；注意事項(xiàng)：注意收件限制：?jiǎn)芜呑畲箝L(zhǎng)度270CM，超過(guò)210CM的快件需要提前訂艙。運(yùn)往俄羅斯、尼日利亞、非洲地區(qū)的快件單件重量30公斤。15KG以上紡織品不能保證運(yùn)送時(shí)效。2、開(kāi)箱查驗(yàn)及二次包裝（每票必查）。、收件員對(duì)于每件快件都要開(kāi)箱查驗(yàn)，目的主要是檢查快件內(nèi)有無(wú)違禁品或海關(guān)限制出口及日本限制進(jìn)口的各種物品等，確保快件順利通關(guān)，派送成功；、檢驗(yàn)員開(kāi)箱查驗(yàn)無(wú)問(wèn)題后將快件進(jìn)行二次包裝，重新加封好；、重新確定二次包裝好的快件的體積重量（長(zhǎng)*寬*高/5000），將新的體積重量在運(yùn)單上標(biāo)注清楚；、檢查運(yùn)單上的品名、包裝方式，以及包裹的申報(bào)金額是否填寫(xiě)齊全、清楚，未填項(xiàng)要補(bǔ)充齊全；、檢查客戶(hù)提供的形式發(fā)票（其中形式發(fā)票一式兩份，必須由客戶(hù)自己提供。符合規(guī)范的一份留底，另一份做隨機(jī)文件。若客戶(hù)提供的發(fā)票不符合規(guī)范，我們可以按照客戶(hù)提供的信息重新制作符合規(guī)范的形式發(fā)票）；、檢驗(yàn)員將姓名在運(yùn)單上注明，將運(yùn)單整理好送至錄入員處進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。注意事項(xiàng)：查驗(yàn)時(shí)遇到敏感快件時(shí)可先扣留，待與客戶(hù)聯(lián)系后再確認(rèn)能否出運(yùn)。遇到扣留件，還需在工作聯(lián)系本上記錄該票信息，以便次日客服進(jìn)行處理。單證員根據(jù)檢驗(yàn)員送來(lái)的運(yùn)單，依次將面單上的收件人公司、聯(lián)系人、地址、郵編、聯(lián)系人電話(huà)、國(guó)家、文件或包裹品名、數(shù)量、申報(bào)價(jià)值等項(xiàng)目錄入DHL的EASYSHIP系統(tǒng)。待所有貨物全部錄入完畢后，根據(jù)系統(tǒng)將數(shù)據(jù)傳輸至DHL系統(tǒng)，此時(shí)客戶(hù)即可根據(jù)運(yùn)單號(hào)碼在網(wǎng)上查詢(xún)出自己的快件已經(jīng)被DHL接收。注意事項(xiàng)：面單錄入必須全部用英文錄入（最好大寫(xiě)）。錄入時(shí)郵編、電話(huà)、地址、申報(bào)內(nèi)容非常重要，特別是郵編。對(duì)于某些地址填寫(xiě)并不詳細(xì)的面單，國(guó)外派送可以根據(jù)郵編及聯(lián)系人電話(huà)將快件送至收件人。發(fā)件人姓名項(xiàng)可填可不填（若運(yùn)單上有發(fā)件人署名時(shí)，將其姓名錄入發(fā)件人項(xiàng)中）。信息錄入完畢后，面單要留存?zhèn)洳?。待?dāng)天所有貨物全部錄入完畢后要在系統(tǒng)里點(diǎn)擊當(dāng)日清畢。以獲得當(dāng)日所有票件清單，以便當(dāng)日清算。根據(jù)錄入完畢的信息打印出貨運(yùn)標(biāo)簽，一票一件的共計(jì)三聯(lián)。第一聯(lián)貼在貨物顯著位置供派送員送件用，后面兩聯(lián)一聯(lián)自己留存?zhèn)洳?，另一?lián)DHL留存。注意事項(xiàng)：根據(jù)快件的件數(shù)打印相應(yīng)數(shù)量的貨簽，并粘貼在快件上。對(duì)于客戶(hù)提供的不規(guī)范的形式發(fā)票，我們可根據(jù)客戶(hù)提供的信息打印DHL認(rèn)可的形式發(fā)票，發(fā)票上注明快件品名、收件人地址、件數(shù)、單價(jià)及總價(jià)等信息。共計(jì)打印2份，全部隨件送往DHL，在報(bào)關(guān)時(shí)以供海關(guān)人員進(jìn)行查驗(yàn)。注意事項(xiàng)：形式發(fā)票上的運(yùn)單號(hào)可不填寫(xiě)。客戶(hù)必須提供形式發(fā)票，若因時(shí)間或其他原因暫未提供，申報(bào)價(jià)值需經(jīng)客戶(hù)書(shū)面確認(rèn)申報(bào)價(jià)之后由我方代為制作形式發(fā)票。一定要將客戶(hù)提供的形式發(fā)票原件留存好，以便分清責(zé)任。DHL在上門(mén)收件時(shí)，我方一定要做好交接手續(xù)，準(zhǔn)備好交接單，雙方核對(duì)并簽字確認(rèn)，交接手續(xù)方可完成。DHL收件時(shí)間表美國(guó)13：3023天日本、東南亞16：3012天歐洲及其他地區(qū)18：3023天注意事項(xiàng)：交接地點(diǎn)必須與相應(yīng)帳號(hào)對(duì)應(yīng)，否則將會(huì)導(dǎo)致DHL查封帳號(hào)。如發(fā)生問(wèn)題件，要根據(jù)不同帳號(hào)靈活應(yīng)對(duì)8008108000客服。DHL上海等地?cái)埣钲谌〖瑱z查，二次包裝，信息匯總以及查詢(xún)客戶(hù)香港DHL有可能的話(huà)幫忙檢查，以免到深圳后出現(xiàn)問(wèn)題耽誤時(shí)效均輝改單并錄入DHL系統(tǒng)轉(zhuǎn)單號(hào)查詢(xún)問(wèn)題件處理一、收攬件1、上海等地收件收件員根據(jù)客戶(hù)的送貨清單將各代理的貨物逐件進(jìn)行查驗(yàn)，確認(rèn)貨物的件數(shù)、重量、運(yùn)單內(nèi)容是否完整、目的地是否偏遠(yuǎn)和隨貨文件，并將所有的貨物登記一份總的清單，清單內(nèi)容包括貨物運(yùn)單號(hào)、件數(shù)、重量、尺寸、目的地國(guó)家、走貨渠道，并在航班起飛前將清單傳真至深圳辦事處。注意事項(xiàng)：、貨物單邊長(zhǎng)在200CM以上要提前通知深圳，以確認(rèn)最近2日內(nèi)能否走貨。要進(jìn)行MSDS鑒定和提供名牌授權(quán)書(shū)的貨物要求提前2天將英文版的文件發(fā)來(lái)，已方便確認(rèn)能否走貨。、隨貨文件一般有運(yùn)單、INVOICE（最好是英文正本）一式三份（往波蘭的貨要求4份）、特殊貨件所需之文件，如紡織品的配額、原產(chǎn)地證明，電子、醫(yī)療產(chǎn)品的許可證、原木包裝的熏蒸證明，品牌的授權(quán)書(shū)，電池、非固體性貨物的成份分析報(bào)告等文件。、確認(rèn)走貨的渠道，是走正常渠道、單票申請(qǐng)還是專(zhuān)線(xiàn)。、盡可能將貨物的原單號(hào)寫(xiě)在貨物的外包裝上，防止因運(yùn)輸途中運(yùn)單不慎丟失耽誤出貨。確認(rèn)目的地關(guān)稅支付方式。貨物重量的計(jì)算取實(shí)際稱(chēng)重和體積重的大者，體積重的計(jì)算方式為：長(zhǎng)*高*寬（單位為CM）/5000，要注意的是量尺寸時(shí)要進(jìn)到下一個(gè)整數(shù)單位，如13.1CM，應(yīng)該記為14CM，重量單位以0.5KG為一個(gè)基數(shù)，如2.05KG記為2.5KG，2.51KG記為3KG。2、深圳收件、貨物到深圳提貨后，根據(jù)之前傳來(lái)的清單，先核對(duì)貨物件數(shù)和運(yùn)單，確認(rèn)無(wú)誤后逐一進(jìn)行開(kāi)箱查驗(yàn)，確保沒(méi)有違禁品。、檢查隨貨文件是否齊全，不齊全的應(yīng)登記并及時(shí)與客戶(hù)聯(lián)系，要求提供完整的隨貨文件。、檢查商業(yè)發(fā)票是否符合規(guī)范，不符合的按照客戶(hù)提供的信息重新制作新的商業(yè)發(fā)票。、對(duì)原包裝在運(yùn)輸過(guò)程中破損的件以及不合格包裝的貨物及時(shí)進(jìn)行換包裝，以免耽誤出貨，、檢查運(yùn)單上資料是否齊全，確認(rèn)收貨人地址是否偏遠(yuǎn)地區(qū)，如偏遠(yuǎn)聯(lián)系客戶(hù)加收偏遠(yuǎn)費(fèi)，同時(shí)要避免收件人地址為郵政信箱(P.O.BOX)。、確認(rèn)客戶(hù)貨物目的地關(guān)稅支付方式，由寄件人支付的要收取手續(xù)費(fèi)RMB100/票，由第三方支付的需要提供有效的96開(kāi)頭的帳號(hào)，并收取手續(xù)費(fèi)RMB100/票。、查驗(yàn)沒(méi)有問(wèn)題的貨物進(jìn)行二次包裝，確保包裝符合要求。并對(duì)二次包裝后的貨物重新確定尺寸、重量。并將所有的貨物登記一份總的清單，清單內(nèi)容包括貨物運(yùn)單號(hào)、件數(shù)、重量、尺寸、目的地國(guó)家、走貨渠道等，并加蓋公章。注意事項(xiàng)：對(duì)于問(wèn)題件，先扣留，再及時(shí)和客戶(hù)聯(lián)系，等文件齊全后再走貨，如要退件，確認(rèn)好退件費(fèi)用后再退件。三、貨件交給均輝1、將貨物和清單一起交給均輝現(xiàn)場(chǎng)收貨組，現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)好貨物的件數(shù)與重量，檢查好均輝的回單是否與所交貨物一致。2、在均輝操作部和均輝查驗(yàn)組一起查驗(yàn)，有遺漏問(wèn)題件及時(shí)與客戶(hù)聯(lián)系解決，確保貨物及時(shí)出貨。3、查驗(yàn)無(wú)問(wèn)題件，在均輝轉(zhuǎn)單，并將轉(zhuǎn)單號(hào)與原單號(hào)及時(shí)登記，方便客戶(hù)查詢(xún)軌跡。4、將每天出貨情況及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)，方便對(duì)賬。5、跟蹤貨件軌跡，確保貨物的時(shí)效和安全。注意事項(xiàng)：根據(jù)均輝港車(chē)的發(fā)車(chē)時(shí)間，分時(shí)段將處理好的貨物交給均輝，保證絕大部分貨物的時(shí)效。在香港DHL網(wǎng)站查詢(xún)貨物軌跡時(shí)注意語(yǔ)言表達(dá)上的差異，官方網(wǎng)站上的貨物軌跡和真實(shí)軌跡可能存在差異，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題時(shí)，及時(shí)和均輝客服聯(lián)系。貨物從香港出港后，還需要跟蹤，有可能在目的地海關(guān)出現(xiàn)問(wèn)題，只有在收件人簽收后才結(jié)束。四、結(jié)算1、均輝與我司均輝要求我司支付一定數(shù)額的保證金，運(yùn)費(fèi)在保證金中扣除，根據(jù)我們的貨量，當(dāng)保證金到一個(gè)下限時(shí)，均輝會(huì)通知我們加付保證金，如果我們的保證金不足以支付當(dāng)前所要走的貨物運(yùn)費(fèi)時(shí)，會(huì)扣留我們的貨物，直到付足保證金。均輝會(huì)給我們一個(gè)他們公司的客戶(hù)帳號(hào)，我們可以用這個(gè)帳號(hào)在均輝網(wǎng)站查詢(xún)每天我們走貨的件數(shù)、重量以及運(yùn)費(fèi)等。注意事項(xiàng)：如果貨物在目的地海關(guān)出了問(wèn)題，海關(guān)要求退回或銷(xiāo)毀，所產(chǎn)生的費(fèi)用，均輝會(huì)直接在我司的保證金中扣除。我們每天走貨的賬單要我們公司自己在均輝網(wǎng)站查詢(xún)并打印，均輝財(cái)務(wù)沒(méi)有對(duì)賬單傳真到我司財(cái)務(wù)。收攬件1、收攬件周一至周六9:0024：00上門(mén)取件，其他時(shí)間提前預(yù)約。2、物流中心操作A、各代理晚上將貨送至泓豐總部。物流中心操作出口報(bào)關(guān)航空運(yùn)輸進(jìn)口清關(guān)分撥派送a、收件員根據(jù)送貨清單將各代理的快件逐一點(diǎn)清，并將各快件逐一測(cè)量其體積、稱(chēng)重；b、將貨物體積在交接單上注明，將貨物重量、件數(shù)在運(yùn)單上注明；c、掃描運(yùn)單上的條形碼2次錄入電腦；d、交接雙方分別在一式兩份的交接清單上簽字確認(rèn)，收件環(huán)節(jié)結(jié)束操作。注意事項(xiàng)：注意收件限制：次日遞的截止收件時(shí)間為21：00，單票快件重量20KGS，單邊最大長(zhǎng)度100CM，三邊總長(zhǎng)200CM，申報(bào)價(jià)值10000日幣。大阪西武的收件要求為，一票10件以下，單件重量32KGS，單邊長(zhǎng)160CM，三邊總長(zhǎng)180。嚴(yán)禁接收私人快件。超大超重快件需提前預(yù)訂艙位或致電詢(xún)問(wèn)。B、開(kāi)箱查驗(yàn)（每票必查）。開(kāi)箱查驗(yàn)主要是檢查快件內(nèi)有無(wú)違禁品或海關(guān)限制出口及日本限制進(jìn)口的各種物品等，確?？旒樌P(guān)，派送成功。a、檢驗(yàn)員開(kāi)箱查驗(yàn)無(wú)問(wèn)題后將快件重新加封好；b、將快件的品名、包裝方式在運(yùn)單上注明，包裹要將客戶(hù)的申報(bào)金額填寫(xiě)入運(yùn)單“海關(guān)申報(bào)金額”一欄，在形式發(fā)票上注明快件件數(shù)、重量、運(yùn)單號(hào)；c、最后檢驗(yàn)員將姓名在運(yùn)單上注明，以便分清責(zé)任；注意事項(xiàng)：查驗(yàn)時(shí)遇到敏感快件時(shí)可先扣留，待與客戶(hù)聯(lián)系后再確認(rèn)能否出運(yùn)。遇到扣留件，還需在工作聯(lián)系本上記錄該票信息，以便次日客服進(jìn)行處理。C、分揀快件。a、分揀員抽取出運(yùn)單聯(lián)中字跡最清楚的一聯(lián)，連同形式發(fā)票，送至單證員處，錄入電腦并留底備查。（其中形式發(fā)票一式兩份，必須由客戶(hù)自己提供。符合規(guī)范的一份留底，另一份做隨機(jī)文件。若客戶(hù)提供的為手寫(xiě)發(fā)票，貨物可先出運(yùn)，次日必須要求客戶(hù)再提供正規(guī)的形式發(fā)票）。b、根據(jù)收件地址將快件分區(qū)擺放（大阪或東京）；c、二次包裝。對(duì)于一票多件的快件，可根據(jù)實(shí)際情況將其合并包裝，以防貨物遺失和方便派送。注意事項(xiàng)：分揀員在分揀時(shí)可根據(jù)收件地的地理位置及當(dāng)天東京和大阪的艙位進(jìn)行靈活處理。當(dāng)晚，將形式發(fā)票、撕下的面單聯(lián)和工作聯(lián)系本交客服。D、將運(yùn)單信息錄入電腦，打印出貨簽，貼在快件上。E、將所有快件整理打包，在外包裝上標(biāo)明航空總運(yùn)單號(hào)并貼航空標(biāo)簽，裝車(chē)前稱(chēng)總重（以便填寫(xiě)航空運(yùn)單，方便海關(guān)申報(bào)），運(yùn)往浦東快件中心。3、出口報(bào)關(guān)A、快件中心根據(jù)總部傳真將報(bào)關(guān)信息錄入海關(guān)的電子報(bào)關(guān)系統(tǒng)，確認(rèn)無(wú)誤后上傳，得到電子通關(guān)放行，打印出報(bào)關(guān)預(yù)錄單。B、對(duì)于B類(lèi)快件，快件中心晚上收到總部郵件后將數(shù)據(jù)明細(xì)導(dǎo)入海關(guān)系統(tǒng)。C、快件抵達(dá)后，報(bào)關(guān)員取得客戶(hù)提供的各項(xiàng)報(bào)關(guān)單證（報(bào)關(guān)單、發(fā)票、裝箱單、報(bào)關(guān)委托書(shū)、D類(lèi)快件的核銷(xiāo)單等）。并打印出KJ2報(bào)關(guān)清單，一并送往報(bào)關(guān)大廳進(jìn)行實(shí)際報(bào)關(guān)。D、海關(guān)放行后，加蓋關(guān)封，分別將大阪、東京的快件運(yùn)至各貨站進(jìn)行打板出運(yùn)。OCSOCS日本專(zhuān)線(xiàn)的操作流程與ASIA-EX的大致相同，但是由于兩者信息化程度不同，OCS在某些環(huán)節(jié)上和ASIA-EX存在一些差異。1、OCS收件員在收件的時(shí)候就將快件的信息通過(guò)終端掃描槍輸入系統(tǒng)，同時(shí)憑經(jīng)驗(yàn)對(duì)快件進(jìn)行查驗(yàn)，并填寫(xiě)OCS運(yùn)單。2、收件員將收件清單與現(xiàn)場(chǎng)操作人員進(jìn)行交接，并逐一清