商戶檔案管理制度

商戶檔案管理制度一、 目的為了確保商戶檔案資料的有用性、完整性、和保密性。二、 適用范圍公司商管部對商戶檔案的管理工作。 三、 職責(zé)按照歸檔范圍、要求，將商戶檔案資料的收集、整理、按時歸檔。商管部人員應(yīng)當(dāng)遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。四、 工作程序1、從商戶簽訂鋪位租賃或定金協(xié)議之日起，商管人員按本管理規(guī)程收集、整理、歸檔。2、以商戶簽訂協(xié)議日期的前后順序排列作為檔案編號，按戶設(shè)檔，一戶一檔一編號，所有整理的資料歸入檔案。3、商管人員應(yīng)對檔案資料進行目錄編寫以便查閱。4、鋪位的商戶發(fā)生變動，檔案資料應(yīng)即時調(diào)整。5、所有商戶檔案資料實行保密管理，除司法機關(guān)執(zhí)行公務(wù)查詢外，任何第三方不予查詢。公司各部門如需查閱商戶檔案，必須經(jīng)過總經(jīng)理批準或填寫（檔案借閱申請單）后方可查閱。6、商戶檔案由行政部統(tǒng)一保管。五、 檔案歸檔要求1、各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交相應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。填寫（檔案借閱延期單）。2、各部門向公司行政部移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)，填寫（檔案移交表格）。3、歸檔案卷的總要求是：遵循商戶檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，按照樓層業(yè)態(tài)建檔、歸檔便于日后保管和查詢。具體應(yīng)做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的商戶檔案應(yīng)包括如下文件：接鋪位通知書、鋪位驗收確認書、租賃合同復(fù)印件、商戶有效證件復(fù)印件、商戶聯(lián)系電話、（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼、商標注冊證、商品的質(zhì)檢報告、如有進口商品要出具報關(guān)單等復(fù)印件），如果是代理或托管還要出示相關(guān)授權(quán)書，商戶/委托代理人簽字的管理公約、裝修工程申請表（附裝修設(shè)計施工圖紙）、裝修工程切結(jié)書、商戶提供的其他材料，及特殊情況領(lǐng)導(dǎo)審批確認書。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、通知與確認、商戶提供的相關(guān)材料等形成的同一文件立在一起，不得分開。 （3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即正件在前，附件在后。 （4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表也應(yīng)在圖表上的背面編號。 （5）案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。（6）檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。4、檔案的核查和銷毀（1）、總經(jīng)理助理對所保存檔案定期進行核查，對不符合歸檔要求的要及時通知相關(guān)部門跟進，確保檔案內(nèi)容的完整。對已撤鋪位或更換商戶的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。（2）、商戶檔案材料的銷毀需經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可銷毀，且進行相關(guān)記錄。六、檔案的借閱1、公司各部門因工作需要，借閱商戶檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準，總經(jīng)理同意簽字后行政部確認方可借閱。 2、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。 3、借閱檔案者，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)總經(jīng)理批準,填寫（檔案轉(zhuǎn)借、外帶申請表）。 4、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過一天。延期需部門經(jīng)理補簽延期說明。（同檔案借閱延期單）5、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七條相關(guān)罰則進行處罰。 6、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。七、罰款細則1、延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，說明原因，并補簽相關(guān)文件及程序，若不遵循標準和要求催交時仍拖延不交的，當(dāng)事人和部門領(lǐng)導(dǎo)各罰款100元500元。 2、泄露秘密，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元1000元，并予以通報批評。3、對于利用檔案謀取私利，泄露公司商業(yè)機密，予以開除處分。如造成經(jīng)濟損失，賠償相關(guān)經(jīng)濟損失，并移交司法部門處理。八、特別說明九、附表檔案借閱申請單檔案借閱申請單使用人姓名使用部門借閱時間借閱資料名稱借閱用途使用性質(zhì)查閱 復(fù)印 外帶 其他（ ）經(jīng)手人部門經(jīng)理總經(jīng)理歸還日期歸還情況備注檔案借閱延期單檔案借閱延期申請單使用人姓名使用部門借閱時間借閱資料名稱借閱用途使用性質(zhì)查閱 復(fù)印 外帶 其他（ ）經(jīng)手人部門經(jīng)理總經(jīng)理應(yīng)歸還日期延期歸還日期 備注檔案移交表格檔案移交表格移交人姓名移交