歸檔常見問題及對策

歸檔常見問題及對策一、歸檔中的“文件”歸檔中的“文件”與我們平時接觸的文件有所不同，指的是若干份文件的集合體，包括不同的版本，不同的文種，都有可能組合為一件文件。比如文件正本與副本，這是2份文件，但在歸檔中，我們把它們作為一件；比如轉發(fā)文件與原件，這是2份文件，但我們也把它作為一件，“為一件”，是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現為一條條目。整理就是一個將無序的文件有序化的過程，經此處理文件就轉化為檔案。二、歸檔中的“案卷”案卷是檔案工作中使用的一種計量單位，指按照一定的主題等內部特征和外部特征編立的，具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。文件有標題、事由、形成者、文種、時間、發(fā)文對象等六要素，按照其中某一個或某幾個要素進行文件的組合排列，就是按照文件內部特征編立案卷。比如反映某一問題（如黨務工作、人事工作、財會工作等）的文件，具有共同的內容（事由）特征。文件的外部特征指的是文件的形態(tài)，比如紙質，照片，圖紙，光盤等等。三、哪些文件材料應歸檔？凡是反映本機關工作活動和歷史面貌，辦理完畢，具有查考利用價值的文件材料均屬收集范圍。只收集按規(guī)定應當歸檔的文件材料，此規(guī)定詳見四川師范大學立檔單位檔案歸檔范圍和保管期限表。歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應收集齊全完整。在歸檔的文件材料中，每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件等，均應收集齊全。四、哪些文件材料不屬于歸檔范圍？1上級機關普發(fā)供參閱、不需要辦理的文件材料，上級機關發(fā)來供工作參考的抄件，上級機關征求意見未定稿的文件材料；2任免、獎懲非本校工作人員的文件材料；3學校形成文件材料中的重份文件材料、未定稿的文件材料、無查考利用價值的事務性、臨時性文件材料；4未經會議討論，未經學校領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校對稿(學校主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)；5從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6學校內部互相抄送的文件材料(由制發(fā)單位歸檔)，不應履行公文的行文、介紹信等；7本校負責人兼任外單位職務形成的與本校無關的文件材料；8非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料；9無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建設性意見的人民來信及電話記錄；10為參考目的從各方面(包括校外)收集的文件材料；11參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料。五、文書人員平時如何積累檔案？各立檔單位的專職文書處理人員或檔案責任人，在平時應嚴格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，隨時將辦理完畢的文件，根據文件材料特征分類存放，對照本單位的收文登記簿進行檔案積累。一項重大活動從開始籌備之初就應該積極參加并注意及時收集重要材料，從文件接收或擬稿到歸檔前的一系列管理活動，都必須按照集中統(tǒng)一的工作原則，建立健全管理制度。六、如何分類整理文件？立卷分類有三種方法1、分年度：先將文件按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成年度。2、分問題：將文件按其內容所反映的問題、事物分開。3、分期限：將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。以上三種方法使用的步驟是：分年度分問題分保管期限1、將文件材料按其形成或針對的年度分開，根據文件材料的不同特點，可采用自然年度、教學年度、會計年度分別歸入不同年度。2、在分年度的基礎上，將文件材料按四川師范大學檔案實體分類方案中確定的類別分開。3、將類別理順的文件材料按其內容所反映的問題、事物分開。4、最后將文件材料按照規(guī)定的不同保管期限分開。七、跨年度文件如何分類？1、跨年度的請示與批復，歸入批復年度；2、跨年度規(guī)劃、計劃，一般歸入文件內容針對的第一個年度；3、跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；4、跨年度的會議文件，一般可歸入會議開幕的年度；5、跨年度的非訴訟案件材料，應歸入結案年度；6、法規(guī)性文件歸入公布或批準年度；7、教學類文件按學年歸檔，財會檔案文件按會計年度歸檔。八、如何進行文件價值的判斷和劃分保管期限？檔案保管期限分為永久、30年、10年三個級別1、能夠反映學校教學、科研、管理活動和歷史面貌，對學校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久；2、反映學校一般工作活動，在長時期內對學校和社會有查考利用價值的，列為30年；3、凡在短時期內對學校工作有查考價值的，列為10年。具體內容參見各類四川師范大學立檔單位檔案歸檔范圍和保管期限表。九、如何將文件組合成案卷？1、一般應以問題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密，分級適當，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。2、同一內容的文件材料組成一卷或數卷，每卷不超過200個自然頁，即200張A4幅面大小的紙張。3、會議文件，按會議的屆次組合，根據文件的數量，可一會一卷、一會數卷。例行系列性會議，如每周一次的例會，可數會一卷。4、非訴訟案件材料，按問題，可以一案一卷或一案數卷。5、重要的人民來信可按信件作者、信件的處理形式或信件所反映的問題組合；文件數量較少時也可按時間進行組合。6、統(tǒng)計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組合，根據文件的數量，可組成一卷或數卷。7、學校管理和業(yè)務活動形成的業(yè)務文件、調研材料等，一般按單一問題組合。8、同一問題的請示與批復、轉發(fā)件與原件應組合在一起。9、工作計劃、總結等文件，一般可按責任者或名稱組合。10、簡報、內部刊物可按名稱一期一卷或數期一卷。十、如何排列卷內文件？卷內文件材料要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列。文字材料的檔案按問題、時間或重要程度排列。密不可分的文件材料應放在一起歸檔，其排列順序為：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要修改稿在后；非訴訟案件結論性材料在前，依據性材料在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；其他文件材料按時間順序排列。十一、如何編制頁號？具體做法是：1、凡是頁面上有內容的頁都要編號，空白的頁不用編號，2、卷內目錄、備考表均不編頁號。3、頁號應用藍色或黑色號碼機敲出，起始號為1。4、頁號位置標在每頁材料非裝訂線一側下角。十二、如何填寫卷內文件目錄？卷內文件目錄由學校檔案管理軟件統(tǒng)一生成，主要在軟件中錄入以下幾部分內容：1、順序號：以卷內文件排列先后順序填寫，如1、2、3。2、文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號，如校字200419號。3、責任者：形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者，如我校*學院制發(fā)的通知，責任者為四川師范大學*學院。4、題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，并在前后加 。n會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規(guī)定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的對應關系。5、日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，如。沒有責任者、年、月、日的文件材料，要考證清楚，及時補上。6、頁號：卷內有文字的頁面均應編號。十三、如何填寫卷內備考表？卷內備考表位于卷內文件之后，用學校檔案管理軟件統(tǒng)一生成。本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、補充、移出、銷毀等情況，并標明卷內文件材料的件數、頁數。立卷人：檔案責任人簽名。檢查人：立卷部門的負責人對本部門形成的檔案進行檢查并簽名。立卷時間：填寫立卷的時間，年、月、日。十四、如何進行裝訂？將卷內文件目錄放在前，卷內備考表放在后，進行案卷的裝訂。裝訂時首先要拆除卷內文件中的金屬物，對破壞文件材料進行修補。整理案卷紙張大小以A4為準。太大的文件表格在留出裝訂線后折疊成手風琴式；小字條等要用白紙裱糊成A4大?。黄茡p文件要進行托裱；字跡模糊或者圓珠筆書寫的應復印并將復印件與原件放在一起。裝訂線距頁邊1.5厘米左右，以訂齊全部材料，同時不覆蓋正文內容為原則。十五、如何填寫案卷標題？案卷標題應該簡明確切、體式一致。一般以“主要責任者”“內容（事由）”“名稱（文種）”為標準形式。部分案卷題名也可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號及名稱。一般寫在卷面，不超過50字。除會議文件外，一般不得使用文件材料，如“學校辦公室文件材料”、“學院文件材料”等含混的標題；除一般函件外，不得使用往來文書如“教育廳往來信件”等標題；除非訴訟案件材料外，不得用“案件”作為標題。標題樣例：n 2002-2003學年校長辦公會記錄n 2001年學校分房問題群眾來信材料n 研究生處2009級博士生個人培養(yǎng)計劃n 國家教委、四川省招辦1995年關于研究生招生和錄取工作的通知n 成人教育學院2001屆會計學本科畢業(yè)生學士學位名單、學位申請表n 研究生院2003-2004學年第一學期研究生課程開課目錄n 科研處1996年四川省教育科學規(guī)劃研究課題申請書十六、歸檔的時間是怎樣規(guī)定的？檔案工作中針對不同門類的檔案有不同的歸檔時間規(guī)定，一般如下：黨務、行政檔案應當在次年3-6月歸檔；教學檔案應當在當年9-12月歸檔；科研檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔；基建檔案應當在項目完成后三個月內歸檔；重大活動應當在活動結束后兩周內歸檔；財會檔案在工作結束后的第三年向檔案館移交；其他類別檔案參照上述類別執(zhí)行。十七、歸檔時應辦理什么手續(xù)？移交檔案時，交接雙方當面檢查。檔案館根據有關標準進行驗收，凡不符合要求者，檔案館不予接收。立檔部門須限期改正。學校檔案館人員檢查合格后打印移交目錄，一式兩份，交接雙方在移交目錄上簽名，各存一份，以備查考。十八、歸檔的案卷、文件質量應達到什么標準？案卷應該達到以下質量要求：1、案卷大小適宜紙張大小以A4紙幅為標準。超過規(guī)格的圖紙、圖表等文件材料應采用手風琴方式進行折疊。2、案卷厚薄要適宜卷內文件的數量不應超過200個自然頁，即200張A4幅面大小的紙張。對同一問題文件數量多的，宜酌情適當分卷。問題單一、文件數量少者可組薄卷，嚴禁跨類組卷。3、卷內文件保管期限要統(tǒng)一4、編制頁碼裝訂的案卷各頁面只要有字跡的，均應依次在非裝訂線一側下角編頁號；不裝訂的案卷，應在每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項填寫。5、認真填寫卷內文件目錄、備考表卷內文件目錄、備考表、案卷標題的書寫均應用碳素墨水、藍黑墨水或激光打印，禁止用鉛筆、圓珠筆和彩筆。十九、聲像檔案歸檔有什么要求？學校及各立檔單位在教學、科研、管理過程中形成的，對學校有參考利用價值的照片、影像、聲像等材料，活動結束后將照片、底片、光盤、磁盤整理歸檔，具體內容要求參見四川師范大學聲像檔案管理辦法。歸檔的聲像材料須精選有代表性的，反映活動主題、參加人物的3-5張為宜，重大活動可以適當增加。歸檔的聲像材料必須要有文字說明，應有活動內容、時間、地點、人物的姓名及職務、背景、制作者等。做好歸檔目錄，