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財(cái)務(wù)檔案管理制度1 目的根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)會(huì)計(jì)檔案管理辦法的通知的規(guī)定,為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理,建立、健全會(huì)計(jì)檔案的管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密,完善財(cái)務(wù)檔案管理工作,特制定本制度。2 適用范圍本制度用于財(cái)務(wù)部檔案的管理。預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本制度。3 管理職責(zé)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等,對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé),對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫管理。4 會(huì)計(jì)檔案范圍 包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。a、 會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證;b、 會(huì)計(jì)賬簿類:總帳,明細(xì)帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會(huì)計(jì)帳簿;c、 財(cái)務(wù)報(bào)告類:包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告;d、 其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊,會(huì)計(jì)檔案保管清冊,會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,以及有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。 5會(huì)計(jì)檔案的管理 5.1 會(huì)計(jì)檔案的整理立卷:會(huì)計(jì)年度終了后,對會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法,即:分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一,并分門別類按各卷順序編號。a、 分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報(bào)表,四類文字資料及其他;b、 檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;c、 管理要求統(tǒng)一。建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊,報(bào)表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。5.2 會(huì)計(jì)憑證的裝訂會(huì)計(jì)憑證每月裝訂一次,按年分月妥善保管歸檔。會(huì)計(jì)憑證裝訂前應(yīng)準(zhǔn)備的工作:5.2.1分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;5.2.2按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù);5.2.3摘除憑證內(nèi)的金屬物,對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;5.2.4整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺,如:領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全;5.2.5記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全;5.2.6 會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:a、 裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;b、 憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;c、 裝訂憑證厚度一般為3厘米,裝訂牢固,美觀大方。5.2.7 會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;b、在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱。5.3 會(huì)計(jì)賬簿的裝訂 各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。賬簿裝訂的基本要求:5.3.1 首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);5.3.2 然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂,活頁賬簿裝訂要求:a、保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,加上封面、封底,裝訂成冊;b、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。5.3.3在賬本的封面上填寫好賬目的種類,編好卷號,會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章;5.3.4賬簿裝訂后的其他要求:a、會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁的現(xiàn)象;b、封面應(yīng)齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號,編號為一年一編,編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬;c、會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號,如總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。5.4會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔5.4.1每年形成的會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由本會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后,由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊,移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管;5.4.2移交檔案部門保管的會(huì)計(jì)檔案原則上應(yīng)該保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。5.5會(huì)計(jì)檔案的保管5.5.1 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(詳見附表一),保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起;5.5.2 會(huì)計(jì)檔案室的要求:應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有防火器材;室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲蛀、防鼠咬;保持通風(fēng)透光,并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方,并防止潮濕;5.5.3 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找;5.5.4 設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿,嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;5.5.5電算化會(huì)計(jì)檔案,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù))和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù),以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案保管按以下要求:a、 電算化會(huì)計(jì)檔案的保存期限會(huì)計(jì)檔案的保存期限按現(xiàn)行制度規(guī)定的各種檔案存放時(shí)間保管。b、 通過計(jì)算機(jī)計(jì)算打印輸出的各類帳薄、憑證清單等視同原手工登記的帳薄等會(huì)計(jì)資料進(jìn)行保管。c、 由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí),須補(bǔ)充打印,并由操作人員在打印輸出文件上簽字蓋章。d、 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文件檔案資料視同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理,保存期限最低截止至該系統(tǒng)停止使用或重大更改后三年。e、 電算化會(huì)計(jì)檔案存放要求會(huì)計(jì)檔案存放做到“八防”,即:防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強(qiáng)磁場、防凍。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤應(yīng)分別存放在三個(gè)不同地點(diǎn),并定期復(fù)制。5.6會(huì)計(jì)檔案的借閱5.6.1會(huì)計(jì)檔案為本公司所用,原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料,在登記報(bào)批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)?。?.6.2外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有單位正式介紹信,經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);由檔案部門建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、登記制度;5.6.3借閱手續(xù):借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚;5.6.4借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。5.7 會(huì)計(jì)檔案的銷毀5.7.1 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,可以按照以下程序進(jìn)行銷毀:a、會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀意見,會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容),經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見,報(bào)請上級主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀;b、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),由檔案部門和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點(diǎn)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,經(jīng)辦人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章;注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,以示負(fù)責(zé),同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份,一份報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),一份歸入檔案備查;c、會(huì)計(jì)檔案保管期滿,但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出另行立卷,由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清單和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明;d、在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案,不得銷毀。6公司合并、分立與解散的會(huì)計(jì)檔案管理6.1 公司下屬子公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,由公司財(cái)務(wù)部派員協(xié)助終止單位的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊,經(jīng)公司財(cái)務(wù)部主管審核后移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。6.2 公司下屬子公司合并,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由合并單位保管。6.3 公司下屬子公司撤銷解散后,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由其主管公司接收、保管。7 附表附表:會(huì)計(jì)檔案保管期限8 附則本制度的修訂、解釋權(quán)屬集團(tuán)總部財(cái)務(wù)管理部門。附表:會(huì)計(jì)檔案保管期限表檔案類別序號檔案名稱保管期限備注一、憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證1
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