廣州軟件有限公司財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法

廣州軟件有限公司財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財(cái)務(wù)報(bào)銷行為，合理控制費(fèi)用支出，特制定本辦法。 第二條 本辦法根據(jù)國(guó)家企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及公司的實(shí)際情況，將財(cái)務(wù)報(bào)銷分為日常費(fèi)用、業(yè)務(wù)接待費(fèi)、車輛管理費(fèi)、差旅費(fèi)、工資福利及相關(guān)費(fèi)用、稅費(fèi)支出、工程相關(guān)支出及專項(xiàng)支出等，以下分別說(shuō)明報(bào)銷相關(guān)的借款流程及各項(xiàng)支出具體的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度和流程。 第三條 本公司的費(fèi)用支出（低于100元人民幣的除外）采取先批準(zhǔn)后使用的原則，即先辦理借款手續(xù)再行報(bào)銷，未經(jīng)審核批準(zhǔn)的費(fèi)用一般不予報(bào)銷，特殊情況除外。第四條 本制度適用公司全體員工。第二章 借支管理規(guī)定及借支流程第五條 借款管理規(guī)定 (一) 出差借款：出差人員憑審批后的出差申請(qǐng)表按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷還款手續(xù)。 (二) 其他臨時(shí)借款，如業(yè)務(wù)費(fèi)、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)及時(shí)報(bào)賬，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。 (三) 各項(xiàng)借款金額超過(guò)5000元應(yīng)提前一天通知財(cái)務(wù)部備款。 (四) 借款銷賬規(guī)定：(1) 借款銷賬時(shí)應(yīng)以借款單為依據(jù)，據(jù)實(shí)報(bào)銷，超出借款單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕銷賬；（2）借支票者原則上應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)辦理銷賬手續(xù)。 (五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個(gè)人借款從工資中扣回。 第六條 借款流程 (一)填寫借款單：借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金；附上采購(gòu)合同書或報(bào)價(jià)單、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)文件等附件。 (二)審批流程：財(cái)務(wù)主管審核簽名財(cái)務(wù)監(jiān)督人復(fù)核簽名財(cái)務(wù)審批人審核批準(zhǔn)。 (三)財(cái)務(wù)付款：借款人憑審批后的借款單到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款（現(xiàn)金或支票）手續(xù)。(四)報(bào)告：財(cái)務(wù)審批人及時(shí)向法定代表人或總經(jīng)理匯報(bào)借款情況，法定代表人或總經(jīng)理簽名確認(rèn)。第三章 日常費(fèi)用報(bào)銷制度及流程第七條 日常費(fèi)用主要包括房租費(fèi)、水電費(fèi)、電話費(fèi)、交通費(fèi)、辦公費(fèi)、低值易耗品及備品備件、資料費(fèi)等。第八條 日常費(fèi)用報(bào)銷的一般規(guī)定 (一) 報(bào)銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù)，且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。 (二) 填寫支付證明單應(yīng)注意:根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)填寫對(duì)應(yīng)單據(jù)；嚴(yán)格按單據(jù)要求項(xiàng)目認(rèn)真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡(jiǎn)述費(fèi)用內(nèi)容或事由。 (三) 辦理低值易耗品、辦公用品等實(shí)物采購(gòu)的要求辦理入庫(kù)登記，并要求發(fā)票上有驗(yàn)貨入庫(kù)人簽名，以便于財(cái)務(wù)部做好賬物相符的工作。(四) 按規(guī)定的審批程序報(bào)批。(五) 報(bào)銷5000元以上需提前一天通知財(cái)務(wù)部以便備款。(六) 固定電話費(fèi)由行政部指定專人按日常費(fèi)用審批程序及報(bào)銷流程辦理報(bào)銷手續(xù)，若遇電話費(fèi)異常變動(dòng)情況應(yīng)到電信局查明原因，特殊情況報(bào)總經(jīng)理批示處理辦法。(七) 為了合理控制費(fèi)用支出, 辦公費(fèi)、低值易耗品此類費(fèi)用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購(gòu)置,并指定專人負(fù)責(zé)。 (八) 交通費(fèi)報(bào)銷要在發(fā)票背后寫明辦理事宜。第九條 費(fèi)用報(bào)銷的一般流程: (一)填寫支付證明單：報(bào)銷人按規(guī)定填寫支付證明單，注明報(bào)銷事由、金額（大小寫須完全一致，不得涂改）。(二)審批流程：財(cái)務(wù)主管審核簽名財(cái)務(wù)監(jiān)督人復(fù)核簽名財(cái)務(wù)審批人審核批準(zhǔn)。 (三)財(cái)務(wù)銷賬或付款：辦理了借款的報(bào)銷事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的支付證明單辦理銷賬手續(xù)；未辦理借款的報(bào)銷事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的支付證明單及補(bǔ)辦的借款單辦理付款手續(xù)。 (四)報(bào)告：財(cái)務(wù)審批人及時(shí)向法定代表人或總經(jīng)理匯報(bào)報(bào)銷情況，法定代表人或總經(jīng)理簽名確認(rèn)。第四章 差旅費(fèi)報(bào)銷制度及流程第十條 差旅費(fèi)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn) 職 務(wù) 交通工具 住宿標(biāo)準(zhǔn) 伙食標(biāo)準(zhǔn)交通費(fèi)用一般員工 火車硬臥 120元/天30元/天 30元/天 部門負(fù)責(zé)人 火車硬臥 150元/天40元/天 40元/天 副總經(jīng)理 飛機(jī) 200元/天 50元/天 50元/天 總經(jīng)理及以上 飛機(jī) 實(shí)報(bào)實(shí)銷 實(shí)報(bào)實(shí)銷 實(shí)報(bào)實(shí)銷 第十一條 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充說(shuō)明： (一) 住宿費(fèi)報(bào)銷時(shí)必須提供住宿發(fā)票，實(shí)際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，不予補(bǔ)償；超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由員工自行承擔(dān)。 (二) 實(shí)際出差天數(shù)的計(jì)算以所乘交通工具出發(fā)時(shí)間到返回時(shí)間為準(zhǔn)，12：00以后出發(fā)（或12：00以前到達(dá)）以半天計(jì)，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達(dá)）以一天計(jì)。 (三) 伙食標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行包干制，依據(jù)實(shí)際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷形式，特殊情況無(wú)相關(guān)票據(jù)時(shí)可按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取補(bǔ)貼。 (四) 宴請(qǐng)客戶需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報(bào)銷招待費(fèi)，同時(shí)按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣減出差人當(dāng)天的伙食補(bǔ)貼。 (五) 出差時(shí)由對(duì)方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。 第十二條 費(fèi)用報(bào)銷流程 (一) 出差申請(qǐng)：擬出差人員首先填寫出差申請(qǐng)表，詳細(xì)注明出差地點(diǎn)、目的、行程安排、交通工具及預(yù)計(jì)差旅費(fèi)用項(xiàng)目等，出差申請(qǐng)單由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 (二) 借支差旅費(fèi)：出差人員將審批過(guò)的出差申請(qǐng)表交財(cái)務(wù)部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項(xiàng)。 (三) 購(gòu)票：出差人員持審批過(guò)的出差申請(qǐng)復(fù)印件，到行政部訂票（原則上機(jī)票一律用支票支付，特殊情況不能用支票的，需事先書面說(shuō)明情況，經(jīng)審批人簽字后報(bào)財(cái)務(wù)備案）。 (四) 返回報(bào)銷：出差人員應(yīng)在回公司后五個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷事宜，根據(jù)差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，報(bào)銷流程參照本辦法第九條執(zhí)行。原則上前款未清者不予辦理新的借支。 第五章 業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷制度及流程第十三條 為了規(guī)范招待費(fèi)的支出，大額招待費(fèi)（超過(guò)500元）應(yīng)事前征得總經(jīng)理或財(cái)務(wù)監(jiān)督人的同意。 第十四條 業(yè)務(wù)招待費(fèi)要在發(fā)票背面注明接待事宜，如辦理何種業(yè)務(wù)，以便于財(cái)務(wù)部費(fèi)用歸集。 第十五條 業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷手續(xù)由經(jīng)辦人按照日常費(fèi)用報(bào)銷一般規(guī)定及一般流程辦理。 第六章 工薪福利及相關(guān)費(fèi)用支出制度及流程第十六條 工薪福利等支出包括工資、臨時(shí)工資、社會(huì)保險(xiǎn)及各項(xiàng)福利等，此類費(fèi)用按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)支付。 第十七條 工薪福利支付流程 (一) 工資支付流程：（1）每月20日由人力資源部將本月經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標(biāo)準(zhǔn)（含人員變動(dòng)、額度變動(dòng)、扣款、社會(huì)保險(xiǎn)及住房公積金等信息）轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部。（2）財(cái)務(wù)部根據(jù)人力資源部提供的工資審批單編制標(biāo)準(zhǔn)格式的工資表。（3）按工薪審批程序?qū)徟?。?）每月25日由財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行代發(fā)形式支付工資。（5）每月末之前員工到財(cái)務(wù)部領(lǐng)工資條并與工資卡內(nèi)資金進(jìn)行核實(shí)。 （二）臨時(shí)工資支付流程同工資支付流程。 （三）社會(huì)保險(xiǎn)及住房公積金支付流程：（1）由人力資源部將由公司總經(jīng)理審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)交財(cái)務(wù)部進(jìn)行相關(guān)的財(cái)務(wù)處理；（2）住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請(qǐng)轉(zhuǎn)帳支票支付；社會(huì)保險(xiǎn)金由財(cái)務(wù)部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財(cái)務(wù)部收到銀行托收單據(jù)應(yīng)交人力資源部專人簽字確認(rèn)，若有差異應(yīng)查明原因并按實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。 （四）其他福利費(fèi)支出由公司人力資源部按審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)填寫報(bào)銷單，按照日常費(fèi)用報(bào)銷審批手續(xù)辦理。第七章 專項(xiàng)支出財(cái)務(wù)報(bào)銷制度及流程第十八條 專項(xiàng)支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購(gòu)置、咨詢顧問(wèn)費(fèi)用、廣告宣傳活動(dòng)費(fèi)及其他專項(xiàng)費(fèi)用等。 第十九條 軟件及固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷財(cái)務(wù)制度及流程。 (一) 填寫購(gòu)置申請(qǐng)：填寫資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)單并報(bào)批。 (二) 報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)的合同協(xié)議及批準(zhǔn)生效的購(gòu)置申請(qǐng)。 (三) 結(jié)賬報(bào)銷：（1）資產(chǎn)驗(yàn)收（軟件應(yīng)安裝調(diào)試）無(wú)誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫(kù)手續(xù)，按規(guī)定填寫報(bào)銷單（經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫(kù)單）；（2）按日常費(fèi)用報(bào)銷審批程序?qū)徟?；?）財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的報(bào)銷單以支票形式付款；（4）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。 第二十條 其他專項(xiàng)支出報(bào)銷制度及流程 (一) 范圍：其他專項(xiàng)支出包括其他所有專門立項(xiàng)的費(fèi)用（含咨詢顧問(wèn)、廣告及宣傳活動(dòng)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、公司員工活動(dòng)費(fèi)用、辦公室裝修及其他專項(xiàng)費(fèi)用）支出。 (二) 報(bào)批：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際需要向總經(jīng)理提交請(qǐng)示報(bào)告（含項(xiàng)目可行性分析、費(fèi)用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測(cè)表等），經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見(jiàn)后報(bào)董事長(zhǎng)及其授權(quán)人審批。 (三) 財(cái)務(wù)報(bào)銷流程 1、審批后的報(bào)告文件到財(cái)務(wù)部備案，以便財(cái)務(wù)備款。 2、簽訂合同：由直接負(fù)責(zé)部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問(wèn)的審核，合同應(yīng)注明付款方式等）。 3、付款流程：（1）由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費(fèi)用報(bào)銷單（填寫規(guī)范參照日常費(fèi)用報(bào)銷一般規(guī)定）。（2）按程序?qū)徟喉?xiàng)目主管人審核簽字 財(cái)務(wù)主管審核 財(cái)務(wù)監(jiān)督人復(fù)核財(cái)務(wù)審批人審核批準(zhǔn)。（3）財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的報(bào)銷單金額付款。（4）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。 第八章 報(bào)銷時(shí)間規(guī)定第二十一條 為了