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會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用(用友軟件系列)教案 第一單元建立會(huì)計(jì)核算體系第一節(jié) 系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置一、 系統(tǒng)管理概述 (一) 系統(tǒng)管理的功能具有系統(tǒng)注冊(cè)、建立賬套、引入、輸出、權(quán)限(增加操作員、權(quán)限)。 (二) 系統(tǒng)管理員和賬套主管系統(tǒng)管理員和帳套主管的權(quán)限區(qū)別,現(xiàn)在就把這兩個(gè)操作員的權(quán)限區(qū)別列示如下: 功能操作員建立帳套備份、恢復(fù)帳套增加操作員設(shè)置帳套主管權(quán)限增加一般操作員權(quán)限修改帳套單獨(dú)啟用模塊年度帳管理結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理員adminlllll帳套主管lllll二、 操作員管理增加、刪除、注銷、權(quán)限設(shè)置三、 賬套管理 (一) 建立賬套步驟:系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名admin,密碼確定賬套建立,按照向?qū)Ыぬ讍⒂觅?gòu)買的模塊。注意: 啟用會(huì)計(jì)期:要根據(jù)實(shí)際情況選擇,可以設(shè)置非自然月份的會(huì)計(jì)期間。 企業(yè)類型:對(duì)于啟用了購(gòu)銷存模塊的企業(yè),選擇工業(yè)比選擇商業(yè),在庫(kù)存模塊多出材料出庫(kù)單、產(chǎn)成品入庫(kù)單等單據(jù)。 行業(yè)性質(zhì):即選擇什么會(huì)計(jì)制度來(lái)核算,系統(tǒng)預(yù)置了40種行業(yè)性質(zhì); 是否預(yù)制科目:如果選擇是,則按照選擇的會(huì)計(jì)制度預(yù)制科目,如果選擇不預(yù)制,則公司核算所需要的會(huì)計(jì)科目一個(gè)一個(gè)增加; 編碼方案:如果預(yù)制科目,則科目編碼方案不允許再修改;設(shè)置適合自己公司需要的編碼方案,在沒(méi)有使用前,可以修改。 啟用模塊:購(gòu)買的模塊啟用,沒(méi)有購(gòu)買的模塊不要啟用。模塊的啟用日期要晚于建賬日期。以后新購(gòu)買的模塊可用帳套主管登陸系統(tǒng)管理,再啟用相關(guān)模塊。 建立帳套例子 模擬建立一個(gè)帳套: 帳套號(hào):001 帳套名稱:北京科技公司核算帳套 啟用會(huì)計(jì)期2010.3月份 單位名稱:北京科技公司 企業(yè)類型:工業(yè) 行業(yè)性質(zhì):新企業(yè)會(huì)計(jì)制度 帳套主管:demo 預(yù)制會(huì)計(jì)科目 客戶分類 外幣核算 單擊完成(二) 修改賬套系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名:賬套主管,密碼選擇賬套確定賬套菜單修改??梢孕薷牡男畔ⅲ簬ぬ酌Q、單位信息、沒(méi)有使用過(guò)的分類信息和編碼方案。(三)刪除帳套 以admin登陸系統(tǒng)管理點(diǎn)擊帳套下的備份,點(diǎn)擊“刪除當(dāng)前備份帳套”按鈕,則該帳套備份后從軟件中刪除。單擊確定 (四)啟用新增模塊 系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名:賬套主管,密碼選擇賬套確定賬套菜單在新增的模塊前打勾。(五) 輸出和引入賬套輸出步驟:系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名admin,密碼確定賬套輸出引入步驟:系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名admin,密碼確定賬套引入選擇要引入的企業(yè)賬套確定引入成功單擊確認(rèn)選擇打開(kāi)賬套 四、 操作員及權(quán)限管理 (一) 增加操作員系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名admin,密碼權(quán)限操作員增加,錄入編碼、名稱、口令等“增加”按鈕。注意:編碼唯一(二) 修改或刪除操作員權(quán)限刪除、修改操作員:對(duì)于新增的操作員,可以直接刪除,或者點(diǎn)擊修改,修改其姓名、口令、所屬部門。但不能修改編碼。注銷操作員:對(duì)于已經(jīng)使用的操作員,不能直接刪除,如果不再使用他了,只能注銷。點(diǎn)擊修改注銷當(dāng)前操作員修改操作員界面點(diǎn)擊刷新,狀態(tài)變?yōu)椤白N”,不能再對(duì)帳套進(jìn)行操作。五、操作員權(quán)限系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名admin,密碼權(quán)限權(quán)限 賬套主管:直接在右上角對(duì)應(yīng)賬套的賬套主管打勾;取消帳套主管,則取消這個(gè)選項(xiàng)。帳套主管擁有該帳套的所有功能權(quán)限。 一般操作員:選中這個(gè)操作員,選擇對(duì)應(yīng)的帳套,點(diǎn)擊“增加”按鈕,先選中功能模塊,再增加該模塊下的明細(xì)權(quán)限(在對(duì)應(yīng)的授權(quán)欄雙計(jì),變成明藍(lán)色,說(shuō)明選中)。設(shè)置完成后,在操作員權(quán)限界面,顯示選中的操作員對(duì)該帳套的權(quán)限。操作員管理例子增加三個(gè)操作員:111張會(huì)計(jì) 財(cái)務(wù)部222 李會(huì)計(jì) 財(cái)務(wù)部333 趙出納 財(cái)務(wù)部操作員權(quán)限設(shè)置:張會(huì)計(jì)為999帳套2008年的帳套主管,同時(shí)取消demo對(duì)999帳套的帳套主管權(quán)限(在賬套主管前打勾)李會(huì)計(jì)為999帳套2008年的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì),擁有總賬的所有權(quán)限(雙擊功能模塊總賬前的授權(quán)單元格,變成明藍(lán)色)趙出納對(duì)999帳套2008年只有出納簽字權(quán)限(單擊總賬功能模塊,在明細(xì)權(quán)限中雙擊“出納簽字”對(duì)應(yīng)的授權(quán)單元格)。六、年度帳管理(一)建立年度賬 系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名:帳套主管,密碼,選擇帳套,年度確定年度帳建立建立該帳套的下一年年度帳,會(huì)把上年的基礎(chǔ)檔案轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)。 注意:沒(méi)有安裝加密盒情況下,不能建立新的年度帳。(二)結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名:帳套主管,密碼,選擇帳套,新的年度確定年度帳結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。把上年的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)作為新的年度的期初數(shù)據(jù)。(三)備份、恢復(fù)年度帳: 系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊(cè)用戶名:帳套主管,密碼,選擇帳套,年度確定年度帳 備份:年度帳備份文件為uf2kyer.lst和ufdata.ba_ 恢復(fù):從備份路徑下,選擇uf2kyer.lst的文件引入,年度帳就恢復(fù)了。(四)刪除年度帳: 年度帳備份的時(shí)候,點(diǎn)擊“刪除當(dāng)前備份年度”按鈕,則該年度帳從軟件中刪除。 第二單元 建立會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)信息一、登錄賬套(1) 啟用總賬系統(tǒng)以任意操作員的身份(密碼為空)在2002年1月25日登錄注冊(cè)總賬系統(tǒng)201賬套。二、會(huì)計(jì)科目設(shè)置(1)增加會(huì)計(jì)科目步驟:基礎(chǔ)設(shè)置財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目增加輸入科目代碼科目名稱設(shè)置輔助核算確定(2) 修改會(huì)計(jì)科目步驟:基礎(chǔ)設(shè)置財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目選擇要修改的會(huì)計(jì)科目單擊修改修改完成后確定單擊修改(3)刪除會(huì)計(jì)科目步驟:基礎(chǔ)設(shè)置財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目選擇要?jiǎng)h除的會(huì)計(jì)科目單擊刪除確定三、憑證類別設(shè)置步驟:基礎(chǔ)設(shè)置財(cái)務(wù)憑證類別選擇所需要的憑證類型四、設(shè)置常用摘要基礎(chǔ)設(shè)置常用摘要錄入摘要第三單元 總賬輔助信息設(shè)置一、 總賬管理系統(tǒng)概述總賬系統(tǒng)是財(cái)務(wù)系統(tǒng)的核心模塊??傎~系統(tǒng)的初始化是總賬系統(tǒng)使用的基礎(chǔ),是將一個(gè)通用軟件與具體單位的會(huì)計(jì)核算工作相聯(lián)系、將手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)相銜接的重要環(huán)節(jié)。(一) 總賬管理系統(tǒng)主要功能1、掌握如何啟用總賬系統(tǒng)總賬系統(tǒng)選項(xiàng)的內(nèi)容和選項(xiàng)的確定;會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容,增加、修改和刪除會(huì)計(jì)科目的方法,憑證類別設(shè)置的內(nèi)容和方法,初始余額錄人的方法;初始余額的試算平衡。2、日常業(yè)務(wù)處理主要包括:記賬憑證的錄入、修改、查詢與審核;記賬、試算與對(duì)賬、月末結(jié)賬,報(bào)表模板的調(diào)用與報(bào)表生成;賬簿的查詢等基本功能。(二) 總賬管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系工資固定資產(chǎn)總賬Ufo報(bào)表財(cái)務(wù)分析現(xiàn)金銀行往來(lái)管理項(xiàng)目管理這兩個(gè)模塊可以單獨(dú)使用,也可以與總賬一起使用,數(shù)據(jù)已憑證的形式傳遞總賬這三個(gè)模塊是總賬的輔助模塊,不可以單獨(dú)使用其數(shù)據(jù)源于總賬,與總賬公用一個(gè)加密站點(diǎn)對(duì)賬(三) 總賬管理系統(tǒng)的應(yīng)用流程系統(tǒng)初始化填制憑證審核憑證記賬期未轉(zhuǎn)賬定義期未轉(zhuǎn)賬生成賬簿查詢二、 總賬管理系統(tǒng)初始化(一) 選項(xiàng)設(shè)置總賬系統(tǒng)設(shè)置選項(xiàng)三、機(jī)構(gòu)設(shè)置1、部門設(shè)置增加部門檔案操作步驟:用帳套主管111登陸用友通,進(jìn)入用友通界面,點(diǎn)擊基礎(chǔ)設(shè)置機(jī)構(gòu)設(shè)置部門檔案,按照編碼方案錄入檔案,保存。例如:1、點(diǎn)擊“增加”按鈕,錄入部門編碼01,部門名稱“董事會(huì)”,負(fù)責(zé)人可以在錄入職員檔案后再補(bǔ)錄,點(diǎn)擊“保存”按鈕。不點(diǎn)擊“保存”按鈕,再直接點(diǎn)擊“增加”,或者點(diǎn)擊“恢復(fù)”,則放棄當(dāng)前的操作。2、點(diǎn)擊“增加”按鈕,增加06銷售部,0601銷售一部,0602銷售二部,分別“保存”。注意:1、增加:第一個(gè)部門可以直接錄入,第二個(gè)必須在第一個(gè)保存后點(diǎn)擊“增加”按鈕才能增加。2、必錄項(xiàng):部門編碼和部門名稱必須錄入。這里的編碼必須唯一,名稱不能重復(fù)。3、字符要求:基礎(chǔ)檔案中的任一字段禁用以下英文字符:* _ % | ? & ; ? 4、保存:必須要點(diǎn)擊“保存”按鈕才能保存。5、修改:選中某一部門,可以對(duì)其修改,但不能修改編碼,即使沒(méi)有使用過(guò)的部門。6、刪除:對(duì)于沒(méi)有使用過(guò)的部門,可以刪除2、設(shè)置職員檔案步驟:點(diǎn)擊基礎(chǔ)設(shè)置機(jī)構(gòu)設(shè)置職員檔案例如:001人員:直接錄入編碼001,名稱張三,所屬部門可以直接錄入銷售一部(或者0601),也可以點(diǎn)擊后面的放大鏡,參照錄入。錄入完成,回車,增加新的一行,同樣的方法錄入002人員。全部人員錄入完成,回車,增加新行,才保存。注意:1、增加:第一個(gè)人員直接錄入,第二個(gè)必須在第一個(gè)錄入完成后回車產(chǎn)生的新行中錄入。2、必錄項(xiàng):職員編碼、職員名稱、所屬部門,編碼必須唯一。3、保存:錄入完成,回車,才能保存4、修改:要修改某個(gè)人員信息,直接雙擊對(duì)應(yīng)的單元格進(jìn)行修改。5、刪除:對(duì)于沒(méi)有使用的人員,選中,點(diǎn)擊“刪除”按鈕。課后練習(xí)增加職員檔案例子假定北京科技公司的職員如下:職員編號(hào)職員姓名所屬部門001張三銷售一部002李四銷售二部003王五董事會(huì)111張新財(cái)務(wù)部222李丹財(cái)務(wù)部四、往來(lái)單位1、客戶設(shè)置(1)客戶分類步驟:1、基礎(chǔ)設(shè)置往來(lái)單位客戶分類錄入01 北京地區(qū),保存。增加,錄入02 上海地區(qū),保存(2)客戶檔案退出客戶分類,進(jìn)入基礎(chǔ)設(shè)置往來(lái)單位客戶檔案1、選中“北京地區(qū)”,點(diǎn)擊“增加”菜單,在“客戶檔案卡片”上,“基本”頁(yè)簽下錄入編號(hào)001,名稱:北京a公司,簡(jiǎn)稱:a公司。別的如聯(lián)系信息等選擇錄入。點(diǎn)擊“保存”按鈕,錄入002客戶的信息。單擊增加輸入有關(guān)資料單擊保存2、退出,選中“上海地區(qū)”,點(diǎn)擊“增加”菜單,在“客戶檔案卡片”上,“基本”頁(yè)簽下錄入編號(hào)sh01,名稱:上海c公司,簡(jiǎn)稱:c公司。點(diǎn)擊“保存”按鈕,錄入sh02客戶的信息。注意:1、必錄項(xiàng):編碼、名稱、簡(jiǎn)稱。編碼未一,簡(jiǎn)稱不能重復(fù)。2、修改:選中某條記錄,點(diǎn)擊“修改”按鈕。不能修改編碼3、刪除:對(duì)于沒(méi)有使用的客戶檔案,選中,點(diǎn)擊“刪除”按鈕。2、供應(yīng)商設(shè)置(1)供應(yīng)商分類步驟:1、基礎(chǔ)設(shè)置往來(lái)單位供應(yīng)商分類錄入01 華南地區(qū),保存。增加,錄入02 華北地區(qū),保存(2)供應(yīng)商檔案退出供應(yīng)商檔案分類,進(jìn)入基礎(chǔ)設(shè)置往來(lái)單位供應(yīng)商檔案1、選中“華南地區(qū)”,點(diǎn)擊“增加”菜單,在“供應(yīng)商檔案卡片”上,“基本”頁(yè)簽下錄入編號(hào)001,名稱:ABC公司,簡(jiǎn)稱:ABC。別的如聯(lián)系信息等選擇錄入。點(diǎn)擊“保存”按鈕,注意:1、必錄項(xiàng):編碼、名稱、簡(jiǎn)稱。編碼未一,簡(jiǎn)稱不能重復(fù)。2、修改:選中某條記錄,點(diǎn)擊“修改”按鈕。不能修改編碼3、刪除:對(duì)于沒(méi)有使用的客戶檔案,選中,點(diǎn)擊“刪除”按鈕。五、項(xiàng)目檔案項(xiàng)目的設(shè)置-科目準(zhǔn)備 項(xiàng)目管理模塊的主要功能是項(xiàng)目輔助數(shù)據(jù)的查詢,其數(shù)據(jù)來(lái)源于總賬,這一點(diǎn)與部門輔助核算、往來(lái)輔助核算、個(gè)人輔助核算等一樣的。就賬表的查詢功能來(lái)說(shuō):提供項(xiàng)目總賬、項(xiàng)目明細(xì)賬、項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表的分析。賬表的查詢功能就不在向大家作解釋。 項(xiàng)目管理模塊比較重要的是項(xiàng)目的設(shè)置問(wèn)題,因?yàn)檫@里項(xiàng)目檔案的增加與如客戶檔案的增加稍有不同,所以重點(diǎn)講一下項(xiàng)目設(shè)置的步驟。(一)項(xiàng)目管理設(shè)置的步驟為了便于理解,客戶往來(lái)設(shè)置對(duì)比1、在會(huì)計(jì)科目檔案中把相關(guān)的科目設(shè)置為項(xiàng)目輔助核算的。-就像把相關(guān)的科目設(shè)置為客戶輔助核算。如把“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”,“營(yíng)業(yè)費(fèi)用”兩個(gè)科目設(shè)置為項(xiàng)目輔助核算的。2、增加項(xiàng)目大類,即公司要對(duì)什么進(jìn)行項(xiàng)目核算-說(shuō)明:這一步在客戶往來(lái)設(shè)置中是沒(méi)有的。因?yàn)椴还苁鞘裁礃拥墓?,其?duì)于客戶往來(lái)關(guān)系的管理都可以用“客戶管理”這個(gè)名詞來(lái)定義,客戶管理下指的就是一家家的客戶。所以不再細(xì)分具體的名稱。 而項(xiàng)目管理則不同,項(xiàng)目管理是一個(gè)泛泛的概念,對(duì)于不同的企業(yè)來(lái)說(shuō),項(xiàng)目所值的具體含義就不一樣。比如一家房地產(chǎn)公司,一個(gè)個(gè)建設(shè)工程是他的項(xiàng)目,它可能用“在建工程”來(lái)定義它的核算項(xiàng)目更貼切,那么他核算的可能就是“工程物資”、“在建工程”等科目;再比如一家培訓(xùn)機(jī)構(gòu),那么他的一此次的培訓(xùn)是一個(gè)項(xiàng)目,考核每次培訓(xùn)的收入和費(fèi)用,所以用“培訓(xùn)管理”比較合適。 由上可知:企業(yè)性質(zhì)不同,要進(jìn)行項(xiàng)目核算的具體內(nèi)容也不同。為了給出一個(gè)更恰當(dāng)?shù)拿Q,尤其對(duì)于業(yè)務(wù)比較復(fù)雜的企業(yè),可能要涉及不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域,要設(shè)置不同的項(xiàng)目管理。 所以在 項(xiàng)目管理模塊,要增加項(xiàng)目大類,就像設(shè)置一個(gè)小賬套,核算什么內(nèi)容,核算哪些科目。每個(gè)企業(yè)不一樣。比如要增加一個(gè)“培訓(xùn)管理”這個(gè)項(xiàng)目大類,項(xiàng)目管理模塊設(shè)置項(xiàng)目目錄進(jìn)入“項(xiàng)目檔案”界面,點(diǎn)擊“增加”按鈕“項(xiàng)目大類定義-增加”界面錄入項(xiàng)目大類名稱“培訓(xùn)管理”,選擇普通項(xiàng)目。3、定義項(xiàng)目分類級(jí)次-相當(dāng)與初始建賬時(shí)選擇的客戶分類級(jí)次4、項(xiàng)目欄目定義- 即在項(xiàng)目檔案列表中,顯示哪些欄目。系統(tǒng)默認(rèn)的是項(xiàng)目編號(hào),項(xiàng)目名稱,是否結(jié)算,所屬分類碼可以根據(jù)實(shí)際情況,增加、刪除欄目。點(diǎn)擊“完成”按鈕,完成對(duì)“項(xiàng)目大類”的設(shè)置,項(xiàng)目進(jìn)入“項(xiàng)目檔案”界面。5、核算科目:把核算科目選進(jìn)去,一個(gè)科目只能被一個(gè)核算大類選擇- 設(shè)置了項(xiàng)目輔助核算的科目,會(huì)先在“待選科目”中歸集,選擇該項(xiàng)目大類需要的科目,放入“已選科目”中,點(diǎn)擊“確定”按鈕。6、項(xiàng)目結(jié)構(gòu):對(duì)已經(jīng)設(shè)置好的項(xiàng)目欄目進(jìn)行定義。-7、項(xiàng)目分類定義:-相當(dāng)于客戶分類定義。注意:錄入好一個(gè)分類后,點(diǎn)擊“確定”按鈕保存。千萬(wàn)不要點(diǎn)擊“增加”按鈕8、項(xiàng)目目錄:-相當(dāng)于客戶檔案。點(diǎn)擊即“維護(hù)”按鈕進(jìn)入“項(xiàng)目目錄維護(hù)”界面點(diǎn)擊“增加”按鈕,增加具體的“培訓(xùn)項(xiàng)目”名稱按回車鍵錄入下一行。如果不小心多回車了一行,不錄入編碼不允許“退出”,可以按“esc”鍵退出。如果一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束了,可以把“是否結(jié)算”打上“Y”這樣在填制憑證參照的時(shí)候,就不再顯示該項(xiàng)目。五、收付結(jié)算1、結(jié)算方式增加結(jié)算方增加結(jié)算方式步驟:式步驟:基礎(chǔ)設(shè)置收付結(jié)算結(jié)算方式增加輸入代碼結(jié)算方式名稱確定2、付款條件基礎(chǔ)設(shè)置收付結(jié)算付款條件增加輸入代碼設(shè)置付款條件確定3、開(kāi)戶銀行增加結(jié)算方式步驟:基礎(chǔ)設(shè)置收付結(jié)算開(kāi)戶銀行增加輸入開(kāi)戶銀行名稱確定第四單元錄入期初余額一、期初余額錄入 期初余額 啟用總賬時(shí),首先就是把手工賬下的“期末余額”錄入到軟件中,作為軟件的“期初余額”。 如果是剛剛成立的公司,則不存在“期初余額”的錄入問(wèn)題。 操作步驟: 打開(kāi)期初余額:總賬設(shè)置期初余額 在末級(jí)科目錄入期初金額,累計(jì)發(fā)生二、修改余額方向操作步驟如下:打開(kāi)期初余額:總賬設(shè)置期初余額選擇要修改余額方向的“會(huì)計(jì)科目”單擊方向確定第五單元 日常業(yè)務(wù)處理一、 日常業(yè)務(wù)處理(一)填制憑證 提示:填制憑證前,要先設(shè)置“憑證類別”。此操作已在基礎(chǔ)信息財(cái)務(wù)憑證類別處做了設(shè)置。 步驟: 用鼠標(biāo)單擊菜單【憑證】下的【填制憑證】,屏幕顯示憑證畫面 用鼠標(biāo)單擊增加按鈕或按F5鍵,增加一張新憑證,這時(shí)光標(biāo)定位在憑證類別上 例子:憑證類別為“收付轉(zhuǎn)”分類方式,現(xiàn)金提取500元。摘要“現(xiàn)金提取”,借方“現(xiàn)金”科目500元,貸方“銀行存款中國(guó)銀行”科目500元。 在總賬中增加該憑證,并把“現(xiàn)金提取”作為“常用摘要”現(xiàn)金提取憑證保存后憑證下方顯示制單人(二) 修改憑證打開(kāi)填制憑證然后直接修改然后單擊保存(三) 沖銷憑證打開(kāi)填制憑證制單沖銷憑證選擇要沖銷憑證(月份、憑證類別、憑證號(hào))確定(四)作廢及刪除憑證作廢憑證:打開(kāi)填制憑證選擇作廢的憑證制單選擇作廢刪除憑證:打開(kāi)填制憑證選擇作廢的憑證制單選擇憑證刪除/整理選擇要?jiǎng)h除憑證期間確定選擇要?jiǎng)h除憑證確定(五) 出納簽字 公司一般都設(shè)置一個(gè)出納人員,來(lái)負(fù)責(zé)“現(xiàn)金”和“銀行存款”的收發(fā)統(tǒng)計(jì)。所有涉及到“現(xiàn)金”和“銀行存款”科目的憑證一般要由出納簽字,借以登記“現(xiàn)金日記賬”和“銀行存款日記賬”。 步驟: 點(diǎn)擊總賬-憑證-出納簽字 選擇查詢條件 雙擊憑證 點(diǎn)擊簽字出納簽字后憑證下方出納處顯示出納名稱(六)審核憑證 審核憑證是審核員按照財(cái)會(huì)制度,對(duì)制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì),主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符,會(huì)計(jì)分錄是否正確等、審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證,應(yīng)交與填制人員修改后,再審核,只有審核權(quán)的人才能使用本功能。 步驟: 點(diǎn)擊總賬-憑證-審核憑證 選擇查詢條件 打開(kāi)憑證 點(diǎn)擊審核注意:審核人和制單人不能是同一人憑證審核后憑證下方顯示審核人名稱(七)憑證查詢 步驟:總賬憑證查詢憑證選擇查詢條件 確認(rèn)。如果這里的查詢條件不完整,可以點(diǎn)擊“輔助條件”進(jìn)行條件過(guò)濾。(八) 憑證記賬和反記賬步驟:更換操作員為記賬人進(jìn)入總賬憑證記賬選擇記賬范圍或下一步記賬賬套啟用月系統(tǒng)將自動(dòng)試算期初余額是否平衡若平衡確定系統(tǒng)開(kāi)始記賬(把憑證上的數(shù)據(jù)登記到到總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿中。注意:A、如果在總賬的設(shè)置選項(xiàng)中,選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”,則出納憑證沒(méi)簽字的時(shí)候,不允許記賬。B、如果在總賬的設(shè)置選項(xiàng)中,選擇“未審核的憑證允許記賬”,則憑證沒(méi)審核,也允許記賬。C、上月未結(jié)賬本月不能記賬。D、啟用月的期初余額試算不平衡不能記賬 。E、憑證記賬后,在填制憑證中看不到憑證了。即記賬后的憑證只能在“查詢憑證”中看到。如果記完賬,發(fā)現(xiàn)憑證有錯(cuò)誤,則需要取消記賬??傎~期末對(duì)賬打開(kāi)對(duì)賬窗口Ctrl+H系統(tǒng)提示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)被激活”確定退出對(duì)賬窗口總賬桌面憑證恢復(fù)記賬前狀態(tài)恢復(fù)最近一次記賬前狀態(tài)或恢復(fù)某月初記賬前狀態(tài)確定錄入賬套主管密碼確定(九) 憑證打印步驟:總賬憑證打印憑證選擇憑證類別期間范圍先預(yù)覽再單擊打印二、 出納管理(一) 出納賬查詢企業(yè)發(fā)生的涉及現(xiàn)金、銀行存款在內(nèi)的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),經(jīng)過(guò)制單、審核、記賬操作之后,就形成了正式的會(huì)計(jì)賬簿。為了能更及時(shí)的了解賬簿中的數(shù)據(jù)資料,并滿足對(duì)賬簿數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析及打印的需要,系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的查詢功能,包括基本會(huì)計(jì)核算賬簿的查詢輸出、各中輔助核算賬簿及現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢和輸出。在現(xiàn)金銀行管理系統(tǒng)中可以方便的實(shí)現(xiàn)對(duì)總帳、日記賬及憑證等帳、證、表資料的聯(lián)查。 日記賬查詢包括查詢現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬及資金日?qǐng)?bào)表 日記賬是指現(xiàn)金和銀行存款日記賬 前提:如同出納簽字,要先指定科目:在會(huì)計(jì)科目編輯指定科目現(xiàn)金總賬科目選擇“現(xiàn)金”科目,銀行總賬科目選擇“銀行存款”科目。(二) 銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬的步驟 前提: 必須把“銀行存款”科目指定成“銀行總賬科目”,否則會(huì)提示“請(qǐng)先設(shè)定銀行科目”。 必須設(shè)置“結(jié)算方式”。 步驟: 1、增加需要的結(jié)算方式:基礎(chǔ)設(shè)置收付結(jié)算設(shè)置結(jié)算方式; 2、錄入銀行對(duì)賬期初數(shù):現(xiàn)金設(shè)置銀行期初錄入,分別錄入銀行日記賬和銀行對(duì)賬的期初余額和未達(dá)賬項(xiàng)。 3、錄入銀行對(duì)帳單:現(xiàn)金現(xiàn)金管理銀行賬銀行對(duì)賬單。 4、銀行對(duì)賬:現(xiàn)金現(xiàn)金管理銀行賬銀行對(duì)賬,可以手工核對(duì)和自動(dòng)勾對(duì)。并且可以取消。 5、檢查:現(xiàn)金現(xiàn)金管理銀行賬銀行對(duì)賬檢查。 6、查詢余額調(diào)節(jié)表:現(xiàn)金現(xiàn)金管理銀行賬余額調(diào)節(jié)表查詢(如果余額調(diào)節(jié)表顯示不平衡,則說(shuō)明在勾對(duì)過(guò)程中出現(xiàn)了錯(cuò)誤)。三、 賬簿查詢(一) 科目賬查詢可以隨時(shí)查看總賬中的和輔助模塊的賬表數(shù)據(jù),如余額表、總賬、明細(xì)賬。選擇的時(shí)候可以“包含未記賬憑證”。 支持金額式、數(shù)量金額式、外幣金額式、外幣數(shù)量式賬頁(yè)格式的查詢。在查詢的時(shí)候,通過(guò)賬頁(yè)格式下拉框,選擇合適的賬頁(yè)格式查看。 多欄賬查詢只能對(duì)有明細(xì)科目的科目進(jìn)行定義和查詢刻意選中某條記錄,聯(lián)查憑證,也可以聯(lián)查總賬。 查詢賬表。默認(rèn)的是“金額式”賬頁(yè)格式,選擇“數(shù)量金額式”賬頁(yè)格式(二) 輔助賬查詢第六單元 月末處理一、 業(yè)務(wù)處理(一) 轉(zhuǎn)賬定義1、期間損溢 系統(tǒng)提供了六種月末轉(zhuǎn)賬憑證的類型。我們這里僅以“損益結(jié)轉(zhuǎn)”為例做一下說(shuō)明。 何謂“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”:在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,每月會(huì)產(chǎn)生收入,也會(huì)發(fā)生費(fèi)用。收入-費(fèi)用=利潤(rùn)(即損益表的內(nèi)容)。那賬務(wù)上就要有個(gè)科目體現(xiàn)出每月的利潤(rùn)和“累計(jì)利潤(rùn)”,這個(gè)科目就是“本年利潤(rùn)”。月末把收入類科目和費(fèi)用類科目(合稱損益類科目)的發(fā)生數(shù)轉(zhuǎn)入到“本年利潤(rùn)”的過(guò)程就是“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)步驟1: 定義“損益結(jié)轉(zhuǎn)”:總賬期末轉(zhuǎn)賬定義期間損益,進(jìn)入“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”界面。錄入“本年利潤(rùn)”科目確定則所有損益類科目后都帶出“本年利潤(rùn)”科目編碼和名稱。2、自定義轉(zhuǎn)賬定義“自定義結(jié)轉(zhuǎn)”:總賬期末轉(zhuǎn)賬定義自定義結(jié)轉(zhuǎn),進(jìn)入“自定義結(jié)轉(zhuǎn)”界面。3、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義“對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”:總賬期末轉(zhuǎn)賬定義對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn),進(jìn)入“對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”界面。單擊增加錄入有關(guān)內(nèi)容單擊保存4、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)定義“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”:總賬期末轉(zhuǎn)賬定義進(jìn)入銷售成本結(jié)轉(zhuǎn),“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”界面。選擇有關(guān)要結(jié)轉(zhuǎn)成本會(huì)計(jì)科目完成后單擊確定(二) 轉(zhuǎn)賬生成1、損益結(jié)轉(zhuǎn)步驟2: 月末生成“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”憑證:總賬期末轉(zhuǎn)賬生成期間損益選擇月份和結(jié)轉(zhuǎn)的科目(一般全選),生成轉(zhuǎn)賬憑證。(如果之前的憑證沒(méi)有記賬,可以選擇“包含未記賬憑證) 月末生成“自定義結(jié)轉(zhuǎn)”憑證:總賬期末轉(zhuǎn)賬生成自定義結(jié)轉(zhuǎn)選擇月份和結(jié)轉(zhuǎn)編號(hào)(一般全選),生成轉(zhuǎn)賬憑證。(如果之前的憑證沒(méi)有記賬,可以選擇“包含未記賬憑證)注意:1、定義是只用設(shè)置一次,每月生成即可;2、如果損益類科目本月有新增的明細(xì)科目,則需要重新設(shè)置。否則期間損益結(jié)轉(zhuǎn)時(shí),新增明細(xì)科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)不出來(lái)。假定原來(lái)定義期間損益結(jié)賬時(shí),主營(yíng)業(yè)務(wù)收入5101科目只有一個(gè)明細(xì)科目,如本月新增“”科目,則進(jìn)入設(shè)置界面沒(méi)有顯示“3131本年利潤(rùn)”科目,則結(jié)轉(zhuǎn)的時(shí)候,也轉(zhuǎn)不到“本年利潤(rùn)”中,對(duì)應(yīng)的在“損益科目編碼”欄中輸入“3131”即可。2、自定義轉(zhuǎn)賬生成總賬期末轉(zhuǎn)賬生成自定義轉(zhuǎn)賬選擇月份和結(jié)轉(zhuǎn)的科目(一般全選),生成轉(zhuǎn)賬憑證。(如果之前的憑證沒(méi)有記賬,可以選擇“包含未記賬憑證)3、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)生成總賬期末轉(zhuǎn)賬生成對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)選擇月份和結(jié)轉(zhuǎn)的科目(一般全選),生成轉(zhuǎn)賬憑證。(如果之前的憑證沒(méi)有記賬,可以選擇“包含未記賬憑證)4、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)生成總賬期末轉(zhuǎn)賬生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)選擇月份和結(jié)轉(zhuǎn)的科目(一般全選),生成轉(zhuǎn)賬憑證。(如果之前的憑證沒(méi)有記賬,可以選擇“包含未記賬憑證)(三)對(duì)賬指對(duì)總賬系統(tǒng)的所有賬簿之間的關(guān)系進(jìn)行核對(duì)(四) 結(jié)賬結(jié)賬就是對(duì)本月的發(fā)生額結(jié)出余額并進(jìn)入下個(gè)月步驟如下單擊結(jié)賬第七單元 報(bào)表格式定義一、 啟動(dòng)UFO報(bào)表系統(tǒng)打開(kāi)總賬系統(tǒng)UFO報(bào)表文件新建二、確定行高格式行高輸入確認(rèn)三、列寬格式列寬輸入確認(rèn)四、區(qū)域畫線格式區(qū)域畫線選擇相關(guān)的內(nèi)容確認(rèn)五、組合單元格式組合單元選擇相關(guān)的內(nèi)容確認(rèn)六、單元屬性格式單元屬性選擇相關(guān)的內(nèi)容確認(rèn)七、表尺寸格式表尺寸選擇相關(guān)的內(nèi)容確認(rèn)八、定義關(guān)鍵字?jǐn)?shù)據(jù)關(guān)鍵字設(shè)置九、錄入表樣文字在報(bào)表中錄入相關(guān)的資料十、保存報(bào)表第八單元設(shè)置單元公式及計(jì)算報(bào)表數(shù)據(jù)一、 財(cái)務(wù)報(bào)表管理系統(tǒng)概述(一) 主要功能基本概念 兩種狀態(tài):格式、數(shù)據(jù) 關(guān)鍵字 公式設(shè)置具體操作 操作流程 損益表編制的注意事項(xiàng) 現(xiàn)金流量表主表 特殊公式(二)系統(tǒng)中的相關(guān)概念基本概念-兩種狀態(tài) 新建或者打開(kāi)一張財(cái)務(wù)報(bào)表,會(huì)看到左下腳顯示“格式”或者“數(shù)據(jù)”字樣,單擊,變成了對(duì)應(yīng)的“數(shù)據(jù)”或者“格式”。即:財(cái)務(wù)報(bào)表是有兩種狀態(tài)的:格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。在”格式“狀態(tài)下完成:1、定義報(bào)表尺寸: “格式” 菜單下的“表尺寸”2、調(diào)整行高、列寬: “格式” 菜單下的“行高列寬”3、行(列)的增加、刪除:“編輯”菜單下的“增加”、“刪除”4、格式屬性的調(diào)整:“格式”菜單下“單元屬性”5、畫表格線: “格式” 菜單下的“區(qū)域畫線”6、定義關(guān)鍵字:“數(shù)據(jù)”菜單下關(guān)鍵字:設(shè)置,偏移,取消7、設(shè)置單元公式:“數(shù)據(jù)”菜單下編輯公式單元公式 在”數(shù)據(jù)“狀態(tài)下完成:1、追加表頁(yè):“編輯”菜單下的追加2、錄入關(guān)鍵字:“數(shù)據(jù)”菜單下關(guān)鍵字,錄入3、運(yùn)算:“數(shù)據(jù)”菜單下的“整表重算”、“表頁(yè)重算”4、表頁(yè)不計(jì)算:“數(shù)據(jù)”菜單下的“表頁(yè)不計(jì)算”5、數(shù)據(jù)采集: “數(shù)據(jù)”菜單下的“數(shù)據(jù)采集”6、表頁(yè)匯總: “數(shù)據(jù)”菜單下的“匯總”7、賬套初始: “數(shù)據(jù)”菜單下的“賬套初始” 關(guān)鍵字是整張報(bào)表的“向?qū)А薄H绻綖椤癴s(502,月,”借“,)”,表示按月來(lái)取502科目的發(fā)生數(shù)(fs)。那么至少要在格式狀態(tài)下,設(shè)置“月”關(guān)鍵字,在數(shù)據(jù)狀態(tài)下,比如要取6月份的發(fā)生數(shù),錄入關(guān)鍵字“6月”即可。提示:填制憑證前,要先設(shè)置“憑證類別”。此操作已在基礎(chǔ)信息財(cái)務(wù)憑證類別處做了設(shè)置。 常見(jiàn)的關(guān)鍵字有:?jiǎn)挝幻Q、年、月、日、季。 格式狀態(tài)下設(shè)置、取消、偏移關(guān)鍵字;在數(shù)據(jù)狀態(tài)下,錄入關(guān)鍵字。 對(duì)于系統(tǒng)提供的報(bào)表,一般都設(shè)置好了關(guān)鍵字,只需要錄入關(guān)鍵字即可。對(duì)于自定義報(bào)表,設(shè)置合適的關(guān)鍵字是決定一張報(bào)表取數(shù)正確與否的關(guān)鍵。 例子:在一張空白的報(bào)表上增加“年、月、日”的關(guān)鍵字,并調(diào)整位置、進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)表,新建一張空白表;2、數(shù)據(jù)菜單關(guān)鍵字設(shè)置設(shè)置“年”3、同樣的操作,增加“月”、“日”4、年和月之間的距離太寬,要調(diào)整位置:數(shù)據(jù)菜單關(guān)鍵字偏移年和月之間的距離太寬,要調(diào)整位置:數(shù)據(jù)菜單關(guān)鍵字偏移基本概念-公式設(shè)置 常用的就是“用友賬務(wù)函數(shù)”,根據(jù)實(shí)際情況,取發(fā)生函數(shù)(FS),累計(jì)發(fā)生(LFS),期初函數(shù)(QC),期末函數(shù)(QM)。 常用的就是“用友賬務(wù)函數(shù)”,根據(jù)實(shí)際情況,取發(fā)生函數(shù)(FS),累計(jì)發(fā)生(LFS),期初函數(shù)(QC),期末函數(shù)(QM)。 公式設(shè)置的步驟:格式狀態(tài)下數(shù)據(jù)編輯公式單元公式 函數(shù)向?qū)в糜奄~務(wù)函數(shù),選擇具體函數(shù)名參照錄入公式確認(rèn)即可 像資產(chǎn)負(fù)債表上“貨幣資金”期末公式是:現(xiàn)金科目期末數(shù)+銀行存款科目期末數(shù)+其它貨幣資金科目期末數(shù)。 公式設(shè)置為:Q
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