展覽公司檔案管理辦法

廣東某展覽有限公司檔案管理辦法為了建立健全公司的檔案工作，加強(qiáng)對公司檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。一、檔案分類、存放部門（注：領(lǐng)導(dǎo)：集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)。文檔=行政人事部文檔管理員。經(jīng)辦=各部業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。人事=行政人事部人事經(jīng)辦人。財(cái)務(wù)=財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。)分類內(nèi)容存放部門原件備份業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)可研報(bào)告、請示及批復(fù)文件。文檔經(jīng)辦各類補(bǔ)貼申請及批復(fù)文件。工作計(jì)劃、方案和批示。與合作單位簽約文件（包括協(xié)議及承諾性信函）。在琶洲國際采購中心外租館合同。請國家領(lǐng)導(dǎo)人、省、市領(lǐng)導(dǎo)人和其它重要人物出席或參觀展覽會(huì)的請示和安排；國家領(lǐng)導(dǎo)人、省、市領(lǐng)導(dǎo)人的題詞和講話。出訪報(bào)批件等?？偨Y(jié)（簡報(bào)）或統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)照片。新聞報(bào)道匯總。行政檔案公司同外單位簽訂的各種協(xié)議、合同及其審批件。文檔經(jīng)辦公司中層以上領(lǐng)導(dǎo)參加的各類會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)。各主管部門下達(dá)的企業(yè)必須執(zhí)行的文件及其他重要文件。公司行政性規(guī)章制度。公司及其分支機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更決策和審批文件。公司及其分支機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更工商文件。注冊商標(biāo)、域名知識(shí)產(chǎn)權(quán)。合資公司協(xié)議、股東會(huì)決議、董事會(huì)紀(jì)要、工商文件。人事檔案公司人事、工資、福利、培訓(xùn)制度。文檔人事公司自管檔案人員的人事檔案。人事人事人事檔案公司負(fù)責(zé)發(fā)放工資、福利人員的工資、福利發(fā)放情況。人事財(cái)務(wù)公司員工獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、考勤和休假情況。資產(chǎn)檔案房產(chǎn)、土地證。文檔財(cái)務(wù)2000元以上辦公家具資料。財(cái)務(wù)文檔信息、通訊、電子辦公設(shè)備。人事車輛。財(cái)務(wù)文檔財(cái)務(wù)制度。文檔財(cái)務(wù)收、支款合同。經(jīng)辦財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)憑證。財(cái)務(wù)基建檔案基建項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算請示及批件。文檔經(jīng)辦咨詢、設(shè)計(jì)、施工招、投標(biāo)文件。文檔經(jīng)辦與咨詢、設(shè)計(jì)、施工單位簽訂的協(xié)議或合同。規(guī)劃、用地、施工許可。工程圖紙和工程竣工驗(yàn)收資料。其他重要文件。二、檔案建立程序1.檔案交存時(shí)限：機(jī)密文件、員工檔案、財(cái)務(wù)憑證、集團(tuán)公司會(huì)議紀(jì)要、合同文件和資產(chǎn)文件要隨時(shí)送文檔管理人員簽收保管；其它文件在相關(guān)工作完成后14天內(nèi)立卷后，送交檔案管理員。其它單獨(dú)事項(xiàng)文件，需存檔備查的，分類立卷后，每年12月份內(nèi)交檔案管理員。2.檔案建立要求：員工檔案和財(cái)務(wù)憑證檔案按行政人事部和財(cái)務(wù)部規(guī)定的方式建檔；其它文件經(jīng)辦人按文件的時(shí)間順序?qū)⒅匾募沓删?，填寫卷宗夾，并打印如下卷內(nèi)目錄，一式兩份，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，同電子版一并交行政人事部檔案管理人員確認(rèn)簽收后，由公司保管，交卷人留一份卷內(nèi)目錄作憑證。3.檔案管理人員要將存檔文件建立檢索目錄。卷內(nèi)目錄卷宗名稱：序號文件/合同經(jīng)辦人文件/合同編號編制日期文件/合同題目份數(shù)/張數(shù)是否原件1立卷人： 立卷部門負(fù)責(zé)人：檔案管理員：三、檔案密級和保存期1.密級：有機(jī)密文件的檔案卷按其中最高密級文件定密級。2.保存期限：文件保存期要按文件內(nèi)容來確定。一般配情況如下：涉及國家領(lǐng)導(dǎo)人、省、市領(lǐng)導(dǎo)人的檔案永久基建檔案永久產(chǎn)權(quán)文件檔案產(chǎn)權(quán)消失后第10年權(quán)利義務(wù)文件的檔案權(quán)利義務(wù)有效期后第10年業(yè)務(wù)資料業(yè)務(wù)結(jié)束后第10年財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部定人事檔案由行政人事部定四、檔案保管1.各部門和機(jī)要交換送交的檔案，在已立卷的基礎(chǔ)上，由檔案室統(tǒng)一進(jìn)行分類、合并、裝訂和保管。2.檔案管理員要記錄檔案的收進(jìn)和移出、卷宗和案卷數(shù)量、查閱情況。3.檔案室必須嚴(yán)格注意防盜、防火、防蟲、防潮，確保檔案的安全。經(jīng)常檢查檔案保管情況，對破損和變質(zhì)檔案，及時(shí)修復(fù)。每年年終進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，立即解決。4.根據(jù)需要與可能，努力更新收集、保存方式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。五、檔案借閱1.公司所有檔案資料的密級分為絕密、機(jī)密、秘密、一般。集團(tuán)公司內(nèi)部人員非因公需要，一律不得查閱或借閱本公司檔案。因工作需要，員工可以借閱一般性的檔案資料；部門經(jīng)理（含）以上職務(wù)可借閱除絕密級以外的檔案資料；絕密級檔案資料只有公司副總經(jīng)理（含）以上職務(wù)者方可借閱。特殊情況須經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可特殊處理。2.員工借閱檔案資料，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理登記手續(xù)，才能借閱。借閱人員應(yīng)與檔案管理員當(dāng)面點(diǎn)清，借閱檔案后須及時(shí)退還，并辦理歸還手續(xù)。3.凡外單位人員借閱檔案資料，須持有關(guān)單位證明或介紹信，并經(jīng)我公司副總經(jīng)理(含)以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱，但不能借用。4.檔案資料原則上不向外借出，只限在檔案室查閱。如工作需要借出，借用期最長不超過一周，如工作需要延期使用，須向檔案管理員說明理由，并辦理續(xù)借手續(xù)，每次續(xù)借不超過五天。歸還要點(diǎn)清和檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，要及時(shí)報(bào)告和處理。5.查閱檔案材料，不得在檔案材料上劃圈、涂改、更不得拆散、折疊損壞檔案。6.借用檔案應(yīng)注意保密，妥善保管，不得損壞遺失，不準(zhǔn)拆卷、剪裁或抽張取頁，不準(zhǔn)涂改、增刪內(nèi)容、畫標(biāo)記或自行復(fù)制。如工作需要，須經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可復(fù)制、復(fù)印、登記。不準(zhǔn)帶出集團(tuán)公司或轉(zhuǎn)借他人。7.有復(fù)印件卷的檔案，一般只查閱或借閱復(fù)印件卷。8.借閱檔案的人員調(diào)離，離開公司前，必須將借閱的檔案資料還給檔案室，并辦理注銷手續(xù)。否則將視具體情況予以處罰并罰款。9. 檔案室檔案管理人員辦公室嚴(yán)禁吸煙。六、檔案的鑒定、銷毀1.檔案室應(yīng)會(huì)同公司內(nèi)有關(guān)部門，根據(jù)本公司檔案材料保管期限表，對檔案定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作結(jié)束后，對逾期應(yīng)該銷毀的檔案要作書面鑒定報(bào)告。2.對銷毀的檔案應(yīng)造具清冊經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽注意見，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。銷毀