辦公室工作必須注意細節(jié)

辦公室工作必須注意細節(jié)老子說：“天下大事，必做于細。”這一富含哲理的話同樣適用辦公室工作。辦公室工作就是服務(wù)，做好服務(wù)工作非有細致的精神與扎實的作風(fēng)不可。在辦公室工作上必做于細，要從三個方面下功夫。一是要增強對細節(jié)的洞察力。辦公室工作要常懷有如臨深淵、如履薄冰的心態(tài)，時刻把工作想細、做細。任何一項工作都包含無數(shù)的細節(jié)，在完成的過程中也可以分解出大大小小的細節(jié)來，辦公室工作是由點點滴滴、瑣瑣碎碎的細節(jié)串成的，比如開一次會議，就可以分出幾十個細節(jié)來。因此，要把辦公室工作做好，在戰(zhàn)略上要舉重若輕，在戰(zhàn)術(shù)上則要舉輕若重。對細節(jié)要有敏銳的洞察力，要善于分解細節(jié)、抓住細節(jié)，無論會議和活動的大小，都要從細節(jié)入手，以細節(jié)制勝。我們在安排每一次會議和活動的時候，都要盡量把過程分解，把過程細化，分解得越細，對各個環(huán)節(jié)就能夠把握得越準，責(zé)任越明確，整個活動就會完成得越好。比如召開大會要成立秘書處，下設(shè)若干個職能組，每個職能組要對各自的主要任務(wù)進行幾次細化。大會秘書處將這些細化的工作任務(wù)匯編成會務(wù)手冊，人手一冊，一目了然，各項工作細化到每一個崗位、每一個人，每個人都知道自己的崗位，都明白什么時候應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，這樣越細致工作就越到位，效果就越好。二是要增強對細節(jié)的執(zhí)行力。某些會議和活動的策劃能否達到預(yù)期的效果，關(guān)鍵在對細節(jié)的設(shè)計與把握，也就是執(zhí)行力如何會影響工作成效。一項會議或活動的方案做得再好、再細，如果在執(zhí)行過程中忽視了細節(jié)，就可能鑄成大錯，比如文件中的錯字、裝訂的錯頁、排座位出差錯、通知落款日期出錯等，這些都是“低級錯誤”，但忽略了這些細節(jié)，就猶如一幅漂亮的畫布上落下一塊污漬一樣，使人感到很不舒服，有時甚至造成惡劣影響。如今年月，縣委主要領(lǐng)導(dǎo)去參加市里的一次會議，會議結(jié)束后，領(lǐng)導(dǎo)要求召開常委會議傳達貫徹市里會議精神，我們積極主動做了相關(guān)的會務(wù)準備工作，但臨到開會時，才發(fā)現(xiàn)沒有把市里的會議材料復(fù)印好，就是因為沒有注意這個細小的環(huán)節(jié)，使原已準備充分的會議美中不足。因此舉辦一項會議或活動的成敗，不僅僅取決于設(shè)計，更在于執(zhí)行，對于細節(jié)，執(zhí)行得不好，落實得不到位，再好的設(shè)計，也只能是紙上的藍圖。三是要增強對細節(jié)的監(jiān)督力。為了保障細節(jié)的順利執(zhí)行，必須對各項細節(jié)的設(shè)計進行檢查監(jiān)督，既要檢查其設(shè)計是否合理、是否周密、是否穩(wěn)妥，又要對細節(jié)執(zhí)行過程中進行監(jiān)督，及時掌握執(zhí)行的進度、執(zhí)行的力度、執(zhí)行的效果等。我們在一些細節(jié)方面不斷地出些問題，有時令人很尷尬，究其原因，就在于對執(zhí)行細節(jié)的監(jiān)督不到位。曾經(jīng)有這樣一個“小錯誤”，令我至今印象深刻：有一個匯報材料，幾經(jīng)修改，最初歸納出來的困難有六點，后來改成了四點，但材料中的表述依然為“六難”，校對時誰也沒有發(fā)現(xiàn)，結(jié)果匯報時領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)問“還有兩點困難到哪里去了”，弄得我們都很尷尬。我們常說“辦公室工作無小事”，對細節(jié)上的問題，看似是整個活動中的一個小小的“1，但1001往往不等于99，一個關(guān)鍵細節(jié)出了問題就會產(chǎn)生1001=0的效果，也就是說，如果藐視這個小小的“1”，視而不見，棄之不顧，到頭來很可能功虧一簣，1%的錯誤將會導(dǎo)致100%的失敗。關(guān)于細節(jié)問題的這兩個算式，說明了我們只有把細節(jié)做好，做到位，監(jiān)督到位，才能體現(xiàn)出辦公室整體工作的效果和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的水平。二、嚴謹細致的作風(fēng)要貫穿于辦公廳各項工作之中強調(diào)辦公廳工作要嚴謹細致，就是強調(diào)做辦公廳的各項工作都要想具體、講細節(jié)、抓落實，都要有嚴明的紀律、嚴格的要求、嚴謹?shù)姆椒ê蛧烂艿穆鋵?，都要有精益求精的精神、不厭其煩的韌勁和一以貫之的態(tài)度。俗話說，柴、米、油、鹽、醬、醋、茶?熏這是居家生活必備的七件事，我看辦公廳的工作也主要是七件事：辦會、辦文、辦事、參謀、督辦、協(xié)調(diào)、接待。嚴謹細致的作風(fēng)應(yīng)貫穿于這七件事之中，要在這七件事中進一步培養(yǎng)和加強，要通過這七件事來檢查和考驗。（一）辦會。會以周全見質(zhì)量，辦會的質(zhì)量就體現(xiàn)在周全之中。一是制定會務(wù)方案要周全。對會議的每個環(huán)節(jié)、會議涉及的各個方面、會議各個工作小組等都要作明確的安排，確保各項工作環(huán)環(huán)相扣，有條不紊，確保工作人員密切合作又分工明確，形成工作合力。二是會前的安排要周全。在辦會過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些“怪事”，比如：話筒準備得好好的，但正式開會時卻“一言不發(fā)”；所有與會者的會議材料齊全，但主要領(lǐng)導(dǎo)面前的會議材料缺頁；領(lǐng)導(dǎo)座次順序是嚴格規(guī)范的，但卻明顯擺錯了，等等。要解決這些問題，就必須進行耐心、細致的檢查。三是應(yīng)對意外情況的措施要周全。比如原定不來的領(lǐng)導(dǎo)突然到會、領(lǐng)導(dǎo)臨時增加議程、會場突然停電等，要多想幾個“萬一”，多設(shè)計幾個應(yīng)對預(yù)案，保證臨變不驚、處變不亂。四是現(xiàn)場服務(wù)要周全。人員進出會場秩序、領(lǐng)導(dǎo)或重要來賓接待、音響效果、燈光效果、空調(diào)效果都不能馬虎出錯。特別是表彰發(fā)獎，不能亂套鬧笑話。五是會后細節(jié)要周全。如協(xié)助與會人員做好返回工作、安排個別因工作需要暫留的代表住宿、搞好會議的新聞報道、會議總結(jié)、機密文件的回收，等等，要做到會散事清，一絲不茍。（二）辦文。文以載道見水平?！暗馈保堑览?、事理?！暗馈笔俏牡纳€，來不得半點馬虎。如何做到文以載道？除了需要平時的積累外，還要看辦文工作中理論指導(dǎo)是否切實、查證是否認真、推敲是否仔細、思考是否嚴密、行文是否嚴謹、征求意見是否廣泛，等等，總之必須有嚴謹細致的態(tài)度、嚴謹細致的方法、嚴謹細致的作風(fēng)。如，一篇文章要有道，必須有一定的理論含量、寫作技巧含量、文化含量和哲理含量等，即要用簡潔準確生動的語言反映科學(xué)發(fā)展之理、和諧發(fā)展之理、事物內(nèi)在規(guī)律之理，用精彩的語句感染人、激勵人、教育人，其間必須有一個凝練歸納、刪繁就簡、反復(fù)查證的過程，這是講內(nèi)容上的。又如：文稿中涉及的政策性問題，更應(yīng)當周密、細致，一要看是否符合中央的政策規(guī)定，二要考慮政策的連續(xù)性、可行性，三要考慮群眾的承受能力，四要考慮政策出臺的時機，五要看表述是否準確。表述不準確，用詞有歧義，或是錯用一個標點符號，都有可能造成“差以毫厘，失之千里”的嚴重后果?！耙蛔秩牍?，九牛拔不出”。因此，我們在辦文中，一定要以嚴謹細致的態(tài)度，嚴把理論關(guān)、政策關(guān)、法律關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)和體例關(guān)，做到理論表達恰如其分，遣詞造句準確精練，語法修辭正確無誤，標點符號使用規(guī)范，邏輯結(jié)構(gòu)嚴謹完整。俞正聲同志代表省委在第九次黨代會上作的工作報告是一個充分反映全省黨員和人民意愿、求真務(wù)實、催人奮進的好報告。這個報告就是一個辦文嚴謹細致的典范。省委常委會先后四次討論報告送審稿，同時采取自上而下與自下而上相結(jié)合?熏書面征求意見與面對面聽取意見相結(jié)合?熏黨內(nèi)討論與黨外座談相結(jié)合等多種方式?熏征求了一千多條修改意見和建議。俞正聲同志對報告形成的每一稿，都認真審閱修改，并與起草小組的負責(zé)同志和起草人員一起通篇審讀，大到報告的主題、標題、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，小到遣詞造句、標點符號，逐字逐句地推敲、斟改，對報告的起草傾注了極大心血，其嚴謹細致的精神和作風(fēng)給我們作出了表率。（三）辦事。事以縝密見精神。做到縝密，關(guān)鍵是要用嚴謹嚴密、一絲不茍的心態(tài)，以務(wù)實、負責(zé)的作風(fēng)去施行，縝密的效果要體現(xiàn)在把事辦實、辦完美上。辦公廳的同志辦事時刻都要站在立黨為公、執(zhí)政為民的高度，體現(xiàn)“以人為本”的理念和對細節(jié)問題的關(guān)注，注重把政治效果、社會效果和事情的實際效果結(jié)合起來，使每件事都很圓滿，各方滿意。今年月，省委組織到江西省考察，江西省在一輛專車上配備了移動電臺，并給每位考察人員配備一個無線接收耳機，播音員全程隨同，沿途現(xiàn)場解說江西風(fēng)貌、所經(jīng)過地方的一些情況。在車上，考察人員可以直接通過車上的廣播系統(tǒng)聽到解說，到參觀點后，戴上耳機就可清晰聽到點上負責(zé)同志的情況介紹。這樣就解決了過去大規(guī)模考察中存在的路途無聊，在參觀點不是所有同志能聽到介紹，對沿途的情況不了解等問題。實際上，只要做個有心人，工作更嚴謹些、更細致些，就可以把事情做得更圓滿一些。這樣的辦事水平值得我們學(xué)習(xí)。平常之事不一定是簡單事、容易事，要想把平常事做細、做精、做優(yōu)，沒有嚴謹細致的作風(fēng)肯定是不可能的。（四）參謀。當參謀要出主意、想辦法，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。對辦公廳工作人員來說，參謀要貫穿在辦文、辦事、辦會各個環(huán)節(jié)中。只有站在省委工作的高度，在具體的工作中善于觀察、善于思考，善于抓關(guān)鍵、抓苗頭、抓細節(jié)，才能出“好主意”、當“好參謀”。第一，當參謀要看準時機。要在黨委重大決策部署之前，重要事項發(fā)生之初，日常運轉(zhuǎn)關(guān)鍵之時，主動積極地提出建議，拿出方案，而不能時過境遷，放“馬后炮”。第二，當參謀要選好角度。關(guān)鍵是要抓住事物的本質(zhì)，抓住工作中的主要矛盾和矛盾的主要方面，選準角度、找準側(cè)面，深入研究分析，廣泛吸取各個方面的有益經(jīng)驗，從而形成更好、更多、更科學(xué)的智謀。辦公廳編發(fā)的工作簡報、決策參考都是很好的參謀平臺。一篇文章發(fā)出來，或介紹典型經(jīng)驗，推動工作進展；或轉(zhuǎn)發(fā)調(diào)研報告，把握發(fā)展規(guī)律；或通報有關(guān)情況，提示各級領(lǐng)導(dǎo)重視，對全省有著不可估量的影響。總之，每一期簡報都應(yīng)該有比較好的角度和特點，給人有所啟示和收獲。今年月份，省委政研室編發(fā)的第一期內(nèi)部參閱“關(guān)于當前我省困難職工生活狀況的報告”，這個報告的背景是春節(jié)之前省委正在考慮困難群眾的生活安排，準備走訪慰問貧困地區(qū)和困難群眾，這份報告從困難職工的角度反映了情況，提出了建議，角度選得準，內(nèi)容反映實，建議提得好，正聲同志親自批示發(fā)至各市州黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)同志參閱。第三，當參謀要適到好處。實踐證明，工作做得越細?熏就越能想出好辦法，當好參謀。對省領(lǐng)導(dǎo)該不該參加某些部門和單位的活動，怎么參加他們的活動？既不能誤了大事，也不能分散了領(lǐng)導(dǎo)精力。這項工作從收到請示到提出建議和落實，要做大環(huán)節(jié)、個細節(jié)的工作。大環(huán)節(jié)是：認真吃透請示事項，主動了解相關(guān)情況，及時溝通信息，提出明確的意見和建議，按程序報批，迅速落實領(lǐng)導(dǎo)批示，制定綜合方案；個細節(jié)，包括會議活動的時間、地點、內(nèi)容、規(guī)模、規(guī)格、路線、乘車方式、著裝要求、保衛(wèi)級別、新聞報道，等等。如果我們工作做得不這樣細，不把方方面面的情況弄準，要提出讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的方案和建議是不可能的。（五）協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)要有章法。章法就是原則性、靈活性、權(quán)威性的結(jié)合。原則性體現(xiàn)著事物的本質(zhì)和規(guī)律，是生命線。靈活性是原則性的方法、手段和途徑。權(quán)威性是原則性、靈活性的基礎(chǔ)和保障。一是要有原則性。嚴謹細致的要義在嚴格。嚴格的要義在于按政策、規(guī)定、原則和程序辦事，這是做好有關(guān)協(xié)調(diào)工作的前提和基礎(chǔ)。講原則，就是要吃透上情，把握下情，明確工作要求，既把策略作為生命，更要把政策作為生命，在協(xié)調(diào)工作中堅定地、務(wù)實地按政策辦事，同時很好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的要求和意圖。二是要有靈活性。協(xié)調(diào)處理問題，要根據(jù)事物的發(fā)展變化，善于見微知著，從蛛絲馬跡中發(fā)現(xiàn)協(xié)調(diào)的著力點、關(guān)鍵點、共同點。既敢于負責(zé)，又誠懇聽取各方意見；既發(fā)揚民主，又注意把各種意見統(tǒng)一到領(lǐng)導(dǎo)的意圖上來；既尊重各方意見，又尋求解決問題的結(jié)合點和共識，從而達到協(xié)調(diào)的目的。三是要有權(quán)威性。說話要算數(shù)，拍板要有效，協(xié)調(diào)要有結(jié)果。要體現(xiàn)政策的權(quán)威、體現(xiàn)省委的權(quán)威、體現(xiàn)共識的權(quán)威，協(xié)調(diào)的意見要能夠得到貫徹落實，要經(jīng)得起實踐、時間和協(xié)調(diào)各方的檢驗。（六）督辦。督促檢查工作的功夫應(yīng)該下到什么地方？要下到推動決策、領(lǐng)導(dǎo)批示件等工作的落實上。督促檢查工作需要貫穿于實施決策的全過程，貫穿于落實的全過程。但許多工作的落實不是一般地說一說、催一催就能達到目的，也不是一次就可完成的，需要逐步的推進、逐步的深入。督查工作要嚴謹細致，我看重點體現(xiàn)在三個方面：一是要真實客觀地了解情況。這是督促檢查工作的生命力之所在。比如，我們了解貫徹執(zhí)行省委重大決策的落實情況，不僅要了解是否傳達了，是否做了計劃、作了部署，更重要的是要深入了解貫徹執(zhí)行決策的實際工作結(jié)果。因為實際情況有時被表面或虛假情況所掩蓋，有些單位存在著不愿、不敢或不善于反映實際情況的問題，一些天衣無縫的報告、材料也使人難以看到實際情況。二是要準確清晰地研判規(guī)律。督促檢查工作不是只當傳話筒，需要在深入了解、掌握大量情況的基礎(chǔ)上，做出透徹的分析和判斷，抓住本質(zhì)的帶傾向性的問題，推動問題的解決和決策的實施。特別是省委重大決策下達后，