力豐公司公文管理制度

公文管理制度一、公文管理的目的為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際，特制定本管理規(guī)定。二、公文的定義公文是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務而形成的各種來往和記錄的文本。三、公文的種類公文分為3類，即紅頭文件、內(nèi)部通告、會議紀要，各公文格式具體見附件。（一）紅頭文件：主要用于印發(fā)公司制度、規(guī)定，重要工作計劃、部門機構(gòu)和人事異動等公司的重要文件。公司各部門不得印發(fā)紅頭文件。（二）內(nèi)部通告：主要用于公司內(nèi)部日常事務性工作或內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)的公司或部門一般性文件。如公告、通知、通報、請示（申請）。（三）會議紀要：主要用于記錄公司或部門經(jīng)營與重要工作會議主要內(nèi)容與決議的文本。四、公文密級及保密規(guī)定公司公文的密級分為“普通”、“秘密”“機密”三級，具體密級和保密期限由擬辦部門根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定提出。普通密級公文不標注。（一）“秘密”“機密”是指公司的秘密，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。秘密公文泄露會使公司的利益遭受損害或不利于公司生產(chǎn)經(jīng)營活動。（二）由公司綜合事務部主管副總經(jīng)理確定公文的密級。“秘密”公文保密期限為：五年，知悉范圍為：為項目部副經(jīng)理以上級別的領(lǐng)導；“機密”公文保密期限為：十年，知悉范圍為：公司副總經(jīng)理以上級別的公司領(lǐng)導。因工作需要知悉公司秘密、機密公文內(nèi)容的，應當經(jīng)過公司綜合事務部主管副總經(jīng)理批準。（二）秘密、機密公文閱后立即保存在文件柜內(nèi)。不得復印和摘錄；不得向知悉范圍以外人員泄露秘密公文的內(nèi)容；非工作需要不得私自攜帶秘密公文外出；違者依據(jù)泄密情節(jié)給予行政處罰，給公司造成重大損失的直至追究法律責任。（三）由公司綜合事務部負責秘密、機密公文的保密管理工作，綜合事務部的工作人員負有保密義務，嚴格遵守保密規(guī)定。六、公司發(fā)文處理程序（一）擬稿：按照各部門“誰主管，誰擬稿”的原則。涉及兩個以上部門的，由主辦部門牽頭擬稿，有關(guān)部門協(xié)辦；擬稿人為部門負責人的直接送綜合事務部主任核稿簽字；文件若須抄送，則在“抄送”欄中填明；文件若是“請示”，則填寫“聯(lián)系人姓名”、“電話”；文件若上報，則寫明文件上報所需份數(shù)及單位、部門留存份數(shù)；用A4紙打印初稿，電子版?zhèn)浞?。（二）核稿：由部門經(jīng)理初核，在面頁上簽名并簽署日期；送綜合事務部審核，從公文格式、內(nèi)容上把關(guān)，各部門公文經(jīng)綜合事務部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯誤的，退回原部門重新擬文。（三）簽發(fā)：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理在權(quán)限范圍內(nèi)可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通告等公文。（四）編號：由綜合事務部統(tǒng)一登記、編號、計算份數(shù)等。（五）打?。壕C合事務部打印首份文件后，由擬稿人校對，校對無誤后，綜合事務部完成打印工作。（六）蓋章：由綜合事務部辦理有關(guān)蓋章手續(xù)。（七）分送：公司采用遞送、傳真、郵寄、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應采取簽收方式（對公司秘密文件還需用信封封口專人專送）。采用其它方式分送公文，分送人應做好跟蹤、記錄工作。（八）存檔：原稿與正文1份（原件）存檔。七、公文用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型紙，雙面印刷。八、公文行文格式要求（一）發(fā)文機關(guān)標示：由天津力豐合盈投資有限公司全稱加“文件”組成。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上報公文的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，留出空白供上級機關(guān)批示文件使用；發(fā)文機關(guān)標識使用小標宋體字，用紅色標識，字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。聯(lián)合行文時應使用主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，保證公文首頁顯示正文。（二）發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，如：津力20121號。發(fā)文字號在發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。上報公文標識簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，簽發(fā)人用3號仿宋字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級與保密期限之間用“”隔開。秘密5、機密10年。（三）文件標題：紅色反線下空2行，用2號宋體字（加粗），可分一行或多行居中排布?；匦袝r，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（四）正文（含主送機關(guān)名稱和落款）：用3號仿宋字，一般每面排22行，每行28個字。文中如有小標題可用3號宋體字（加粗）或黑體字。正文中的結(jié)構(gòu)層次第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（五）附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用三號仿宋字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1”)，附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。（六）成文時間及印章：成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“”。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)的名稱，只標識成文時間，成文時間右空4字，加蓋印章應上距正文1行之內(nèi)，也就是不到1行的空白，端正、居中下壓成文時間。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前，兩個印章排列整齊，均壓成文時間，互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（七）主題詞：“主題詞”三字用三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目按照國務院公文主題詞表的分類進行編制，用三號宋體字，詞目之間空1字。（八）抄送機關(guān)：公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用三號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。（九）頁碼：用4號半角阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯俗R頁碼。 九、公司收文處理程序（一)拆封：當天的來文當天拆封。收文單位署名公司的，由綜合事務部拆封；署名有關(guān)部門的，由有關(guān)部門拆封；由政府部門所發(fā)的文件，由綜合事務部拆封。（二)登記：凡明確是公司收文的，不論以何種形式收到，都統(tǒng)一由綜合事務部登記、編號。 各部門收到的由部門登記、編號。（三)擬辦：綜合事務部根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。（四)呈閱、呈批：根據(jù)擬辦意見，由綜合事務部文秘人員呈送公司領(lǐng)導批示后，分送有關(guān)部門辦理。（五)交辦：根據(jù)公司領(lǐng)導的批示傳遞到承辦部門。緊急公文，文秘人員應提出辦理時限，跟蹤督促催辦。（六)辦結(jié)：經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期，然分類后存檔。十、附則1、本制度自頒布之日起執(zhí)行，由綜合事務部負責解釋和修改。2、附件：1、紅頭文件模板，2、內(nèi)部通告模板，3、會議紀要模板，4、公文呈批表模板，5、收文處理單模板。二0一二年五月二十日附件：1、紅頭文件模板天津力豐合盈投資有限公司文件一號宋體加粗津力20XXXX號簽發(fā)人：xxx標題標題用二號宋體加粗XX部門：主送某部門三號仿宋頂格 冒號用全角 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三號仿宋特此通知 二0一X年X月X日成文日期三號仿宋 右空四個字的距離主題詞三號黑體 主題詞目小三號宋體主題詞：XX XX 通知 抄 報：X總 抄 送：公司各部門 抄送、抄送單位、印發(fā)單位及引發(fā)日期用三號仿宋 附件：2、內(nèi)部通告模板通知黑體、二號正文宋體四號字抄送：天津力豐合盈投資有限公司 年 月 日（公章） 主題詞、抄送、公司名稱、日期用黑體四號字附件：3、會議紀要模板會議紀要 編號：JL-201X-XX 日期 記錄人地點會議主持人會議主題會議參加人員決 定 事 項頁數(shù)：附件：4、公文呈批表模板：天津力豐投資有限公司公文呈批表文 件 編 號份數(shù)