《公文流程管理》PPT課件

公文流程管理,壹、公文書(shū)之意義,係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書(shū)。凡機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)與人民往來(lái)之公文書(shū)，機(jī)關(guān)內(nèi)部通行之文書(shū)，以及公文以外之文書(shū)而與公務(wù)有關(guān)者，均包括在內(nèi)。,貳、公文流程(),指公文自收文或交辦起至發(fā)文歸檔之全部流程。、收文處理二、文件簽辦三、文稿擬判四、發(fā)文處理五、歸檔處理,貳、公文流程(二),收文處理簽收拆驗(yàn)分文編號(hào)登錄傳遞文件簽辦擬辦送會(huì)陳核核定文稿擬判擬稿會(huì)稿核稿判行發(fā)文處理繕印校對(duì)蓋印及簽署編號(hào)登錄傳遞歸檔處理整理與裝訂典藏借調(diào)清理銷(xiāo)毀移交,叁、公文之簽擬(),簽為幕僚處理公務(wù)表達(dá)意見(jiàn)，以供上級(jí)瞭解案情，並作抉擇之依據(jù)。稿為公文之草本，依各機(jī)關(guān)規(guī)定程序核判後發(fā)出。擬辦之方式如下：,叁、公文之簽擬(二),一、先簽後稿（一）訂定、修正、廢止法令之案件。（二）性質(zhì)重要而無(wú)法令依據(jù)案件。（三）政策性重大興革案件。（四）牽涉較廣，會(huì)商未獲結(jié)論之案件。（五）重要人事案件。（六）與人民權(quán)利義務(wù)有重大關(guān)係之案件。,叁、公文之簽擬(三),二、簽稿併陳（一）文稿內(nèi)容需另為說(shuō)明或?qū)σ酝幚砬樾涡枳眉游鍪鲋讣?。（二）依法?zhǔn)駁，但案情特殊需加說(shuō)明之案件。（三）需限時(shí)辦發(fā)，不及先行簽請(qǐng)核示之案件。,叁、公文之簽擬(四),三、以稿代簽一般案件、簡(jiǎn)單或例行承轉(zhuǎn)之案件。,肆、擬辦文書(shū)應(yīng)注意事項(xiàng)(),一、對(duì)於單位收發(fā)送交之文書(shū)，或根據(jù)工作分配須辦理者，承辦人員應(yīng)即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統(tǒng)或記載於公文登記簿，以備查詢。二、機(jī)關(guān)首長(zhǎng)或單位主管對(duì)主管業(yè)務(wù)認(rèn)有辦理文書(shū)之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。,肆、擬辦文書(shū)應(yīng)注意事項(xiàng)(二),三、負(fù)責(zé)主辦某項(xiàng)業(yè)務(wù)之人員，對(duì)其職責(zé)範(fàn)圍內(nèi)之事件，認(rèn)為必須以文書(shū)宣達(dá)意見(jiàn)或查詢事項(xiàng)時(shí)，得自行擬辦。四、承辦人員對(duì)於文書(shū)之?dāng)M辦，應(yīng)查明全案經(jīng)過(guò)，依據(jù)法令作切實(shí)簡(jiǎn)明之簽註。依法令規(guī)定必須先經(jīng)會(huì)議決定者，應(yīng)按規(guī)定提會(huì)處理。法令已有明文規(guī)定者，依規(guī)定擬稿送核，無(wú)法令規(guī)定而有慣例者依慣例。適用法令時(shí)，依法律優(yōu)於命令、後法優(yōu)於前法、特別法優(yōu)於普通法、後令優(yōu)於前令及下級(jí)機(jī)關(guān)之命令不得牴觸上級(jí)機(jī)關(guān)之命令等原則處理。,肆、擬辦文書(shū)應(yīng)注意事項(xiàng)(三),五、處理案件，須先經(jīng)查詢、統(tǒng)計(jì)、核算、考驗(yàn)、籌備、設(shè)計(jì)等手續(xù)者，應(yīng)先完成此項(xiàng)手續(xù)，如非短時(shí)間所能完成時(shí)，宜先將原由向?qū)Ψ秸f(shuō)明。六、承辦人員對(duì)本案原有文卷或有關(guān)資料，應(yīng)詳予查閱，以為擬辦處理之依據(jù)或參考。此項(xiàng)文卷或資料，必要時(shí)應(yīng)摘要附送主管，作為核決之參考。,肆、擬辦文書(shū)應(yīng)注意事項(xiàng)(四),七、簽具意見(jiàn)，應(yīng)力求簡(jiǎn)明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應(yīng)避免未擬意見(jiàn)而僅用陳核或請(qǐng)示等字樣，以圖規(guī)避責(zé)任。八、重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)敘明案情簽請(qǐng)核示或當(dāng)面請(qǐng)示後，再行簽辦。,肆、擬辦文書(shū)應(yīng)注意事項(xiàng)(五),九、毋須答復(fù)或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請(qǐng)存查。十、承辦人員擬辦案件，應(yīng)依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應(yīng)依序辦理，並均於規(guī)定時(shí)限完成，不得積壓。,肆、擬辦文書(shū)應(yīng)注意事項(xiàng)(六),十一、承辦人員對(duì)於來(lái)文或簽擬意見(jiàn)，如情節(jié)較繁或文字較長(zhǎng)者，宜摘提要點(diǎn)，以眉註方式，書(shū)於該段文字旁之空白處，或針對(duì)重要文句，以色筆註記，以利核閱。十二、承辦人員對(duì)於來(lái)文之附件，有抽存待辦之必要者，應(yīng)於來(lái)文上書(shū)明附件抽存字樣，並簽名或蓋章，附件除書(shū)籍等另有指定單位保管者外，應(yīng)於用畢後歸檔。,伍、公文之會(huì)核(),一、案件非本單位權(quán)責(zé)範(fàn)圍所能單獨(dú)解決，而涉及其他業(yè)務(wù)單位之職掌，必須會(huì)辦者。,伍、公文之會(huì)核(二),二、會(huì)商之方式，應(yīng)依問(wèn)題之繁簡(jiǎn)難易及案件之輕重緩急，斟酌選擇辦理：（一）以電話商詢或面洽，必要時(shí)並紀(jì)錄備查。（二）以簽稿送會(huì)有關(guān)單位，其送會(huì)單位較多者，宜採(cǎi)用定型之簽稿會(huì)核單依次遞會(huì)或複製分會(huì)。（三）提例會(huì)（如處務(wù)會(huì)議、行政會(huì)議）討論。（四）約集有關(guān)單位人員定期舉行會(huì)議商討。（五）臨時(shí)約集有關(guān)人員小組會(huì)商。（六）自行持稿送會(huì)。（七）以書(shū)函或e-mail洽商。,伍、公文之會(huì)核(三),三、會(huì)簽案件其文稿內(nèi)容與會(huì)簽意見(jiàn)不牴觸時(shí)，不必再會(huì)稿，決行後以副本抄知。四、知會(huì)性質(zhì)之案件，不必事先會(huì)辦，核定後以副本抄知。,陸、陳核應(yīng)注意事項(xiàng)(),一、文件經(jīng)承辦人員擬辦後，應(yīng)即分別按其性質(zhì)，用公文夾遞送主管人員核決。如與其他單位有關(guān)者並應(yīng)先行會(huì)商或送會(huì)。,陸、陳核應(yīng)注意事項(xiàng)(二),二、文書(shū)於稿面適當(dāng)位置簽名或蓋章辦理，權(quán)責(zé)如下：()初核者係承辦人員之直接主管。(二)覆核者係承辦人員直接主管之上級(jí)核稿者。(三)會(huì)核者係與本案有關(guān)之主管人員。(四)決定者係依分層負(fù)責(zé)規(guī)定之最後決定人。,陸、陳核應(yīng)注意事項(xiàng)(三),三、承辦人員對(duì)於承辦案件如未簽擬意見(jiàn)，應(yīng)交還重?cái)M，再行陳核。四、承辦人員擬有兩種意見(jiàn)備供採(cǎi)擇者，主管或首長(zhǎng)應(yīng)明確擇定一種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。,柒、回稿或清稿（）,、稿件於送會(huì)或陳判過(guò)程中，如改動(dòng)較多或較為重大，或有其他原因者，會(huì)核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人閱後，再行送繕。,柒、回稿或清稿（二）,二、文稿增刪修改過(guò)多者，應(yīng)送還原承辦人清稿，清稿後應(yīng)將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會(huì)核、會(huì)簽者，不必再會(huì)核、會(huì)簽。,捌、判行,一、文稿之判行按分層負(fù)責(zé)之規(guī)定辦理。二、宜注意每一文稿之內(nèi)容，各單位間文稿有無(wú)矛盾、重複及不符等情形。三、對(duì)陳判之文稿認(rèn)為無(wú)繕發(fā)必要尚須考慮者，宜作不發(fā)或緩發(fā)之批示。四、重要文稿之陳判，應(yīng)由主辦人員或單位主管親自遞送。五、決行時(shí)，如有疑義，應(yīng)即召集承辦人員及核稿人員研議，及時(shí)明確批示。,玖、覆閱,重要文稿或文稿陳核過(guò)程中，會(huì)核單位或各級(jí)核稿人員有不同意見(jiàn)或其他簽註時(shí)，應(yīng)先送請(qǐng)相關(guān)主管及承辦人員覆核後，再行送繕或存參。,拾、發(fā)文處理,繕印校對(duì)蓋印及簽署編號(hào)登錄封發(fā),拾壹、歸檔處理,整理與裝訂-點(diǎn)交文稿與附件整理裝訂成冊(cè)並蓋騎縫章避免散失。典藏-依文稿性質(zhì)編號(hào)保存。借調(diào)-業(yè)務(wù)需要借檔權(quán)責(zé)單位核準(zhǔn)借調(diào)期限原件歸還。清理-保存是否完善破損整理保存年限移交續(xù)存。銷(xiāo)毀-已逾保存年限簽準(zhǔn)後銷(xiāo)毀。移交-業(yè)務(wù)合併或移轉(zhuǎn)。,拾貳、結(jié)語(yǔ),公文流程管理乃所有人員共同之職責(zé)，宜由文書(shū)單位、業(yè)務(wù)單位與管考單位建立嚴(yán)謹(jǐn)之流程管理制度，並實(shí)施自我管理、文書(shū)稽催、時(shí)效統(tǒng)計(jì)分析及流程簡(jiǎn)化等措施，以提高公