1.恒福信息中心管理制度(2015.4.13修訂).doc

恒福信息中心管理制度一 總則1.1 為推進公司信息化建設(shè)，規(guī)范和管理公司信息中心及各種信息產(chǎn)品、信息資源的合理使用和投資，特制定本制度。1.2 信息中心管理范圍包括總公司及分公司等。1.3 信息中心職責在于統(tǒng)籌規(guī)劃、規(guī)范和管理信息產(chǎn)品的使用和投資，組織和負責信息工程的實施，制定、修訂信息管理制度、規(guī)則和規(guī)定。1.4 信息中心貫徹執(zhí)行公司和集團信息中心的制度、目標和相關(guān)規(guī)定。1.5 信息中心管理內(nèi)容包括：信息產(chǎn)品、信息資源、信息工程、監(jiān)控系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)、電話系統(tǒng)等。1.6 本制度所指信息產(chǎn)品、信息資源包括計算機、外設(shè)及耗材和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備硬件，各類系統(tǒng)及應用軟件，各類電子數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)資源等。 二硬件管理2.1 信息產(chǎn)品硬件包括：2.1.1 計算機硬件包括：網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、主機、顯示器、鍵盤、鼠標、存儲器、各種接口卡（如視頻卡等）。2.1.2 計算機外設(shè)包括：打印機、復印機、傳真機、UPS（不間斷電源）、掃描儀、手寫板、讀卡器及其它外圍部件在內(nèi)的設(shè)備、備件和耗材。2.1.3 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括：光纖及其轉(zhuǎn)發(fā)器、雙絞線、交換機、三層交換機、路由器、VPN、防火墻等。2.2 信息產(chǎn)品硬件管理內(nèi)容包括：2.2.1 信息產(chǎn)品硬件的購置、調(diào)配、維護、維修、報廢和隨機資料保管等工作。2.2.2 信息產(chǎn)品硬件（固定資產(chǎn)、配件）入庫、登記。2.3 部門使用計算機及外設(shè)的安裝、領(lǐng)用和調(diào)配2.3.1 計算機硬件的裝機、測試和相關(guān)備份。2.3.1.1 新購置的計算機硬件，在信息中心或使用部門處開箱驗機，確保實物與配置清單相符；2.3.1.2 信息中心技術(shù)人員會同供應商對設(shè)備進行裝機和測試；2.3.1.3 信息中心技術(shù)人員安裝相關(guān)辦公軟件和完成基本配置，備份操作系統(tǒng)及驅(qū)動程序；為了更有效地管理及應用公司的電腦，信息中心對公司內(nèi)的所有電腦及其相關(guān)設(shè)備進行編號并登記注冊，其中包含每臺機的型號、使用部門、使用人、用途等。任何人未經(jīng)電腦部充許，不得私自更改計算機配置。2.3.1.4 交由使用部門相關(guān)人員使用。2.3.2計算機硬件隨機資料保管2.3.2.1計算機硬件檢驗合格后，信息中心技術(shù)人員應認真填寫保修卡，按要求寄回廠家或歸檔；2.3.2.2驅(qū)動程序、使用說明、合格證、用戶手冊、光盤等隨機所有文件和軟件資料，由信息中心按檔案要求負責保管。2.3.3計算機硬件入庫和出庫2.3.3.1購置的計算機硬件驗貨合格后，信息中心在送貨單上簽署，并據(jù)此填寫入庫單或固定資產(chǎn)增加單并錄入相關(guān)數(shù)據(jù)庫；2.3.3.2使用部門填寫領(lǐng)料單，部門負責人審批，信息中心核準后發(fā)出相應的計算機硬件，并據(jù)此錄入相關(guān)數(shù)據(jù)庫；2.3.3.3信息中心填寫信息產(chǎn)品備查賬。2.4計算機硬件升級和調(diào)配2.4.1公司各部門計算機硬件不能滿足工作需要時，由使用部門提出升級、調(diào)換申請，審批通過后由信息中心協(xié)同相關(guān)部門實施。2.4.2計算機硬件的維護和保養(yǎng)。2.4.2.1計算機硬件在使用過程中，應經(jīng)常保持設(shè)備的清潔；2.4.2.2非信息中心相關(guān)人員不得打開計算機主機機箱和拆、換零配件，嚴禁帶電插拔配件及外設(shè)，違者按公司相關(guān)處罰條例執(zhí)行；2.4.2.3計算機及主要外設(shè)保養(yǎng)周期定為每季一次。維護人員在保養(yǎng)結(jié)束后，填寫計算機保養(yǎng)記錄單。2.5計算機硬件的維修2.5.1計算機出現(xiàn)故障時，應及時通知信息中心，信息中心維修人員在接到通知后，盡快到現(xiàn)場檢查故障原因，進行故障鑒定并維修；信息中心無法維修的，經(jīng)相關(guān)部門準允，聯(lián)系相應供應商進行維修。各分公司計算機出現(xiàn)故障，由網(wǎng)管（或兼職）按照上述程序辦理，所屬信息中心提供技術(shù)支持。2.5.2計算機維修完畢后，信息中心維修人員需填寫維修記錄單，經(jīng)計算機使用者簽字確認，歸檔備案。2.6計算機硬件的報廢2.6.1計算機硬件報廢的條件：2.6.1.1部件嚴重損壞，無升級或維修可能的；2.6.1.2計算機過于陳舊，且已經(jīng)無法正常辦公的；2.6.1.3維修費用超過或接近同等效能價值的設(shè)備。2.6.2計算機的報廢由使用部門提出申請，信息中心鑒定，屬固定資產(chǎn)的，審批后按固定資產(chǎn)相關(guān)規(guī)定辦理報廢手續(xù)。2.6.3已作報廢處理的計算機或部件，由信息中心解體，凡可用零配件的要進行登記，另作備用，其它殘體交于相關(guān)部門處理。三軟件管理3.1信息產(chǎn)品軟件包括：3.1.1各類操作系統(tǒng)（如Windows XP、Windows 7等）。3.1.2各類信息系統(tǒng)（如OA、U8、CRM等）。3.1.3各類應用軟件（如Excel、Word、AutoCAD等）。3.1.4各類電子數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)軟體（網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)廣告）等。3.2 信息產(chǎn)品軟件管理內(nèi)容包括：3.2.1各類信息產(chǎn)品軟件的安裝、維護、規(guī)劃、購置和開發(fā)等。3.2.2主要的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)廣告推廣。3.2.3各類信息產(chǎn)品軟件的歸檔和保管。3.3軟件標準化：3.3.1標準化軟件列表:軟件類別軟件名稱備注系統(tǒng)軟件WinXP/Wind7/Win8.1等根據(jù)員工個人愛好和實際需求選擇性安裝 辦公軟件Office/wps、PDF reader、虛擬化客戶端，用友，photoshop等專業(yè)辦公軟件根據(jù)員工工作需求安裝工具軟件QQ，飛信，微信，7-zip,360安全衛(wèi)士，QQ影音，flash player根據(jù)員工職位不同，自行添加需要的工具軟件瀏覽器IE/google3.3.2軟件使用規(guī)范 所有計算機在交付員工使用之前，網(wǎng)絡(luò)管理員都必須將其軟件系統(tǒng)按標準化軟件列表進行統(tǒng)一安裝配置，員工不得私自更改刪除或添加游戲娛樂軟件。非常用辦公軟件須寫申請由部門負責人審核批準，再由管理員來安裝。3.4信息產(chǎn)品軟件的歸檔和保管3.4.1對于部門級或公司級的軟件，信息中心在機房服務(wù)器中備份。3.4.2對于部門級或公司級的軟件原件，信息中心移交檔案室進行保管。四使用管理4.1信息產(chǎn)品的使用包括：4.1.1硬件的使用，如計算機、交換機、打印機、傳真機、復印機等其它外設(shè)。4.1.2軟件的使用，如操作系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、辦公軟件等。4.1.3網(wǎng)絡(luò)資源的使用，如局域網(wǎng)、因特網(wǎng)等。4.2計算機及外設(shè)基本操作規(guī)程和規(guī)定4.2.1計算機使用實行定人定機。4.2.1.1公司計算機設(shè)備的資產(chǎn)管理權(quán)分屬各個使用部門所有。公司員工不得濫用電腦設(shè)備，使用者有義務(wù)對自己所使用的電腦設(shè)備的資產(chǎn)負責；對計算機硬件設(shè)備的損壞、丟失、被盜等情況，必須及時通知相關(guān)負責人以及信息中心；4.2.1.2計算機使用者應充分利用計算機處理業(yè)務(wù)，不得在工作時間內(nèi)利用公司計算機玩游戲、聽歌等與工作內(nèi)容無關(guān)的操作，如發(fā)現(xiàn)由使用者負責。同時追究部門負責人的責任；4.2.1.3變更計算機使用者或?qū)τ嬎銠C進行調(diào)配，應檢查計算機原有配件是否完整，文檔資料應該進行移交，個人資料應予刪除，信息中心據(jù)此更改備案;4.2.1.4員工因調(diào)動或離職進行工作交接時網(wǎng)絡(luò)管理員將對計算機配置進行核查,如配置不符或部件缺失,公司將按違規(guī)行為處罰。4.2.2 員工須做好自己計算機的日常清潔和保養(yǎng)工作4.2.2.1在長時間不使用或有外出情況時必須關(guān)閉正確關(guān)機并完全關(guān)掉電源后方可下班離開。下班長時間不使用時，離開計算機前必須關(guān)閉計算機主機、顯示器、外設(shè)的電源，杜絕電氣火災隱患。4.2.2.2筆記本等使用移動設(shè)備的計算機用戶不得將設(shè)備通宵放置在無人、開放的辦公環(huán)境中；發(fā)生任何相關(guān)資產(chǎn)的損壞或丟失，應該負責所有的相關(guān)費用；并且根據(jù)實際情況有義務(wù)負責部分或者全部的維修、重置等產(chǎn)生的費用。4.2.3禁止非信息中心維修人員擅自安裝、刪除和隨意更改計算機程序和配置；禁止非本計算機使用者隨意刪除電子數(shù)據(jù)。4.2.4員工應保證離開坐位時個人計算機處于鎖定狀態(tài)（win鍵+L）。 4.3主要信息系統(tǒng)的基本操作4.3.1計算機操作人員必須熟練操作和掌握與自己業(yè)務(wù)密切聯(lián)系的OA、ERP等系統(tǒng)模塊。4.3.2上班按時登錄OA系統(tǒng)查看通知、任務(wù)、公文等公眾信息，及時完成工作流程中的任務(wù)。4.3.3公司信息交流通過OA等內(nèi)部統(tǒng)一郵件平臺進行傳遞。4.4網(wǎng)絡(luò)管理公司網(wǎng)絡(luò)資源是公司用于工作目的的投資，電腦是公司員工教育學習、處理信息和整理資料的重要工具，只能用于工作。嚴禁在工作時間瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料，嚴禁利用電腦玩游戲、看影碟、網(wǎng)上聊天、網(wǎng)上購物等或進行其它與工作無關(guān)的活動。4.4.1網(wǎng)絡(luò)上共享資料未經(jīng)本人或上級領(lǐng)導同意，嚴禁擅自拷貝、更改、刪除；4.4.2嚴禁對局域網(wǎng)內(nèi)計算機進行攻擊、破壞，任何人不得使用任何手段竊聽或盜取公司網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)流等電子信息。4.4.3 為了保證公司內(nèi)部的計算機安全和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)通訊的正常進行，經(jīng)信息中心許可由專門的人員對所有的計算機設(shè)備、系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸進行任何時候的監(jiān)控4.5 企業(yè)郵箱管理為了加強公司企業(yè)郵箱的管理，規(guī)范公司網(wǎng)絡(luò)信息傳遞及發(fā)布行為，增強網(wǎng)絡(luò)信息安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實際情況制定本管理制度，具體如下：4.5.1 申請開通4.5.1.1 員工所屬部門根據(jù)員工崗位工作需求，確定要為員工申請開通企業(yè)郵箱的，OA上填寫企業(yè)郵箱申請表。4.5.1.2 信息化部對企業(yè)郵箱申請表進行復核，對符合申請使用企業(yè)郵箱條件的，在13個工作日內(nèi)，完成郵箱的分配與參數(shù)設(shè)置，通知相應部門啟用郵箱。 4.5.2 收回或注銷4.5.2.1 公司及所屬各子、分公司的人力資源部門應根據(jù)員工變動情況，隨時向信息部提供人員變動名單。信息化部根據(jù)變動名單及時對郵箱進行維護管理（權(quán)限收回或者郵箱注銷）。 4.5.2.2 對因員工離職需要注銷的郵箱，由信息化部設(shè)定一個月過渡期。在過渡期中，信息化部重新設(shè)定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設(shè)定密碼。同時，設(shè)置郵箱自動回復功能，告知來信方該員工已離職，同時告知對方新的聯(lián)系郵箱。過渡期結(jié)束后，備份郵箱數(shù)據(jù)，注銷郵箱。 4.5.2.3 對因員工離職或調(diào)動，需要收回權(quán)限轉(zhuǎn)交其他員工管理的郵箱（如部門郵箱），信息化部重新設(shè)定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設(shè)定密碼。4.5.3使用規(guī)范4.5.3.1 公司及各子、分公司所屬各部門、各員工必須采用公司企業(yè)郵箱進行與工作相關(guān)的內(nèi)外交流。 4.5.3.2 只有部門郵箱是公司認可的對外發(fā)送正式的、具有法律效力的文字、圖片、影像、文檔等資料的有效郵箱。各部門必須指定專人管理部門郵箱。4.5.3.3 公司宣傳資料、名片等對外發(fā)放的所有電子、文字材料，必須且只能使用企業(yè)郵箱。4.5.3.4 企業(yè)郵箱的基本命名規(guī)則由信息化部制定，如有重名等情況，由系統(tǒng)管理員進行相應調(diào)整。 4.5.3.5 每位員工只能申請一個個人郵箱；每個部門由公司統(tǒng)一分配一個部門郵箱。 4.5.3.6 嚴禁使用企業(yè)郵箱收發(fā)各類違反國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的內(nèi)容。4.5.3.7 嚴禁使用企業(yè)郵箱傳播不利于公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常開展，不利于公司內(nèi)部團結(jié)的言論和文件。4.5.3.8 嚴禁使用企業(yè)郵箱傳播帶有病毒、惡意軟件的郵件內(nèi)容。4.5.3.9 嚴禁使用各種技術(shù)手段攻擊公司企業(yè)郵箱系統(tǒng)，或者對其他同事郵箱進行密碼破解等入侵行為。 4.5.3.10非授權(quán)用戶嚴禁群發(fā)Email4.5.3.11 為保護個人隱私，企業(yè)郵箱使用人不要使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個人隱私的各類文件內(nèi)容。如果使用人由于使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個人隱私的內(nèi)容而導致個人隱私泄漏，公司不承擔任何法律責任。4.5.3.12 員工必須定期接收郵件，凡屬公司業(yè)務(wù)往來的郵件，必須回復確認，否則視為未接收郵件，由此造成的損失及責任由員工自行承擔。 4.5.4郵箱管理4.5.4.1 企業(yè)郵箱由信息化部管理、運行和維護。 4.5.4.2 企業(yè)郵箱用戶應至少每月清理一次郵件，不得長期積壓郵件占用企業(yè)郵箱空間資源。禁止把企業(yè)郵箱作為活動存儲器使用。4.5.4.3 郵箱空間占用長期保持在高比率（指空間占用率在90天內(nèi)一直保持在80%）的用戶，管理員將發(fā)送管理員通知郵件到該郵箱，此一周后仍未整改，管理員有權(quán)對該郵箱進行清理清理。 4.5.4.4 郵箱用戶需對自己郵箱的帳號、密碼安全負全部責任。用戶對使用自己的電子郵箱帳號傳輸?shù)乃袃?nèi)容及產(chǎn)生的后果承擔全部責任。 4.5.4.5 郵箱用戶若發(fā)現(xiàn)任何非法使用本人帳號或其它系統(tǒng)安全漏洞情況，應立即報告信息化部。 4.5.4.6 信息化部應對所有郵件及操作進行日志記錄，并對特定郵箱進行郵件監(jiān)控備份，以保護公司信息資源。4.6網(wǎng)站信息發(fā)布管理為保證公司網(wǎng)站版面更新、資訊發(fā)布的及時性和準確性，現(xiàn)擬定以下管理辦法4.6.1按照“誰經(jīng)辦誰供稿，誰主管誰監(jiān)督”的原則，各部門供稿人要在本部門所轄范圍內(nèi)容發(fā)生更新或新聞事件發(fā)生后按照要求組織稿件，并交部門主管審核。4.6.2部門主管應認真對稿件的真實性、準確性進行審查，審查通過后在稿件上簽字確認。4.6.3網(wǎng)站管理員接到經(jīng)部門主管簽名的稿件后存檔，將新聞稿件更新到網(wǎng)站上相應的版塊內(nèi)，并轉(zhuǎn)發(fā)給總經(jīng)理知悉4.6.4各部門監(jiān)督人對本部門負責更新的內(nèi)容負監(jiān)督責任，監(jiān)督人要經(jīng)常瀏覽公司網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)自己部門負責更新的內(nèi)容出現(xiàn)滯后、失效，及時安排本部門人員組織稿件，按流程進行更新。網(wǎng)站管理員發(fā)現(xiàn)有部門超過1個月未更新內(nèi)容后負責立即提醒該部門監(jiān)督人檢查是否需要更新。 4.7信息中心應定期開展培訓4.7.1信息中心有編制計算機和網(wǎng)絡(luò)使用簡易教程的義務(wù)。4.7.2信息中心應定期對公司計算機操作員進行必要的培訓。4.7.3信息中心應考核和培訓計算機操作員對自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)信息系統(tǒng)的應用。五機房管理 5.1 公司信息中心機房禁隨意出入5.2公司計算機機房管理內(nèi)容包括5.2.1公用服務(wù)器和公用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置、維護、維修、升級、報廢等。5.3公用信息產(chǎn)品硬件的管理5.3.1公司服務(wù)器和公司網(wǎng)絡(luò)設(shè)備入庫與出庫按計算機硬件入庫與出庫程序辦理。5.3.2公用服務(wù)器、公用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與線路的維護、維修和保養(yǎng)。5.3.2.1定期對上述公用硬件進行維護、保養(yǎng)，保養(yǎng)周期為每季一次；5.3.2.2需要維修的，交由信息中心或相關(guān)職能人員鑒定并維修；信息中心無法維修的，由相關(guān)人員填寫故障鑒定報告和維修方案建議，經(jīng)相關(guān)部門批準，聯(lián)系相應供應商進行維修；5.3.2.3維修完畢后，須由信息中心維修人員填寫維修記錄單，由信息中心負責人確認并歸檔備案。六信息化項目管理6.1公司領(lǐng)導正確認識、積極參與和高度重視；6.2信息中心在整個信息工程實施過程中屬于輔助監(jiān)管部門，一個項目的確定必須由需求部門申請通過的項目立項表；6.3實施前需了解、調(diào)查、熟悉、掌握公司各部門各環(huán)節(jié)工作流程和具體要求，制定相應方案并；6.4從性能、價格、日后升級、二次開發(fā)的難易度和售后服務(wù)質(zhì)量等多方面考證信息系統(tǒng)并合理選購；6.5提供試用版本的，信息中心應該組織在一定范圍內(nèi)試用一段時間以觀效果；6.6要合理規(guī)劃、預測和協(xié)調(diào)事前、事中、事后等各環(huán)節(jié)工作及進程；6.7在協(xié)議或合同中明確、明晰投資雙方權(quán)責；6.8成立項目實施專門小組，項目中心負責人全權(quán)負責并制訂項目實施可行性方案，項目中心負責人直接對相關(guān)部門負責；6.9定期召開項目實施總結(jié)推進會議；6.10項目實施經(jīng)理負責督促系統(tǒng)集成商按照培訓計劃做好培訓相關(guān)教程文檔，并對公司相關(guān)員工的項目培訓，培訓時公司相關(guān)員工需簽到確定已參加培訓；6.11 項目完畢后，由相關(guān)需求部門進行驗收，信息部門協(xié)助完成。七硬件采購管理7.1 信息產(chǎn)品硬件采購包括部門用和公司用硬件采購7.1.1部門需配置全新計算機或購置計算機配件、耗材或維修用配件由所在部門使用人填寫IT類請購單，經(jīng)相關(guān)部門審批后，交由信息部統(tǒng)一購置。7.1.2分公司（或子公司）配置計算機及外設(shè)硬件，由所在部門使用人填寫IT類請購單，經(jīng)相關(guān)部門審批后，交分公司（或子公司）購置并報請所屬信息中心備案。7.1.3公用服務(wù)器和公用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置，由信息中心填寫信息產(chǎn)品請購單和申請說明書，經(jīng)相關(guān)部門審批后，交由信息中心協(xié)同購置。7.1.4信息產(chǎn)品硬件購置時，應掌握如下原則：7.1.4.1品牌力求統(tǒng)一；7.1.4.2購置時要貨比三家，對供應商的產(chǎn)品性價和售后服務(wù)雙重考查；7.1.4.3重要信息產(chǎn)品硬件的選購應考慮日后升級、擴展和基于集團應用環(huán)境；7.1.4.4信息中心有參與選擇供應商的權(quán)力。7.2付款程序7.2.1 公司購置、維修等信息產(chǎn)品硬件取得的發(fā)票或費用，須有相關(guān)憑證或附件（如入庫單、固定資產(chǎn)增加單、信息產(chǎn)品清單、維修記錄單等），經(jīng)信息中心審核，財務(wù)部復核，相關(guān)部門總經(jīng)理審批后報銷。7.2.2 信息產(chǎn)品購置、維修、維護等，未按上述付款手續(xù)辦理的，財務(wù)部應拒絕付款。7.2.3 公司制度和信息中心制度沒作特別規(guī)定的，7.2.4 信息產(chǎn)品報銷均按此規(guī)定執(zhí)行。八安全、保密管理8.1信息中心應負責公司計算機、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)安全8.1.1定期對計算機和服務(wù)器等進行安全檢查，關(guān)注、防止病毒和黑客的侵襲，定期升級安全軟件。8.1.2定期對服務(wù)器電子數(shù)據(jù)進行光盤等介質(zhì)備份、存儲。8.1.3不得將任何與工作、業(yè)務(wù)等相關(guān)的文件存放在操作系統(tǒng)盤（一般是C盤）、桌面、我的文檔中，未按規(guī)定保存文件造成文件丟失的，后果自負。根據(jù)各部門的要求做好文檔的整理、歸類、備份等工作。養(yǎng)成每天備份自己的工作文檔，每月歸類的良好習慣。使用計算機的人員應及時做好業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)備份（U盤/移動硬盤備份和硬盤備份），防止因機器故障或被他人誤刪除引起文件丟失。8.1.4所有移動數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)（包括U盤、移動硬盤等）在使用前，必須對其進行一次計算機病毒的查殺。8.2計算機操作者和信息中心應遵守公司保密制度8.2.1對于公司業(yè)務(wù)的一些機密、重要