如何做好辦公室工作PPT課件

.,PPT模板下載：,卜算子詠梅風(fēng)雨送春歸，飛雪迎春到。已是懸崖百丈冰，猶有花枝俏。俏也不爭春，只把春來報。待到山花爛漫時，她在叢中笑。,承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右,如何做好辦公室工作,.,目錄,一、辦公室職能和作用,二、如何做好辦公室工作,三、工作中的心得體會分享,.,一、辦公室職能和作用,.,公司辦公室職能和作用,公司辦公室作為公司的綜合辦事機構(gòu)，處于承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的重要位置，除履行“輔助政務(wù)，處理事務(wù)，搞好服務(wù)”的職能外，還肩負著“內(nèi)求團結(jié)，外塑形象”的公關(guān)重任。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，是連接領(lǐng)導(dǎo)和基層部門的中樞，是密切干群關(guān)系的橋梁，是協(xié)調(diào)各科室工作的紐帶，是單位對外宣傳的窗口，也是培養(yǎng)鍛煉自身能力的一個重要部門。因此，如何圍繞中心，做好服務(wù)工作，就成為辦公室工作人員應(yīng)該經(jīng)常思考，必須明晰的問題，它關(guān)乎辦公室工作質(zhì)量能否提高，工作效能能否充分發(fā)揮。,.,二、如何做好辦公室工作,.,被動性、服務(wù)性是它的本質(zhì)。業(yè)務(wù)纏身，忙忙碌碌，是它的特點。沒有規(guī)律，就是它的規(guī)律。,辦公室對上是辦事員，對下是聯(lián)絡(luò)員。他的職責(zé)要求必須是緊跟決策層的工作思路，從屬于決策層，服務(wù)于其他部門。要做到有序性和隨意性，主動性與被動性有機統(tǒng)一。事事從大處著眼，從小事著手，在隨意中把握有序，在被動中把握主動，在普遍中開創(chuàng)新局面，做到不以事小而不為，不以事大而亂為，不以事亂而盲為，不以事難而怕為。,1、認識一個規(guī)律，也就是辦公室工作的規(guī)律。,.,辦公室工作頭緒多，工作繁雜，要求處理工作的效率高，處理事務(wù)的方式方法正確。要做到有條不紊，周密細致，心中有數(shù)。首先，分清輕重緩急。一些事要立即辦理，一些事可以稍緩，一些事還不到辦理時間，必須待時機成熟后才能辦理。若不分清這些，由于事務(wù)多，肯定要誤事，或者處理不當(dāng)，造成工作紊亂。其次，要有前瞻性，工作提前安排，防患于未然。許多事情要根據(jù)發(fā)展態(tài)勢，考慮不同的后果，從而根據(jù)不同后果采取相應(yīng)的措施。有的事務(wù)必須提前做好準備，不可就事論事，安排必須超前。,.,2、保持兩種狀態(tài),著力點,就是抓住工作的重點，分清工作的主次和輕重緩急。,梗阻點,空白點,就是抓落實際工作過程中難以落實的環(huán)節(jié)和問題。要有捅“馬蜂窩”的精神。,抓領(lǐng)導(dǎo)未強調(diào)、未要求而又必不可少、不可忽視的工作點，推動各項工作圓滿、順利、全面地落實。,三個關(guān)鍵點,一是保持清醒的狀態(tài),.,二是保持謹慎的狀態(tài),辦公室工作無小事，每一件工作都容不得半點虛假，一旦出現(xiàn)疏漏，都可能捅婁子、誤大事，從而給整個單位的各項工作帶來不利影響。因此，辦公室人員要切實樹立“責(zé)任重于泰山”的意識，做到工作認真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴要求、從優(yōu)服務(wù)，高標(biāo)準、高質(zhì)量，確保萬無一失。,“如履薄冰，如臨深淵，時時刻刻謹慎恐懼的工作?！?.,參與不干預(yù)，到位不越位，尊重不盲從。不當(dāng)吹鼓手、馬屁精。要能干事而不誤事，要能成事而不添亂。,一、要擺正工作性質(zhì)的輔助性與工作要求的主動性之間的關(guān)系,3、擺正三個關(guān)系,辦公室的性質(zhì)決定了，我們必須在主與次，進與退，前與后之間把握好分寸。,辦公室是單位的綜合部門，但不是權(quán)力部門。辦公室人員盡管經(jīng)常參與決策過程，經(jīng)常傳達領(lǐng)導(dǎo)的指示，但是并不意味著可以發(fā)號施令，以領(lǐng)導(dǎo)自居。,二、要擺正領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)的統(tǒng)一性和職權(quán)任務(wù)的差異性的關(guān)系,接受、服從領(lǐng)導(dǎo)層及服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)層不僅是辦公室人員的職責(zé)所在，更是組織內(nèi)部的運行的基本要求。,三、擺正辦公室人員同領(lǐng)導(dǎo)在政治地位上的平等性與分工的不同之處的關(guān)系,.,4、接受四種考驗,站在風(fēng)口浪尖上，置身于矛盾的焦點之中，在某些時候不被理解或受到一些埋怨是正常的,保持一種平靜的心態(tài)、平衡的心態(tài)、平淡的心態(tài)，勤勤懇懇，任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻而不索取，耐得住生活清苦，耐得住工作艱苦,作為領(lǐng)導(dǎo)決策的提前得知者而要面對種種誘惑，這時候就是對道德的考驗，對信念的考驗，對人品的考驗。守口如瓶，知而不能說。,辦公室有許多機要、文件，必須有保密紀律，必須具備清醒的保密意識，掌握涉密管理知識。,.,5、具備五種素養(yǎng),言談舉止上表現(xiàn)得穩(wěn)重大方，要把握好分寸，把握好尺度；為人處事上機智，謹慎，寬容。學(xué)問是基礎(chǔ)，修養(yǎng)是關(guān)鍵。,上得了廳堂,下得了廚房,不卑不亢的品德,就是要不怕臟、不怕累、不怕繁，為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，為各部門做好服務(wù)，為員工做好服務(wù)，就是要樹立服務(wù)意識。,不卑就是對上要不卑躬屈膝，不溜須拍馬，唯唯諾諾。不亢就是不能居才自傲，狂妄自大。對來辦事的同事不盛氣凌人，不可一世。要耐心做好工作，樹立起“服務(wù)部門”的形象。,雷厲風(fēng)行的作風(fēng),注重禮儀,必須要有很強的時間觀念，對領(lǐng)導(dǎo)的指示命令必須立即傳達，對下級的請示報告要盡快呈請領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情說辦就辦，不等不靠，不能拖拉誤事。,禮儀包括接人待物的合理方法和做事的程序禮節(jié)與禮貌。辦公室工作往往代表著整個單位集體的素質(zhì)。禮節(jié)和禮貌越好，和人們相處的會更融洽和諧，個人形象也會更好，做事的成功率會大大加強，甚至是事半功倍。,.,6、練好六種功夫,6、練好六種功夫(也就是六種基本工作技能),其一、會出好點子,能出點子，會出點子，出好點子。一名優(yōu)秀的辦公室人員要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。要當(dāng)高參，不當(dāng)亂參。這就要求，在平時就要勤學(xué)善思，注重研究焦點問題，解決工作中的難點問題，這樣在需要的時刻才能夠為領(lǐng)導(dǎo)多出點子，出好點子；多獻計策，獻好計策。,要善于發(fā)現(xiàn)和解決問題，積極為領(lǐng)導(dǎo)層提建議和意見，不能埋頭于事務(wù)工作中而不能自拔。公司的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中往往存在許多問題，往往需要靠辦公室去發(fā)現(xiàn)，去調(diào)查和收集，并在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上積極向領(lǐng)導(dǎo)層提出解決問題的方案。同時還要搜集相關(guān)信息為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供服務(wù)，為決策層提供的信息越充分，越全面，決策才有可能避免失誤，從而確保障公司的穩(wěn)定發(fā)展。,.,6、練好六種功夫,其二、會玩筆桿子,要善于發(fā)現(xiàn)和解決問題，積極為領(lǐng)導(dǎo)層提建議和意見，不能埋頭于事務(wù)工作中而不能自拔。公司的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中往往存在許多問題，這些問題得不到及時解決會給公司帶來負面影響。領(lǐng)導(dǎo)層事務(wù)較多，沒有足夠的精力去了解到公司發(fā)展中出現(xiàn)的所有問題。這些問題往往需要靠辦公室去發(fā)現(xiàn)，去調(diào)查和收集，并在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上積極向領(lǐng)導(dǎo)層提出解決問題的方案。同時還要搜集相關(guān)信息為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供服務(wù)，為決策層提供的信息越充分，越全面，決策才有可能避免失誤，從而確保障公司的穩(wěn)定發(fā)展。,文字工作要注意平時積累，多方搜集信息和素材，不能臨時抱佛腳。提高文字水平，把各類文章寫實寫活，寫出水平，平時就要做有心人，不斷充實自己，在寫文章時才不致于空洞，言之有物。,會玩筆桿子，即有較強的文字能力。辦公室的文字綜合水平是全部門思想水平、理論水平、政策水平和工作水平的綜合體現(xiàn)，對于整個部門執(zhí)行政策、制定決策、落實工作具有舉足輕重的作用。相應(yīng)地，這對辦公室人員的文字綜合能力，提出了非常高的要求。最基本的要求是要做到能預(yù)見、善歸納；能分析、善綜合；能比較、善鑒別；能抽象、善概括。因此，必須在提高文字綜合能力上下大功夫，下狠功夫。,.,6、練好六種功夫,其三、會用嘴皮子,反映問題傳達指示不走樣，組織溝通順暢，坐著能寫，站著能說，下去能唱。對于一些事情的處理，語言表達講究不講究技巧，效果是大不相同的。為領(lǐng)導(dǎo)不惹麻煩，讓同事聽進意見，使員工了解政策，都需要準確而恰當(dāng)?shù)恼Z言表達。同樣這也是創(chuàng)建和諧氛圍的必備因素。,講話能達意而具有美感，這就成了藝術(shù),.,6、練好六種功夫,.,7、要有七種意識,.,6、練好六種功夫,8、克服八種不足,與其他部門配合少的不足。意見多，方法少，措施少的不足。計較多，寬容少不足。索取多，奉獻少的不足。浮躁多，實干少的不足。請示多，意見少的不足。說得多，做得少的不足。忙于事務(wù)多，學(xué)習(xí)少的不足。,.,三、工作中的心得體會分享,.,辦公室的工作有許多都是一些瑣碎、繁雜的小事，每天有可能都是重復(fù)著相似的事情，表面上看比較簡單、容易，卻絲毫不能粗枝大葉、馬虎行事。相對來說，辦公室工作同樣要注重細節(jié)，切忌“跟著感覺走”。要力求在工作中少出紕漏、精益求精。比如說在重要文件、制度編制中，任何的錯別字、標(biāo)點符號都不能放過，否此一個錯誤就可能嚴重影響整個文件的質(zhì)量。再比如重要會議安排，當(dāng)天參加會議的列席人員到底是誰、什么職務(wù)都要十分準確，我們也基本上是一一打電話確認，絕不能出一點錯誤。會務(wù)工作方面，特別是重大會議承辦，住宿、車輛安排、人員接送等事情十分瑣碎，但又馬虎不得。,“100-1=0”，做得好，就是100分，出了任何一點差錯，工作就是沒做好，可能前功盡棄，甚至?xí)斐蓢乐氐暮蠊?.,只有通過學(xué)習(xí)才能明白事理、懂得哲理、講清道理。要把“學(xué)習(xí)”當(dāng)作自己工作、生活的重要內(nèi)容和不懈追求，做到“工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化”，不因事務(wù)繁忙而忽視，不因天長日久而懈怠。要通過不斷學(xué)習(xí)塑造自己、發(fā)展自己、提升自己，從而擁有一顆永遠進取的心。作為辦公室人員要加強學(xué)習(xí)、博學(xué)善思，不斷提高自身的文字寫作能力、語言表達能力和人際協(xié)調(diào)能力。,樹立“活到老、學(xué)到老”的終身學(xué)習(xí)的理念，做到“工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化”。,.,因勢利導(dǎo)，多方考慮，力求公正合理,各部門有時難免會產(chǎn)生工作扯皮或互相推諉現(xiàn)象，這就要求辦公室進行協(xié)調(diào)，辦公室必須按規(guī)定，加強工作過程管理，進行提醒、督促，保證公司決策執(zhí)行到位。這盡管是得罪人的事，但在其位就要謀其事，有時還得有眾叛親離的思想準備。協(xié)調(diào)監(jiān)督工作不能據(jù)高臨下，應(yīng)因勢利導(dǎo)，多方考慮，力求公正合理。協(xié)調(diào)對外關(guān)系時，也要堅持剛?cè)岵绕涫桥c政府部門打交道。太剛?cè)菀赘憬╆P(guān)系，太柔則容易受損。只有軟硬兼施方可游刃有余。,.,作為現(xiàn)代企業(yè)，有一套高效可行的管理制度并嚴格執(zhí)行對企業(yè)發(fā)展顯的尤為重要。要向管理要效益，發(fā)展企業(yè)不能僅靠一兩個決策或一兩次市場策劃就可百戰(zhàn)不殆，需要長期、多次決策，只有規(guī)范管理才是取勝的法寶。要提高管理水平，必須完善公司各項規(guī)章管理制度，并嚴格執(zhí)行，明確獎懲措施，將制度落到實處。辦公室在對公司管理制度的執(zhí)行上，要堅持原則，公正無私，從上而下，不能有絲毫的松動。若是有一次留有余地，就等于網(wǎng)子已破，再好的網(wǎng)也無濟于事。必需杜絕各項管理制度見于紙上，掛在墻上，流于形式，對各種違章現(xiàn)象熟視無睹。,.,6、練好六種功夫,總結(jié),一名優(yōu)秀的辦公室人員，必須是一個負責(zé)內(nèi)務(wù)的管理員，是一個上情下達、下情上報的信息員，是一個排憂解難、服務(wù)企業(yè)的接待員，是一個會出主意、出好主意的參謀員。要做好會撰文、會批文的文書角色；要做好聯(lián)系內(nèi)外，溝通上下，協(xié)調(diào)左右的中介角色；要做好領(lǐng)導(dǎo)、員工，公司的代言角色；要做好對外聯(lián)絡(luò)的外交角色。要使辦公室工作做得扎扎實