客戶訂單下單流程

客戶訂單下達流程客戶合同書客戶信息備忘錄客戶、銷售人員 口頭、傳真、來電來訪 對該客戶信息 由業(yè)務員進行書面記錄 按照簽訂的 或調用 對合同條款銷售員溝通完全 客戶檔案 價格、交期、數量審核 未通過合同條款、不符合條件、先告知銷售人員 業(yè)務員繼續(xù)保持跟客戶溝通、直到完成交易 通過后跟生產下達生產通知單客戶訂單確認書 技術進行確認并對客戶分類制作 業(yè)務員跟蹤生產過程、監(jiān)督 A級客戶 訂單的交期、數量、包裝確認合格 直接下達給跟單 B級、C級客戶確認 以書面?zhèn)髡娼o客戶 蓋章確認回傳 成品出庫單 需要支付定金的客戶通知其支付 確認定金到位后，下達 跟單通知業(yè)務員產品使用服務流程 是否發(fā)貨 跟單員發(fā)貨開具銷售發(fā)貨單 確認到款 跟單員Q群發(fā)布運輸單號 財務同意 由業(yè)務員跟蹤客戶到貨確認 審核 余款催收 未到款 財務審批同意 客戶訂單流程說明:1、 客戶、銷售人員通過口頭、書面（傳真）或來訪下訂單到客戶服務部。2、 接單的類型：（1） 客戶直接致電公司客戶服務部：客服員用華廣電話接聽標準用語認真仔細地接聽、受理顧客所下達的訂單及其他，按銷售部客戶訂單確認書所列的內容核對并重復確認；（2） 由銷售人員受理的訂單：必須按銷售部客戶訂單確認書所列的內容提供手工訂單（出差期間可通過口頭方式），并完整地向客服員提供下單信息；（3） 客戶以傳真形式下單：核對客戶傳真的內容，如所列內容（與銷售部客戶訂單確認書內容比較）不完整或不詳處，其負責該客戶的銷售員（或受銷售員委托的客服員）應主動致電客戶方就其不詳之處與客戶進行溝通。3、 客服員及時把通過以上形式受理的要求及內容記錄在客戶信息備忘錄上，按銷售部客戶訂單確認書所列內容逐項核對訂單內容的完整性。4、 客服員根據所下訂單內容進行預估，告知客戶或銷售員確認制作銷售部客戶訂單確認書的等待時長或就相關疑問的回復時間，同時感謝顧客對公司的支持與關照及對您本人工作的理解。5、 客服員按客戶所需產品要求內容客戶信息備忘錄，根據公司銷售合同確認付款方式，根據以往交易記錄、價格執(zhí)行方案再次核對產品編號、規(guī)格及對應的單價，如發(fā)現與價格或規(guī)格疑處，應及時致電銷售員核實，并上報客服主管和營銷總監(jiān)，直到確認清正確的單價或規(guī)格。6、 客服員到技術部進行技術確認，是否可以生產(工藝配方是否改變)、原材料的儲備情況。（1） 根據公司現有的實際工藝要求及公司規(guī)定的制度，如果無法生產，因及時告知銷售人員具體情況，銷售人員（或受銷售員委托的客服員）應禮貌地與客戶溝通及致歉，并給客戶建議方案，贏得客戶的理解，與客戶仔細認真地溝通，根據要求及實際情況，建議客戶進入新品開發(fā)打樣流程；（2） 如客戶仍堅持按老工藝配方生產，則進行工藝配方的書面確認。（3） 原材料的儲備情況直接影響成品交貨期的確認，需由技術部進行下單前的確認，確認需對原材料儲備情況書寫說明（需簽名確認），口頭確認無效。7、 客服員跟生產部確認交貨日期、生產日期、數量等確認書中涉及生產部門的所有條款及其他需要核定的事項，生產部根據技術部原材料儲備情況書寫說明，初步預排客戶訂單的成品交貨日期（為復卷完成后的交貨時間），并將預訂交貨期進行書寫說明，口頭確認無效。8、 客服員將以上確認的信息輸入ERP制作成銷售部客戶訂單確認書，再逐項逐條地將打印正本內容進行檢查無錯后傳真給客戶確認，并確認對方已清晰接收傳真。（1）與客戶確認的銷售部客戶訂單確認書上的預交日為成品完成日期，并不等同于發(fā)貨日期，客戶服務部可根據客戶的實際情況（付款方式、訂單緩急程度），在經銷售員確認的情況下，適當調整預交日期（考慮適當放寬交期）。9、 銷售員（或受銷售員委托的客服員）應耐心細致地要求客戶指定人員簽名或蓋章回傳?；貍骷仨氄J真查驗，如有錯誤及簽名蓋章不清、特殊要求備注不詳等，必須耐心重新再確認，收件清晰完全無誤后即形成生產指令單。（1） 根據客戶等級參照客戶等級劃分標準，A類客戶如無法立即回傳銷售部客戶訂單確認書，可直接下達生產指令單，待后補傳。（2） B、C類客戶均需在收到經確認的銷售部客戶訂單確認書（需支付定金的客戶還需等定金到帳）的回傳后，下達生產指令單。（3） 如當日未收到銷售部客戶訂單確認書回傳的，則預訂交貨日期自動向后延期，次日下單后延一日，以此類推。10、 客服員簽字確認生產指令單，并送到生產部主管手中，再次明確指令單中的各項條款及數量，交期，生產日期，允許誤差，包裝要求，特殊規(guī)定等，并讓主責人在指令單上簽名或蓋章，以示明確。并送交一份給技術部。（1）目前銷售部客戶訂單確認書代替生產指令單，生產部所確認的交貨期以先期書寫說明上的預定交貨日期交貨，不以客服部的銷售部客戶訂單確認書上的交貨日期為準。11、 客服助理按客戶確認書上的各項監(jiān)督工作提示，對生產過程的進度、產品質量、數量、生產時間進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時溝通上報，以保證正常交貨。 （1）生產部在生產過程中出現生產、技術等異常情況應立即將情況告知客戶服務部，客服員應明確情況后及時通知銷售員，并上報客服主管及營銷總監(jiān)?？头鞴芗盃I銷總監(jiān)應匯同銷售員、客服員就異常情況對客戶作出應急處理方案，盡量取得客戶的諒解。12、 客服部根據每日定時（或及時）的生產日報表數據，及時了解生產進度及完成情況。（1）客服員（按銷售部客戶訂單確認書要求），匯同質檢部（按產品出廠標準）完成對制成品(成品紙)的檢驗，檢查產品的數量，外觀包裝，標簽等要求全部達標，由質檢部完成成品交庫。13、 對完成成品交庫的合格品，客服員應立即將訂單完成情況告知銷售員，客服員根據客戶銷售合同審核該客戶的交貨條件及付款條件，結算方法等項目，送到財務部查實到款情況，財務簽批核實后，簽名或蓋章以示款項落實。（1） A類客戶根據客戶銷售合同條款審核，可直接安排發(fā)貨。（2） 客服員按生產成品數量為B、C類客戶提供余款催收通知書，銷售員與客戶催收余款（貨款）。14、 客服員開據商品銷售發(fā)貨（申請）通知單（手工發(fā)貨單），發(fā)貨員以此為據開據銷售發(fā)貨單安排發(fā)貨。（1） 客服員在接收財務核對后，再次審核與復查發(fā)貨條件及發(fā)貨單上各項數據，審核確認無誤后(收貨地址、接收人員、聯系方式等單上所書項目的完全正確)，才能通知發(fā)貨員準備發(fā)貨。（2） 發(fā)貨員在未接到商品銷售發(fā)貨（申請）通知單（手工發(fā)貨單）不得擅自發(fā)貨，客服員如遇緊急確實無法及時開單的，應上報客服主管，由客服主管通知發(fā)貨員先行發(fā)貨，手工單后補。15、 按照發(fā)貨單上所書的內容條款，逐項逐條地對發(fā)貨員進行交待，對要求發(fā)貨人員填寫的項目，要仔細交待并讓其復述以示明白。讓發(fā)貨員仔細填寫發(fā)貨告知書需填寫部分。16、 發(fā)貨員發(fā)完貨物后，要認真審核其填寫內容的真實性及具體的到貨時間是否符合確認書條件，并立即向客戶傳送發(fā)貨告知書，客服員電話確認客戶已收到清晰傳真件，并致謝其公司及接收人，為此工作我們給他增添了麻煩。（1）發(fā)貨員將電腦開據的銷售發(fā)貨單按月移交客