(綠城房產(chǎn))綜合管理系統(tǒng)“體檢”專題報(bào)告

綜合管理系統(tǒng)“體檢”專題報(bào)告綜合管理系統(tǒng)作為公司管理體系的重要組成部分，是公司各項(xiàng)管理工作的中樞和結(jié)合點(diǎn)，對(duì)公司日常經(jīng)營(yíng)管理運(yùn)作起著舉足輕重的保障作用。綜觀公司綜管系統(tǒng)的現(xiàn)狀，經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，已積累了一定的經(jīng)驗(yàn)可供推廣，但也存在著不少問(wèn)題需要改進(jìn)。我們只有不間斷的全面、深入檢查綜管系統(tǒng)各項(xiàng)工作，真實(shí)掌握當(dāng)前綜管系統(tǒng)的管理現(xiàn)狀，及時(shí)糾正工作中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)自我反省意識(shí)，進(jìn)一步提升工作品質(zhì)、提高管理效能，才能達(dá)到工作中的完美品質(zhì)要求，真正體現(xiàn)綠城集團(tuán)“真誠(chéng)、善意、精致、完美”的企業(yè)文化理念。 本次系統(tǒng)體檢工作中，參加“體檢”的下屬公司有23家，提交各公司自查報(bào)告23份，體檢案例近350例。各公司都以生動(dòng)的文字描敘了日常工作中發(fā)生的種種問(wèn)題，從這些問(wèn)題中研究、探討原因所在，并根據(jù)各公司實(shí)際情況提出切實(shí)可行的解決方案，指導(dǎo)日常工作，力求達(dá)到工作中的完美品質(zhì)。一、制度建設(shè)沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，制度建設(shè)是公司管理的根本，對(duì)于綠城來(lái)說(shuō)更是十年發(fā)展文化精髓的濃縮及體現(xiàn)，各公司的制度建設(shè)工作在嚴(yán)格遵照集團(tuán)制度的基礎(chǔ)上結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況進(jìn)行局部調(diào)整，取得了一些經(jīng)驗(yàn)，但在日常管理和制度的執(zhí)行過(guò)程中也發(fā)現(xiàn)許多問(wèn)題，亟待改進(jìn)。（一）、關(guān)于制度的可操作性案例一、制度內(nèi)容的不斷完善案例描述：2005年3月下旬，公司一名員工在辦理離職手續(xù)時(shí)，提出自己遺失了一只40G的移動(dòng)硬盤，希望公司領(lǐng)導(dǎo)考慮賠償較少金額或不賠償。由于公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定中對(duì)低值易耗品的損壞和遺失的賠償標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有明確界定，綜管部和財(cái)務(wù)部經(jīng)過(guò)溝通并征得公司領(lǐng)導(dǎo)同意做出如下規(guī)定：公司制度中雖然沒(méi)有明確賠償規(guī)定，但是該移動(dòng)硬盤是公司的資產(chǎn)，在使用了兩年的情況下，酌情考慮按照原價(jià)1400元的價(jià)格賠償50%的金額，即賠償700元。雖然員工離職時(shí)按照此項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行了賠償，但是也提出異議：既然制度中沒(méi)有明確規(guī)定賠償?shù)臉?biāo)準(zhǔn)，公司就不應(yīng)該要求其賠償。案例分析：因?yàn)楣竟潭ㄙY產(chǎn)管理規(guī)定對(duì)固定資產(chǎn)損壞的情況規(guī)定責(zé)令賠償或承擔(dān)維修費(fèi)用，但是對(duì)2000元以下的資產(chǎn)沒(méi)有明確規(guī)定，所以員工覺(jué)得讓他賠償有些不合理。改進(jìn)措施：針對(duì)這種情況，公司考慮將固定資產(chǎn)和低值易耗品的損壞和遺失的賠償標(biāo)準(zhǔn)明確到制度中，計(jì)劃于年度制度集中修改時(shí)一并調(diào)整完善，以此加強(qiáng)資產(chǎn)物品的管理工作，提高員工對(duì)公司資產(chǎn)的愛(ài)護(hù)和管理意識(shí)，減少公司的損失和浪費(fèi)。案例二：案例描述： 員工因工外出辦公，無(wú)法在正常用餐時(shí)間內(nèi)返回公司，只能在外用餐，但用餐費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有在制度中明確，員工只能個(gè)人承擔(dān)。案例分析：?jiǎn)T工因工外出后的誤餐問(wèn)題，在制度中沒(méi)有明確規(guī)定，制度只明確了員工在公司用餐的標(biāo)準(zhǔn)，但是遺漏了外出公干員工在外用餐的標(biāo)準(zhǔn)，從公司人性化管理的角度，應(yīng)該制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，并形成文字規(guī)定。改進(jìn)措施：?jiǎn)T工因工外出，無(wú)法在公司正常用餐（僅限于午餐），且需個(gè)人在外就餐（由外單位接待用餐的情況除外）時(shí)，可由員工所在部門填寫因公誤餐記錄單，每月25日前交綜合管理部匯總統(tǒng)計(jì)，并在員工工資中支付誤餐補(bǔ)貼，誤餐補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)：10元/人餐。案例三：制度內(nèi)容的合理嫁接案例描述： 集團(tuán)公司已建立了較為完整的制度體系，該體系幾乎覆蓋了項(xiàng)目公司的全部工作。項(xiàng)目公司在自己的制度建設(shè)中，往往習(xí)慣“拿來(lái)主義”，不管三七二十一，直接把集團(tuán)公司的制度當(dāng)作自己公司的制度來(lái)執(zhí)行，或者只是改頭換面，照抄照搬。案例分析：項(xiàng)目公司參照集團(tuán)的制度執(zhí)行，工作思路是正確的，但是項(xiàng)目公司尤其是外地公司，不僅與集團(tuán)公司的管理職能不同，還存在地域差異，因此并非集團(tuán)的每一項(xiàng)制度的每一條款都適用本公司的；照抄照搬，使制度缺乏可操作性。改進(jìn)措施：最好的辦法是，對(duì)集團(tuán)下發(fā)的制度，明確屬于適用范圍內(nèi)的，則應(yīng)及時(shí)行文轉(zhuǎn)發(fā)，并不折不扣地執(zhí)行；制度要求下屬單位遵照?qǐng)?zhí)行的，則應(yīng)根據(jù)集團(tuán)公司制度要求，制定本公司相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，要求不違背原則，不突破標(biāo)準(zhǔn)；若制度要求下屬單位參照?qǐng)?zhí)行的，則可由各單位自主把握原則，相應(yīng)制定切合本公司實(shí)際的制度。只有把“拿來(lái)”的東西變成自己的東西，逐步建立適合本公司管理的制度體系，這樣的制度才具可操作性，而不是一種擺設(shè)。（二）、制度的培訓(xùn)：案例一：制度競(jìng)答案例描述： 2005年5月，某項(xiàng)目公司舉行“制度競(jìng)答活動(dòng)”對(duì)公司制度體系學(xué)習(xí)進(jìn)行效果驗(yàn)證。活動(dòng)分必答題、搶答題兩類，員工組成紅、黃、藍(lán)三隊(duì)，公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任評(píng)委進(jìn)行。場(chǎng)面火爆、氣氛熱烈，寓學(xué)于樂(lè)，效果明顯。 案例分析：作為新成立的項(xiàng)目公司，制度建設(shè)是公司正常運(yùn)行的保證，為此項(xiàng)目公司以集團(tuán)的制度體系作依托，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，在實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行修訂、補(bǔ)充完善，發(fā)揮保障作用；同時(shí)采取測(cè)驗(yàn)、分組競(jìng)答等形式促進(jìn)制度的學(xué)習(xí)和理解，變被動(dòng)學(xué)習(xí)為主動(dòng)了解，取得了良好的效果。案例二、制度的學(xué)習(xí)案例描述：2005年4月29日，某公司召開(kāi)全體員工“五一”座談會(huì)，會(huì)議中有員工提出不知道公司的某項(xiàng)福利制度，所以也沒(méi)有享受到公司的福利。作為公司制度執(zhí)行、監(jiān)督、管理的綜管部也提出異議，認(rèn)為公司的相關(guān)規(guī)章制度和工作流程已經(jīng)印發(fā)到各部門負(fù)責(zé)人處，目的就是為了方便員工遵照?qǐng)?zhí)行，原因在于部門負(fù)責(zé)人沒(méi)有和員工一起組織學(xué)習(xí)，致使員工在執(zhí)行制度的過(guò)程中不清楚具體的規(guī)定。案例分析：綜管部在全體員工大會(huì)上介紹過(guò)公司的四套制度，也將有些制度和工作流程下發(fā)到各部門，督促各部門在部門例會(huì)或部門培訓(xùn)中組織學(xué)習(xí)，但是綜管部對(duì)各部門制度學(xué)習(xí)的落實(shí)情況沒(méi)有進(jìn)行跟蹤和做好書面記錄。時(shí)間久了，員工也容易淡忘，印象不深刻。針對(duì)這種情況，綜管部決定除日常工作中隨時(shí)隨地的培訓(xùn)外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門制度培訓(xùn)的督辦工作，不定期地對(duì)各部門進(jìn)行抽查，以此深入貫徹公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，提高制度的執(zhí)行能力。案例三、制度培訓(xùn)案例描述：公司剛剛組建，新員工比較多，對(duì)于新制定的制度多是采取人員傳閱、會(huì)上強(qiáng)調(diào)的做法，除對(duì)新員工進(jìn)行入崗前為期一天的制度培訓(xùn)外，對(duì)于新增加的制度也沒(méi)有組織十分正式、正規(guī)的制度培訓(xùn)，這就使許多員工對(duì)制度沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的概念，甚至有個(gè)別新員工因?qū)镜墓芾眢w系了解不夠，在一定程度上影響了其對(duì)公司的認(rèn)可程度。隨著公司人員擴(kuò)充，公司的各類制度也增多了，組織公司全體人員制度培訓(xùn)顯得更為重要。案例分析：主要是培訓(xùn)方面的工作安排不夠全面，忽略項(xiàng)目公司制度的培訓(xùn)和解釋。改進(jìn)措施：完善制度，加強(qiáng)制度系統(tǒng)化的培訓(xùn)，根據(jù)公司員工的實(shí)際需求，制定出一套合理的培訓(xùn)計(jì)劃。案例四： 制度培訓(xùn)的考核案例描述：2005年3月，某公司招聘入職了5名新員工，月底開(kāi)始，公司全體員工緊張忙碌地迎接著5月28日一期房屋交付。為了不影響各部門正常工作的開(kāi)展，綜合管理部經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，取消了新員工的集中培訓(xùn)，由綜合管理部準(zhǔn)備公司管理制度、企業(yè)文化綱要等書面材料由員工利用工作之余的時(shí)候自學(xué)。4月中旬，綜合管理部只是口頭通知了新入職員工：根據(jù)時(shí)間安排，將于4月底進(jìn)行新員工入職考試，具體內(nèi)容包括管理制度、企業(yè)文化綱要及本崗位工作職能等。最終，因工作忙碌，直至6月中旬，新員工試用期時(shí)間將滿，也未對(duì)新員工進(jìn)行任何培訓(xùn)與考核。案例分析：此案例清晰體現(xiàn)了工作原則性的失控，以工作忙碌為由忽略了公司制度的貫徹落實(shí)，導(dǎo)致試用期員工未能經(jīng)過(guò)常規(guī)的途徑了解公司管理制度及企業(yè)文化，也為公司團(tuán)隊(duì)建設(shè)造成了不良影響。改進(jìn)措施：借此綜管系統(tǒng)體檢之機(jī)，認(rèn)真檢討各項(xiàng)管理制度監(jiān)督落實(shí)的不力，重新擬定2005年下半年培訓(xùn)計(jì)劃，嚴(yán)格按制度執(zhí)行各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，并狠抓培訓(xùn)紀(jì)律，嚴(yán)格落實(shí)培訓(xùn)效果調(diào)查，形成每季度培訓(xùn)完成情況匯報(bào)。 （三）、制度的修訂：案例： 制度的關(guān)聯(lián)性案例描述：公司眾多的制度對(duì)于相同或相互交叉的事務(wù)在規(guī)定上應(yīng)該是統(tǒng)一的，但有時(shí)候因?yàn)橐粋€(gè)制度的改變可能會(huì)導(dǎo)致與另一個(gè)制度相矛盾，這就要求對(duì)另一個(gè)制度也進(jìn)行修訂，但存在的小矛盾也很容易被忽視。如某公司最近對(duì)施工期與冬季停工期的公休時(shí)間做了調(diào)整，這就導(dǎo)致在加班時(shí)間的計(jì)算上與加班補(bǔ)充規(guī)定相矛盾，沒(méi)有及時(shí)修訂加班補(bǔ)充規(guī)定。雖然短時(shí)間內(nèi)對(duì)執(zhí)行并不會(huì)造成問(wèn)題，但如有新進(jìn)入公司員工，很可能造成誤會(huì)、產(chǎn)生疑問(wèn)。案例分析：制度修訂較零散，往往容易在日常事務(wù)中忽略將之匯編入冊(cè)，而只是直接遵照學(xué)習(xí)執(zhí)行。今后將注重日常收集工作，及時(shí)匯編入冊(cè)。（四）、制度的補(bǔ)充完善案例一： 交通費(fèi)用的報(bào)銷案例描述：隨著公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展，員工外出辦理公務(wù)的次數(shù)也大幅增加，交通費(fèi)用也大量增漲。而公司現(xiàn)有的制度里并沒(méi)有對(duì)交通費(fèi)的報(bào)銷進(jìn)行明確，以致在實(shí)際操作中無(wú)據(jù)可依，外出辦理公務(wù)人員有的經(jīng)常報(bào)銷打的費(fèi)，甚至連上下班的交通費(fèi)用也在報(bào)銷，而有的人員雖然經(jīng)常外出公務(wù)，但一次都不報(bào)銷費(fèi)用。改進(jìn)措施：沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)有失公平。建議對(duì)公出交通費(fèi)制訂相應(yīng)管理制度，對(duì)公司員工因加班、辦理公務(wù)等發(fā)生的交通費(fèi)用（不包括出差時(shí)發(fā)生的交通費(fèi)用）作出規(guī)定。如：晚上加班22:00后離開(kāi)公司的（離開(kāi)前須打卡），可報(bào)銷加班交通費(fèi)；同時(shí)在本部門加班乘坐出租車登記表上做好登記。外出辦理公務(wù)一般乘坐公交車，急事辦理須請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人方可乘坐出租車，并填寫外出辦理公務(wù)乘坐出租車登記表。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)照審核后方可憑車票報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。案例二、車輛管理案例描述：某公司在制訂車輛管理規(guī)定過(guò)程中，公務(wù)車出車審批單里缺用車部門負(fù)責(zé)人的簽字欄，致使實(shí)際操作中存在部屬用車未經(jīng)負(fù)責(zé)人許可或部門負(fù)責(zé)人不知部屬去向等問(wèn)題。案例分析：綜合管理部在制度擬稿過(guò)程中因考慮不周，只強(qiáng)調(diào)調(diào)度責(zé)任而忽略了部門工作安排的統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，各部門評(píng)審制度時(shí)也未提出異議，給實(shí)際工作帶來(lái)不便。改進(jìn)措施：發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題后，綜合管理部及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并修改了公務(wù)車出車審批單，下發(fā)各部門遵照?qǐng)?zhí)行，同時(shí)也汲取教訓(xùn)，反思問(wèn)題，在今后工作中多想些可能出現(xiàn)的問(wèn)題，保證各個(gè)環(huán)節(jié)都沒(méi)有遺漏。案例三：食堂管理案例描述：在公司的日常管理過(guò)程中，難免會(huì)遇到一些問(wèn)題在處理時(shí)無(wú)制度可依的情況。如員工食堂的管理，每個(gè)項(xiàng)目公司員工就餐管理模式均有所不同，與集團(tuán)公司的用餐方式也不同。改進(jìn)措施：如何摸索出一條適合所在項(xiàng)目公司員工用餐管理的道路，切實(shí)保障員工的用餐質(zhì)量，需要在充分聽(tīng)取員工意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，并結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行管理。如用餐形式的確定、食堂地址的選取、食堂內(nèi)部的環(huán)境管理、食堂工作人員的招聘、食堂的后續(xù)管理包括餐券管理、菜肴質(zhì)量管理、采購(gòu)成本管理、衛(wèi)生情況管理等等，都要以制度的形式進(jìn)行規(guī)范管理，這需要相關(guān)人員不僅要善于傾聽(tīng)員工意見(jiàn)，提高自身管理水平，還應(yīng)有將實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)付諸文字的能力，做到制度化管理。制度建設(shè)絕非一朝一夕之事，他有賴于制度建設(shè)部門根據(jù)實(shí)際工作需要和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行持續(xù)的補(bǔ)充和完善。（五）、制度評(píng)審案例一： 案例描述：某公司參照集團(tuán)綜管制度建立公司管理體系，于2004年6月制作公司管理制度匯編，但未經(jīng)評(píng)審小組評(píng)審，因此仍存在許多問(wèn)題，與實(shí)際應(yīng)用出入很大。案例分析：待評(píng)審制度內(nèi)容較多，需要花費(fèi)較多時(shí)間進(jìn)行評(píng)審，難以召集評(píng)審小組齊聚評(píng)審。擬靈活采用書面評(píng)審方式，收集評(píng)審小組成員修改意見(jiàn)，盡早通過(guò)評(píng)審。案例二：案例描述：某項(xiàng)目公司綜管部根據(jù)集團(tuán)公司的制度，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定了一系列規(guī)章制度，由總經(jīng)理簽發(fā)后便印發(fā)了。案例分析：沒(méi)有按照綠城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司規(guī)章制度程序管理規(guī)定，將制度草案報(bào)請(qǐng)公司制度評(píng)審小組評(píng)審。改進(jìn)措施：綜管部起草的制度草案，應(yīng)報(bào)請(qǐng)公司制度評(píng)審小組評(píng)審，經(jīng)評(píng)審原則通過(guò)，尚需作進(jìn)一步修改的，由綜管部修改后逐級(jí)上報(bào)，屬與董事會(huì)職權(quán)相對(duì)應(yīng)的管理制度，由董事長(zhǎng)簽發(fā)，其他制度由總經(jīng)理簽發(fā)。（六）、制度的執(zhí)行案例一：案例描述：公司成立以來(lái)相繼在集團(tuán)公司相關(guān)制度管理體系的基礎(chǔ)上，針對(duì)項(xiàng)目公司特點(diǎn)和項(xiàng)目進(jìn)展情況制訂了綜合管理制度管理體系、人力資源制度管理體系、財(cái)務(wù)制度管理體系。隨著項(xiàng)目的逐步推進(jìn)，以及人員的陸續(xù)到位，各項(xiàng)制度的落實(shí)、督查顯得尤為重要。案例分析：制度雖然建立起來(lái)了，但如不去落實(shí)，制度就成為一種擺設(shè)，甚至一堆廢紙。作為制度督導(dǎo)部門，應(yīng)以身作則，要求別的部門做到的，自己部門首先做到，盡量用行為、習(xí)慣去感染身邊的每一位員工。是制度得以全面貫徹落實(shí)。案例二：案例描述：集團(tuán)公司聯(lián)合大檢查中，發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目公司在制度執(zhí)行力上存在問(wèn)題，如：制度明文規(guī)定哪些文件必須報(bào)送集團(tuán)公司以及報(bào)送的途徑，但仍有一些公司該報(bào)的文件不報(bào)，明知故犯，隱瞞交通事故不報(bào)；文件由老總直接送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，綜管部明知不符合程序也不加制止；要求綜管部檢查工作筆記，竟然從未履行過(guò)；某公司規(guī)定集體宿舍不準(zhǔn)養(yǎng)寵物，但面對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)中存在這一現(xiàn)象時(shí)，制度就執(zhí)行不下去了；明明規(guī)定按集團(tuán)的文件格式，但執(zhí)行中卻又自成一體；制度明文規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)專車還有員工宿舍要扣款，但有的公司就不了了之；還有考勤卡上紅字屢屢出現(xiàn)，竟也未加說(shuō)明，更未與工資掛鉤。案例分析：內(nèi)部管理的核心問(wèn)題在于制度的執(zhí)行力制度，而稽核制度是確保執(zhí)行力提升的重要措施，俗話說(shuō)“重視什么就檢查什么”。聯(lián)合大檢查是加強(qiáng)各項(xiàng)目公司貫徹執(zhí)行力度的重要措施。針對(duì)集團(tuán)公司在聯(lián)合檢查中的問(wèn)題，各司目前正在加緊整改。案例三案例描述：某公司面臨一、二期樓房交付，在工作壓力大、任務(wù)重的情況下，在制度的執(zhí)行過(guò)程中，存在不能始終如一的將公司的各項(xiàng)制度貫徹執(zhí)行下去的現(xiàn)象。比如：電氣工程師與土建工程師在工作中配合不好，公司分管工程的領(lǐng)導(dǎo)在員工大會(huì)上宣布電氣工程師待崗一個(gè)月的決定，而作為人力資源主管部門的綜管部，卻是在其他員工那里得知這一消息的。雖然我們得知后積極與公司領(lǐng)導(dǎo)溝通，在其他員工那里了解情況，與其本人談心，辦理了相關(guān)的待崗手續(xù)，但在員工中還是造成了不好的影響。案例分析：綜管部作為制度督辦的職能部門，在監(jiān)督執(zhí)行中沒(méi)有很好的發(fā)揮職能作用，加上個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)總是以“交付”為理由強(qiáng)調(diào)“特事特辦”，新員工也較多，對(duì)制度學(xué)習(xí)領(lǐng)悟不夠，綜管部沒(méi)有發(fā)揮好相應(yīng)的督辦職能。改進(jìn)措施：加強(qiáng)部門內(nèi)部人員對(duì)制度的學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，在日常的工作中以身作則；積極跟蹤掌握公司各項(xiàng)制度的落實(shí)情況；對(duì)員工特別是領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)行經(jīng)常性制度培訓(xùn)。二、文秘管理成功的經(jīng)驗(yàn) 在綜管部的諸多職能中，文秘工作無(wú)疑是一項(xiàng)職責(zé)較為明確的重要工作內(nèi)容，從公文的處理歸檔，到文件的擬稿印發(fā)，其工作的規(guī)范程度直接影響到公司各部門工作的有序性，影響到公司的對(duì)外形象。在這項(xiàng)工作中，縱觀集團(tuán)數(shù)年來(lái)的工作，審視項(xiàng)目公司的發(fā)展歷程，最明顯的成績(jī)無(wú)過(guò)于文秘工作的規(guī)范程度的不斷提高。首先表現(xiàn)在文件格式的處理上。集團(tuán)頒布的綜管制度體系中對(duì)公文處理及文件格式做了詳細(xì)具體的規(guī)定，既形成了對(duì)各公司綜管部公文處理工作的指導(dǎo)，更象是公文類常識(shí)的學(xué)習(xí)資料，從而改變了以往各公司各自為陣，文件格式隨意性大的問(wèn)題，在公文上首先統(tǒng)一了公司的形象。其次表現(xiàn)在有關(guān)文秘工作制度的完善，綜管制度中對(duì)公文、文件格式、專職秘書、文印、印信等文秘工作都做了具體要求，使得各公司在相關(guān)工作的開(kāi)展中能有據(jù)可依，尤其對(duì)新公司更是具有直接的指導(dǎo)意義。 因此，我們認(rèn)為，作為集團(tuán)化要求的文秘工作，制度的完善是各項(xiàng)工作開(kāi)展的前提，更是工作品質(zhì)提升的關(guān)鍵。存在的問(wèn)題 俗話說(shuō)學(xué)無(wú)止境，要達(dá)到工作中的完美境界也是需要不斷摸索和總結(jié)的，此次綜管系統(tǒng)的體驗(yàn)工作就是一次很好的自我剖析。各公司綜管部在對(duì)照集團(tuán)公司的制度、工作要求的基礎(chǔ)上，也對(duì)文秘工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了認(rèn)真的總結(jié)分析，歸納起來(lái)，主要存在以下問(wèn)題：一、公文處理（一）文件處理的效率有待提高從各公司反映的情況看，文件處理的效率問(wèn)題占的比重較大。例如：某公司在傳閱處理集團(tuán)公司2004年11月1日下發(fā)的“關(guān)于印發(fā)“物資采購(gòu)信息管理系統(tǒng)”軟件實(shí)施管理制度的通知”時(shí)，由于流轉(zhuǎn)程序不順暢，加之文秘人員催辦不及時(shí)，直到11月11日，才傳閱至具體經(jīng)辦部門（工程部）負(fù)責(zé)人，以及11月12日才將物資采購(gòu)信息管理系統(tǒng)用戶申請(qǐng)表上報(bào)集團(tuán)公司材料設(shè)備部，比集團(tuán)公司要求晚了兩天。 諸如此類的文件流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，文件傳達(dá)不及時(shí)的情況在各公司可以說(shuō)都不同程度的存在。有的公司由于各部門辦公場(chǎng)地較為分散，客觀上影響了文件流轉(zhuǎn)的有效性，有的則由于部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件傳閱的重視程度不夠，加之工作較為繁忙導(dǎo)致了文件的滯留，有的公司甚至存在一個(gè)文件要一周或半個(gè)月才能全部傳閱完成的情況。但歸根結(jié)底，綜管部文秘人員對(duì)文件流轉(zhuǎn)過(guò)程不重視，跟蹤不力，是導(dǎo)致文件未有效傳達(dá)的主要原因。 （二）、公文處理的細(xì)致程度不夠集團(tuán)公司采用無(wú)紙化辦公后，各類文件均以電子郵件形式下發(fā)，各項(xiàng)目公司在處理收到的文件時(shí)，方式各不相同。例如：有的公司對(duì)集團(tuán)公司的文件也以電子郵件的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，并利用郵件回復(fù)或電話的方式確認(rèn)是否收到，而不再采用傳閱單，無(wú)法形成檔案記錄。在這種情況下，如果文秘人員未及時(shí)跟蹤各部門的文件接收情況，便很可能造成文件傳達(dá)上的疏漏。文秘工作是繁瑣而細(xì)致的工作，大到工作的督辦落實(shí)，小到會(huì)議前簽到冊(cè)的準(zhǔn)備，工作中的每一點(diǎn)疏漏都會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)或其他部門的工作帶來(lái)不便。而經(jīng)過(guò)此次各公司綜管部的自查，也反映工作細(xì)致程度不夠是文秘工作中較為普遍的問(wèn)題。例如：1、2005年5月30日晚，某公司綜合管理部根據(jù)年度培訓(xùn)計(jì)劃組織安排有效溝通技巧的培訓(xùn)。培訓(xùn)通知是5月29日下午用郵件方式向各部門員工轉(zhuǎn)發(fā)的，由于郵件轉(zhuǎn)發(fā)的時(shí)間間隔較短，5月30日上午也沒(méi)有及時(shí)向員工確認(rèn)是否收到郵件，導(dǎo)致下午培訓(xùn)前口頭召集時(shí)，個(gè)別員工反映不知道晚上要培訓(xùn)。2、某公司綜管部員工在電話通知公司員工參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)，未經(jīng)確認(rèn)，便認(rèn)為某領(lǐng)導(dǎo)己得知晚上要學(xué)習(xí)，就沒(méi)做特別通知，結(jié)果產(chǎn)生了誤會(huì)；而某部門員工C也說(shuō)：我們不知道晚上要學(xué)習(xí)，不通知我們，下次學(xué)習(xí)我們就不參加了。以上情況說(shuō)明在我們的日常工作中還存在著差一點(diǎn)無(wú)妨的馬虎態(tài)度。細(xì)節(jié)決定成敗，這是我們掛在嘴邊的一句話，但是說(shuō)說(shuō)容易做到難。管理就是全身心的投入，從微小的細(xì)節(jié)中，往往可以看一個(gè)人的工作狀態(tài)和公司的整個(gè)工作面貌，更能體現(xiàn)工作人員的用心和投入程度。所以管理要從小處做起，要用“精致、完美”的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求，只有這樣，我們的工作品質(zhì)才人不斷提高，管理才能走向正規(guī)化。 二、文件擬稿和文件格式的規(guī)范程度有待提高綜管部是公司公文處理的歸口管理部門，日常工作也離不開(kāi)文件的擬稿、核稿等具體工作，但盡管承擔(dān)了公文處理審核職責(zé)，由于把關(guān)不嚴(yán)或?qū)徍巳藛T公文處理的能力不過(guò)硬，在實(shí)際工作中，公文處理的不規(guī)范現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。例如：（一）文件擬稿1、文件擬稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批發(fā)文后，在文件歸檔工作中，文件最后定稿紙未能及時(shí)附在擬稿紙后面。2、文件擬稿按要求需留存領(lǐng)導(dǎo)修改手稿，由于目前均使用電腦打印，往往直接在電腦中修改而疏于留存修改的原始稿件。3、擬稿紙?zhí)顚懖灰?guī)范，擬稿過(guò)程中職責(zé)不明確。如綜管部負(fù)責(zé)人填寫在會(huì)簽欄，而分管領(lǐng)導(dǎo)填寫核稿欄。（二）文件格式 1、公司對(duì)外發(fā)文的格式往往通過(guò)綜管部審核，但公司內(nèi)部的請(qǐng)示報(bào)告類文件往往并不規(guī)范，出現(xiàn)文體錯(cuò)誤或排版不規(guī)范等問(wèn)題。2、對(duì)文件中主題詞、呈報(bào)、抄送等項(xiàng)內(nèi)容把握不準(zhǔn)確，將“公司總經(jīng)理”作為呈報(bào)對(duì)象，主題詞使用不當(dāng)?shù)鹊取?、文件格式內(nèi)容把握不準(zhǔn)確，如會(huì)議紀(jì)要落款未寫公司名稱，日期使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 4、文件格式未按照綠城集團(tuán)公司綜管制度體系中對(duì)各類文件格式的規(guī)定進(jìn)行排版，例如對(duì)正文采用了宋體四號(hào)，而對(duì)一些內(nèi)部文件，特別是臨時(shí)性通知沒(méi)有太多留存的價(jià)值，則對(duì)正文采用了宋體小四，有的文件甚至出現(xiàn)了一份文件多種字體的現(xiàn)象。三、文印工作由于綜管部人手較為緊張，目前各公司基本不配置專職文印人員，其中文件打印基本由責(zé)任部門或擬稿人自行完成，所以未按規(guī)定實(shí)行打印登記工作。在耗材使用上存在清點(diǎn)不及時(shí)的情況，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)因耗材準(zhǔn)備不充份而影響正常文印工作，如臨時(shí)發(fā)現(xiàn)缺紙或缺墨粉，或沒(méi)有準(zhǔn)備足夠的傳真紙，影響文件的正常接收。 四、領(lǐng)導(dǎo)行程安排由于各項(xiàng)目公司總經(jīng)理很少配備專職秘書，此項(xiàng)工作可以說(shuō)是文秘管理中較為欠缺的一項(xiàng)工作。綜管部工作相對(duì)比較繁雜，常常無(wú)法顧及對(duì)領(lǐng)導(dǎo)行程的安排。有時(shí)就造成訪客本與領(lǐng)導(dǎo)約好時(shí)間，可來(lái)公司后領(lǐng)導(dǎo)又恰好出行，而綜合管理部接待人員并不知道領(lǐng)導(dǎo)何時(shí)回來(lái)，是否方便打電話聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)，至使訪客等待時(shí)間較長(zhǎng)，耽誤了客人的時(shí)間。 五、印信管理 1、對(duì)印章的領(lǐng)用未做登記 各公司對(duì)印章的使用大多進(jìn)行了專門的記錄，但對(duì)印章的發(fā)放領(lǐng)用卻缺少記錄，與制度要求不符。 2、采用印章使用登記本不利于審核程序的把關(guān)，使用用印申請(qǐng)表便于審核把關(guān)，但查閱較困難。 制度規(guī)定印章使用需進(jìn)行登記，各公司在執(zhí)行此項(xiàng)工作的過(guò)程中，采用了印章使用登記本和用印申請(qǐng)單等不同形式。從實(shí)際情況看，印章使用登記本可以較為集中的記錄用印情況，但在用印的審批程序上較難落實(shí)，尤其有些公司部門辦公場(chǎng)所較為分散，無(wú)法讓審批領(lǐng)導(dǎo)直接在登記本上簽批，久而久之，容易出現(xiàn)用印把關(guān)不嚴(yán)的情況。而使用用章審批單可以在文件用印前先完成審批，確保了審核程序的落實(shí)，但由于審批單相對(duì)分散，給日后查找用印記錄帶來(lái)不便。對(duì)策及建議 一、文件處理要兼顧時(shí)效性和準(zhǔn)確性文件流轉(zhuǎn)是項(xiàng)目公司及時(shí)了解集團(tuán)公司制度、信息及工作指導(dǎo)性要求的有效途徑，也是公司各部門間工作交流最重要的環(huán)節(jié)之一，疏忽此項(xiàng)工作可能會(huì)影響正常工作的開(kāi)展。因此在文件流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，不能理解為只是簡(jiǎn)單的收發(fā)文件，對(duì)于一些有延續(xù)性的工作要向收件人確認(rèn)是否收到、是否落實(shí)，隨時(shí)跟進(jìn)并了解文件處理的進(jìn)展情況。文件流轉(zhuǎn)的形式可多樣化，除郵件發(fā)送外，應(yīng)考慮時(shí)效性較強(qiáng)的電話、傳真等聯(lián)系方式，確保流轉(zhuǎn)工作的及時(shí)準(zhǔn)確。文秘人員應(yīng)加強(qiáng)文件的管理，每日清理文件的傳閱歸檔情況，及時(shí)掌握文件流轉(zhuǎn)的進(jìn)度，并做好催辦落實(shí)。建議對(duì)因領(lǐng)導(dǎo)外出，辦公場(chǎng)地等原因影響文件正常傳閱效率的，可以電子郵件的形式先發(fā)送，事后再在文件傳閱單上補(bǔ)簽，從而達(dá)到既保證了文件傳閱及時(shí)性，又保證了傳閱記錄完整性的目的。對(duì)部門間文件的傳閱，綜管部應(yīng)與各部門做好協(xié)調(diào)，在傳閱部門中落實(shí)文件的督辦人員，以便綜管部能更準(zhǔn)確的把握文件的動(dòng)向。二、綜管部應(yīng)加強(qiáng)公文格式的審核 公文寫作、行文的規(guī)范化在一定程度上代表了一個(gè)公司的文字水平。綜管部應(yīng)熟練掌握集團(tuán)有關(guān)文件的格式要求，加強(qiáng)文秘人員公文寫作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)以公司名義的對(duì)外行文必須履行審核職能，對(duì)部門的上行文發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后應(yīng)及時(shí)指正，加強(qiáng)對(duì)部門文秘工作的指導(dǎo)。三、印信管理建議采用印章使用登記本和用章審批單相結(jié)合的形式，對(duì)經(jīng)過(guò)用章審批的文件，由經(jīng)辦人在印章使用登記本上簽字即可，用章審批章可由綜管部隨文件存檔或單獨(dú)留存?zhèn)洳椤?四、加強(qiáng)綜管部人員的工作責(zé)任心，工作分解到人。 綜管部人員配置較為緊湊，因此更要時(shí)刻強(qiáng)調(diào)員工的工作責(zé)任心，對(duì)綜管部系統(tǒng)的工作要分解到人，責(zé)任到人。對(duì)個(gè)人分管的工作首先要做到制度熟悉，并認(rèn)真按章辦事。綜管工作是非常繁瑣的工作，但技術(shù)難度并不高，只要提高責(zé)任心，相信很多失誤和疏漏都能迎刃而解，綜管部的工作水平也能再上一個(gè)臺(tái)階。三、 檔案管理檔案管理和應(yīng)用對(duì)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)有著至關(guān)重要的作用，這方面教訓(xùn)頗多，由此，近年來(lái)檔案工作也漸漸得到公司各級(jí)人員的重視，一些公司，如舟山、綠園、德清等公司從檢查情況看管理較為規(guī)范，但由于集團(tuán)中大多為新設(shè)公司，在人力配置上往往不足，從事此項(xiàng)工作的人員均為兼職人員，大多未經(jīng)過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，之前也無(wú)實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，因此，當(dāng)前檔案管理狀況總體不容樂(lè)觀。現(xiàn)以案例描述、分析形式就本組“體檢”中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和值得推廣經(jīng)驗(yàn)作一匯報(bào)。（一）、值得推廣經(jīng)驗(yàn)案例描述：某工程完畢，項(xiàng)目公司在綜合驗(yàn)收前要把所有工程檔案移交城建檔案館。這是一項(xiàng)工作量很大的工作，要移交的資料包括從項(xiàng)目策劃開(kāi)始到立項(xiàng)、各職能部門的批復(fù)、設(shè)計(jì)方案、擴(kuò)初、施工圖、以及營(yíng)造過(guò)程中與施工單位的工作聯(lián)系單、直到項(xiàng)目各單項(xiàng)驗(yàn)收通過(guò)的文件等等，這些進(jìn)城建檔案館的資料必須提供原件。為了提高工作效率，項(xiàng)目公司先根據(jù)檔案館提供的工程資料移交目錄表對(duì)相關(guān)文件做了粗略整理后，把檔案館的工作人員請(qǐng)上門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。針對(duì)項(xiàng)目分標(biāo)段建設(shè)，每個(gè)標(biāo)段都有不同許可證的情況，檔案館的工作人員指導(dǎo)項(xiàng)目公司把項(xiàng)目的前期資料單獨(dú)設(shè)文件包，其他建筑單體分標(biāo)段設(shè)文件包，每個(gè)標(biāo)段的第一幢單體的文件包里放整個(gè)標(biāo)段的共性資料。這樣一來(lái)，文件整理的脈絡(luò)很清楚，而且資料歸類方便，以后查找也便捷，使原本看似工作量龐大的一件工作三下五除二就完成了。案例分析：進(jìn)檔案館的資料包括了項(xiàng)目從可行性分析開(kāi)始至工程結(jié)束的一個(gè)全過(guò)程，因此工程資料員在平時(shí)工作中一定要注意收集與項(xiàng)目有關(guān)的一切資料，如果條件允許的話，資料要保存原件并備份一份復(fù)印件，日后原件進(jìn)了檔案館，復(fù)印件依然能提供公司內(nèi)部查閱需要。地域差別，城建檔案館對(duì)資料的移交要求都會(huì)不一樣，因此在做移交工作時(shí)，資料員的工作思路一定要清晰，有條件的話應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)教檔案館的工作人員，確保移交工作的順利開(kāi)展。（二）、存在的問(wèn)題1、關(guān)于歸檔文件的收集案例一案例描述：去年9月份，公司領(lǐng)導(dǎo)要求綜管部提供去年上半年發(fā)給某公司銷售方面的一份重要函件，沒(méi)有找到，結(jié)果綜管部人員挨了批評(píng)。案例分析：由于該公司行政事務(wù)方面的文件基本上是由綜管部擬稿并向外發(fā)出的，業(yè)務(wù)方面的文件則是由業(yè)務(wù)部或銷售部擬稿再以公司名義發(fā)出，其他各職能部門檔案的收集又被忽視，一些重要業(yè)務(wù)文件沒(méi)有存檔。改進(jìn)措施：（1）雖然業(yè)務(wù)方面的文件不是由綜管部擬辦的，但發(fā)文前必定在綜管部蓋章后發(fā)出，綜管部日常應(yīng)注意收集；（2）對(duì)其他職能部門形成的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)督促每年整理立卷，移交綜管部歸檔；（3）對(duì)重要文件應(yīng)走發(fā)文流程，經(jīng)核稿、簽發(fā)并收存。案例二案例描述：某公司綜合管理部?jī)H管理日常行政文件及一些合同，資金財(cái)務(wù)部、前期管理部以查詢方便為由均自行保管檔案，不愿移交給綜管部。特別是前期管理部眾多的圖紙、資料未進(jìn)行分類放在其部門檔案柜中，造成資料查詢較為困難。案例分析：綜管部應(yīng)依據(jù)公司規(guī)定開(kāi)展檔案收集工作，檔案管理分散，不成系統(tǒng)，勢(shì)必造成資源的浪費(fèi)，一是信息資源，二是人力資源，三是檔案存儲(chǔ)空間資源。隨著項(xiàng)目臨近尾聲、部門調(diào)整，勢(shì)必又給日后查詢利用帶來(lái)困難。改進(jìn)措施：加強(qiáng)檔案管理制度和ISO9000的宣傳和執(zhí)行力度，充分發(fā)揮檔案聯(lián)絡(luò)員的作用，使檔案收集工作順利進(jìn)行。案例三案例描述：2005年6月初，公司文秘人員在辦理總師辦與北京某設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)協(xié)議書呈報(bào)審批手續(xù)后，將只有公司總經(jīng)理批復(fù)和本公司印章的協(xié)議書歸檔了，而沒(méi)有及時(shí)將此份協(xié)議書轉(zhuǎn)總師辦后交北京設(shè)計(jì)公司蓋章。事后在辦理付款手續(xù)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)協(xié)議單位沒(méi)有蓋章，只能等協(xié)議書快遞至北京設(shè)計(jì)公司補(bǔ)齊手續(xù)后，方能匯款，延誤了協(xié)議要求的付款時(shí)間。案例分析：文件流轉(zhuǎn)的經(jīng)辦人在文件處理過(guò)程中，對(duì)所需歸檔的文件未經(jīng)最后的檢查與確認(rèn)。改進(jìn)措施：在文件處理過(guò)程中，必須加強(qiáng)工作的細(xì)致程度，文件在歸檔之前一定要再次確認(rèn)此項(xiàng)工作是否已落實(shí)和完成，作為文件流轉(zhuǎn)的經(jīng)辦人，必須在確保文件辦理完畢后方可歸檔。案例四案例描述：某項(xiàng)目已進(jìn)入準(zhǔn)備打樁階段，但是工程合同的資料收集工作尚未落實(shí)，項(xiàng)目前期的資料也有部分不完整，導(dǎo)致在資料調(diào)閱和利用時(shí)造成了不必要的麻煩。案例分析：項(xiàng)目前期和工程類資料的收集整理不夠及時(shí)、主動(dòng)。改進(jìn)措施：文檔人員除了要熟悉本職工作外，還應(yīng)不斷學(xué)習(xí)、了解除綜管以外的其他部門的工作職責(zé)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)。熟悉項(xiàng)目開(kāi)發(fā)流程，了解項(xiàng)目動(dòng)態(tài)情況，主動(dòng)去收集文件資料，為項(xiàng)目順利開(kāi)展提供服務(wù)。2、檔案的鑒定案例描述：每年，公司都會(huì)從各種渠道收到許多文件，文件處理完畢后根據(jù)需要編制成冊(cè)存檔。幾年下來(lái)，存檔的文件數(shù)量較多，但是文件的利用價(jià)值并不高，因?yàn)橛行┪募际瞧渌净蛘毮懿块T的臨時(shí)通知類文件，過(guò)了時(shí)效就沒(méi)有存檔的必要。案例分析：這種現(xiàn)象在檔案管理中比較普遍，特別是沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)的檔案管理人員容易犯的共性問(wèn)題。根據(jù)檔案管理要求，類似上述文件在整理時(shí)并不需要存入檔案盒。 改進(jìn)措施：根據(jù)公司檔案管理相關(guān)規(guī)定中的歸檔文件范圍，對(duì)收文在歸檔前進(jìn)行鑒定，對(duì)不符合歸檔條件的可以暫存或作銷毀處理。只要保存收文登記即可。3、關(guān)于歸檔文件的整理案例一案例描述：某項(xiàng)目公司的檔案收集、歸檔、分類都較規(guī)范，各類檔案的卷內(nèi)目錄也都一清二楚，但缺少總目錄和全宗介紹。案例分析：因缺少總目錄和全宗介紹，當(dāng)檔案資料增加時(shí)，不容易查找。改進(jìn)措施：建議每個(gè)單位的檔案遵照集團(tuán)檔案管理規(guī)定要求設(shè)立全宗卷，編制全宗介紹、總目錄等，以便檔案資料的查找。案例二案例描述：某項(xiàng)目公司的檔案整理分類目前僅按照通知、請(qǐng)示及批復(fù)、報(bào)告、集團(tuán)收文等類別進(jìn)行簡(jiǎn)單分類歸檔，同樣也便于查閱。案例分析：公司成立之初，歸檔文件少，如此分類，雖對(duì)查閱影響不大，但分類不科學(xué)，未能涵蓋所應(yīng)歸檔的文件范圍，不符合規(guī)范管理要求，并將對(duì)日后檔案管理和利用帶來(lái)較大問(wèn)題。 改進(jìn)措施：各項(xiàng)目公司可依據(jù)集團(tuán)歸檔文件整理規(guī)則要求，結(jié)合本單位職能狀況進(jìn)行分類，制定具體的分類方案。案例三案例描述：某公司上報(bào)市政部門的一份請(qǐng)示，批復(fù)直接寫在請(qǐng)示文件上。在檔案分類時(shí)，該份文件歸檔保存在公司發(fā)文類中，后查找時(shí)根據(jù)經(jīng)辦人印象為一份批復(fù)，始終在批復(fù)類文件中查找不到。案例分析：歸檔文件未按規(guī)定整理裝訂，不應(yīng)該將請(qǐng)示與批復(fù)文件分開(kāi)存放。改進(jìn)措施：歸檔文件的裝訂與排列應(yīng)注意有機(jī)聯(lián)系，請(qǐng)示與批復(fù)應(yīng)合為同一文件歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)。案例四案例描述：檔案的分類混亂，檔案員隨心所欲，人員變換后，檔案檢索困難。案例分析：檔案管理人員變動(dòng)較多，歷史檔案的分類、歸檔方式與現(xiàn)行方式不統(tǒng)一。改進(jìn)措施：在崗的每一位檔案員應(yīng)按照集團(tuán)相關(guān)規(guī)定以科學(xué)合理的方式對(duì)檔案進(jìn)行分類，對(duì)歷史檔案在交接時(shí)必須要求離崗人員交出全宗卷，詳細(xì)理出交接清單。4、檔案的移交案例描述：小王新辦了項(xiàng)目開(kāi)發(fā)資質(zhì)證書，與相關(guān)資料一并交給了檔案員，但不知何故證書找不到了。案例分析：文件的移交過(guò)程中，因沒(méi)有清單，沒(méi)有登記，又無(wú)交接人確認(rèn)，導(dǎo)致文件資料遺失責(zé)任不清。改進(jìn)措施：為確保歸檔文件的完好移交，應(yīng)制作二聯(lián)文件交接單，雙方經(jīng)辦人簽字，存根聯(lián)由檔案員留存，另一聯(lián)由資料移交人留存，并附文件清單，交接雙方根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對(duì)。5、檔案的調(diào)閱和利用案例描述：某部門因參加招投標(biāo)向綜管部借用營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本，檔案員在調(diào)閱登記本上進(jìn)行了登記。過(guò)了一段時(shí)間后，檔案員想使用該執(zhí)照時(shí)才發(fā)現(xiàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照借出尚未收回，但在催要時(shí)，對(duì)方已記不清是否已歸還，雙方各自尋找許久。最后，還是借用人在相關(guān)職能機(jī)關(guān)找到，執(zhí)照被夾在上報(bào)的文件中。案例分析：檔案借出雖做了登記，但并非萬(wàn)事大捷，按檔案管理規(guī)定：“檔案借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)個(gè)工作日”，時(shí)間久了，記憶自然模糊，加之有時(shí)歸還時(shí)又未及時(shí)在登記本上注銷，因此極易遺失；營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本為重要證件，借出時(shí)若不套上封套，也很容易夾入其他材料中，造成遺失。改進(jìn)措施：調(diào)閱、借離檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記及審批手續(xù)，填寫用途，要求5日內(nèi)必須歸還，特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)；營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本不隨意出借，借出時(shí)要套上封套；檔案收回時(shí)要及時(shí)。注銷。6、特種檔案管理案例描述：公司每次重要活動(dòng)或是重要場(chǎng)景都安排員工拍攝照片，但是照片散落在攝影者手中，若干年后，人走了，或是保管不善，檔案室里卻沒(méi)有留存，等到要使用時(shí)，為時(shí)已晚。案例分析：人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)往往就只是紙質(zhì)文件，其實(shí)聲像檔案、電子文本同樣是具有保存價(jià)值的原始紀(jì)錄。由于對(duì)特種檔案認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠，造成了特種檔案的嚴(yán)重缺少的現(xiàn)象。改進(jìn)措施：強(qiáng)調(diào)特種檔案管理規(guī)定，充分認(rèn)識(shí)其重要性；攝影者養(yǎng)成攝影后即行整理歸檔習(xí)慣；檔案員應(yīng)按規(guī)定每年注意聲像檔案、電子文本的收集。7、報(bào)刊資料管理案例一：案例描述：某公司在辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)有閱覽室一間，閱覽室內(nèi)陳列有各種報(bào)刊、雜志和專業(yè)圖書資料若干，供員工學(xué)習(xí)、休閑。按規(guī)定，員工借閱報(bào)刊書籍應(yīng)先到圖書管理員處登記，方可取走所需書刊。閱讀完畢后，也需持借閱書刊在圖書管理員處歸還入庫(kù)。但往往有員工未經(jīng)登記便自行取走書刊資料，導(dǎo)致圖書資料流失，書刊常有缺少，或者需要查找某本圖書時(shí)閱覽室內(nèi)沒(méi)有，登記本上也查找不到，造成種種不便。案例分析：這是由于報(bào)刊資料管理不力造成的。雖然規(guī)定了報(bào)刊書籍借閱需登記，但由于在執(zhí)行中沒(méi)有強(qiáng)調(diào)，久而久之，就造成員工隨意取走閱讀，讀完后也不一定歸還的現(xiàn)象。改進(jìn)措施：（1）加強(qiáng)借閱登記管理力度，重申報(bào)刊書籍借閱登記制度，讓大家對(duì)此有充分的重視。（2）定期檢查核對(duì)書籍資料數(shù)目和借閱情況，對(duì)長(zhǎng)期借閱不還的口頭和書面提醒，提高員工自身的自覺(jué)性，讓每個(gè)人都養(yǎng)成良好的習(xí)慣，借閱報(bào)刊登記并及時(shí)歸還。案例二：案例描述：工程類雜志基本由項(xiàng)目公司來(lái)訂閱并擺放在項(xiàng)目公司,工程部員工閱讀十分不便。案例分析：由于工程部辦公地點(diǎn)在現(xiàn)場(chǎng)，離項(xiàng)目公司有段距離，平時(shí)工程部員工也極少到項(xiàng)目公司，而工程類雜志幾乎都擺放在項(xiàng)目公司，工程部員工就很難及時(shí)閱讀到這類雜志。改進(jìn)措施：在工程部擺放一個(gè)報(bào)刊架，將工程類雜志擺放在工程部。四、 后勤管理后勤管理工作是綜合管理職能中非常重要的一項(xiàng)服務(wù)性工作，工作涵蓋內(nèi)容廣泛，用餐、住宿、車輛、通訊、辦公環(huán)境管理、資產(chǎn)管理等等，無(wú)一不關(guān)系著員工的切身利益，所以我們時(shí)常有如履薄冰的感觸。綜觀公司綜管系統(tǒng)后勤管理工作，根據(jù)各公司上報(bào)的自查案例，經(jīng)過(guò)整合、匯總，我們的工作還存在著以下問(wèn)題：（一）、車輛管理案例一：無(wú)證駕駛，發(fā)生車禍今年5月初，某公司員工甲從綜管部借獵豹車一輛外出辦事，在回公司的途中巧遇員工乙。因員工乙還在學(xué)車期間，對(duì)開(kāi)車興致很高，故向甲借車使用。員工甲不知道乙沒(méi)有駕駛證，將車輛借給了員工乙，結(jié)果發(fā)生了交通事故，給公司造成了一定的損失。這是件不該發(fā)生的事情，在車輛管理規(guī)定中第五章第二十七條車輛的借用中明確指出：“集團(tuán)內(nèi)部各單位借用車輛的，對(duì)集團(tuán)公司統(tǒng)一調(diào)度外，也需辦理相關(guān)借用手續(xù)；公司配置的專車、費(fèi)用包干車、責(zé)任車，使用人不得擅自處置，未經(jīng)公司同意長(zhǎng)期借于他人使用。如有發(fā)現(xiàn)，公司須收回車輛?！边@件事的發(fā)生反映了兩方面問(wèn)題：一是該兩位員工的工作責(zé)任心不強(qiáng)、對(duì)公司的資產(chǎn)不加愛(ài)護(hù)，對(duì)公司制度不熟悉。二是該公司對(duì)制度的貫徹執(zhí)行力度不強(qiáng)。車輛管理是綜管部一項(xiàng)重要工作，其直接參與了公司的各項(xiàng)工作的推進(jìn)，有力地支持了各個(gè)部門的日常事務(wù)，對(duì)公司的日常運(yùn)作起到了不可忽視的作用。因此要加強(qiáng)對(duì)車輛的管理，學(xué)習(xí)公司下發(fā)的各類文件制度，認(rèn)真貫徹制度的執(zhí)行。 案例二：車輛被劃傷卻找不到責(zé)任人6月的一個(gè)陰雨天，某公司前期部、工程部因工作需要有三人按規(guī)定填寫了車輛使用申請(qǐng)單，經(jīng)審批同意使用。第一個(gè)人使用前，公司對(duì)車輛外觀進(jìn)行了檢查，確定完好無(wú)損。因三人在使用過(guò)程中，互相傳遞車鑰匙，加之天下雨，車輛較臟，晚上較晚才回公司停放，車輛管理員沒(méi)及時(shí)進(jìn)行檢查，待第二天清洗后發(fā)現(xiàn)車輛右側(cè)有一些劃痕。經(jīng)詢問(wèn)，三個(gè)車輛使用人都表示不知道。由于事故責(zé)任人無(wú)法界定，故賠償責(zé)任無(wú)法實(shí)施。該件事情的發(fā)生說(shuō)明該公司綜合管理部對(duì)車輛管理比較松懈，按規(guī)定借用者之間不能互相傳遞車鑰匙及辦理車輛交接，應(yīng)由前一人與綜合管理部辦理車輛交接，綜管部檢查車輛后再將車鑰匙交第二個(gè)借用者使用。通過(guò)體檢，綜合管理部及借用者應(yīng)養(yǎng)成愛(ài)惜車輛的習(xí)慣，在車輛交接時(shí)認(rèn)真檢查，以免責(zé)任不清，并在制定的執(zhí)行上加大力度。案例三：新手上路造成交通事故某公司員工因結(jié)婚需要，向公司借用汽車及駕駛員，因該公司項(xiàng)目涉及區(qū)域范圍的較大，專職駕駛員有限，故派領(lǐng)證時(shí)間在兩個(gè)月左右的新駕駛員進(jìn)行駕駛并跑長(zhǎng)途，結(jié)果造成了與其他車輛相撞并有2人遭受外傷的交通事故。雖說(shuō)這件事件的發(fā)生屬階段性的供需不平衡、實(shí)際需求受安全制度限制所造成的，但集團(tuán)公司制度規(guī)定三個(gè)月內(nèi)新駕駛員不能單獨(dú)駕駛，更不能獨(dú)自跑長(zhǎng)途，反映了該公司車輛管理制度落實(shí)不到位，對(duì)安全行車不重視。公司一方面應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新駕駛員的培訓(xùn)，一方面可結(jié)合實(shí)際情況，由專職駕駛員在陪駕過(guò)程中評(píng)定新手駕駛水平，合格員工適當(dāng)減少陪駕期；另一方面可向其他公司調(diào)用駕駛員，應(yīng)緩沖急時(shí)所需。目前公司車輛配置越來(lái)越多，故越發(fā)突現(xiàn)安全管理的重要性，自去年以來(lái)，集團(tuán)公司也制訂了相應(yīng)的管理制度，如安全管理規(guī)定、車管員制度等，在遵守制度的同時(shí)，各公司也可以定期組織安全駕駛等方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)駕駛員的自身素質(zhì)，避免各種事故的發(fā)生，公司的財(cái)產(chǎn)不遭受損失，將資產(chǎn)發(fā)揮更大的作用。（二）、辦公用品管理案例一：制定統(tǒng)一的辦公用品采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，以節(jié)約人力、物力。某公司提出購(gòu)買辦公用品時(shí)，因?yàn)榭钍?、材質(zhì)、功能、品質(zhì)、品牌、價(jià)格等方面需花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)挑選和確定，集團(tuán)公司可否制定統(tǒng)一的辦公用品采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，以節(jié)約人力、物力。這個(gè)初衷非常好，但因辦公用品的品種、規(guī)格、型號(hào)、品牌實(shí)在太多，又因各公司分布在全國(guó)各地，限于地區(qū)、消費(fèi)等差異，現(xiàn)暫無(wú)法形成統(tǒng)一的購(gòu)置標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)目前公司的分布狀況，建議各公司采取分區(qū)域（如寧波、上海、北京）統(tǒng)一采購(gòu)的方式，從而形成集團(tuán)采購(gòu)，可壓低商家價(jià)格?，F(xiàn)在杭公司基本實(shí)行這方面的采購(gòu)，比如綠化、印刷品、辦公用品等。在采購(gòu)這塊工作上，希望各在杭公司多提供一些優(yōu)質(zhì)、誠(chéng)信的供貨單位，以提高采購(gòu)物品的品質(zhì)，并節(jié)省開(kāi)支。案例二：統(tǒng)一采購(gòu)物品的領(lǐng)用、登記及費(fèi)用回收工作如何做好統(tǒng)一采購(gòu)物品（如雨傘、印刷品）的領(lǐng)用、登記及費(fèi)用回收工作一直是個(gè)共性問(wèn)題，每年各公司在集團(tuán)公司領(lǐng)用的物品約有十五萬(wàn)元，考慮到部分公司與其他公司合作的，這筆費(fèi)用可打入合作項(xiàng)目的成本中，由合作方共同分擔(dān)，故公司必須將這筆費(fèi)用收回。但因集團(tuán)公司財(cái)務(wù)無(wú)法開(kāi)具發(fā)票而造成該筆費(fèi)用無(wú)法收回，使集團(tuán)公司遭受到損失。因考慮到各公司要統(tǒng)一“綠城”的對(duì)外形象，且統(tǒng)一制作相對(duì)而言費(fèi)用較低，擬和印刷廠商量，請(qǐng)部分供貨商作為我公司的大倉(cāng)庫(kù)，由各公司直接與供貨商聯(lián)系發(fā)貨及費(fèi)用的結(jié)算事宜。（三）、員工宿舍管理項(xiàng)目公司綜管部一部分工作是人力資源管理，在宿舍管理的體檢過(guò)程中體現(xiàn)了對(duì)員工的關(guān)心，比如有些單位說(shuō)員工宿舍應(yīng)是員工溫曖的家，在裝修上竭力花心思把它布置得像家一樣溫馨；為考慮到員工身體的健康，新裝修員工宿舍添置凈化空氣的物品；物品損壞了及時(shí)進(jìn)行維修等事例。只有好的生活品質(zhì)和工作環(huán)境，員工才會(huì)全身心地投入到工作中去，才會(huì)創(chuàng)造出“精致、完美”的產(chǎn)品，因此“真誠(chéng)、善意”地主動(dòng)做好各項(xiàng)服務(wù)工作應(yīng)是綜管部門的首要職責(zé)，各綜管部對(duì)此領(lǐng)會(huì)都比較深刻。但其中的部分事例也讓人深思。案例一：加強(qiáng)員工宿舍管理，杜絕浪費(fèi)某公司為外派員工免費(fèi)提供的宿舍，2005年34月份，該宿舍的水、電費(fèi)居高不下，每月的費(fèi)用都在1000元以上，經(jīng)多方調(diào)查排除了水、電表的誤差，那么究竟原因在哪？原來(lái)是該宿舍員工每天上班后都不注意忘記關(guān)掉一些電器，水管也沒(méi)有擰緊，導(dǎo)致水電費(fèi)大大增加，并造成很大浪費(fèi)。從以上案例可以看出簡(jiǎn)單的兩個(gè)問(wèn)題來(lái)：一是公司對(duì)員工宿舍的管理力度不夠，對(duì)員工宿舍缺乏有效的管理，二是員工行為的不自覺(jué)。公司為外派員工提供良好的住宿條件，員工應(yīng)該珍惜用水和用電，合理利用公司花的每一分錢。宿舍給員工休息和生活的場(chǎng)所，是公司關(guān)心員工的一種表現(xiàn)，但并不是縱容員工無(wú)端浪費(fèi)水電費(fèi)，員工應(yīng)本著例行節(jié)儉的原則，盡量不要給公司增加多余的負(fù)擔(dān)，雖然水電費(fèi)不是自己掏錢，但是給人留下的印象是一種鋪張浪費(fèi)的行為。制度和規(guī)范是企業(yè)加強(qiáng)管理的必要條件，各單位要加強(qiáng)員工宿舍管理，制定和完善宿舍管理制度，明確員工宿舍的各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，并在日常的管理中做到事事有章可循，獎(jiǎng)罰分明。（四）、辦公環(huán)境管理及安全管理案例一：環(huán)境管理，別忘了角角落落2004年集團(tuán)公司聯(lián)合工作檢查組對(duì)某公司進(jìn)行工作質(zhì)量檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)其辦公場(chǎng)所綠化植物積灰、報(bào)架和食堂柜門破損、衛(wèi)生存在死角等問(wèn)題。環(huán)境管理通常包括清潔和綠化管理兩個(gè)方面，其中清潔管理工作要特別注意踢腳線、墻角、百葉窗、植物葉面等不起眼部位的清潔，同時(shí)要確保燈具、電源關(guān)及插座等各類辦公設(shè)施設(shè)備無(wú)破損；綠化管理要注重?cái)[放植物的品種、高低、大小搭配，并加強(qiáng)日常養(yǎng)護(hù)和定期更換工作，確保整個(gè)辦公區(qū)域環(huán)境整體美觀、大方?？傊?，綜管部門日常要加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生和綠化植物管理的監(jiān)督檢查力度，不能認(rèn)為交給清潔人員和植物租賃公司就可以高枕無(wú)憂了，必須要非常仔細(xì)，具有高度的責(zé)任心，同時(shí)要加強(qiáng)監(jiān)督檢查的力度，凡事須得親力親為才能做得更好。很多時(shí)候工作做是做了，但卻做得不夠到位，結(jié)果導(dǎo)致跟沒(méi)有做無(wú)太大的分別。加強(qiáng)辦公區(qū)域環(huán)境管理，保持辦公環(huán)境的整潔、清新和怡人，一方面是為員工營(yíng)造適宜的工作環(huán)境，另一方面也是公司樹(shù)立良好企業(yè)形象的需要。案例二：安全管理要謹(jǐn)小慎微某一天，某公司綜合管理部經(jīng)理下班前發(fā)現(xiàn)公司辦公用品柜沒(méi)有上鎖。第二天她向前臺(tái)管理人員提出了這個(gè)問(wèn)題，雖然柜子里沒(méi)有貴重的辦公用品，只是存放了大量的公司信箋和信封等物品，但上面都印有綠城的Logo，日前公司項(xiàng)目正處開(kāi)工階段，不少?gòu)S商來(lái)來(lái)往往都會(huì)經(jīng)過(guò)這里，若誰(shuí)拿了印有綠城Logo的信封或信箋用做別的不良用途，將會(huì)直接導(dǎo)致公司形象受損，更嚴(yán)重的則會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)上的損失。良好的工作態(tài)度是員工具備良好職業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)，關(guān)一扇門僅需花去5秒鐘的時(shí)間，但在日常工作中這短短的5秒鐘是否引起你的注意才是關(guān)鍵所在。綜合管理工作需要認(rèn)真負(fù)責(zé)地對(duì)待每項(xiàng)可能不起眼的瑣事，良好的工作習(xí)慣和細(xì)致的工作作風(fēng)一旦養(yǎng)成，將會(huì)極大地提高綜合管理工作的工作品質(zhì)。從點(diǎn)點(diǎn)滴滴的小事入手規(guī)范公司各項(xiàng)管理制度，并不斷通過(guò)督促、檢查、提醒等多種手段讓每一位員工逐步養(yǎng)成認(rèn)真、細(xì)致的工作習(xí)慣。 案例三 安全管理不要掉以輕心某公司辦公場(chǎng)所是租用當(dāng)?shù)匾蛔胀ㄞk公樓的三樓，四周都是工業(yè)廠房，外來(lái)打工者較多，日常雖有物業(yè)管理人員在管理，但因不是標(biāo)準(zhǔn)的寫字樓,且物業(yè)管理也不盡專業(yè)和規(guī)范，因此公司在安全管理方面存在著一定的難度。每天下班前綜管部都會(huì)再三叮囑員工關(guān)好辦公室的門窗、水電，員工似乎也養(yǎng)成了習(xí)慣，下班前會(huì)主動(dòng)做好檢查工作。但有一天，其它員工都下班了，綜管部人員臨走前發(fā)現(xiàn)男女衛(wèi)生間的窗戶都敞開(kāi)著，隔壁咖啡吧的窗戶也敞開(kāi)著，這三個(gè)地方通常員工下班前是不會(huì)注意的，日常都由清潔工在管理，公司在每天要求員工做好各自辦公室安全工作時(shí)卻疏忽了這三個(gè)地方。第二天一上班，綜管部就此事向清潔工了解了以前的管理狀態(tài)，并就昨天發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題對(duì)清潔工作了嚴(yán)肅的批評(píng)教育，同時(shí)要求清潔工日后一定要做好相關(guān)區(qū)域的安全防范工作。安全管理，重在預(yù)防為主。雖然這家單位日常也較注重