423-04電子媒體檔案管理辦法.doc

成都科力電子研究所文件編號：KONY/-4.2.3-04-2002標題：電子媒體檔案管理辦法第 5 頁共 4 頁1 目的 通過對公司使用電子媒體保存的文件檔案管理，使其確保在與質量體系運行有關的場所都使用文件的有效版本；防止文檔丟失、損壞；預防泄露 。2 適用范圍 適用于對本公司與質量體系有關的技術、質量、銷售電子媒體文件的管理。3 定義3.1電子媒體文件：凡是用軟盤、硬盤、光盤以及電子郵件、傳真、保存的文件均稱電子媒體文件。3.2 技術電子媒體文件：用于產(chǎn)品和技術管理的電子媒體文件，包括：多媒體系統(tǒng)軟件產(chǎn)品，可編程器件文件、PCB板圖、產(chǎn)品電原理圖、結構圖、器件清單、產(chǎn)品企業(yè)標準及產(chǎn)品說明書等。3.3 質量電子媒體文件：用于質量體系管理的電子媒體文件包括質量手冊，程序文件及其他質量文件等。 3.4銷售電子媒體文件：用于產(chǎn)品銷售管理的電子媒體文件包括客戶信息，產(chǎn)品宣傳資料等。4 職責4.1總工辦負責技術電子媒體文件的檔案管理。4.2公司辦負責全套質量電子媒體文件的檔案管理。4.3市場部負責銷售電子媒體文件的檔案管理。4.4各部門負責各自保存的其他電子媒體文件的檔案管理。5 管理程序5.1 電子媒體文件的分類見表1 表1 電子媒體文件的分類、使用權限及存放的地點序號類別文件名稱使用權限（級）存放地點受控受控（非）1技術電子媒體文件軟件產(chǎn)品：多媒體系統(tǒng)軟件1總工辦編程文件1總工辦設計圖紙：PCB文件電原理圖結構設計圖2總工辦產(chǎn)品企業(yè)標準2總工辦工藝文件產(chǎn)品使用說明書32質量電子媒體文件質量手冊、程序文件及其他質量文件2公司辦3銷售電子媒體文件客戶信息2市場部產(chǎn)品手冊與其它宣傳資料、產(chǎn)品報價單3市場部 5.2 電子媒體文件分受控和非受控文件，其規(guī)定符合“文件和資料控制程序中4.1.3條”的規(guī)定。 5.3 文件形成 5.3.1 技術電子媒體文件形成a) 產(chǎn)品在樣品設計，技術鑒定、設計定型、生產(chǎn)定型各階段具備的技術電子媒體應及時歸檔保存。開發(fā)部設計人員應給出技術電子媒體文件的軟件名、存放地址，并將此文件存放在公司服務器中?？偣まk保存編程文件、多媒體系統(tǒng)軟件產(chǎn)品。PCB板圖、產(chǎn)品電原理圖等設計圖紙、產(chǎn)品企業(yè)標準及產(chǎn)品說明書等媒體文件。總工辦要建立技術電子媒體文件目錄，其中包括該軟件用于產(chǎn)品的類別、型號、地址等內(nèi)容。b) 技術電子媒體文件所涉及的軟件均按“設計控制程序”和“軟件管理辦法”執(zhí)行。進行設計評審、驗證和確認。 5.3.2 質量，銷售電子媒體文件形成 公司辦、市場部將已定稿的相關文件分別錄入計算機中并建立文件目錄，以便于查閱和調用。 5.4 電子媒體文件的復制 電子媒體文件應由主管部門復制為母拷貝和子拷貝各一份（電 子郵件和傳真除外）。母拷貝保存在光盤或軟盤或服務器的硬盤里，子拷貝保存在常用 硬盤里。平時一般由子拷貝下載，若硬盤損壞，可由母拷貝重新裝入硬盤，若母、子拷貝均損壞應以書面保留的技術文件為依據(jù)重新錄入。對于重要需保存的傳真件必須復印，將復印件保存。 5.5 電子媒體文件的更改 受控電子媒體文件一經(jīng)歸檔，不能隨意更改，但若必須更改時，需辦理手續(xù)方可更改。技術電子媒體文件的更改按“設計更改控制程序”和“軟件管理辦法”進行，質量電子媒體文件的更改按“文件和資料控制程序”進行。 5.6 電子媒體文件的使用5.6.1 電子媒體文件使用權限劃分為一、二、三級，權限劃分由表1所示。 一級文件由公司編程員調用。 二級文件允許總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、總經(jīng)理助理查看和調用。公司內(nèi)的相關人員允許對分管范圍內(nèi)的二級文件查看和調用。 三級文件允許公司內(nèi)人員在需要時查看和調用。5.6.2 公司內(nèi)其他人員未經(jīng)總工批準均不準查看和調用公司內(nèi)一、二級電子媒體文件。5.6.3 公司所有人員均無權將公司的一、二級電子媒體文件下載拷貝泄露給外單位，如有發(fā)現(xiàn)必須對當事人嚴肅處理，情節(jié)嚴重者要依法處置。5.7 電子媒體文件的存放 電子媒體文件應存放在干燥、清潔、