福建省中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法.doc

福建省中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范全省中小學(xué)校舍安全工程（以下簡(jiǎn)稱“校安工程”）檔案資料的收集、整理和管理工作，按照全國(guó)校安辦關(guān)于印發(fā)全國(guó)中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法（試行）的通知（全國(guó)校安辦函200948號(hào)，以下簡(jiǎn)稱管理辦法）要求，結(jié)合我省實(shí)際，特制定本辦法。第一章 總則第一條 校安工程檔案的歸檔和管理由省中小學(xué)校舍安全工程領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一組織，各市、縣（市、區(qū)）負(fù)責(zé)實(shí)施。各級(jí)中小學(xué)校舍安全工程領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室（以下簡(jiǎn)稱“校安辦”）負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)檔案資料進(jìn)行收集、整理、檢查、驗(yàn)收和保存歸檔工作，并負(fù)責(zé)對(duì)下級(jí)校安辦檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗(yàn)收。第二條 本辦法所稱項(xiàng)目，是指每個(gè)單體建筑物，包括學(xué)校的教學(xué)及教學(xué)輔助用房、生活用房和辦公用房等。第三條 本辦法所稱檔案，是指工程在實(shí)施過程和各項(xiàng)目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個(gè)階段以及其他正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的所有中小學(xué)校舍建設(shè)工程所形成的、與校舍安全有關(guān)的、具有保存價(jià)值的各種形式的記錄。第四條 本辦法適用于前條所述檔案的收集、整理、保存、管理和利用。第二章 檔案資料的歸檔和管理第五條 各市、縣（市、區(qū)）教育行政部門要落實(shí)專門用房，建設(shè)校安工程檔案室。檔案室要安裝防盜門、防盜網(wǎng)，有專用電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)硬盤、掃描儀等，配備檔案柜、檔案盒和辦公桌椅等硬件設(shè)施，并制定相應(yīng)檔案管理規(guī)章制度。要安排一名計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，加強(qiáng)校舍安全檔案資料的電子檔案管理；抽調(diào)具有從事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員，全面做好檔案資料的收集、分類和整理，做好紙質(zhì)信息檔案、圖片視頻資料的保管工作。第六條 各地要以學(xué)校為基本單位，做好學(xué)?；厩闆r簡(jiǎn)介，學(xué)校規(guī)劃、平面圖等資料的采集整理收集；要以校舍單體建筑物為基本采集信息，對(duì)當(dāng)前校舍基本信息、校址校舍排查信息、校舍鑒定信息、校園校舍規(guī)劃信息、校舍加固改造或重建遷建信息等進(jìn)行全面信息資料收集填報(bào)。校安工程在實(shí)施過程和各項(xiàng)目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個(gè)階段以及其他正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的所有中小學(xué)校舍建設(shè)工程所形成的、與校舍安全有關(guān)的、具有保存價(jià)值的各種形式的記錄要及時(shí)收集；要對(duì)每一個(gè)校舍單體建筑的電子和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理歸檔，做到一棟房子一盒檔案，每一盒檔案里含有設(shè)計(jì)圖紙、排查資料、整改方案、校舍圖片等，建立完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)，確保檔案信息的完整性、全面性和及時(shí)性，確保檔案能長(zhǎng)期保存。各項(xiàng)目校需打印學(xué)校基本信息表、校舍詳細(xì)信息表等材料，可下載校安工程管理軟件，安裝后導(dǎo)入數(shù)據(jù)打印。檔案資料整理完成后，按照要求裝訂成冊(cè)，各種資料要按時(shí)報(bào)送各級(jí)校安辦。市、縣（市、區(qū)）直屬學(xué)校應(yīng)按屬地管理原則進(jìn)行檔案管理。省屬學(xué)校檔案管理由學(xué)校統(tǒng)籌安排。第七條 檔案的管理及分類立項(xiàng)。檔案分為紙質(zhì)檔案及電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相一致。檔案應(yīng)分為綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷、監(jiān)督監(jiān)察卷、學(xué)?？偩?、項(xiàng)目分卷（附件1）。其中項(xiàng)目分卷又分為安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)和加固改造文件、排查監(jiān)督文件、工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件，各地可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)增加各卷的內(nèi)容。對(duì)歸檔的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的對(duì)應(yīng)，按要求納入全國(guó)中小學(xué)校舍信息管理系統(tǒng)，檔案最少保管20年，部分檔案應(yīng)長(zhǎng)期或永久保存。第八條 各設(shè)區(qū)市及縣（市、區(qū)）教育行政部門都應(yīng)按要求建立完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案。（一）省校安辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織全省校安工程檔案管理工作，保存全省校安工程的所有電子檔案。（二）各設(shè)區(qū)市教育部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立校安工程檔案室，管理所屬行政區(qū)域內(nèi)各縣（市、區(qū)）的檔案，要求保存：1、本級(jí)A、B、C卷紙質(zhì)檔案（原件）及電子檔案。2、所屬縣（市、區(qū)）A、B、C、D、E卷的電子檔案。（三）各縣（市、區(qū)）教育部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立校安工程檔案室，管理所屬行政區(qū)域內(nèi)學(xué)校的檔案，要求保存本縣（市、區(qū)）A、B、C卷及所屬項(xiàng)目學(xué)校D、E卷的紙質(zhì)檔案（原件）及電子檔案。（四）各項(xiàng)目學(xué)校要求保存D 、E卷的紙質(zhì)檔案（原件）及電子檔案。校舍情況發(fā)生變化時(shí)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新，保證圖實(shí)相符。第九條 檔案的歸檔立卷（一）A卷工程實(shí)施方案：各設(shè)區(qū)市級(jí)工程實(shí)施方案指其所屬行政區(qū)域內(nèi)各縣（市、區(qū)）總體工程實(shí)施方案；縣（市、區(qū)）級(jí)工程實(shí)施方案指所屬區(qū)域區(qū)內(nèi)各項(xiàng)目學(xué)校工程實(shí)施方案。（二）D卷工程實(shí)施前后學(xué)校平面圖：如項(xiàng)目學(xué)校所有校舍通過排查鑒定后，無選址新建或拆除新建的（三）可省略工程實(shí)施后校園平面圖，但需有實(shí)施前的校園平面圖。（四）所有項(xiàng)目學(xué)校校舍有B、 C、 D級(jí)危房的，加固改造、拆除或新建校舍時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定簽訂廉政合同。B 、C級(jí)危房校舍廉政合同檔案放入E-（A）卷，D級(jí)危房校舍廉政合同放入E-卷（C）。（五）E卷-（C）、（D）、（E）、（F）、（G）卷參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范。（六）其他資料管理遵照全國(guó)校安辦印發(fā)的管理辦法及其歸檔范圍要求進(jìn)行歸檔整理。第十條 排查鑒定后的校舍資料歸檔立卷（一）所有項(xiàng)目學(xué)校必須有D卷，其中需拆除新建校舍的選址規(guī)劃要納入D卷學(xué)校整體規(guī)劃中。（二）所有項(xiàng)目單體必須有E卷-（A）的安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)文件。（三）以項(xiàng)目學(xué)校為單位，經(jīng)校舍抗震鑒定、校舍安全鑒定、抗淹沒抗洪水沖擊鑒定、抗風(fēng)能力驗(yàn)算、其他鑒定后，排查鑒定為A級(jí)的校舍檔案必須有E-（A）、（B）卷中所涉及內(nèi)容；排查鑒定為B、 C級(jí)的校舍檔案必須E-（A）、（B）、（F）、（G）卷中所涉及的內(nèi)容，其中（F）應(yīng)包括加固改造內(nèi)容；排查鑒定為D級(jí)需選址新建或拆除重建的校舍檔案必須有E卷-（A）、（B）、（C）、（D）、（E）、（F）、（G）卷。（四）經(jīng)排查鑒定后確定為拆除的項(xiàng)目單體在文件歸檔時(shí)把E卷-(A)、(B)卷集中歸為拆除項(xiàng)目分卷。拆除項(xiàng)目分卷內(nèi)除所要求歸檔的文件外還需加入拆除時(shí)所需手續(xù)文件（特別是國(guó)有資產(chǎn)處置審核報(bào)批資料要齊全）及拆除施工文件等所涉及內(nèi)容。（五）經(jīng)排查鑒定后確定為拆除后需新建的項(xiàng)目單體在文件歸檔時(shí)同樣把E卷-(A)、(B)卷集中歸為拆除項(xiàng)目分卷，（C）（D）（E）（F）（G）卷按要求歸檔。第十一條 附屬工程的檔案歸檔立卷300平方米以下的食堂、廁所；工程造價(jià)在50萬(wàn)以下的校園綠化、籃球場(chǎng)、足球場(chǎng)、圍墻、大門等基礎(chǔ)建設(shè)檔案全部歸為學(xué)校附屬工程檔案。學(xué)校附屬工程檔案要在E卷單獨(dú)立卷，立為E-（H）卷。所有符合以上條件的附屬設(shè)施檔案都?xì)w集在E-（H）卷，命名為學(xué)校附屬工程卷。此卷的檔案參照E卷所涉及的內(nèi)容進(jìn)行歸檔。不在此范圍類的建筑單體檔案要按照管理辦法進(jìn)行歸檔。沒有附屬工程的不需立此卷。第十二條 需選址新建的項(xiàng)目單體E卷檔案從（C）-（G）歸檔。第十三條 電子檔案縣（市、區(qū)）檔案室應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)歸檔的紙質(zhì)檔案材料通過歸集電子文檔、掃描、照相等（圖紙：有條件的地區(qū)做掃描，沒有的可照相的方式進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)所有項(xiàng)目紙質(zhì)檔案和電子檔案的一一對(duì)應(yīng)。電子檔案以學(xué)校為單位通過網(wǎng)絡(luò)版逐級(jí)審核上報(bào)，具體上報(bào)方法另行制定和公布。第十四條 檔案的裝訂和保存檔案的收集、整理和保存歸檔工作要與工程項(xiàng)目的實(shí)施同步進(jìn)行，在工程項(xiàng)目推進(jìn)的過程中逐步收集、整理所需歸檔的資料。為便于保存，紙質(zhì)檔案應(yīng)按分類裝訂成冊(cè)，一卷一冊(cè)（E卷按A至G分別裝訂），按規(guī)定填寫卷名。紙質(zhì)檔案所使用的檔案盒請(qǐng)各設(shè)區(qū)市自行統(tǒng)一規(guī)格，做到各設(shè)區(qū)市及行政區(qū)域內(nèi)的縣（市、區(qū)）、項(xiàng)目學(xué)校統(tǒng)一使用一種檔案盒。第十五條 各級(jí)教育行政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本辦法和有關(guān)法律法規(guī)建立健全中小學(xué)校舍檔案的收集、歸檔、整理、鑒定、保管、移交、查閱、保密、銷毀等方面的管理制度，明確管理人員的職責(zé)，完善中小學(xué)校舍檔案管理機(jī)制。對(duì)于毀壞、丟失檔案，造成損失的單位和個(gè)人將依法追究責(zé)任。第三章 歸檔范圍和保管期限第十六條 項(xiàng)目檔案歸檔范圍包括工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)文件、排查鑒定文件、項(xiàng)目規(guī)劃文件、加固改造文件，具體為：（一）能收集到的工程實(shí)施前項(xiàng)目在原建設(shè)和加固改造過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。（二）校舍場(chǎng)址安全排查報(bào)告、校舍建筑安全排查報(bào)告、校舍的各種鑒定報(bào)告和檢測(cè)報(bào)告、排查鑒定合同等。（三）對(duì)于需加固改造的校舍，設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。（四）對(duì)于需要重建的校舍，選址與立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。加固改造文件分為施工準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件，參見建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范。檔案歸檔范圍的具體內(nèi)容詳見附錄，各地可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)增加各卷的內(nèi)容。第十七條 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收投入使用后，因故對(duì)其進(jìn)行的改擴(kuò)建、維修、加固形成的文件資料也應(yīng)及時(shí)歸入項(xiàng)目檔案。第十八條 校舍安全檔案室應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)歸檔的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的對(duì)應(yīng)，并按要求納入全國(guó)中小學(xué)校舍信息管理系統(tǒng)。第十九條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久是指檔案需永久保存，長(zhǎng)期是指檔案的保存期限等于該項(xiàng)目的使用壽命，短期是指檔案的保存期限為20年。第二十條 綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷、監(jiān)督檢查卷以及學(xué)?？偩淼谋９芷谙逓橛谰?。項(xiàng)目分卷的保管期限為長(zhǎng)期，具體按照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范的要求執(zhí)行。拆除項(xiàng)目分卷的保管期限為短期。第四章 附 則第二十一條 本辦法未具體規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范執(zhí)行。第二十二條 本辦法由福建省中小學(xué)校舍安全工程領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十三條 本辦法自印發(fā)之日起施行。附錄：福建省中小學(xué)校舍安全工程檔案歸檔范圍序號(hào)歸 檔 文 件備注A 綜合卷一工程實(shí)施方案二工程領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室組成人員名單三工程路線圖和時(shí)間表四工程年度實(shí)施情況總結(jié)五月報(bào)表六工程簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)七上級(jí)政府、校安辦、各部門印發(fā)的各類相關(guān)文件八本級(jí)政府、校安辦、各部門印發(fā)的各類相關(guān)文件九下級(jí)政府、校安辦、各部門的相關(guān)請(qǐng)示和批復(fù)十其它B 規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷一工程總體規(guī)劃二轄區(qū)內(nèi)學(xué)校布局調(diào)整規(guī)劃三工程年度實(shí)施計(jì)劃四工程經(jīng)費(fèi)預(yù)決算五其它C 監(jiān)督檢查卷一工程日常監(jiān)督檢查辦法二監(jiān)督檢查具體實(shí)施方案三監(jiān)督檢查記錄四專項(xiàng)監(jiān)督檢查報(bào)告五其它D 學(xué)校總卷（按學(xué)校，一校一卷）一學(xué)校簡(jiǎn)介二學(xué)校整體規(guī)劃三學(xué)校整體設(shè)計(jì)方案四工程實(shí)施前后校園平面圖五工程實(shí)施前后土地校舍情況總表六工程實(shí)施前后校舍基本情況明細(xì)表七校舍場(chǎng)址安全排查報(bào)告八其它E 項(xiàng)目分卷（按項(xiàng)目立卷，一項(xiàng)一卷）（A)安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)和加固改造文件一工程準(zhǔn)備階段文件二監(jiān)理文件三施工文件四竣工圖五竣工驗(yàn)收文件六其它(B)排查鑒定文件一校舍建筑安全排查報(bào)告二抗震鑒定報(bào)告三安全鑒定報(bào)告四抗淹沒、抗洪水沖擊鑒定報(bào)告五抗風(fēng)能力驗(yàn)算報(bào)告六檢測(cè)報(bào)告七其他鑒定報(bào)告八鑒定委托合同九加固改造方案十拆除施工的相關(guān)文件十一其它(C)工程準(zhǔn)備階段文件（詳見建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范）一立項(xiàng)文件二建設(shè)用地、征地、規(guī)劃文件三勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件四招投標(biāo)文件五開工審批文件六財(cái)務(wù)文件七建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人八其它(D)監(jiān)理文件（詳見建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范）一監(jiān)理規(guī)劃二監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題三監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題四進(jìn)度控制文件五質(zhì)量控制文件六造價(jià)控制文件七供貨、試驗(yàn)等相關(guān)單位資質(zhì)材料八監(jiān)理通知九合同與其他事項(xiàng)管理文件十監(jiān)理日志十一監(jiān)理工作總結(jié)十二其它(E)施工文件（詳見建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范）一施工技術(shù)準(zhǔn)備文件二施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備文件三地基處理記錄四工程圖紙變更記錄五施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試驗(yàn)報(bào)告六施工試驗(yàn)記錄七隱蔽工程檢查記錄八施工記錄九