企業(yè)行政統(tǒng)籌管理的六項(xiàng)修煉(8月25-26)ppt課件

行政統(tǒng)籌管理的六項(xiàng)修練,國(guó)際注冊(cè)管理咨詢(xún)師國(guó)家注冊(cè)高級(jí)管理顧問(wèn)美國(guó)國(guó)際訓(xùn)練協(xié)會(huì)銀章導(dǎo)師劉大海主講,1,一、行政管理的業(yè)務(wù)特性,2,1、企業(yè)行政生存的三度空間,機(jī)會(huì)化生存大膽果斷,速度化生存快速學(xué)習(xí),模式化階段挑戰(zhàn)創(chuàng)新,3年,21年,1,2,3,企業(yè)行政的三度生存空間行政管理工作并不是千篇一律的，在不同生存模式的企業(yè)中從事行政管理工作自然就有很大差異。,7年,重新定義自己！,3,2、統(tǒng)籌管理的六大難點(diǎn),希望有條不紊希望人盡其責(zé)希望令行禁止希望達(dá)成目標(biāo)希望精兵強(qiáng)將希望配合默契,個(gè)愿望,4,3、從常規(guī)管理到教練式管理,Plan-Do-Check-Action以管理者為中心從計(jì)劃開(kāi)始,一般管理”P(pán)DCA”,教練式管理工具“4D圈”,DepictDetect-Design-Do以管理對(duì)象為中心從問(wèn)題開(kāi)始,我,他,5,現(xiàn)代行政主管勝任度測(cè)評(píng),6,4、成就優(yōu)秀行政管理人員,情商,智商,沒(méi)有完美個(gè)人可塑完美團(tuán)隊(duì),操作力,思辨力,感召力,專(zhuān)注力,7,5、行政管理問(wèn)題綜合分析模型,贏利模式,流程制度,市場(chǎng)定位,團(tuán)隊(duì)規(guī)劃,運(yùn)行管理,業(yè)務(wù)計(jì)劃,營(yíng)銷(xiāo)組織,團(tuán)隊(duì)建設(shè),崗位目標(biāo),質(zhì)量效率,能力素質(zhì),客戶(hù)滿(mǎn)意,8,6、完成角色轉(zhuǎn)換,從業(yè)務(wù)精英到行政主管,荀子：“君子生非異也，善假于物也”,職位能量,能力能量,能量來(lái)源,9,7、現(xiàn)代管理科學(xué)學(xué)習(xí)技巧,不要用評(píng)判自然科學(xué)的方法來(lái)解讀社會(huì)科學(xué)的結(jié)論。,知道我們不能控制什么比知道我們能控制什么更加重要。,管理學(xué)領(lǐng)域傳統(tǒng)是用來(lái)尊重、挖掘、總結(jié)和創(chuàng)新的，不是用來(lái)“惡搞的”，更沒(méi)有什么“橫空出世”的創(chuàng)造。,術(shù)與道的平衡,10,保持頂級(jí)優(yōu)勢(shì)斷掉自己退路擺脫人際陷阱功勞自動(dòng)折舊企業(yè)也有性格,8、職場(chǎng)必知的5條潛規(guī),星星還是那個(gè)星星，月亮還是那個(gè)月亮。為什么有人說(shuō)明，有人說(shuō)暗？廖總：這個(gè)張國(guó)恒，業(yè)務(wù)精通，踏實(shí)肯干、堪當(dāng)重任。結(jié)論很好馮總：這個(gè)張國(guó)恒，只會(huì)傻干，不會(huì)帶兵、難治重任。結(jié)論很差。,職場(chǎng)雙重規(guī)則,顯規(guī)則,潛規(guī)則,物盡其用-到位不越位人盡其力-用權(quán)不專(zhuān)權(quán),11,二、行政領(lǐng)導(dǎo)的管理要領(lǐng),12,行政部門(mén)工作內(nèi)容,基于以上標(biāo)準(zhǔn)，行政管理工作質(zhì)量七項(xiàng)監(jiān)測(cè)指標(biāo)：1、部門(mén)滿(mǎn)意度2、客戶(hù)滿(mǎn)意度3、員工投訴率4、自身流失率5、領(lǐng)導(dǎo)美譽(yù)度6、新標(biāo)準(zhǔn)新手段7、專(zhuān)業(yè)同行水平,1、行政服務(wù)的核心內(nèi)容與特點(diǎn),13,2、行政管理工作系統(tǒng)圖解,服務(wù)包,服務(wù)包,服務(wù)包,服務(wù)包,服務(wù)包,服務(wù)包,服務(wù)包,服務(wù)包,服務(wù)包,企業(yè)-部門(mén)讓渡價(jià)值,部門(mén)-員工關(guān)系價(jià)值,法務(wù),事務(wù),財(cái)務(wù),政務(wù),業(yè)務(wù),14,P46-35,3、行政工作滿(mǎn)意度之環(huán),隱性?xún)r(jià)值,顯性?xún)r(jià)值,滿(mǎn)意,可接受,可接受,1、“夢(mèng)與痛”的挖掘2、建立領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意度模型3、過(guò)程中的非正式溝通4、給領(lǐng)導(dǎo)多個(gè)選擇,滿(mǎn)意度=重合度,隱性成本,顯性成本,超值滿(mǎn)意,15,如何讓工作做到事半功倍,16,P46-44,4、“案例法”沉淀成功經(jīng)驗(yàn),根據(jù)管理目的，導(dǎo)向性的提供相關(guān)事例，組織員工討論，得出多種啟示，提升解決實(shí)際問(wèn)題能力的經(jīng)驗(yàn)管理方法。最終沉淀為企業(yè)的案例集。,17,5、鼓勵(lì)創(chuàng)新行為、沉淀組織資源,儲(chǔ)備法,量淘法,流動(dòng)法,組合法,平臺(tái)法,當(dāng)資源沒(méi)有被整合時(shí)，其價(jià)值并不比垃圾更高。赫爾曼,群商團(tuán)隊(duì)的智商。,18,6、行政團(tuán)隊(duì)六步教練法,3.培訓(xùn),4.評(píng)校,5.習(xí)慣,6.創(chuàng)新,領(lǐng)導(dǎo)就是教練,不善于教導(dǎo)，就不能領(lǐng)導(dǎo).,19,7、非物質(zhì)激勵(lì)激活內(nèi)在動(dòng)力,1.認(rèn)同法,3.階梯法,2.反推法,20,8、提升行政工作執(zhí)行力三法,事先：承諾法,當(dāng)責(zé)任被承諾時(shí)，執(zhí)行力將會(huì)倍增莫拉蒂海灘實(shí)驗(yàn)玩具商的策略具體承諾公開(kāi)承諾雙向承諾,事中：反饋法,事后：5C法,當(dāng)行為得到獎(jiǎng)罰時(shí)，就會(huì)形成或改變習(xí)慣5C：分析construe輔導(dǎo)coach培訓(xùn)conditioning激勵(lì)cheeron處罰comedownupon,45%95%,當(dāng)結(jié)果被反饋時(shí)，改善就會(huì)發(fā)生負(fù)面反饋-10-20中性反饋40-50正面反饋50-80,21,9、競(jìng)賽創(chuàng)造超常成績(jī),潛能定律:生命體都存在巨大的潛力，通過(guò)競(jìng)賽，可以激發(fā)更快，更強(qiáng)，更高的欲望，持續(xù)不斷地刷新紀(jì)錄?？▋?nèi)基爐對(duì)爐人對(duì)人的競(jìng)爭(zhēng)；可妒的第三者。,競(jìng)賽模式A.崗位競(jìng)賽B.團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽C.單項(xiàng)比賽D.全能競(jìng)賽,競(jìng)賽原則倡導(dǎo)公平競(jìng)爭(zhēng)及時(shí)反饋效果追求多贏效果,22,三、行政管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)技能,23,1、管理溝通成功圖解,溝通九大癥結(jié)情況不明目標(biāo)模糊責(zé)任錯(cuò)位對(duì)象錯(cuò)位拒絕溝通曲解誤解形式不當(dāng)缺少反饋不良干擾,24,2、職場(chǎng)關(guān)系的四項(xiàng)準(zhǔn)則,無(wú)論是哪一種溝通，都要遵循Kiss原則：即言簡(jiǎn)意賅。,工作溝通要訣：上行：理解為主下行：說(shuō)服為先橫向：協(xié)調(diào)為上斜向：借權(quán)為用,25,3、工作匯報(bào)的技巧,2,3,4,回顧領(lǐng)導(dǎo)意圖,闡明道理與方法,給出數(shù)據(jù)或事例依據(jù),分析回報(bào)與付出,1,26,4、如何做好橫向協(xié)調(diào),27,5、優(yōu)化與上司關(guān)系8要訣,28,6、優(yōu)化與下屬關(guān)系8要訣,現(xiàn)實(shí),仗義,溝通,距離,謙遜,尊重,職業(yè),借力,肚量,29,四、行政主管的業(yè)務(wù)技能,30,1、辦公室管理的原則,舒適美觀(guān),和諧便利,實(shí)用、方便,環(huán)保健康,氣派個(gè)性,良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn),辦公室布置的環(huán)境要求,31,2、文檔管理與處理,文檔的歸檔原則：一、是在本企業(yè)活動(dòng)中直接形成的；二、是在當(dāng)前或一定時(shí)期內(nèi)具有依據(jù)憑證作用的；三、是對(duì)企業(yè)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值的。,文檔的歸檔方法：1、按問(wèn)題組卷2、按名稱(chēng)組卷3、按時(shí)間組卷4、按地區(qū)組卷5、按收發(fā)文機(jī)關(guān)組卷6、按作者組卷7、按結(jié)構(gòu)組卷8、按工作階段組卷9、按專(zhuān)業(yè)組卷,歸檔案卷內(nèi)的基本排列方法：一、上級(jí)機(jī)關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件后；二、來(lái)文和復(fù)文，復(fù)文在前，來(lái)文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過(guò)程性文件在后。,32,案例：開(kāi)會(huì)還是不開(kāi)會(huì)？,1.如果你的團(tuán)隊(duì)還沒(méi)有準(zhǔn)備充分?2.為了處分團(tuán)隊(duì)中某一個(gè)或某幾個(gè)成員?3.為了表?yè)P(yáng)團(tuán)隊(duì)中某一個(gè)或某幾個(gè)成員?4.如果你并不需要從小組成員那里獲得信息?5.當(dāng)你需要發(fā)布例行公告的時(shí)候?6.當(dāng)你需要發(fā)布一個(gè)很重要的公告的時(shí)候?7.當(dāng)你產(chǎn)生了一時(shí)沖動(dòng)(并非是緊急情況)的時(shí)候?8.你知道存在問(wèn)題,但是并不清楚是什么、誰(shuí)可以解決的時(shí)候?9.當(dāng)你想要大家獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的時(shí)候?10.如果會(huì)議的主題只和團(tuán)隊(duì)中部分成員有關(guān)?11.如果要參與會(huì)議的主要成員不能夠出席?12.只是因?yàn)槟憬?jīng)常開(kāi)會(huì)?13.當(dāng)你想要團(tuán)隊(duì)成員接受一個(gè)新的觀(guān)點(diǎn)或者想法的時(shí)候?14.你想要促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的了解和熟悉?15.你想讓大家覺(jué)得我們是在做事情?,33,3、典型指揮方式：會(huì)議,投入,效能,會(huì)議價(jià)值,會(huì)議收益,會(huì)議成本,人力成本物料成本機(jī)會(huì)成本,情感收益認(rèn)識(shí)收益任務(wù)收益,應(yīng)當(dāng)開(kāi)什么樣會(huì)議？,如何提升會(huì)議價(jià)值？,34,4、會(huì)議弊端與防治,會(huì)議的蘇格拉底法,35,5、食堂外包招標(biāo)流程,36,6、辦公室搬家管理,搬家公司選定各部門(mén)時(shí)間安排部門(mén)負(fù)責(zé)人與行政部負(fù)責(zé)人總協(xié)調(diào)人紙箱，膠帶，白板筆封箱記錄與物件標(biāo)明紙箱運(yùn)抵安排電話(huà)跳線(xiàn)搬家車(chē)輛清點(diǎn)甲地啟運(yùn)通知，乙地人員就位,37,7、與寫(xiě)字樓的物業(yè)關(guān)系,租金的及時(shí)給付水，暖，氣，電費(fèi)用的審核投訴服務(wù)時(shí)的分寸空調(diào)的額外使用裝修改造時(shí)的流程業(yè)主方的刁難施工時(shí)現(xiàn)狀的改變各類(lèi)線(xiàn)路，管道的改變?cè)瓨怯畹膱D紙借用業(yè)主推薦的施工隊(duì)修復(fù)原狀原則,38,8、員工的緊急避難演習(xí),與政府的消防局聯(lián)系公司緊急疏散圖員工的日常教育地震演習(xí)訓(xùn)練化學(xué)品泄漏演習(xí)訓(xùn)練火災(zāi)演習(xí)訓(xùn)練滅火器材置放滅火器材定期檢查制度工廠(chǎng)鋼梁的放火涂層檢查火警預(yù)警系統(tǒng)的檢查制度各個(gè)緊急疏散口管理,39,五、行政接待與對(duì)外關(guān)系,40,1、行政突發(fā)事件的處理,80%預(yù)防20%救急,快速反應(yīng)不要拖延,杜絕借口全力補(bǔ)救,一點(diǎn)投訴全線(xiàn)改進(jìn),中國(guó)企業(yè)行政精英網(wǎng)調(diào)查：?jiǎn)T工投訴的首要原因不是服務(wù)水平低而是態(tài)度冷漠。,不滿(mǎn)=關(guān)注,41,2、三種關(guān)系與三項(xiàng)原則,一、處理好服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系二、處理好保證工作與厲行節(jié)約、需要與可能的關(guān)系三、處理好企業(yè)與員工之間的關(guān)系,一、合理原則：行政經(jīng)費(fèi)管理要合理安排資金、及時(shí)供應(yīng)、保證部門(mén)需要。二、節(jié)約原則：減少純消耗性支出，以降低行政管理成本。三、監(jiān)督原則：對(duì)經(jīng)費(fèi)活動(dòng)的合法性、合理性和有效性進(jìn)行監(jiān)督。,42,3、運(yùn)用“觸點(diǎn)原理”控制行政成本,依流程確定必要的觸點(diǎn)將“白金”置于觸點(diǎn)盡量縮短觸點(diǎn)讓觸點(diǎn)成為亮點(diǎn),工作觸點(diǎn)：客戶(hù)與管理系統(tǒng)的任何一點(diǎn)接觸并形成工作印象的時(shí)段。,北歐航空總裁簡(jiǎn)卡爾森：1000萬(wàn)個(gè)乘客每一位接觸到5位員工，每一次僅為15秒。北歐形象源于每年5000萬(wàn)次的接觸?！?43,4、職業(yè)形象塑造,拒絕庸俗職業(yè)風(fēng)范,切勿夸張排除干擾,44,六、行政管理者的職業(yè)規(guī)劃,45,成功是這樣煉成的：31歲，經(jīng)商失敗32歲，競(jìng)選議員失敗35歲，經(jīng)歷戀人死亡打擊36歲，神經(jīng)受損傷43歲，競(jìng)選議員失敗48歲，競(jìng)選議員失敗55歲，競(jìng)選參議員失敗56歲，競(jìng)選副總統(tǒng)失敗58歲，競(jìng)選參議員失敗60歲，,1、選擇慎重，追求執(zhí)著,成長(zhǎng)是一個(gè)連續(xù)過(guò)程，放棄意味著前功盡棄,競(jìng)賽者崇尚力量與速度，成功者將時(shí)間作為改變的酵母,成長(zhǎng),快樂(lè),穩(wěn)定,薪酬,46,2、為明天時(shí)刻準(zhǔn)備著,學(xué)習(xí)四要領(lǐng),世上沒(méi)有垃圾，只有無(wú)序的知識(shí),知識(shí)集合=力量,47,3、刷新昨天的記錄,在一個(gè)不斷進(jìn)步的組織里，業(yè)績(jī)的折舊遠(yuǎn)比固定資產(chǎn)要快。,恐龍員工的四種征兆停在昨天紀(jì)錄上透支昨天的功勞升職而不能升值對(duì)新事物本能的抵制,升職加薪的三個(gè)前提：你最近帶來(lái)了超值的收益。你超過(guò)同等收入者的貢獻(xiàn)。合乎規(guī)則，且有財(cái)務(wù)上的可能。,恐龍組織從恐龍員工開(kāi)始恐龍繁衍必將成為恐龍組織,48,4、要做就做最好,20/80,職場(chǎng)平均收益率80/20精英人物收益率20/80,由小品而成大戲?qū)⑿∈驴闯深A(yù)演用細(xì)節(jié)說(shuō)明你是誰(shuí)修剪自己的毛刺把小品做成精品從小成就中獲取持續(xù)激勵(lì),49,5、控制情緒的10大方法,情緒控制的10個(gè)驗(yàn)方培養(yǎng)幽默感增加愉快的生活體驗(yàn)使情緒獲得適當(dāng)表現(xiàn)的機(jī)會(huì)學(xué)會(huì)正面思維把目光聚焦于自己的目標(biāo)上積極參與社會(huì)交往養(yǎng)成樂(lè)