作業(yè)標準化(SOP)流程圖制作規(guī)范ppt課件

作業(yè)標準化 SOP 流程圖制作規(guī)范 目錄 定義 流程是一項活動或一系列連續(xù)有規(guī)律的事項或行為進行的程序 也可以把流程理解為為了一定的目的去做事情的順序 一 流程的概述 1 流程在企業(yè)管理體系中的位置 是企業(yè)管理規(guī)范的載體之一 職能戰(zhàn)略組織架構 部門職責公司級跨部門管理規(guī)范部門內部管理規(guī)范企業(yè)文化 價值觀 信息系統(tǒng) 表格附件 公司級管理規(guī)范 流程 制度 2 通過與相關制度 附表 件 相結合 管理流程將企業(yè)各部門的工作有機的聯(lián)系在一起 使管理過程 責任和管理權限等要素更加直觀 明確 清晰 制度 流程 表格附件 3 可以用來提高企業(yè)的運營效率 改善有效活動 適當減少輔助性活動 刪除無效活動 客戶愿意付錢的那部分活動 如計劃生產(chǎn) 提供有價值的服務等 冗余的檢查 監(jiān)督等活動 重復的活動 反復的審批 活動間的等待等 明確 高效的管理或業(yè)務流程可以給企業(yè)帶來巨大收益 提高質量改善客戶滿意度減少協(xié)調扯皮減少成本提高應變能力 提高效率提高員工士氣 開始框 流程的第一個動作一般是從開始的 用六邊形來表示一個過程的開始 它只有一個出口 與流程線的連接如圖 執(zhí)行框 用矩形表示過程中一個單獨的步驟 即要執(zhí)行的某個動作或要做的事情 矩形內的文字是活動的簡要說明 它有進口和出口 這個過程完成后一般都會產(chǎn)生一個記錄 與流程線的連接如圖 離頁框 如左圖形狀表示流程圖在一頁紙上無法完整的表示出來 需要轉到下一頁時采用的符號 在下一頁流程的第一個框也是離頁框 框內通常用數(shù)字或字母來表示 也可以是兩者的結合 與流程線的連接如圖 流程線 它有兩種形式 即虛流程線和實流程線兩種 虛流程線表示信息的流通 實流程線表示實物的流通 它與流程塊的連接如左圖所示 與記錄框的連接一般是用虛流程線 與文件框的連接一般是用虛流程線 流程線與預定義過程的連接用實流程線 流程線出現(xiàn)交叉時應用半圓與流程線相組合 在制作流程圖時應盡量調整圖形的位置或部門 崗位 的位置 這樣可以減少流程線的交叉 與執(zhí)行框的連接 正常的常見情況 表示同時執(zhí)行兩個動作 兩個動作完成后匯結到一個動作 表示一個動作完成后 執(zhí)行一個必選動作 另一個為可選動作 可選執(zhí)行框 用帶圓角的矩形表示過程中一個單獨的可選步驟 這個過程可執(zhí)行也可不執(zhí)行 但需要在進口流程線上注明在什么情況下選擇這個可選過程 如 新供方的體系評審過程中需要供應商先自我評估 然后對其進行實地稽核 但有些國外的供應商無法進行實地的稽核 只能讓供應商自評 那么在流程中的表示見左圖 可選執(zhí)行框有進口和出口 這個過程完成后也會產(chǎn)生記錄 與流程線的連接如圖 記錄框 由一個像文檔或書形的圖形來表示過程完成時留下來的證據(jù)或記錄 通常引用表單的名稱 與流程線的連接如圖 決策框 以菱形符號表示過程中的一項判定 檢驗 審核 評審或者選擇 其意義說明寫在菱形內 常以問題的形式出現(xiàn) 對該問題的回答決定了判定符號之外引出的路線 每條路線標上相應的回答 如Y或N OK或NG 它的入口可以只有一個 但出口一定是兩個或多個 數(shù)據(jù)框 平行四邊行表示一個過程結束后輸出的的一些有價值的數(shù)據(jù) 一般是衡量這個過程的目標 通常引用這個目標的名稱 標準框 由一個像卡片的圖形來表示 它是過程執(zhí)行的依據(jù)或過程完成時的標準化文件 通常引用文件的名稱 預定義流程框 當一個流程需要銜接到另一個流程時用預定義流程框表示 它通常只有一個進口 在框內描述流程的名稱 這個名稱必須與預定義的流程名稱保持一致 通常放在流程接口的欄內 注釋框 當有些動作或判斷需要作批注時 我們可以用此符號在旁邊注釋 結束框 由帶有兩邊平行的橢圓形表示一個流程最后的一個動作 它只有一個進口 但一個流程中可以有多個結點 結束框 常用的形式有兩種 上下流程圖 這是最常見的一種流程圖 它僅表示上一步與下一步的順序關系 矩陣流程圖 它不僅表示上下關系 還可以表示左右關系 并能直接看出某個部門在這個活動中所做的工作有哪些 內部流程1 循環(huán)結構 1 圖形 2 意義 處理程序循序進行 3 語法 DO處理程序1THENDO處理程序2 4 實例 5 運用時機 本結構適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序 而繪制圖形上下順序就是處理程序進行順序 2 選擇結構 Selection 2 1二元選擇結構 基本結構 1 圖形 2 意義 流程依據(jù)某些條件 分別進行不同處理程序 3 語法 IF條件THENDO處理程序1ELSEDO處理程序2 4 實例 5 運用時機 1 本結構適用于須經(jīng)選擇或決策過程 再依據(jù)選擇或決策結果 擇一進行不同處理程序 2 選擇或決策結果 可以用 是 否 通過 不通過 或其它相對文字 來敘明不同路徑處理程序 3 經(jīng)選擇或決策結果之二元處理程序 可以僅有一個 例如 僅有 是 或 否 的處理程序 2 2多重選擇結構 二元選擇結構變化結構 1 圖形 2 意義 流程依據(jù)某些條件 分別進行不同處理程序 3 語法 FOR條件PCASE1DO處理程序1CASE2DO處理程序2 CASEnDO處理程序n 4 實例 5 運用時機 1 本結構是二元選擇結構之變化 流程依據(jù)選擇或決策結果 擇一進行不同處理程序 2 選擇或決策結果路徑名稱 可用不同文字 來敘明不同路徑之處理程序 3 重復結構 Iteration 3 1REPEAT UNTIL結構 1 圖形 2 意義 重復執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止 即直到條件變成真 True 為止 3 語法 REPEAT UNTIL條件DO處理程序 4 實例 5 運用時機 1 本結構適用于處理程序依據(jù)條件需重復執(zhí)行的情況 而當停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后 即離開重復執(zhí)行循環(huán)至下一個流程 2 本重復結構是先執(zhí)行處理程序 再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行 3 2DO WHILE結構 1 圖形 2 意義 除了在執(zhí)行處理程序之前 得先測試條件外 DO WHILE結構和REPEAT UNTIL結構很相似 若條件為偽 False 就不再執(zhí)行處理程序 3 語法 DO WHILE條件DO處理程序 4 實例 5 運用時機 1 本結構適用于處理程序依據(jù)條件需重復執(zhí)行的情況 而當停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后 即離開重復執(zhí)行循環(huán)至下一個流程 2 本重復結構是先判斷條件是否成立 再執(zhí)行處理程序 1 流程圖分中心主軸及旁支說明 主軸內各流程圖文字請鍵入KEYWORD 各細部流程若需補充說明 請精簡條列以虛線旁支說明 每點以不超過二行為原則 請見范例 2 各項細部流程有辦理期程者 應注明 3 各項步驟有選擇或決策結果 如 可 否 通過 不通過 或其它相對文字時 請回饋校正流程是否有遺漏 以避免懸而未決狀況 4 注意各流程圖動線勾稽的合理性 并考慮是否需建置分表或合成簡要總表 分表與總表應以符號 顏色或字段等區(qū)隔 使人一目了然 5 流程圖符號繪制排列順序 為由上而下 由左而右 6 處理程序請以阿拉伯數(shù)字 由1開始 依處理程序排列順序編號 并以文字依處理程序功能命名 文字命名部份 以 動詞 受詞 及簡明扼要敘述為原則 若須表示處理程序之單位 則在編號之后 加上單位名稱 實例 處理程序若屬并行操作關系 其編號請多加一碼 如8 1 8 2等依序編號 并宜排列在流程圖同一高度 而下一個處理程序編號 則自動增加1 如9 實例 7 處理程序須以單一入口與單一出口 Single Entry Single Exit 特性繪制 實例 修正前 修正后 8 流程圖一頁放不下時 可使用連接符號連接下一頁流程圖 同一頁流程圖中 若流程較復雜 亦可使用連接符號來述明流程連接性 連接符號內請以文數(shù)字標示 以資區(qū)別 9 相同流程圖符號宜大小一致 10 路徑符號宜避免互相交叉 實例 11 同一路徑符號之指示箭頭應只有一個 實例 修正前 修正后 12 開始符號在流程圖中只能出現(xiàn)一次 但結束符號則不限 若流程圖能一目了然 則開始符號及結束符號可省略 13 選擇結構及重復結構之選擇或決策條件 文字敘述應簡明清晰 路徑并加注 是 及 否 或其它相對性文字指示說明 14 流程圖中若有參考到其它已定義流程 可使用已定義處理程序符號 不必重復繪制 實例 15 流程圖若一頁繪制不下 可以使用階層性分頁繪制方式 并在處理程序編號上表示其階層性 實例 第一頁 第二頁 處理程序2的階層性分頁繪制 1 生產(chǎn)前確認設備狀態(tài) 2 確認設備狀態(tài)是否OK 3 調機品流片測試是否正常 4 進行正常流片 流程圖符號需用規(guī)范定義的符號表示 同一流程圖的符號顏色 符號大小 字體大小 箭頭類型需保持一致 1 生產(chǎn)前確認設備狀態(tài) 同一符號顏色 大小不一致 流程圖字體大小不一致 流程圖