某公司應(yīng)用控制程序(6個(gè)doc)5.doc

北京思優(yōu)特科技發(fā)展有限公司質(zhì)量體系程序Q/SYT.JN CX 0502 文件和資料歸檔管理程序北京思優(yōu)特科技發(fā)展有限公司北京思優(yōu)特科技發(fā)展有限公司質(zhì)量體系程序文件和資料歸檔管理程序Q/SYT.JN CX 0502 共3頁(yè)第1頁(yè)1 目的對(duì)歸檔的與質(zhì)量有關(guān)的文件和資料的收集、標(biāo)識(shí)、編目、借閱、存貯、保管和處理進(jìn)行控制，確保文件和資料能夠及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的歸檔。2 適用范圍適用于本企業(yè)所有與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料的檔案管理。3 職責(zé)3.1 各部門負(fù)責(zé)文件和資料收集、標(biāo)識(shí)、整理及移交。3.2 檔案室負(fù)責(zé)文件和資料編目、借閱、存貯、保管和處理的管理工作。4 工作程序4.1 文件和資料的收集4.1.1 各部門設(shè)置一名專職（或兼職）文件管理員負(fù)責(zé)本部門文件和資料的收集、整理、移交及本部門文件和資料的管理工作。4.1.2 科研項(xiàng)目論證、產(chǎn)品定型、科研成果鑒定等項(xiàng)目的文件和資料不齊全、不完整、不準(zhǔn)確，不能歸檔。4.1.3 購(gòu)置設(shè)備儀器的驗(yàn)收工作，由有關(guān)部門文件管理員參加，并及時(shí)作好文件和資料的驗(yàn)收歸檔工作。4.1.4 檔案室對(duì)各部門的各種文件和資料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。4.2 文件和資料的歸檔范圍檔案室根據(jù)文件和資料的分類和有關(guān)規(guī)定確定歸檔范圍：2006年1月1日 發(fā)布 2006年1月1日 實(shí)施 Q/SYT.JN CX 0502 共3頁(yè)第2頁(yè) a） 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等；b） 技術(shù)性文件：如設(shè)計(jì)圖樣、技術(shù)規(guī)范、采購(gòu)文件、檢驗(yàn)和試驗(yàn)文件、工藝文件、設(shè)備文件等（包括外來(lái)文件）；c） 管理性文件：培訓(xùn)文件、各項(xiàng)管理規(guī)定、管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等；d） 質(zhì)量記錄歸檔范按質(zhì)量記錄控制程序的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.3 歸檔時(shí)間4.3.1 產(chǎn)品試制、課題研究或其它技術(shù)項(xiàng)目的文件和資料，在驗(yàn)收（鑒定）前半月移交給檔案室審查是否齊全、完整、準(zhǔn)確。驗(yàn)收（鑒定）中形成的文件和資料鑒定之日后半月內(nèi)移交檔案室。4.3.2 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理性文件、技術(shù)文件在文件頒布時(shí)，同時(shí)發(fā)放給檔案室歸檔，并編制移交清冊(cè)，雙方簽字備查。4.4 各類文件和資料一般歸檔一式一份，重要的或利用頻繁的文件和資料適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。4.5 文件和資料編目檔案室檔案員按GB/T13959-1992文件格式分類與代碼編制方法進(jìn)行編目。4.6 文件和資料借閱和查閱4.6.1 凡本企業(yè)職工借閱檔案者，需經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人審批，方可辦理借閱手續(xù)；合同要求時(shí)，在商定期內(nèi)文件可以提供給使用方或其代表評(píng)價(jià)時(shí)查閱，但要辦理審批手續(xù)。4.6.2 借閱檔案時(shí)必須填寫(xiě)“文件和資料借閱登記簿”，借閱人員應(yīng)保證所借檔案的完整、安全，不得轉(zhuǎn)借、拆借、涂改、抽換、撕頁(yè)、損壞和丟失。4.6.3 借閱檔案歸還時(shí)，檔案員、借閱者應(yīng)逐卷校對(duì)是否同借前一樣，無(wú)誤后當(dāng)面辦理歸還手續(xù)，發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)，有缺少者應(yīng)追回或采取應(yīng)急補(bǔ)救措施。并根據(jù)后果嚴(yán)重程度提出處理意見(jiàn)報(bào)總公司領(lǐng)導(dǎo)給予適當(dāng)處理。4.7 文件和資料貯存及保管4.7.1 各類檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒內(nèi)，分類放在櫥具內(nèi)并有專用檔案庫(kù)房存放。 Q/SYT.JN CX 0502 共3頁(yè)第3頁(yè) 4.7.2 檔案庫(kù)房必須做好“七防” （防盜、防塵、防火、防蟲(chóng)、防潮濕、防鼠、防高溫）措施，保證使用壽命周期 。 4.7.3 檔案保管期一般分為永久、長(zhǎng)期（16-50年）、短期（15年內(nèi)）三種。劃分原則是：對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)為永久保存；對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案為長(zhǎng)期或短期；凡是介于兩種保管期限之間的檔案，一律從長(zhǎng)。4.8 文件和資料的處理（鑒定、銷毀）4.8.1 保管期限已到的檔案都要進(jìn)行鑒定。4.8.2 檔案鑒定工作每5年進(jìn)行一次，由檔案員填寫(xiě)保留作廢/銷毀文件審批單。4.8.3 企業(yè)檔案鑒定工作有鑒定委員會(huì)進(jìn)行，鑒定委員會(huì)主任為分管檔案工作的總工程師，副主任為質(zhì)管部負(fù)責(zé)人，委員由有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案員和熟悉相關(guān)專業(yè)的人員組成。4.8.4 鑒定對(duì)到期的檔案保存價(jià)值、密級(jí)作出評(píng)述，確定銷毀或保留作廢文件、解密、降密。4.8.5 鑒定委員會(huì)要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，寫(xiě)出“鑒定報(bào)告”。4.8.6 鑒定后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，指派銷毀人員和監(jiān)銷人員，到指定地點(diǎn)銷毀，當(dāng)事人應(yīng)簽字，保留作廢/銷毀文件審批單存檔。4.8.7 需作資料保留的作廢文件，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案員加蓋“保留”印章方可。5 相關(guān)文件GB/T 13959-1992 文件格式分類與代碼編制方法6 質(zhì)量記錄文件和資料的借閱登記簿文件和資料移交清單保留作廢/銷毀文件審批單文件和資料的鑒定報(bào)告文件和資料借閱登記簿案卷/文件題名單位姓名借閱日期利用目的文件審查歸還時(shí)間完整性涂 改抽