淺析信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理問(wèn)題及解決對(duì)策.docx

淺析智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理問(wèn)題及解決對(duì)策摘要 智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中溝通管理是智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理中非常重要的組成部分。一個(gè)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目當(dāng)中項(xiàng)目的計(jì)劃和決策都是與溝通管理緊密相連的，通過(guò)項(xiàng)目溝通管理能夠在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中形成良好的人際關(guān)系，是智能化系統(tǒng)項(xiàng)目成功的非常必要的手段。為了能夠更好的在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中對(duì)溝通管理進(jìn)行應(yīng)用。本文通過(guò)分析智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)完成、系統(tǒng)功能和團(tuán)隊(duì)的組織架構(gòu)的意義和智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的現(xiàn)狀以及其中常見(jiàn)的主要問(wèn)題，然后根據(jù)其中存在的主要問(wèn)題提出了幾項(xiàng)合理的解決對(duì)策。 關(guān)鍵詞 智能化系統(tǒng)項(xiàng)目 溝通管理 問(wèn)題 對(duì)策Problems and Countermeasures of communication management in information system projectAbstract Communication management is an important part of information system project management. An information system project project planning and decision making are closely linked with the communication management, can form good interpersonal relationship in the information system project through the project communication management, it is necessary to measure the success of the project information system. In order to better the application of communication management in the information system project. In this paper, the system function and team organization structure through the analysis of the information system of project communication management of the whole teams goal and the significance of project communication management information system and the status of the common problems, then according to the main problems and puts forward some reasonable countermeasures.Keywords Information system project Communication Problem measures目錄引言1一、概述2（一）智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的概念2（二）研究智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的意義2（三）智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的研究綜述4（四）本文關(guān)于智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的研究方法4二、智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理研究的內(nèi)容5（一）編制溝通計(jì)劃5（二）項(xiàng)目信息的發(fā)布5（三）項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告5（四）項(xiàng)目管理收尾5三、智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中存在的主要問(wèn)題6（一）溝通管理策劃不足6（二）溝通效率低下7（三）溝通方式不當(dāng)7（四）溝通信息反饋差8（五）溝通原則不明確8四、解決智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中問(wèn)題的對(duì)策8（一）做好溝通管理策劃的編制8（二）加強(qiáng)內(nèi)部溝通及溝通工具運(yùn)用9（三）提升項(xiàng)目成員溝通素養(yǎng)9（四）建立信息發(fā)布體系10（五）把握溝通原則10結(jié)論11致謝語(yǔ)12參考文獻(xiàn)13引言智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理能夠保證在項(xiàng)目中信息的形成、搜集、傳播和存儲(chǔ)以及索引等，在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理能夠?qū)崿F(xiàn)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中非常重要的三要素人、思想以及信息之間的聯(lián)系。1在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中進(jìn)行很好的溝通管理能夠形成一個(gè)有效的溝通機(jī)制，可以保證智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的成員之間有著較好的思想交流。在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中擁有良好的溝通管理能夠保證智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中每個(gè)成員之間的思想的高度一致、步調(diào)的高度統(tǒng)一。并且通過(guò)對(duì)溝通管理的應(yīng)用能夠達(dá)到使項(xiàng)目總目標(biāo)清晰，項(xiàng)目中的各個(gè)參與者能夠?qū)?xiàng)目的總目標(biāo)形成共識(shí)，能夠使智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的每個(gè)人以及各個(gè)方面之間形成有效的聯(lián)系，建立且能夠保持良好的團(tuán)隊(duì)精神，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以更好的為項(xiàng)目進(jìn)行工作。一、概述（一）智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的概念所謂智能化系統(tǒng)項(xiàng)目是指為提供某項(xiàng)獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果所進(jìn)行的臨時(shí)的一次性努力或者是在有限的資源、有限的時(shí)間為特定客戶完成特定目標(biāo)的一次性工作。這里的資源指完成項(xiàng)目所需要的人、財(cái)、物；時(shí)間指項(xiàng)目有明確的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，客戶指提供資金、確定需求并擁有項(xiàng)目成功的組織或個(gè)人，目標(biāo)則是滿足要求的產(chǎn)品、服務(wù)和成果，并且有時(shí)它們是不可見(jiàn)的。2所謂智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通，并等同于人際交往的溝通，更多是對(duì)溝通的管理，是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，有計(jì)劃地、科學(xué)地組織和管理項(xiàng)目工作中的所有溝通交流。3在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理中，專門(mén)將溝通管理作為一門(mén)知識(shí)領(lǐng)域。智能化系統(tǒng)行業(yè)作為朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)，項(xiàng)目管理的成熟度遠(yuǎn)不及建筑工程等行業(yè)，尤其在信息管理方面缺乏一些切實(shí)可行的制度，同時(shí)由于從業(yè)人員年輕，往往缺乏一些溝通、社交等方面的軟技能。2（二）研究智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的意義智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理是智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的中樞神經(jīng)，會(huì)直接的影響到整個(gè)的智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的計(jì)劃以及整個(gè)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目最終的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)行智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的主要的目的就是要達(dá)到對(duì)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程當(dāng)中的信息進(jìn)行及時(shí)并準(zhǔn)確的收集、整理以及儲(chǔ)存和分享，并且需要在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的每個(gè)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部形成一個(gè)信息交流以及互動(dòng)的機(jī)制，這樣才能夠保證整個(gè)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)。以下筆者簡(jiǎn)要的介紹了一下智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的意義。首先，項(xiàng)目的溝通管理貫穿項(xiàng)目全生命周期，是決策計(jì)劃執(zhí)行的基礎(chǔ)，也是組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段，是項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的手段，據(jù)統(tǒng)計(jì)，在以往的智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中，80%的項(xiàng)目屬于失敗項(xiàng)目，而失敗項(xiàng)目中80%的根源是非技術(shù)原因造成的，而溝通不暢占據(jù)了絕大部分。4在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中進(jìn)行有效的溝通管理可以很好的發(fā)現(xiàn)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的每個(gè)項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理的預(yù)判，這樣能夠針對(duì)有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)提前制定出合理的響應(yīng)對(duì)策以及有效的解決方案，并且能夠?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問(wèn)題的處理情況進(jìn)行時(shí)刻跟蹤，確保問(wèn)題能夠及時(shí)被處理。其次，在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中，項(xiàng)目的溝通和項(xiàng)目的績(jī)效之間有著非常明顯的關(guān)系，并且通過(guò)相應(yīng)的研究我們能夠看出，在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中進(jìn)行良好有效的溝通管理可以更好的提高智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施績(jī)效以及項(xiàng)目三大目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目的三大目標(biāo)也就是指項(xiàng)目的進(jìn)度目標(biāo)、項(xiàng)目的成本目標(biāo)以及項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)。相反的，如果在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中進(jìn)行溝通管理的時(shí)候存在各種各樣的障礙或者無(wú)法進(jìn)行有效舒暢的溝通的話就會(huì)導(dǎo)致智能化系統(tǒng)項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成受到各種嚴(yán)重的阻礙，并且還會(huì)嚴(yán)重影響到智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施安排。根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)調(diào)查，項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度與安全等方面出現(xiàn)的問(wèn)題大多取決于利益方之間信息傳遞的落后延遲，利益方?jīng)]有及時(shí)將信息傳達(dá)給相關(guān)人員，而并非是工作人員與管理方式的問(wèn)題。5再次，在現(xiàn)在的智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中為了能夠更好的保證智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的成功必須要完善智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的溝通管理體系，在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中對(duì)溝通管理中的溝通通道以及溝通的體系進(jìn)行完善的不僅僅能夠非常有效的消除每個(gè)部門(mén)之間溝通信息的不一致以及部門(mén)中每個(gè)成員之間的工作能力的不一樣所帶來(lái)的智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理的障礙，而且能夠通過(guò)溝通管理實(shí)現(xiàn)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中每個(gè)成員對(duì)于信息的理解接收能力以及對(duì)于每項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行能力，都能夠非常有效的促進(jìn)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的效率，并且現(xiàn)在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的溝通管理已經(jīng)成為智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中避免項(xiàng)目管理過(guò)程中出現(xiàn)混亂的非常重要的保證。最后，通過(guò)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的溝通管理能夠在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中建立一個(gè)非常健全的溝通交流環(huán)境，通過(guò)這個(gè)健全的溝通交流環(huán)境的形成能夠非常有效的改善智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中每個(gè)項(xiàng)目成員之間的人際關(guān)系，且通過(guò)溝通管理中的信息的交流以及意見(jiàn)的互換，我們能夠?qū)⒅悄芑到y(tǒng)項(xiàng)目中很多個(gè)人或者是獨(dú)個(gè)集體以及組織等進(jìn)行非常有效的融通，能夠有效的解決現(xiàn)在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中技術(shù)、管理或者是程序上的沖突，并且能夠?qū)χ悄芑到y(tǒng)項(xiàng)目中的各種不協(xié)調(diào)以及矛盾給予最為及時(shí)的發(fā)掘和處理，對(duì)于智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的團(tuán)隊(duì)的凝聚力和整體的競(jìng)爭(zhēng)力等方面的提升有著非常重要的作用。從上面敘述中我們能夠非常清楚的發(fā)現(xiàn)溝通管理在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中擁有著非常重要的地位，對(duì)于智能化系統(tǒng)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)有著非常重要的意義，因此為了能夠更好的提升溝通管理在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的發(fā)展，我們首先需要弄清楚智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中溝通管理現(xiàn)有的問(wèn)題，然后提出合理可行的解決意見(jiàn)。（三）智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的研究綜述溝通管理在項(xiàng)目上的出現(xiàn)，是管理學(xué)理論在現(xiàn)代信息經(jīng)濟(jì)背景下理論發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，實(shí)際上我們看到，整個(gè)溝通管理作為獨(dú)立的社會(huì)科學(xué)的歷史也是很短，大約只有一百來(lái)年的歷史。6在國(guó)外，有關(guān)項(xiàng)目溝通管理理論的研究，最早有關(guān)溝通管理理論起于20世紀(jì)80年代中后時(shí)期。相對(duì)較有代表性的著作有：Gerard Phillips（杰勒德菲利普斯）所編寫(xiě)，于1982年出版的(團(tuán)隊(duì)溝通)；Richard Houseman (里查德霍夫曼)等多人所作,1985年出版的Business Communication strategies and skills(商務(wù)溝通戰(zhàn)略和技巧)。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)編譯的項(xiàng)目溝通管理書(shū)籍有：美國(guó)人Kitty 0 Locker (基蒂洛克)所編商務(wù)與管理溝通，其于2009年由機(jī)械工業(yè)出版社出版：2010年MarryMunter（瑪麗穆特）所著的管理溝通指南由清華大學(xué)出版社出版。在中國(guó)國(guó)內(nèi)，以項(xiàng)目溝通管理為研究重點(diǎn)的著作出現(xiàn)較晚，并且長(zhǎng)期以來(lái)都是以譯和為主。目前中國(guó)出版的有關(guān)項(xiàng)目溝通管理著作和觀點(diǎn)主要有以下：沈建明的項(xiàng)目溝通管理，其引用了羅德羅(Ludlow)的有效溝通(Effective Communication)中的觀點(diǎn)：“高級(jí)管理人員通常要將80%以上的時(shí)間花費(fèi)在用不同的方式進(jìn)行交流溝通，普通的管理者50以上的時(shí)間花費(fèi)在傳播信息；謝鴻的項(xiàng)目管理中的溝通問(wèn)題和溝通方法，其認(rèn)為有效溝通不夠在項(xiàng)目管理中易出現(xiàn)，溝通成本大、溝通過(guò)于固執(zhí)等現(xiàn)象，提出靈活運(yùn)用各種溝通方式、形成項(xiàng)目溝通計(jì)劃、主動(dòng)和及時(shí)溝通、保持有效暢通的溝通渠道及建立高效的溝通技巧等，以滿足客戶的需求，保證項(xiàng)目順利實(shí)施。孫健敏在管理溝通提出了項(xiàng)目溝通管理在中國(guó)傳統(tǒng)文化背景下會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題。（四）本文關(guān)于智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的研究方法本文通過(guò)分析智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的現(xiàn)狀以及常見(jiàn)的主要問(wèn)題，然后根據(jù)其中存在的主要問(wèn)題提出幾點(diǎn)合理可行的解決對(duì)策。二、智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理研究的內(nèi)容智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中溝通管理的主要內(nèi)容包括溝通計(jì)劃的編制、項(xiàng)目信息的發(fā)布和項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告及項(xiàng)目的管理收尾。（一） 編制溝通計(jì)劃項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制在項(xiàng)目溝通管理的準(zhǔn)備階段，這個(gè)階段中我們需要弄清楚的就是智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中有關(guān)哥方對(duì)于項(xiàng)目信息和溝通的需求，需要明確對(duì)方需要什么樣的信息。在何時(shí)需要這些信息及需要采用什么方式來(lái)對(duì)信息進(jìn)行傳遞。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目中有關(guān)各方的信息需求進(jìn)行研究，制定出一套合適可行的方法來(lái)滿足智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中有關(guān)各方對(duì)信息的需求。（二） 項(xiàng)目信息的發(fā)布信息的發(fā)布是指在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目有關(guān)各方在對(duì)項(xiàng)目信息有需求的時(shí)，智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理部門(mén)可以及時(shí)將這一信息傳遞給相關(guān)方。在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的信息發(fā)布階段重點(diǎn)就是對(duì)管理規(guī)劃中的信息進(jìn)行有效傳遞及對(duì)那些意料外的信息進(jìn)行索取和及時(shí)反應(yīng)。（三） 項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中，績(jī)效報(bào)告是指在對(duì)績(jī)效信息進(jìn)行相關(guān)的收集和發(fā)布，通過(guò)對(duì)績(jī)效信息的相關(guān)收集和發(fā)布能夠及時(shí)的為智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的有關(guān)各方提供怎樣有效地利用相關(guān)資源來(lái)完成項(xiàng)目目標(biāo)的績(jī)效信息。一般而言，智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的績(jī)效信息主要是包括了對(duì)為了完成智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的目標(biāo)而對(duì)智能化系統(tǒng)投入的 相關(guān)資源的使用情況的總結(jié)。（四） 項(xiàng)目管理收尾在項(xiàng)目達(dá)成最終的項(xiàng)目目標(biāo)或是因?yàn)榉N種原因終止了以后需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行的收尾，在項(xiàng)目的管理收尾過(guò)程中主要是包含了智能化系統(tǒng)項(xiàng)目結(jié)果文檔的建立，這個(gè)文檔中主要就是包括了智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中收集的各種記錄、符合驗(yàn)收規(guī)范的保證、對(duì)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的效果分析，對(duì)這些信息進(jìn)行的最終處理和存檔。三、智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中存在的主要問(wèn)題項(xiàng)目溝通管理指出：“管理者要用70的時(shí)間用于溝通，而項(xiàng)目經(jīng)理需要花費(fèi)70%90或更多的時(shí)間來(lái)溝通”。7在大多數(shù)軟件公司中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人大多是技術(shù)骨干，而項(xiàng)目組其他成員也大都是“高技術(shù)人員”，都擁有“從學(xué)術(shù)或?qū)I(yè)出發(fā)、工作自主性強(qiáng)，以自我為中心、自我欣賞”等相同的特點(diǎn)。因此阻礙溝通的主要因素是“溝通意識(shí)和習(xí)慣問(wèn)題”，也就是態(tài)度和感覺(jué)的問(wèn)題。在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的溝通問(wèn)題主要存在以下幾項(xiàng)：（一）溝通管理策劃不足1. 缺乏溝通管理計(jì)劃經(jīng)調(diào)查，有80%的信息化項(xiàng)目沒(méi)有正式發(fā)布的溝通管理，90%的信息化項(xiàng)目沒(méi)有正式或非正式發(fā)布的項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃，這是導(dǎo)致項(xiàng)目延期、項(xiàng)目混亂、項(xiàng)目成功率低等諸多問(wèn)題的基本原因。8在系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，缺少溝通管理計(jì)劃，對(duì)客戶的宣傳不夠，溝通不到位，導(dǎo)致客戶對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)意義認(rèn)識(shí)不足，從而在實(shí)施過(guò)程中客戶參與到項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程的熱情不高，不配合或有抵觸情緒，不愿意占有下班時(shí)間，加之平時(shí)工作又較忙等情況。2.客戶需求不明確在做需求調(diào)研的時(shí)候，項(xiàng)目組沒(méi)能夠與客戶進(jìn)行很好的溝通，只是了解了客戶大概的需求，而對(duì)于具體和細(xì)節(jié)的要求沒(méi)能深入地進(jìn)行了解，僅憑自己的主觀意識(shí)推斷去開(kāi)發(fā)程序，導(dǎo)致最終開(kāi)發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品達(dá)不到客戶的需求而造成返工。3. 客戶責(zé)任人不確定在項(xiàng)目初期的范圍識(shí)別階段，由于項(xiàng)目組對(duì)客戶的整體組織架構(gòu)、相關(guān)人員和他們之間的關(guān)系、工作職責(zé)等沒(méi)進(jìn)行詳細(xì)的了解，導(dǎo)致無(wú)法得到關(guān)于項(xiàng)目的完整需求或經(jīng)權(quán)威用戶代表確認(rèn)的最終需求。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，因客戶方有關(guān)責(zé)任人不明確或?qū)ο嚓P(guān)責(zé)任人對(duì)項(xiàng)目范圍和要求的責(zé)任心不夠強(qiáng)，提出的要求較為隨意，項(xiàng)目實(shí)施前期對(duì)項(xiàng)目的需求確認(rèn)不夠認(rèn)真積極，或是多個(gè)用戶代表各說(shuō)各、需求變動(dòng)頻繁但同時(shí)又要求項(xiàng)目組盡早交付項(xiàng)目成果，到了項(xiàng)目后期需求變化也很隨意，造成項(xiàng)目范圍的擴(kuò)延，項(xiàng)目進(jìn)度的拖延，項(xiàng)目成本的增加等狀況。（二）溝通效率低下1項(xiàng)目組內(nèi)部重復(fù)工作在項(xiàng)目實(shí)施中很多重要的信息沒(méi)能夠進(jìn)行充分和有效的溝通傳遞。在編制計(jì)劃、意向反饋、情況匯報(bào)、技術(shù)問(wèn)題或技術(shù)成果等方面與有關(guān)人員的溝通不足，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施中大家各做各事、重復(fù)工作。甚至造成不必要的損失。2. 項(xiàng)目溝通工具運(yùn)用不足在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，系統(tǒng)主要是按照項(xiàng)目的規(guī)劃，設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)，運(yùn)營(yíng)等幾個(gè)階段來(lái)進(jìn)行，大部分軟件和辦公工具的未得到有效的使用或者只使用在開(kāi)發(fā)階段。9這樣的情況造成項(xiàng)目每個(gè)階段的信息和項(xiàng)目各管理流程之間的信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享，項(xiàng)目各參與方之間及項(xiàng)目參與方與客戶方之間，都無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息交換和共享。（三）溝通方式不當(dāng)1.項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對(duì)內(nèi)溝通能力有部分項(xiàng)目經(jīng)理不能夠意識(shí)到自己作為項(xiàng)目經(jīng)理的管理角色，在總體上去把控項(xiàng)目的溝通管理，而是全身心的投入到具體的項(xiàng)目技術(shù)工作中，導(dǎo)致在項(xiàng)目任務(wù)分工不均衡的時(shí)候，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間忙的很忙、閑的很閑，計(jì)劃不周全、任務(wù)分工不均，資源浪費(fèi)等現(xiàn)象。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部有的時(shí)候因各階段不同的角色或同階段不同的角色之間責(zé)任分工不夠明確而造成工作相互推諉，責(zé)任相互推卸等現(xiàn)象，還有時(shí)因?yàn)楦麟A段不同的角色或同階段不同的角色之間的責(zé)任分工模糊但項(xiàng)目組各成員只想著完成自己的工作任務(wù)、不愿意和他人配合。從而引發(fā)種種項(xiàng)目組內(nèi)部矛盾。2.項(xiàng)目組對(duì)外溝通方式不當(dāng)在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施中，因用戶方與開(kāi)發(fā)方立場(chǎng)不同，經(jīng)常產(chǎn)生不同意見(jiàn)，一旦溝通方式不當(dāng)，就容易引發(fā)沖突，特別是項(xiàng)目組成員由于工作壓力大，在遇到棘手問(wèn)題后情緒不穩(wěn)定，心態(tài)不好，在對(duì)直接面對(duì)用戶時(shí)缺少靈活的溝通方式，是造成外部沖突的主要原因。沖突一旦發(fā)生，產(chǎn)生的負(fù)面影響在短時(shí)間內(nèi)很難挽回。（四）溝通信息反饋差1、溝通信息反饋時(shí)效差在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目管理人員經(jīng)常因不善于溝通或自以為是不及時(shí)去溝通，導(dǎo)致項(xiàng)目存在的問(wèn)題不能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，等問(wèn)題暴露時(shí)，引起項(xiàng)目返工或產(chǎn)生其他不可挽回了的損失，同時(shí)給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)帶來(lái)非常不利的影響，降低客戶對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)同程度。且溝通越晚，問(wèn)題暴露越遲，帶來(lái)的影響和損失也越大。而這些損失所帶來(lái)的溝通成本，很可能是沉沒(méi)成本。2、信息發(fā)布體系缺乏在整個(gè)項(xiàng)目的溝通管理過(guò)程中，內(nèi)部和外部的信息傳遞缺乏有效可行的溝通渠道，缺乏信息發(fā)布體系，隨著項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)模的擴(kuò)大、人員的增加、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)的復(fù)雜、信息量的不斷上升，導(dǎo)致項(xiàng)目信息阻塞、信息失去真實(shí)性等溝通阻礙，項(xiàng)目信息內(nèi)容不能夠定時(shí)進(jìn)行發(fā)布，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部和客戶之間對(duì)于項(xiàng)目信息的獲取不一致，且部分項(xiàng)目人員，只報(bào)喜不報(bào)憂，等項(xiàng)目問(wèn)題發(fā)生時(shí)相互推諉，引發(fā)不必要的紛爭(zhēng)。（五）溝通原則不明確在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理中，因項(xiàng)目管理人員眾多，人員存在更替，項(xiàng)目成員性格不一，且客戶干系人較多，在溝通時(shí)項(xiàng)目成員與客戶各說(shuō)一詞，導(dǎo)致客戶對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)認(rèn)同度低；或?qū)Σ煌蛻舾上等瞬捎猛环N溝通方式，導(dǎo)致各客戶對(duì)相同信息理解不一致；或事不分大小不分領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，從而引起決策錯(cuò)誤等現(xiàn)象。 四、解決智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中問(wèn)題的對(duì)策作為一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者和協(xié)調(diào)管理人員所發(fā)揮的作用往往是對(duì)項(xiàng)目的成敗起關(guān)鍵性作用，一個(gè)高素質(zhì)的項(xiàng)目經(jīng)理一定是一個(gè)善于溝通的人。項(xiàng)目的溝通效率直接影響項(xiàng)目管理者的項(xiàng)目管理效率 在這里筆者提幾種有助于提高項(xiàng)目溝通效率的原則與方法。（一）做好溝通管理策劃的編制進(jìn)行積極的智能化系統(tǒng)項(xiàng)目干系人管理能夠避免由于干系人間存在的問(wèn)題而導(dǎo)致的偏離以及項(xiàng)目進(jìn)行中他們分崩離析，提高了操作人員的能力。10首先對(duì)客戶人員進(jìn)行分類，并對(duì)其各自的特點(diǎn)進(jìn)行分析，各類人員均有其不同的特點(diǎn)，同時(shí)也有著不同的溝通需求，例如：對(duì)于客戶的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家提出的需求需要給予高度重視，溝通方式要正式，溝通文檔要規(guī)范。其次，要做好溝通計(jì)劃的編制，計(jì)劃需要編制詳細(xì)，計(jì)劃中對(duì)客戶的溝通需求，信息發(fā)布的方式，例會(huì)開(kāi)展等內(nèi)容做出明確定義，還要包括項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所發(fā)布的各式文檔、材料和信息的格式和規(guī)范，以及相應(yīng)的詳細(xì)程度。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所需采用的溝通工具，在實(shí)施階段，實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)的溝通方式，會(huì)議召開(kāi)頻率和方式。還需與客戶達(dá)成一致意見(jiàn)，在溝通計(jì)劃中明確，重要會(huì)議，客戶方相關(guān)負(fù)責(zé)人盡量保證到場(chǎng)等，還同時(shí)對(duì)一些細(xì)節(jié)性的內(nèi)容做出一定的備注。以此保證溝通計(jì)劃的有效性。（二）加強(qiáng)內(nèi)部溝通及溝通工具運(yùn)用在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目組織內(nèi)。通常會(huì)運(yùn)用一些相關(guān)的且較為成熟的項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)、電子郵件、辦公軟件等工具來(lái)支撐項(xiàng)目多種多樣的信息生成、傳遞和存儲(chǔ)等要求。而這些工具的使用，避免項(xiàng)目組內(nèi)部重復(fù)工作，也大大提高了在項(xiàng)目中的工作效率。同時(shí)，拉近了溝通雙方的距離，降低了不必要的面談和會(huì)議。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部通過(guò)利用這些溝通工具進(jìn)行工作匯報(bào)和交流，項(xiàng)目管理人員對(duì)項(xiàng)目成員的工作情況有客觀的掌控和考核，項(xiàng)目管理人員可工具項(xiàng)目組成員的工作狀況，更合理的分配工作。（三）提升項(xiàng)目成員溝通素養(yǎng)在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理過(guò)程中，總會(huì)有一些業(yè)務(wù)上或技術(shù)上的問(wèn)題。且圍繞這些問(wèn)題的爭(zhēng)論也是經(jīng)常爭(zhēng)論得喋喋不休。然而這些無(wú)休止的爭(zhēng)辯所帶來(lái)的結(jié)果卻是沒(méi)有定論的，這樣不僅問(wèn)題沒(méi)有得到有效解決，而且還耽誤了問(wèn)題解決的時(shí)效 在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通過(guò)程中。需要極力避免這種無(wú)謂的爭(zhēng)辯。因此，在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)溝通管理，在遇到這種無(wú)謂的爭(zhēng)辯時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要進(jìn)行果斷決策。對(duì)于一些不合理的要求，可能影響整個(gè)系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)，我需要采取靈活的溝通方式，耐心的解釋，必要時(shí)由客戶的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人出面協(xié)調(diào)和解決，以保證項(xiàng)目的順利完成。同時(shí)為提高項(xiàng)目溝通管理效率，需選擇具有高素質(zhì)和能力的員工，提升內(nèi)部員工的自身素質(zhì)及能力，提高項(xiàng)目工作能力，進(jìn)而可以通過(guò)溝通交流及時(shí)解決問(wèn)題。11（四）建立信息發(fā)布體系在項(xiàng)目組與客戶的溝通過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該提倡主動(dòng)溝通。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具有前瞻性，定期和項(xiàng)目組成員及客戶溝通，這樣不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問(wèn)題，也能暴露出很多潛在的問(wèn)題。在項(xiàng)目管理過(guò)程中問(wèn)題的出現(xiàn)并不可怕，可怕的是問(wèn)題沒(méi)被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。溝通越晚，問(wèn)題暴露越遲，帶來(lái)的影響和損失越大。在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中主動(dòng)溝通說(shuō)到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度。為了更好的掌控項(xiàng)目組織的內(nèi)部和外部的信息傳遞，防止隨著項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)模的擴(kuò)大、人員的增加、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)的復(fù)雜、信息量的不斷上升，導(dǎo)致項(xiàng)目信息阻塞、信息失去真實(shí)性等溝通阻礙，項(xiàng)目管理者需要形成一個(gè)合理穩(wěn)定的信息發(fā)布體系。將項(xiàng)目信息內(nèi)容定時(shí)，定形式，定組織進(jìn)行發(fā)布，以便項(xiàng)目成員和客戶可以隨時(shí)檢索和查看，了解項(xiàng)目的進(jìn)展。（五）把握溝通原則在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程中，需要在端正好溝通態(tài)度的同時(shí)，把握好溝通原則，一是溝通內(nèi)部和外部要有區(qū)別。即在溝通中要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)作為一個(gè)整體，在對(duì)外溝通時(shí)要意見(jiàn)一致，整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)同件事情要用一種聲音，如果在客戶面前表現(xiàn)出意見(jiàn)不統(tǒng)一，會(huì)降低客戶對(duì)團(tuán)隊(duì)的信任感；二是在項(xiàng)目溝通中，非正式的溝通有助于關(guān)系的融洽，正式溝通和非正式溝通要根據(jù)場(chǎng)合來(lái)采用，在獲取需求階段采用正式溝通，用戶會(huì)變得非常謹(jǐn)慎，很難獲取充足的信息，而在簽訂合同和績(jī)效時(shí)，則需要使用正式溝通，有助于明確責(zé)任與范圍，對(duì)項(xiàng)目起到促進(jìn)作用；三是在項(xiàng)目溝通中，要采用溝通對(duì)方所能夠接受的溝通風(fēng)格，對(duì)客戶不同人員采用不同的方式進(jìn)行溝通，以達(dá)到客戶對(duì)意見(jiàn)的認(rèn)同；四是在項(xiàng)目溝通中，要把握溝通的