貨款結(jié)算流程管理規(guī)定.doc

鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營管理手冊財務系統(tǒng)分冊貨款結(jié)算子冊制度名稱貨款結(jié)算管理規(guī)定文件編號鵬潤財貨款結(jié)算001貨款結(jié)算管理規(guī)定歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營管理手冊財務系統(tǒng)分冊文件編號：鵬潤財貨款結(jié)算001撰寫單位：鵬潤投資（國美電器）財務中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機密等級： 機密 一般合計頁數(shù)：22頁 正文頁數(shù)：11頁附件個數(shù)：6個制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項107、附件10總裁審批管理研究室審核撰寫人1. 目的：為了規(guī)范公司的貨款結(jié)算工作，加強總部對各分部結(jié)算工作的統(tǒng)一管理，為結(jié)算人員順利開展工作提供依據(jù)，特制定本規(guī)定。2. 范圍：2.1適用范圍：本規(guī)定適用國美電器總部財務中心、采銷中心；分部財務及采銷部門。2.2發(fā)布范圍：鵬潤投資（國美電器）財務中心；采購中心；各分部。3. 名詞解釋：無4職責： 無5.作業(yè)內(nèi)容：5.1結(jié)算服務規(guī)范A. 熱情服務、細心指導對來公司結(jié)算的供應商代表應態(tài)度熱情，對不熟悉本公司結(jié)算流程的供應商代表要細心指導，杜絕生、冷、硬、蠻的態(tài)度；B. 一視同仁、按規(guī)辦事嚴格遵守公司的結(jié)算操作規(guī)則，配合供應商代表的結(jié)算工作，不可因人而異，給予不同的態(tài)度對待；C. 準確及時、廉潔公正在工作中耐心細致，按工作流程及時準確的進行結(jié)算核對，合理安排，按期支付供應商貨款，不得無故拖欠或延期支付供應商貨款，不得吃、拿、卡、要，不得接受任何形式的回扣；D. 全面維護公司利益每個工作人員應將公司利益放在第一位，全力維護公司利益，對公司高度負責，發(fā)現(xiàn)有與公司規(guī)章制度相背離的問題，應及時向上一級領導報告。5.2結(jié)算準則5.2.1公司購進貨物款項的結(jié)算，由財務部結(jié)算組統(tǒng)一管理、集中結(jié)算：公司所有貨款的用款計劃編制與結(jié)算由分部財務部結(jié)算組專門辦理，其他部門不再與供應商辦理結(jié)算事宜；5.2.2供應商進行貨款結(jié)算必須與公司簽有合同，才能辦理貨款結(jié)算事宜。供應商合同期滿未簽定新合同的，可按舊合同約定事項延期執(zhí)行；如無約定的，則停止付款，或者按無合同付款流程向總部報批；5.2.3供應商必須為一般納稅人，進行貨款結(jié)算必須遵守公司的稅票回收制度：A. 代銷商品結(jié)算：必須有增值稅發(fā)票才能支付貨款，不開或錯開增值稅發(fā)票的不予結(jié)款。B. 經(jīng)銷商品結(jié)算：不管同城、異地結(jié)算的供應商稅票必須堅持“一手錢一手票”的原則，如有特殊情況不能按時收回稅票的，由采購人員提出申請，說明理由并給出交付日，必須報總部采購中心、財務中心審核批準后方能支付。針對一個供應商只能進行一次特批，累計有兩筆稅票未能收回的結(jié)算組必須立即停止對該供應商任何款項的支付，結(jié)算人員要給予嚴格控制。C. 先款后貨：同城中的供應商，規(guī)定3天的回收期；異地的供應商，規(guī)定7天的回收期。時間從貨款付出后第二天算起，由相關采購人員負責，同時財務部門必須及時提醒、監(jiān)督。5.2. 4貨款結(jié)算后應付賬款余額不得小于殘次、退貨、各項應收收入及合同約定的鋪底金額之和，清退的要留有足夠賬面金額結(jié)算會計要控制供應商的結(jié)算款項，對殘次、退貨較多的、或欲清退的供應商要保留足夠的賬面余額。合同約定有鋪底額的供應商，結(jié)款后余額不得小于鋪底金額；5.2.5按合同約定賬期結(jié)算，不允許提前支付貨款：結(jié)算會計結(jié)款時必須審查貨款的賬期，嚴格按照合同規(guī)定的賬期進行結(jié)算，禁止提前支付貨款；5.2.6 嚴格實行按計劃付款制度，超計劃拒付，或者按計劃外付款流程向總部報批；5.2.7嚴格按照公司授權權限落實審批手續(xù)，審批手續(xù)不全的拒絕付款；5.2.8對于返利、降價、退殘的收回，允許賬扣，對其他各項應交營業(yè)稅項目的收入，按照合同規(guī)定的方式收取，采用賬扣方式進行結(jié)算的分兩種情況處理；供應商提供全額稅票的，公司按凈額支付，公司給供應商開具服務業(yè)發(fā)票。. 供應商提供凈額稅票的，必須加收17%的代繳增值稅款（假定購進貨物含稅價10000元，應扣收1000元，供應商開具稅票金額9000元，應加收稅金145.30元），我方不給對方開具任何發(fā)票，遇供應商不能支付17稅金的，結(jié)算部門在支付貨款時必須報總部財務中心總經(jīng)理簽字后方可支付。5.2.3其他相關事項A. 各分部財務部必須將“結(jié)算服務規(guī)范”和“結(jié)算準則”制作成展板，張貼于結(jié)算組辦公之處，并且展板上要留有總部財務中心資金管理部的投訴電話和投訴郵箱；B. 總部財務中心資金管理部將及時處理各種供應商的投訴，定期對各分部的投訴情況進行通報.5.3貨款結(jié)算流程5.3.1關于對賬時間和付款時間的規(guī)定5.3.1.1對賬時間A. 經(jīng)銷商品、代銷商品、帶貨安裝商品對賬時間統(tǒng)一為：上周五至本周四上午工作時間。（經(jīng)銷的手機、電腦類產(chǎn)品周五上午也可以對賬）B. 代銷商品、帶貨安裝商品中結(jié)算期小于等于7天的供貨商對賬時間統(tǒng)一為：每周三全天。5.3.1.2付款日期：計劃內(nèi)付款各分部在每周集中在兩天進行支付，具體時間由各分部根據(jù)地區(qū)情況自行決定（但不得安排周一），時間一經(jīng)確定不得隨意更改；先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、計劃外臨時付款可根據(jù)實際情況安排支付。5.3.2結(jié)算操作流程5.3.2.1經(jīng)銷商品結(jié)算操作流程A. 經(jīng)銷商品入庫，財務確認并打印入庫單結(jié)算聯(lián)B. 結(jié)算會計查詢到帳期的貨款并通知供貨商來公司對賬。C. 收入會計核算各項返利及其他各項應收款項，結(jié)算會計打印經(jīng)銷商品結(jié)算單。D. 結(jié)算會計周四編制“經(jīng)銷商品周付款計劃匯總表”，并在下班前上報總部資金管理部。E. 資金管理部最遲于下周一下班前將審批后的“經(jīng)銷商品周付款計劃匯總表”傳真回各分部。F. 供貨商按照規(guī)定持增值稅發(fā)票到分部財務辦理貨款G. 結(jié)算出納按照總部的審批結(jié)果支付貨款。5.3.2.2.代銷商品結(jié)算操作流程A. 代銷商品入庫，財務確認并打印入庫單結(jié)算聯(lián)B. 供貨商按照我公司的安排按時到分部財務結(jié)算組對帳。C. 收入主管核算應收返利、補利及其他應收款項，結(jié)算會計打印代銷商品結(jié)算單。D. 每周四結(jié)算會計編制下周“代銷商品周付款計劃匯總表”，并經(jīng)相關人員簽字后在下班前報總部資金管理部。E. 資金管理部最遲于下周一下班前將審批后的“代銷商品周付款計劃匯總表”傳真回各分部。F. 供貨商按照我公司的規(guī)定持增值稅發(fā)票到分部辦理貨款，結(jié)算出納按照總部的審批支付供貨商貨款。5.3.2.3先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、超額度先款后貨商品結(jié)算操作流程A. 市場部每周四下午向采購部提出下周的要貨需求，采購部采購員填報下周“先款后貨商品周付款計劃”。B. 結(jié)算會計匯總編制“先款后貨商品周付款計劃匯總表”，經(jīng)相關人員簽字后于周四下午下班前上報總部資金管理部C. 總部資金管理部于周五下班前將審批后的“先款后貨周付款計劃匯總表”轉(zhuǎn)總部采銷中心，由總部采銷中心總經(jīng)理審批后傳回分部采購部。D. 分部采購部將審批結(jié)果送交分部財務部。E. 市場部制作要貨申請單，采購部在ERP系統(tǒng)中下定單。F. 結(jié)算會計依據(jù)采購部的“采購定單”，在ERP系統(tǒng)中制作“預付款單”。G. 結(jié)算出納按照總部審批結(jié)果支付供貨商貨款。H. 庫房收貨，財務確認并打印入庫單結(jié)算聯(lián)。I. 結(jié)算出納收到供應商的發(fā)票，審核發(fā)票無誤后錄入發(fā)票相關信息到票據(jù)管理中。J. 結(jié)算會計確認商品入庫并收到發(fā)票后，制作“經(jīng)銷商品結(jié)算單”，核銷供貨商的預付款。5.3.2.4帶貨安裝商品結(jié)算操作流程A. 門店銷售帶貨安裝商品B. 供貨商送貨到顧客家進行安裝，并按照我公司規(guī)定定期到分部客戶服務部進行回訪確認。C. 結(jié)算會計與供貨商對帳，對帳后在ERP中辦理商品出庫。D. 結(jié)算會計打印“帶貨安裝商品出庫匯總單”交采購員制作定單。E. 采購部依據(jù)結(jié)算會計打印的“帶貨安裝商品出庫匯總單”制作“采購定單”F. 結(jié)算會計辦理商品入庫，并制作代銷商品結(jié)算單G. 收入主管計算返利、補利及其他各種應收款項，結(jié)算會計打印代銷商品結(jié)算單。H. 結(jié)算會計每周四下午匯總編制“代銷商品周付款計劃匯總表”，經(jīng)相關人員審批后在下班前報總部資金管理部。I. 總部資金管理部于下周一下班前將審批后的“代銷商品周付款計劃匯總表”傳真回各分部。J. 供貨商按照我公司的規(guī)定持增值稅發(fā)票按時到分部財務辦理貨款。5.3.2.5計劃外付款操作流程A. 采購員填寫“計劃外付款申請表”B. 分部財務審核“計劃外付款申請表”C. 總部資金管理部審核“計劃外付款申請表”D. 總部采購中心審批“計劃外付款申請表”后傳真回分部采購部E. 分部采購部送交分部結(jié)算組，分部結(jié)算組根據(jù)總部的審批支付貨款5.3.2.6采購需要控制付款的報批流程A. 分部采購部需要控制付款的由分部采購員填報“國美電器（ ）分部 月第 周采購控制付款申請明細表”。B. 總部采購中心審批“國美電器（ ）分部 月第 周采購控制付款申請明細表”。C. 總部資金管理部依據(jù)采購中心的意見審批分部的“周付款計劃匯總表”。5.3.3分部付款信息的反饋每周五下午各分部根據(jù)總部審批的本周付款計劃匯總表，結(jié)合本周的實際付款情況編制“國美（ ）分部 月第 周付款情況統(tǒng)計表”。5.3.4貨款結(jié)算審批流程及權限規(guī)定5.3.4.1每周付款計劃的審批流程 5.3.4.1.1正常付款計劃的審批流程A. 正常付款計劃為按照公司結(jié)算管理制度規(guī)定到期對帳結(jié)算的付款。（不含先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、無合同付款以及諾基亞、西門子、摩托羅拉手機）；B. 各分部財務部每周按照制度同供應商對帳完畢后，匯總上報付款計劃；B. 總部財務中心資金管理部及相關領導在授權權限內(nèi)對付款計劃進行審批、排款，詳細如下：單筆500萬元以上款項報總裁審批后執(zhí)行，單筆300萬以上500萬元（含）以下款項報副總裁審批后執(zhí)行，單筆200萬元以上300萬元（含）以下報采購中心副總經(jīng)理審批后執(zhí)行，單筆200萬元以下由財務中心資金管理部審批后執(zhí)行。D. 分部財務部收到總部財務中心批復后的付款計劃后，復印一份給分部采購部，以便采購人員掌握付款情況；E. 采購人員對于付款有異議，需要延遲付款的，按照下文到期延遲付款流程報批后交分部財務部執(zhí)行；F. 分部財務部按照審批后的付款計劃以及采購部的延期付款審批單進行付款。5.3.4.1.2先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨付款計劃A. 每周的先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨付款計劃由分部采購人員根據(jù)下周實際經(jīng)營情況預計，并制表報送；B. 總部財務中心資金管理部根據(jù)資金余缺情況和現(xiàn)有庫存情況進行審核后報總部采銷中心，由總部采銷中心總經(jīng)理審批后傳回分部；C. 分部采購部根據(jù)已經(jīng)審批的額度，結(jié)合公司實際情況制作進貨訂單，經(jīng)廠家確認貨源后，報分部財務部提請付款；D. 分部財務部根據(jù)實際訂單金額，核查有無計劃或是否超計劃后付款。5.3.4.1.3諾基亞、摩托羅拉、西門子的付款審批流程A. 諾基亞、摩托羅拉、西門子為直供機型，執(zhí)行特殊的結(jié)算政策，不報計劃。B. 實際付款時，由總部專管員匯總各地訂單，經(jīng)廠家確認后，報請物流公司付款；C. 物流公司根據(jù)資金額度審核后，按照公司授權報請采銷中心審批，具體如下：匯總后單筆1500萬以上的報總裁審批后執(zhí)行；匯總后單筆700-1500萬元（含）的報付總裁審批后執(zhí)行；匯總后單筆700萬元（含）以下的報采銷中心總經(jīng)理審批后執(zhí)行；D. 物流公司根據(jù)審批后的申請單進行付款，同時下發(fā)付款通知單通知各分部向物流付款；5.3.4.2計劃外付款報批流程A. 分部采購人員根據(jù)實際經(jīng)營情況制作計劃外付款申請單，報分部財務部審核；B. 分部結(jié)算主管、收入主管、財務經(jīng)理、采銷總監(jiān)、總經(jīng)理審核簽字后，上報總部財務中心資金管理部；C. 總部財務中心審核后報總部采購中心審批，總部采購中心審批后回傳分部采購部，分部采購部根據(jù)審批后的付款申請單提請財務付款；D. 總部采購中心根據(jù)授權權限進行審批，其中單筆100萬元以內(nèi)（含）的款項由采購中心副總負責簽批，單筆100萬元200萬元（含）的款項由總部采銷中心總經(jīng)理審批，單筆200萬元以上的款項由副總裁審批。5.3.4.3無合同付款的審批流程5.3.4.3.1 公司原則上不準無合同付款，有特殊原因的需報總部采銷中心審批；5.3.4.3.2 無合同付款申請由分部采購人員申請上報，經(jīng)財務中心資金管理部審核后報采銷中心審批；5.3.4.3.3. 采銷中心在授權權限內(nèi)審批，具體權限設置如下：A. 單筆300萬元以上的由總裁審批；B. 單筆50萬元-300萬元的由副總裁審批；C. 單筆50萬元以下的由采銷中心總經(jīng)理審批；5.3.4.3.4采銷中心審批完后回傳分部采購部，分部采購部憑審批后的單據(jù)提請財務付款。5.3.4.4到期延遲付款的審批流程5.3.4.4.1公司為了保證同供應商的良好合作關系，不允許無故拖延廠家貨款，特殊情況的需報總部采銷中心審批；5.3.4.4.2分部采購人員根據(jù)同廠家的合作情況，填報“控制付款申請表”經(jīng)采銷總監(jiān)、總經(jīng)理審核后上報總部采銷中心；5.3.4.4.3總部采銷中心總經(jīng)理對到期延遲付款具有審批權，經(jīng)審批后的申請表由采銷中心回傳分部采購部；5.3.4.4.4分部采購部將審批后的“控制付款申請表”交分部財務部，分部財務部立即停止該供應商的所有貨款結(jié)算。5.3.4.5提前帳期付款的審批流程5.3.4.5.1提前付款可獲得額外折扣且不低于3%的付款（含現(xiàn)款進貨）A. 分部采購部根據(jù)同供應商簽署的正式協(xié)議制作付款申請單，附協(xié)議復印件后報分部財務部審核，原件同時交財務一份存檔；B. 財務審核后，分部采購部將付款申請連同協(xié)議交分部總經(jīng)理審批，總經(jīng)理根據(jù)授權權限有單筆50萬元（含）以下的款項審批權（B類，其余參見授權書），超過審批權限的傳至總部財務中心資金管理部，資金管理部根據(jù)資金余缺情況和現(xiàn)有庫存情況進行審核，審核后轉(zhuǎn)總部采銷中心審批；C. 總部采銷中心按照授權權限進行審批，具體權限如下：.單筆50萬元以上200萬元（含）以下的款項由總部采購中心副總審批；.單筆200萬元以上的款項由副總裁審批。D. 總部采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此提請財務付款。5.3.4.5.2因為其他特殊原因需要提前付款的（如獲取最高年返等）A. 分部采購部根據(jù)實際情況制作付款申請單，報分部財務部審核；B. 分部財務審核后，分部采購部將付款申請傳至總部財務中心資金管理部，資金管理部根據(jù)資金余缺情況和現(xiàn)有庫存情況進行審核，審核后轉(zhuǎn)總部采銷中心審批；C. 總部采銷中心按照授權權限進行審批，具體權限如下：1. 單筆50萬元（含）以下的款項由總部采購中心副總審批；2. 單筆50-200萬元（含）以下的款項由采銷中心總經(jīng)理審批；3. 單筆200萬元以上的款項由副總裁審批；D. 總部采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此提請財務付款。5.3.4.6無稅票再次付款的（對同一供應商，限一筆付款）：無稅票再次付款的審批權為總部采銷中心副總經(jīng)理，由分部采購部提出申請，報總部資金管理部審核后轉(zhuǎn)至總部采銷中心審批，采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此向財務提請付款。5.3.4.7付款后應付帳款小于庫存以及應收總額的；殘次庫存超標的以及應收收入延遲收取的一律授權給分部總經(jīng)理審批。5.3.4.8相關人員的權責義務的明確A. 財務人員對于各項業(yè)務具有監(jiān)督權、預警權，對于各項付款均需保證數(shù)據(jù)的準確性，同時清晰的表達自己的意見，表明同意付款或不同意付款，對于不同意付款的，要給出具體原因以便供相關人員審批決策時參考；B. 公司相關領導對于最終的付款按照授權權限具有審批權，并因此承擔相應的責任，對于付款后出現(xiàn)的問題負全部責任；C. 由于收入的收取主要靠結(jié)算付款環(huán)節(jié)來對供應商進行控制，付款審批流程更改后，本著權責對等的原則，收入的收取由總部財務中心收入管理部負責管理改由總部采購中心全面負責，分部采購人員負有收入收取的直接責任；收入主管審核結(jié)算付款單據(jù)時，要如實反映各項應收數(shù)據(jù)，以供審批人員參考；D. 由于庫存的控制（包括滯銷、殘次）主要靠付款環(huán)節(jié)來控制，付款審批流程更改后，本著權責對等的原則，庫存的管理由總部采購中心全面負責，分部采購人員負有庫存管理的直接責任；E. 分部財務部、總部財務中心資金管理部將負責經(jīng)常對滯銷、殘次庫存、各項收入（商業(yè)折扣、合同內(nèi)收入、合同外收入等）的收取情況進行調(diào)查分析、預警，以供公司領導作為獎懲依據(jù)及決策參考。 5.4 獎懲規(guī)定 5.4.1服務獎懲規(guī)定5.4.1.1懲罰規(guī)定：A. 經(jīng)調(diào)查屬于服務態(tài)度問題的，每次對當事人給予“