項目的整體管理

第7章項目的整體 集成 管理 經驗豐富的項目經理會強調 集成管理非常重要 也非常困難 集成管理包括在項目生命周期中協(xié)調所有其他項目管理知識領域所涉及的過程 項目管理是工具 人和過程的集成 項目管理需要先進的工具和技術 方法 項目管理組織 團隊 是人的集合項目很少因工具而失敗 卻常常因人而失敗 項目管理是一個過程即對項目進行計劃 組織 領導與控制的過程 項目管理系統(tǒng) 決策人 領導才能 溝通 激勵 談判 建設團隊 制定決策 文化 價值觀 信念 態(tài)度 行為 傳統(tǒng) 方法 WBS PERT 項目管理軟件等 組織 權利 責任 義務 計劃 定義項目 挑選戰(zhàn)略 安排工作 信息 歷史的 現在的 成本 流程 質量等 控制 以計劃標準檢查過程 采取糾正行動 審查表現 7 1項目集成管理范疇 項目集成管理范疇很難精確定義 只能給出一個框架和模型 7 1 1項目的整體性 項目構成的整體性項目范圍的整體性項目目標的整體性項目過程的整體性項目管理思想和方法的整體性項目環(huán)境的整體性 7 1 2項目集成管理框架 項目的集成性要求對項目進行整體化的管理 見下頁圖7 1 a 7 1 b 項目集成管理所包括的內容有 項目集成計劃制定項目集成計劃的實施項目的跟蹤監(jiān)測項目集成變更控制項目界面管理 項目集成管理的主要方面 項目管理三角形P 項目績效S 項目范圍C 項目成本T 項目進度C f P T S C 2P 3T 4S P C T S 1 項目工期與成本的集成管理 圖5 2時間 費用 成本 均衡曲線 項目趕工 由于效率低而增加 時間 費用 成本 最低可能時間界限 最小費用 成本 點 為一個已經延期的項目增加人力 只會使它更加延期 Brooks Low 2 項目工期與質量的集成管理3 項目成本與質量的集成管理4 項目進度 成本 質量與資源的集成管理5 項目產出物與項目工作的集成管理6 項目工作與項目目標的集成管理7 項目各不同專業(yè)或部門的集成管理8 項目工作與組織日常運營工作的集成管理 項目管理知識體系 項目整體 集成 管理 項目生命周期各階段 圖7 1 a 項目集成管理框架 圖5 1 b 項目集成管理框架 項目干系人的需要和期望 見下頁圖7 1 a 7 1 b 7 1 3項目集成管理模型 項目管理的劉易斯方法 見下頁圖5 3 1 概念 2 制定問題說明 前景和使命說明 3 生成項目備選戰(zhàn)略 4 對每個所選戰(zhàn)略 a 所有的P C T S要求全滿足了嗎 b SWOT和風險可以接受嗎 C 結果可接受嗎 d 力場分析可以嗎 5 每個因素都可以嗎 6 制定實施計劃 8 簽署項目計劃并建立項目筆記 9 執(zhí)行計劃 7 每個干系人都認為計劃可行嗎 10 進展可以接受嗎 14 所有工作都完成了嗎 15 進行最終項目評估 16 結束項目 7a 戰(zhàn)略可行嗎 11 定義可行嗎 12 戰(zhàn)略可行嗎 13 計劃可行嗎 不 不 不 不 不 不 項目管理的劉易斯方法SM 不 圖5 3項目管理的劉易斯方法 是 是 是 是 是 定義 編制戰(zhàn)略計劃 實施計劃 執(zhí)行和控制 學習 是 是 是 不 7 2整體的項目計劃 項目整體管理由三個主要過程構成項目計劃制定過程項目計劃實施過程項目綜合變更控制過程 7 2 1整體項目計劃的制定 項目整體介紹項目組織描述項目管理描述項目任務描述設備采購和資源供應說明 項目進度信息整體項目的財務預算應急計劃支持計劃 整體項目計劃是一個用來協(xié)調所有其他計劃 以指導項目執(zhí)行和控制的文件 項目描述與說明 1 項目的整體介紹 項目名稱項目簡單描述發(fā)起人的名稱項目經理與項目主要成員的姓名項目可交付成果重要資料清單專業(yè)名詞解釋 2 項目組織描述 組織結構圖項目責任與其他組織或過程相關的信息 3 項目管理描述 管理目標項目控制風險管理項目人員技術過程文件控制 4 項目任務描述 主要工作包主要可交付成果與工作有關的其他信息 5 設備采購和資源供應說明 所需設備和資源的名稱和數量的清單得到設備和資源需要的時間設備和物資必需的設計 制造和驗收等時間設備和物資進貨來源 6 項目進度信息 進度概要進度細要進度監(jiān)督與進度有關的其他信息 7 整體項目的財務預算 預算概要預算細要與項目預算有關的其他信息 8 應急計劃 意外需要應急措施 9 支持計劃 軟件支持培訓支持行政支持其他支持 7 2 2項目計劃的執(zhí)行 項目計劃的執(zhí)行是指管理和運行項目計劃中所規(guī)定的工作好的項目計劃是項目成功的一半好的項目計劃執(zhí)行是項目成功的另一半好的項目經理才是項目成功的全部 項目經理在項目計劃執(zhí)行中重點把握的幾項工作 分析項目干系人把握組織程序工作授權系統(tǒng)狀態(tài)審查會議項目管理軟件 7 2 3項目行動計劃表 項目行動計劃表是指為了實現項目目標 而將有關的一系列活動或任務進行細分 并按內在的層次關系把所需的資源 前項任務 持續(xù)時間等 加以記錄所形成的表格 見下頁表7 1 項目行動計劃表在不同的項目組織中 有不同的表現形式 表7 1行動計劃表 1 GoZinto圖式 GoZinto圖是以著名的意大利數學家ZepartzatGoZinto教授的發(fā)明而命名 如下頁圖5 3玩具車GoZinto圖 圖5 3玩具車GoZinto圖 0級 1級 2級 3級 4級 5級 2 備忘錄式 一個行動計劃也可以備忘錄的形式 用文字表達出來 見下頁表5 2某學術會議籌備備忘錄式行動計劃 備忘錄為了使會議在2005年12月10日順利召開 我們必須照下表行動 2005年6月4日召開籌備組會議 討論會議組織及日程安排 分工到個人 籌備組組長由李明擔任 2005年6月20日郵寄分發(fā)會議通知 由趙玲負責 2005年8月30日審定錄用的會議論文 由王軍負責 邀請有關專家審閱會議論文2005年9月5日郵寄錄用通知給論文作者 落實與會人數 由趙玲負責 2005年12月5日布置會場 預定客房 安排用車 預定膳食 由張林負責 表5 2某學術會議籌備備忘錄式行動計劃 表5 3某學術會議籌備表格式行動計劃 3 表格式表格式是更普遍使用的一種行動計劃表示方法 7 3項目的跟蹤與控制 7 3 1計劃 跟蹤 控制循環(huán) 計劃 跟蹤 控制是項目管理不可分割的三個環(huán)節(jié)計劃 跟蹤 控制在項目管理中是一個閉環(huán)系統(tǒng)項目計劃是項目全部活動的事先安排 是項目跟蹤與控制的行動指導項目跟蹤是項目控制的前提 控制是跟蹤的服務對象項目計劃 跟蹤和控制的重點是時間 進度 成本 預算 質量 技術指標 7 3 2項目信息的采集和報告 1 項目信息采集的范圍投入活動的信息采購活動信息實施活動信息項目產出信息環(huán)境變化信息 2 項目信息采集的方法原始數據記錄法發(fā)生頻率統(tǒng)計法經驗法指標法口頭測定法 3 項目情況報告項目報告的目的 及時反映項目的進展情況 為項目管理提供及時信息 項目報告形式 日常報告 例外報告和特別分析報告 項目報告方式 書面報告 會議報告 口頭報告 7 3 3項目跟蹤系統(tǒng) 項目跟蹤體現的是過程管理的概念項目跟蹤對象項目跟蹤程序 觀察測量分析報告 7 3 4項目控制過程與方式 控制過程 尋找偏差原因分析糾正偏差控制方式 自動控制通過 通不過控制后控制 7 4項目整體變更控制 7 4 1項目變更客觀性及其分析 變更的客觀性項目實現過程中的不確定性客戶對項目提出的新要求項目組織遇到人 財 物上的困難和變化 2 項目變更分析 誰要求變更變更的必要性變更的益處不變更的后果變更對成本的影響對項目約束條件的影響對資源需求的影響對項目目標和內容的影響對項目風險的影響 7 4 2變更控制程序 審查變更要求明確各任務間的矛盾與沖突將沖突因素轉換為項目質量 成本和進度評估變更的得與失做出變更與否決策與項目干系人就變更進行交流確保變更合理實施即時總結 7 4 3整體變更管理 項目整體變更控制內容 實施績效報告 項目變更的整體控制 所涉及的專項變更控制項目范圍變更控制項目進度變更控制項目成本變更控制項目質量變更控制項目風險變更控制項目合同變更控制 圖5 4項目整體變更控制 項目整體變更目標確定變更的發(fā)生確保變更對項目有利加強對項目變更的管理 3 對項目進行整體變更管理的幾點建議 把項目管理視為一個不斷的溝通和協(xié)商談判的過程為變更制定計劃 并獲取重要干系人和高層管理者的理解和支持建立一套正式的變更控制系統(tǒng) 包括變更控制委員會運用配置管理及文檔記錄項目產品的功能特征和結構特征 以確保項目產品描述的正確性和完整性制定一定的管理程序以實現較小變更的快速決策通過書面和口頭的執(zhí)行績效報告 確認和管理變更運用項目管理軟件和其他工具協(xié)助進行變更管理和溝通 本章復習思考題 一 教材上本章相關的思考題 練習題 二 項目集成管理模擬題在項目發(fā)起人大量減少項目資金的情況下 下面哪種做法是正確的 要求發(fā)起人額外增加資金進行財務分析 在減少后的資金范圍內計劃范圍和項目由于減少了資金 項目已經不可能繼續(xù)執(zhí)行約見客戶 并向其解釋當前的情況 調整范圍 2 一個變更控制系統(tǒng) ChangeControlsystem 不包括下面哪一項 某些規(guī)定的變更種類的自動批準程序變更授權所必要的書面工作 跟蹤系統(tǒng)和批準級別對變更控制委員會權利與責任的描述項目進行期間控制系統(tǒng)審查的執(zhí)行程序 3 某一項目經理發(fā)現在計劃過程中部分工作范圍沒有規(guī)定 他應當怎樣做 繼續(xù)計劃項目 因為工作范圍沒有準備盡其所能定義工作范圍等到工作范圍被限定 對項目進行相應的變更向管理層抱怨管理 4 承包商已經根據客戶的要求執(zhí)行了項目 在項目結束時 客戶在最后驗收前要求較少的范圍蔓延 ScopeCreep 下面哪種是可以使雙方都滿意地解決方法 使用應急預算解決勸告客戶沒有必要進行變更要求客戶提交變更申請讓項目組研究變更申請的備選方案 5 對 的需求是項目中溝通的主要動力之一 優(yōu)化 optimization 完整 integrity 綜合 integration 區(qū)別 differentiation 6 為了評估因趕工對項目可能造成的影響 項目經理首先應該計算 能夠進行加速的每一個關鍵活動的成本和時間的坡度被增加到項目關鍵路線中的額外資源成本當在關鍵線路中某些任務因趕工而使總進度節(jié)省的時間對每個處于關鍵路線中的活動的三種概率時間的PERT估計 7 在項目執(zhí)行過程中 項目經理決定對某些材料的采購進行變更 項目經理召集了他們的隊伍開會討論如何變更 這是一個關于 的例子 目標管理缺乏變更控制系統(tǒng)良好的團隊關系缺乏清晰的工作分解機構 8 項目計劃已結束 項目也在原定的時間內正式啟動 這時客戶又要求有額外的工作需要做 下面哪種做法是最合適的 將其增加到項目范圍中 并執(zhí)行該項目執(zhí)行最初計劃的項目 并計劃一個獨立的項目向CCB報告 找到解決的方法因為它在限定的范圍之外 因此不予執(zhí)行 9 需要重新