內(nèi)部控制學(xué)存貨內(nèi)部控制資料.ppt

第五講存貨內(nèi)部控制 導(dǎo)入案例 合信木制品公司存貨內(nèi)控失效案例 合信木制品公司是一家外資企業(yè) 從1999年到2004年每年的出口創(chuàng)匯位居全市第三 年銷售額達(dá)4300萬元左右 2005年以后該企業(yè)的業(yè)績逐漸下滑 虧損嚴(yán)重 2007年破產(chǎn)倒閉 這樣一家中型的企業(yè) 從鼎盛到衰敗 探究其原因 不排除市場同類產(chǎn)品的價格下降 原材料價格上漲等客觀的變化 但內(nèi)部管理的混亂 是其根本的原因 在稅務(wù)部門的檢查中發(fā)現(xiàn) 該企業(yè)的產(chǎn)品的成本 費用核算的不準(zhǔn)確 浪費現(xiàn)象嚴(yán)重 存貨的采購 驗收入庫 領(lǐng)用 保管不規(guī)范 歸根到底的問題是缺乏一個良好的內(nèi)部控制制度 這里我們主要介紹存貨的管理問題 1 董事長常年在國外 材料的采購是由董事長個人掌握 材料到達(dá)入庫后 倉庫的保管員按實際收到的材料的數(shù)量和品種入庫 實際的采購數(shù)量和品種保管員無法掌握 也沒有合同等相關(guān)的資料 財務(wù)的入賬不及時 會計自己估價入賬 發(fā)票幾個月以后 甚至有的長達(dá)一年以上才回來 發(fā)票的數(shù)量和實際入庫的數(shù)量不一致 也不進(jìn)行核對 造成材料的成本不準(zhǔn)確 忽高忽低 2 期末倉庫的保管員自己盤點 盤點的結(jié)果與財務(wù)核對不一致的 不去查找原因 也不進(jìn)行處理 使盤點流于形式 3 材料的領(lǐng)用沒有建立規(guī)范的領(lǐng)用制度 車間在生產(chǎn)中隨用隨領(lǐng) 沒有計劃 多領(lǐng)不辦理退庫的手續(xù) 生產(chǎn)中的殘次料隨處可見 隨用隨拿 浪費現(xiàn)象嚴(yán)重 一 定義 存貨 是指企業(yè)持有以備出售的產(chǎn)成品或商品 處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品 在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料 主要包括各類材料 在產(chǎn)品 半成品 產(chǎn)成品 商品等 企業(yè)代銷 代管存貨 委托加工 代修存貨也屬于存貨范圍 1 內(nèi)容2 存放地點3 流程中處的位置 企業(yè)在建立并實施存貨內(nèi)部控制制度中 至少應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對以下關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制 并采取相應(yīng)的控制措施 一 權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)明確 機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理 二 存貨請購依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng) 請購事項和審批程序應(yīng)當(dāng)明確 1 請購依據(jù) 對請購的規(guī)定 2 請購依據(jù)憑證3 請購程序 1 設(shè)置哪些崗位 由誰確定 2 各崗位職責(zé) 三 存貨采購 驗收 領(lǐng)用 盤點 處置的控制流程應(yīng)當(dāng)清晰 對存貨預(yù)算 供應(yīng)商的選擇 存貨驗收 存貨保管及重要存貨的接觸條件 內(nèi)部調(diào)劑 盤點和處置的原則及程序應(yīng)當(dāng)有明確的規(guī)定 四 存貨成本核算方法 跌價準(zhǔn)備計提等會計處理方法應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定 各事項流程 計劃和安排生產(chǎn) 發(fā)出原料 生產(chǎn)產(chǎn)品 費用歸集和成本核算 產(chǎn)成品入庫 發(fā)出產(chǎn)成品 生產(chǎn)指令 領(lǐng)發(fā)料憑證 產(chǎn)量和工時記錄 工資匯總表及人工費用分配表材料費用分配表制造費用分配表 成本計算單 存貨明細(xì)賬 二 崗位分工及授權(quán)批準(zhǔn) 一 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制 明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé) 權(quán)限 確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離 制約和監(jiān)督 存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括 存貨的請購與審批 審批與執(zhí)行 存貨的采購與驗收 付款 存貨的保管與相關(guān)會計記錄 存貨發(fā)出的申請與審批 申請與會計記錄 存貨處置的申請與審批 申請與會計記錄 二 企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理存貨業(yè)務(wù) 辦理存貨業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)知識和職業(yè)道德 遵紀(jì)守法 客觀公正 企業(yè)要定期對員工進(jìn)行相關(guān)的政策 法律及業(yè)務(wù)培訓(xùn) 不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平 Eg 親信隨意的收發(fā)規(guī)章制度的漠視 責(zé)任心 盤點 對存貨的觀察看護(hù) 能力 三 企業(yè)應(yīng)當(dāng)對存貨業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度 明確審批人對存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式 權(quán)限 程序 責(zé)任和相關(guān)控制措施 規(guī)定經(jīng)辦人辦理存貨業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定 在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批 不得超越審批權(quán)限 經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi) 按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理存貨業(yè)務(wù) 如何保證不越權(quán)審批 如何保證按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理存貨業(yè)務(wù) 四 企業(yè)內(nèi)部除存貨管理部門及倉儲人員外 其余部門和人員接觸存貨時 應(yīng)由相關(guān)部門特別授權(quán) 如存貨是貴重物品 危險品或需保密的物品 應(yīng)當(dāng)規(guī)定更嚴(yán)格的接觸限制條件 必要時 存貨管理部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行授權(quán)接觸 五 企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)特點及成本效益原則選用計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對存貨的管理和控制 但應(yīng)注意計算機(jī)系統(tǒng)的有效性 可靠性和安全性 并制定防范意外事項的有效措施 三 請購與采購控制 一 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨采購申請管理制度 明確請購相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序 二 企業(yè)自行生產(chǎn)的產(chǎn)成品應(yīng)當(dāng)按照成本費用有關(guān)規(guī)定 合理計算產(chǎn)品成本 采購申請 使用部門 還是倉庫 三 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)倉儲計劃 資金籌措計劃 生產(chǎn)計劃 銷售計劃等制定采購計劃 對存貨的采購實行預(yù)算管理 合理確定材料 在產(chǎn)品 產(chǎn)成品等存貨的比例 企業(yè)確定采購時點 采購批量時 應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)需求 市場狀況 行業(yè)特征 實際情況等因素 采購人員目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)的抵觸 如何控制 六 企業(yè)應(yīng)當(dāng)對采購環(huán)節(jié)建立完善的管理制度 確保采購過程的透明化 企業(yè)應(yīng)根據(jù)預(yù)算或采購計劃辦理采購手續(xù) 嚴(yán)格控制預(yù)算外或計劃外采購 四 驗收與保管控制 企業(yè)應(yīng)當(dāng)對入庫存貨進(jìn)行質(zhì)量檢查與驗收 保證存貨符合采購要求 一 外購存貨入庫前一般應(yīng)經(jīng)過以下驗收程序 檢查訂貨合同 入庫通知單 供貨企業(yè)提供的材質(zhì)證明 合格證 運(yùn)單 提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗貨物之間是否相符 對擬入庫存貨的交貨期進(jìn)行檢驗 確定外購貨物的實際交貨期與訂購單中的交貨期是否一致 對待驗貨物進(jìn)行數(shù)量復(fù)核和質(zhì)量檢驗 必要時可聘請外部專家協(xié)助進(jìn)行 對驗收后數(shù)量相符 質(zhì)量合格的貨物辦理相關(guān)入庫手續(xù) 對經(jīng)驗收不符合要求的貨物 應(yīng)及時辦理退貨或索賠 對不經(jīng)倉儲直接投入生產(chǎn)或使用的存貨 應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行檢驗 二 擬入庫的自制存貨 生產(chǎn)部門應(yīng)組織專人對其進(jìn)行檢驗 只有檢驗合格的產(chǎn)成品才可以作為存貨辦理入庫手續(xù) 三 由生產(chǎn)車間發(fā)出至客戶 實物不入庫的產(chǎn)成品 以及采購后實物不入庫而直接發(fā)至使用現(xiàn)場的外購存貨 應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)方法辦理出 入庫手續(xù) 四 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨保管制度 加強(qiáng)存貨的日常保管工作 因業(yè)務(wù)需要分設(shè)倉庫之情形 應(yīng)當(dāng)對不同倉庫之間的存貨流動辦理出入庫手續(xù) 應(yīng)當(dāng)按倉儲物資所要求的儲存條件貯存 并建立和健全防火 防潮 防鼠 防盜和防變質(zhì)等措施 貴重物品 生產(chǎn)用關(guān)鍵備件 精密儀器和危險品的倉儲 應(yīng)當(dāng)實行嚴(yán)格審批制度 六 存貨管理部門對入庫的存貨應(yīng)當(dāng)建立存貨臺賬 詳細(xì)登記存貨類別 編號 名稱 規(guī)格型號 數(shù)量 計量單位等內(nèi)容 并定期與財會部門就存貨品種 數(shù)量 金額等進(jìn)行核對 七 對于已售商品退貨的入庫 倉儲部門應(yīng)根據(jù)銷售部門填寫的產(chǎn)品退貨憑證辦理入庫手續(xù) 經(jīng)批準(zhǔn)后 對擬入庫的商品進(jìn)行驗收 因產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生的退貨 應(yīng)分清責(zé)任 妥善處理對于劣質(zhì)產(chǎn)品 可以選擇修復(fù) 報廢等措施 八 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點制定倉儲的總體計劃 并考慮工廠布局 工藝流程 設(shè)備擺放等因素 相應(yīng)制定人員分工 實物流動 信息傳遞等具體管理制度 五 領(lǐng)用與發(fā)出控制 一 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的存貨領(lǐng)用和發(fā)出制度 企業(yè)生產(chǎn)部門 基建部門領(lǐng)用材料 應(yīng)當(dāng)持有生產(chǎn)管理部門及其他相關(guān)部門核準(zhǔn)的領(lǐng)料單 超出存貨領(lǐng)料限額的 應(yīng)當(dāng)經(jīng)過特別授權(quán) 庫存商品的發(fā)出需要經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn) 大批商品 貴重商品或危險品的發(fā)出應(yīng)當(dāng)?shù)玫教貏e授權(quán) 倉庫應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的銷售通知單發(fā)出貨物 并定期將發(fā)貨記錄同銷售部門和財會部門核對 車間領(lǐng)料還是倉庫發(fā)料 二 企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確發(fā)出存貨的流程 落實責(zé)任人 及時核對有關(guān)票據(jù)憑證 確保其與存貨品名 規(guī)格 型號 數(shù)量 價格一致 三 企業(yè)財會部門應(yīng)當(dāng)針對存貨種類繁多 存放地點復(fù)雜 出入庫發(fā)生頻率高等特點 加強(qiáng)與倉儲部門經(jīng)常性賬實核對工作 避免出現(xiàn)將已入庫存貨不入賬或已發(fā)出存貨不銷賬之情形 倉庫臺賬與存貨明細(xì)賬的差異 六 盤點與處置控制 一 企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定并選擇適當(dāng)?shù)拇尕洷P點制度 明確盤點范圍 方法 人員 頻率 時間等 二 企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的盤點計劃 合理安排人員 有序擺放存貨 保持盤點記錄的完整 及時處理盤盈 盤虧 對于特殊存貨 可以聘請專家采用特定方法進(jìn)行盤點 存貨的盤盈 盤虧應(yīng)當(dāng)及時編制盤點表 分析原因 提出處理意見 經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后 在期末結(jié)賬前處理完畢 三 倉儲部門應(yīng)通過盤點 清查 檢查等方式全面掌握存貨的狀況 及時發(fā)現(xiàn)存貨的殘 次 冷 背等情況 四 倉儲部門對殘 次 冷 背存貨的處置 應(yīng)當(dāng)選擇有效的處理方式 并經(jīng)相關(guān)部門審批后作出相應(yīng)的處置 五 存貨的會計處理 應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定 發(fā)出存貨計價方法的選擇 應(yīng)當(dāng)反映存貨的特點及企業(yè)內(nèi)部存貨流轉(zhuǎn)的管理方式 防止通過人為調(diào)節(jié)存貨計價方法操縱當(dāng)期損益 六 倉儲部門與財會部門應(yīng)結(jié)合盤點結(jié)果對存貨進(jìn)行庫齡分析 確定是否需要計提減值準(zhǔn)備 經(jīng)相關(guān)部門審批后 方可進(jìn)行會計處理 并附有關(guān)書面記錄材料 A公司是一家民營企業(yè) 年銷售額在5000萬元左右 近年來該企業(yè)的業(yè)績逐漸下滑 虧損嚴(yán)重 其內(nèi)部管理的混亂是根本原因 尤以存貨管理的問題最為突出 在檢查中發(fā)現(xiàn) 該企業(yè)產(chǎn)品的成本核算不準(zhǔn)確 存貨的采購 驗收入庫 領(lǐng)用 保管不規(guī)范 缺乏良好的內(nèi)部控制 主要表現(xiàn)為 案例分析 1 該企業(yè)材料的采購是由總經(jīng)理個人掌握 材料購入后因沒有合同等相關(guān)資料 倉庫保管員只能按實際收到材料的數(shù)量和品種入庫 財務(wù)入賬不及時 會計自己估價入賬 發(fā)票往往幾個月后甚至長達(dá)一年以上才收回 發(fā)票的數(shù)量和實際入庫數(shù)量不進(jìn)行核對 造成材料成本不準(zhǔn)確 忽高忽低 2 期末倉庫不進(jìn)行盤點 財務(wù)賬面存貨與實物差異較大 3 材料領(lǐng)用沒有建立規(guī)范的制度 車間在生產(chǎn)中隨用隨領(lǐng) 對超額領(lǐng)料缺少控制 多領(lǐng)不辦理退庫手續(xù) 生產(chǎn)線上殘余料隨處可見 隨用隨拿 浪費現(xiàn)象嚴(yán)重 看了上述案例 我們認(rèn)為該企業(yè)存貨管理的問題主要有以下幾個方面 首先 該企業(yè)基本沒有存貨內(nèi)控制度 更談不上機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備合理性問題 采購業(yè)務(wù)的決策缺少監(jiān)督 不相容職務(wù)未嚴(yán)格分離 其次 沒有做到根據(jù)采購合同 運(yùn)單等對入庫存貨的質(zhì)量 數(shù)量進(jìn)行檢查與驗收 沒有建立存貨盤點制度 再次 沒有規(guī)范的材料的領(lǐng)用和盤點制度 也沒有定額管理制度 材料的消耗完全憑生產(chǎn)工人的自覺性 最后 存貨的確認(rèn) 計量沒有標(biāo)準(zhǔn) 完全憑會計人員的經(jīng)驗 直接導(dǎo)致企業(yè)的成本費用不實 復(fù)習(xí)思考題 A公司倉庫保管員負(fù)責(zé)登記存貨明細(xì)帳 以便對倉庫中的所有存貨項目的收 發(fā) 存進(jìn)行永續(xù)記錄 當(dāng)收到驗收部門送交的存貨和驗收單后 根據(jù)驗收單登記存貨領(lǐng)料單 平時 各車間或其他部門如果