TAIHE 員工背景調查操作手冊.doc

TAIHE 員工背景調查操作手冊此手冊為太和在實施近1000 個案例的背景調查后的些許總結和心得，供各位人力資源管理者參詳。本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 2目錄1 員工背景調查.31.1 去偽存真.31.2 全面了解.31.3 知人善用.42 背景調查的流程.42.1 授權.52.2 基本信息提交.52.3 報告模板設計.52.4 信息分析.62.5 調查.72.6 報告審核.73 實操案例分享.83.1 案例一.83.2 案例二.83.3 案例三.94 一個太和調查員的案例總結. 115 結束語.13本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 31員工背景調查由于目前人才市場是買方市場，人才供大于求，求職者面臨極大壓力，于是一部分人被迫在求職時對自己進行“包裝”，求職書越做越精美，工作經歷也越來越豐富，但“水分”也越來越大。據(jù)統(tǒng)計，企業(yè)招聘一個人，面試的累計時間一般不會超過3 個小時。3 個小時往往無法對候選人進行完整的了解和評估，面試現(xiàn)場的表現(xiàn)、面試官的主觀意見會占據(jù)很大的決策成分，從而影響對候選者更全面和客觀的判斷。在這種情況下，企業(yè)為了“防假于未然”，往往會投入大量的時間和精力對求職者提供的信息進行鑒別， 由此背景調查成了企業(yè)不二的選擇，背景調查主要指用人單位和專業(yè)服務機構就候選人所提供的入職條件和勝任能力相關信息進行核實和尋求總證的過程。1.1去偽存真背景調查最核心的目的是要確保員工具備公司所需要的入職條件和勝任能力，這是最核心的，最終的目的。通過真?zhèn)魏藢?，可以降低公司在財產、核心技術、勞動仲裁方面的潛在風險，避免企業(yè)及公司人為造成的不必要的名譽損失，提高企業(yè)對招聘需求的聘用成功率，節(jié)省企業(yè)及公司的人力資源成本。1.2全面了解通過背景調查，還可以發(fā)現(xiàn)簡歷和面試當中沒有能夠涉及到的候選人它的勝任能力和個人的特質，因為大多數(shù)的面試都是面對面或者看簡歷，這個過程中肯定有很多信息不能反映出來的，通過背景調查可以了解員工前期工作的職業(yè)操守，為企業(yè)吸引道德合格的人員甄選，客觀反應被從業(yè)人員業(yè)務能力，為雇用關系的建立提供有力參考，為員工忠誠度、職業(yè)態(tài)度的判定提供客觀依據(jù)。本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 41.3知人善用背景調查往往容易被忽略的價值是確保在將來員工和領導之間建立一份能力發(fā)展的檔案，比如說在背景調查過程中，可能會問到這個員工在過去，經常會問到這個問題，如果邀請這個員工加入公司，公司能夠得到什么？過去的雇主可能會提到這個員工比較有活力，比較有創(chuàng)新力，能夠給公司帶來新的創(chuàng)新，那么公司就可以在這個員工檔案中建立信息，在這方面進行派發(fā)和引導，給這個員工的發(fā)展能夠帶來一定的實際意義。2背景調查的流程背景調查的主要內容，分為教育背景和雇傭背景兩個主要方面，教育背景的調查較為簡單，只要有學校的確認和教育部網絡查詢的通過，基本可以做到雙保險，這里不做探討，我們重點結合太和顧問在雇傭背景方面的一些心得做以共享，以下流程和方法僅代表本公司觀點和立場，未必可靠準確，僅供參考。委托調查目的確定及立項調查實施背景信息審核及報告制作報告提交候選人信息提交及授權本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 52.1授權在太和顧問與委托方確定調查目的并立項并完成商務流程后，即進入項目實施階段，首先太和顧問要獲得被調查者的書面授權，以保證調查的合法性，這里有兩種方法：第一種：太和顧問發(fā)送給被調查者背景調查基本信息收集表，由被調查者填寫并發(fā)送給太和顧問，該表中包含應聘候選人的基本信息，從業(yè)履歷的證明人等。同時包含授權的文本，候選人填寫后，即完成授權，這種方法為顯性授權，被調查者明確知道自己會接受太和顧問的調查。第二種：由委托方通過公司內部正常人事流程，讓被調查者填寫員工背景信息登記表，表中會有相應的誠信說明并要求簽字，這種方法為隱性授權，被調查者并不明確自己會接受調查，更不知道會接受第三方的調查。2.2基本信息提交完成授權后，進入信息采集階段，通過背景調查基本信息收集表、員工背景信息登記表和被調查者的簡歷，獲得被調查者所有工作經歷的公司名稱，職位名稱，職責描述和各個工作經歷的證明人及聯(lián)系方式，如果要調查身份、學歷和資格認證，需要得到所有證件的復印件。注意學歷證件和資格認證的號碼是非常重要的，一些規(guī)范有資質的機構是需要根據(jù)號碼和姓名雙重確認，來辨識證件的真?zhèn)蔚模ó斎?，前提是這個人的身份證須是真實的。）。2.3報告模板設計報告內容，是由我們與客戶共同設計完成，針對被調查者的個人情況及所應聘的崗位，太和顧問會通過我們的行業(yè)專家根據(jù)行業(yè)的崗位職責描述進行任職資格方面的問題設計，同時我們也會結合客戶方的人才價值觀或者是能力素質模型，來針對被調查者的能力，素質，性格，職業(yè)道德和過往業(yè)績等設計調查問題，相關模板內容可以向我們的索取樣本報告做以參考。也可以到如下網址進行下載：/News_View.asp?NewsID=338本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 62.4信息分析對于所有提交信息進行整理分析，確定調查順序，經驗證明，不同的調查順序往往獲得的調查效果是不盡相同的，這一點在后續(xù)案例分享中會有所體現(xiàn)，我們會在我們的CRM系統(tǒng)里進行搜索，確定公司性質及溝通程度，再結合行業(yè)的崗位組織結構，合理安排調查流程，以達到最佳效果。太和顧問12地辦事處百余名行業(yè)顧問經過7 年的_行業(yè)調查，已經成功合作了5000家以上各類客戶，并與20000 家以上的行業(yè)核心客戶建立了良好的溝通，遍及高科技、房地產、醫(yī)藥、消費品、金融、傳媒、汽車等10 大主力行業(yè)，近百個細分行業(yè)，這是太和顧問背景調查的資源優(yōu)勢之一，但這并不是我們的唯一優(yōu)勢，只是為我們的調查提供了很好的切入點。本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 72.5調查重點是切入點，CRM 里有的客戶，可以利用之前和太和的關系，通過人力資源部了解被調查者的基本信息及背調查者所在部門的人員結構情況，并通過HR得到背調者的部門同事或者其他對他有了解的人的聯(lián)系方式，予以復核；對于和太和未有過聯(lián)系的客戶，通常會通過被調查者所提供的證明人或者以陌生拜訪的方式從人力資源部處獲取第一次調查結果，然后由第一證明人繼續(xù)提供線索得到第二證明人的聯(lián)系方法，進行復核。針對高管或有定制要求的崗位，我們會采用360 度調查的方式，即最少會綜合三個證明人的調查信息出具調查報告，做到多角度了解背調者，并結合客戶需求，通過網絡（查詢個人博客，媒體報道搜尋），電話，調查函及面訪等多種手段，盡可能的保證多角度的客觀性，我們相信，被訪人說的話永遠無法判斷真實與否，只有通過一定數(shù)量的證明人，通過邏輯對比，多角度分析，使客觀盡可能的去接近真實，這也是360 度調查法的最大益處。通過360度調查法獲得的信息，可以給企業(yè)對應聘候選者的定崗提供有效的依據(jù)。2.6報告審核調查結束錄入報告并不是一份背景調查的完結，報告審核從某種程度上決定了一份報告的真正價值，審核的內容主要是通過對于不同被訪者所述內容的邏輯對比，判斷所得信息的價值，如果前后基本一致，可視為調查完結，如_果出現(xiàn)較大的出入，一定要通過補充調查的方式盡可能多的調查，對于之前的差異性結果予以佐證，通過審核得到的調查結果對于企業(yè)的人才篩選才是有參考價值的。本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 83實操案例分享有關背景調查，以上信息僅僅是一個標準流程，真正在調查中會有很多無法預料的客觀因素，所以具體案例需要具體分析，下面分享一些比較有代表性的案例3.1案例一某深圳地產公司委托太和顧問針對被調查者A 進行背景調查，在調查其中一段工作經歷的時候，我們曾遇到過一個很有代表性的現(xiàn)象，通過CRM我們查到了這段工作經歷所涉及到的一家廣州地產公司B 是太和的數(shù)據(jù)的長期溝通客戶，所以調查員直接致電給B 的人事經理，希望對方配合來進行對A 的背景調查，但是并未提到太和與B 公司之間過去的聯(lián)系，結果對方只透漏此人確實在這工作過，但是以沒有義務配合為由拒絕提供任何其他信息，調查受阻，于是我們通過廣州辦事處的數(shù)據(jù)人員進行情況了解，據(jù)廣州同事介紹，此公司是從05 年就開始溝通的客戶，雖然一直沒能在數(shù)據(jù)方面有所合作，但是和對方公司的薪酬主管一直有著很好的溝通，有過多次面談，所以我們決定委托我們廣州的同事代為調查，結果依靠良好的個人關系，通過對方的薪酬主管，很順利的完成了調查。說明：在背景調查期間，有時候即使有正確的聯(lián)系方式和聯(lián)系人，溝通技巧也沒有問題，但是調查結果卻大相徑庭，這就是HR人脈資源的優(yōu)勢3.2案例二某快消龍頭企業(yè)C 針對一位獵頭推薦過來的市場人員D 進行背景調查，D 的工作經歷較為復雜，06 年之前做全職的工作，擔任市場總監(jiān)，06 年之后一直擔任獨立顧問，并聲稱在這期間主導了許多知名市場策劃案例的創(chuàng)意設計及推廣，其中包括某知名涼茶“中_華第一罐”的創(chuàng)意設計，某運動飲品“第五季”的上市推廣及產品包裝方案，由于D 拒絕提供這段時間的證明人，C公司曾經自主做過調查但是對于此段工作經歷一直未果，并且對于獵頭所做的背景驗證有些擔心，所以決定委托太和顧問來做背景調查。在得到授權后，06 年之前的工作經歷調查的相對順利，擔任獨立顧問期間的工作因為沒有提供任何的公司和證明人本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 9信息，較為棘手，于是我們分別通過該涼茶和運動飲品的公司人力資源部找到到了公司市場部的負責人，得知兩家公司的廣告創(chuàng)意和推廣均由和兩家公司合作的廣告公司全權負責，于是通過我們在傳媒圈的HR人脈找到廣告公司的策劃及執(zhí)行部門，負責該涼茶的廣告推廣的某廣州廣告公司最終給到的結果是，“中華第一罐”并不是一個廣告創(chuàng)意，事實是2008年4月，國家統(tǒng)計局、中國行業(yè)企業(yè)信息發(fā)布中心聯(lián)合向罐裝王老吉涼茶頒發(fā)了“2007 年度全國罐裝飲料市場銷售額第一名”的稱號，這只是市場對該飲品的一個非官方的說法，并不是某人的創(chuàng)意；針對“第五季”的策劃案，我們找到了承擔該廣告創(chuàng)意的某4A廣告公司的策劃組成員之一，得到的信息是，D確實做為獨立顧問服務過該策劃的設計和上市推廣，但是只是參與其中，并不是主導作用，經過5 天的調查和20 幾次的電話溝通，最終完成了此人的背景調查報告。3.3案例三我們最近完成了一個操作的比較困難的調查，E 目前在上海一家游艇俱樂部擔任客戶總監(jiān)的工作，2 個月前入職的時候公司并沒有給他進行背景調查，經過一段時間的工作，公司老總發(fā)現(xiàn)E 會有些違規(guī)操作的行為，但是性質不算嚴重，并在圈內也聽到過一些有關E 的流言，說她之前和上一家_公司有些爭議，離職原因不明，馬上要到轉正的時候，公司有些擔心，于是就授權太和顧問來做一個背景調查。雖然獲得了她本人的授權，但是沒有提供任何的聯(lián)系人和聯(lián)系方式，當然這種情況比較普遍。在開展調查的幾天來我們遇到了這樣的情況，在E 之前供職的上海一家度假俱樂部的平湖分公司，我們聯(lián)系到了她的下屬F 和直接上級公司副總G，兩個人對于他的離職原因，都是閉口不談只是說是主動辭職，我們又嘗試性的聯(lián)系平湖分公司的HR和其他部門同事，都是以不了解情況不便透漏為由，始終沒有得到詳細的原因，但是可以確定的信息是E 確實和這家公司有過一些爭議，并且離職也和這個爭議有關。經過進一步的分析，包括多方對這家公司組織結構的了解，我們決定跳出這個小范圍，從總部及其他分公司的范圍著手繼續(xù)調查，因為我們相信既然這些爭議可以傳到公司以外，在公司內部應該影響力也不小，只是出于利害關系平湖分公司的人不愿透漏，按照這個思路進行，我們果然有所收獲，在對這家公司的浦東區(qū)和浦西區(qū)分公司及總部的電話拜訪中，在一位HR的口中我們得到了事情的原委，原來E 是平湖區(qū)分公司銷售團隊的負責人，她的本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 10匯報對象就是平湖分公司的副總G，由于對公司的提成制度心存不滿，E 覺得團隊的收益無法保障，于是私下里帶領團隊依托公司的資源有過批量做私單的行為，危害了公司的利益，公司老總得知，無法容忍，所以將E 解雇，但是E 做這件事情并不是為了個人而是為了團隊的利益，而且實際上她所做的事情是受到G 的授意的，事情敗露后她也只是一個犧牲品，這也能充分解釋事后平湖分公司的人對此事絕口不提的現(xiàn)象。說_明：案例二和案例三充分說明，背景調查是一項需要資源優(yōu)勢，溝通技巧和行業(yè)經驗的工作，這幾點也正是太和顧問7 年來所累積的調查資本，除此以外，調查的正確思路也十分重要，具備這些還要有堅持到底的職業(yè)態(tài)度和些許運氣成分。本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 114 一個太和調查員的案例總結此部分我們將通過分享一位太和調查員的案例總結，真正從背景調查實際操作者的角度展示一份背景調查的全過程，這其中我們也將首次披露隱性調查的具體操作方法。授權客戶：一大型醫(yī)藥公司候選職位：大區(qū)區(qū)域經理著重核實點：前一家工作單位（日本XX 制藥株式會社）的團隊合作，以及離職動機。背景調查過程：1 應聘候選人沒有提供相關證明人，所以先從確認XX 制藥的電話開始。114 無記錄，網上查到的所有電話均無法接通，CRM 數(shù)據(jù)客戶實際上是合并公司的一個分支，而且提供不了株式會社的任何聯(lián)系方式。于是我做了三種嘗試，第一打到所在大廈（網上查的地址）的物業(yè)咨詢去查找電話，結果確認已經搬離電話變更。第二打到XX 制藥其他城市分支機構查找信息。第三聯(lián)系XX 集團化學、金融等分支。最終在XX化學公司確認了制藥株式會社的聯(lián)系方式。-造成困難的原因是該公司網絡信息少，而且改了公司全稱，相關機構之間聯(lián)絡非常少。2 因為客戶委托我們之前自己查詢未果，HR有可能不配合，所以首先留心問前臺：“認識背調人嗎？什么時間來或走的？部門確認，部門主管名字？”該公司的前臺認識背調人，隨后給我轉了HR, HR找我要調查函，而且明確表示只對任職時間等最基礎的信息做確認，其他涵蓋評價或者提供其他聯(lián)系人信息一概不配合，對方口吻非常老練，而且不經意中提到：前幾天才有公司來問過。我只能再從前臺開始，接轉到一開始和她確認的部門，接通的是一位助理，我簡單闡明用人單位的考察情況，對方還是很低調不愿意表達，因為涉及的背調人職位比較高，另外從HR那里我也感覺到該公司對于用人單位的考察方式的警惕和保守。我決定換調查口吻并嘗試從上到下來訪問。于是我放棄先采訪這位助理，要求轉接領導，接通了該部門總監(jiān)的電話，我說：“我是FESCO 太和公司的人力測評部，對于某某先生的能力綜合指數(shù)測評需要您的指點，因為您作為他的直接上級是最了解他的優(yōu)缺點和管理方向的人，今后有其他公司在聘本材料僅代表本公司觀點和立場，未必準確可靠，僅供參考 12用他的時候，我們也可以提供用人建議?！?