檔案全宗卷PPT課件

1 全宗卷規(guī)范 2011年7月 2 一 全宗卷概述全宗是什么全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān) 組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體 立檔單位的全部檔案可以構(gòu)成一個(gè)全宗 立檔單位必須是具有法人地位的機(jī)關(guān) 社會(huì)組織 企事業(yè)單位和某些著名人物 構(gòu)成立檔單位的條件是一個(gè)機(jī)關(guān) 社會(huì)組織 企事業(yè)單位必須在行政上 財(cái)務(wù)上和組織人事上具有一定的獨(dú)立性 可以獨(dú)立行使職權(quán)或進(jìn)行管理 并能以自己的名義對(duì)外行文 是一個(gè)預(yù)算會(huì)計(jì)單位或是獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位 可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃 設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)和人員 并有一定的人事任免權(quán) 以第一條為主 3 檔案必須按全宗整理 其主要意義如下 1 按全宗整理 符合檔案工作必須維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的要求 一個(gè)單位的全部檔案能系統(tǒng)反映這個(gè)單位成立以來歷年的活動(dòng)情況 反映其職責(zé) 任務(wù) 工作發(fā)展 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等情況 只有維護(hù)了每一個(gè)單位的歷史真實(shí)面貌 才能從總體上維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌 所以 一般說 同一單位的檔案不能分散 不同單位的檔案不能混淆 4 2 按全宗整理 能夠緊密的保持文件之間的歷史聯(lián)系 因?yàn)榘慈谡?首先保持了文件在來源方面的聯(lián)系 然后在分類 立卷 排列等各項(xiàng)整理工作中再保持內(nèi)容 時(shí)間或形式方面的聯(lián)系 3 按全宗整理 便于系統(tǒng)和歷史地研究檔案內(nèi)容 發(fā)揮檔案的憑證作用 4 按全宗整理 便于檔案進(jìn)館后的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的進(jìn)行 全宗是檔案館管理檔案的基本單位 收集 鑒定 保管 統(tǒng)計(jì)都必須以全宗為單位 總之 按全宗整理 是整理檔案的科學(xué)方法 任何檔案都必須按全宗整理 這稱為全宗原則 5 全宗卷是什么 全宗卷是對(duì)全宗管理的重要工具和手段 它是由在全宗管理過程中所形成的管理記錄性材料構(gòu)成的一個(gè)案卷 實(shí)質(zhì)上是檔案管理過程中所形成的 檔案 是檔案管理活動(dòng)的原始記錄 是圍繞全宗的管理活動(dòng)形成并以一個(gè)個(gè)全宗為單位組合成案卷 6 全宗卷是全宗的 檔案 但不是全宗內(nèi)的檔案 在管理上應(yīng)單獨(dú)存放并實(shí)施同樣管理 不能與全宗混在一起 也不能將其作為全宗內(nèi)的一個(gè)案卷對(duì)待 7 全宗卷的作用 全宗卷是在管理檔案過程中產(chǎn)生的檔案 它記載了檔案工作的基本情況 反映了立檔單位和全宗的歷史演變 是人們熟悉檔案 做好檔案管理工作的一種有效管理工具 每個(gè)單位檔案室均應(yīng)建立全宗卷 8 全宗卷的管理 一 基層檔案室形成的全宗卷 可排在目錄檢索工具首位 二 全宗檔案向檔案館或有關(guān)單位移交 其全宗卷應(yīng)隨同移交 三 為方便利用 每個(gè)檔案室可整理全宗卷兩套 一套移交 一套留存 9 二 全宗卷所包含哪些內(nèi)容 凡是在檔案管理活動(dòng)中形成的對(duì)全宗狀況及全宗歷史有原始記錄意義的文字 圖表等材料均應(yīng)歸入全宗卷中 全宗卷的內(nèi)容一般有兩部分構(gòu)成 一部分是在檔案管理和利用過程中產(chǎn)生的文件材料 另一部分是對(duì)立檔單位的考證及對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行研究分析編寫的材料 10 全宗卷的具體內(nèi)容1 檔案綜合管理 全宗指南 全宗介紹 立檔單位大事記 組織機(jī)構(gòu)沿革 檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置和調(diào)整文件 檔案工作人員任免文件 檔案工作大事記 檔案工作規(guī)章制度 檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)圖 機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理情況等 11 2 檔案收集 檔案交接文據(jù) 移交目錄 接收 征集 記錄 檔案來源和價(jià)值說明等 12 3 檔案整理 整理工作方案 分類方案 檔案檢索工具的編制情況及說明 案卷序言或者歸檔文件說明 檔號(hào)編制說明 檔案整理工作小結(jié)等 13 4 檔案鑒定 鑒定小組成員名單 檔案歸檔范圍和保管期限表 鑒定檔案分析報(bào)告 銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù) 銷毀檔案的清冊(cè)等 14 5 檔案保管 檔案安全檢查記錄 報(bào)告 緊急情況處置預(yù)案 重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施 檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告 檔案丟失或遭破壞等重大事件報(bào)告 檔案排架說明 庫(kù)房溫濕度與檔案保護(hù)設(shè)備配置表 檔案庫(kù)房溫濕度登記 或記錄 等 15 6 檔案統(tǒng)計(jì) 檔案收進(jìn) 移出登記 全宗內(nèi)檔案基本情況統(tǒng)計(jì) 檔案分類統(tǒng)計(jì) 重要的利用統(tǒng)計(jì) 檔案復(fù)制搶救情況統(tǒng)計(jì) 檔案目錄 案卷級(jí)和文件級(jí) 錄入及重要檔案掃描 數(shù)字化 情況的統(tǒng)計(jì)表等 16 7 檔案利用 檔案編研材料 如年鑒 專題介紹 基礎(chǔ)數(shù)字匯集 各類文件匯編等 開放利用和控制使用范圍說明 檔案匯編公布出版情況及報(bào)批文件 檔案查 借閱登記 檔案利用效果分析 檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等 17 8 檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用 機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化開發(fā)情況 計(jì)算機(jī)輔助管理的文字說明材料 含計(jì)算機(jī)軟件安裝及使用說明情況 計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)盤等 18 三 全宗卷的整理 全宗卷內(nèi)文件材料 是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的 要平時(shí)必須注意積累 把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料 歸入相應(yīng)類別 8大類 的全宗卷盒中 文件材料積累到一定數(shù)量時(shí) 及時(shí)進(jìn)行歸檔整理 即編號(hào) 打印目錄 19 全宗卷的保管形式為一個(gè)類別形成一卷或數(shù)卷 每卷附上卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)按件整理 按時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列單獨(dú)保存 20 卷內(nèi)文件材料逐件加封面 封底 編件號(hào) 裝訂后裝入卷盒 其封面 封底尺寸長(zhǎng) 寬為260mm 185mm 封面著錄全宗號(hào) 件號(hào) 全宗名稱 文件題名 時(shí)間 責(zé)任者 21 卷內(nèi)文件封面 22 卷內(nèi)目錄 檔號(hào) 50 1 1 23 檔號(hào)編寫如下 1 綜合管理 50 1 1 2 3 卷號(hào)流水 2 收集 50 2 1 2 3 卷號(hào)流水 3 整理 50 3 1 2 3 卷號(hào)流水 4 鑒定 50 4 1 2 3 卷號(hào)流水 5 保管 50 5 1 2 3 卷號(hào)流水 6 統(tǒng)計(jì) 50 6 1 2 3 卷號(hào)流水 7 利用 50 7 1 2 3 卷號(hào)流水 8 新技術(shù)應(yīng)用50 8 1 2 3 卷號(hào)流水 24 全宗卷盒的外觀 封面 25 26 27 四 小結(jié) 其一 全宗卷很特殊 它是檔案管理的一組特殊案卷 是和該全宗中的檔案一起伴生的 反映了該全宗所有檔案的信息內(nèi)涵及其載體運(yùn)動(dòng) 管理 的全過程 它是檔案的 檔案 無可爭(zhēng)議地成為檔案全宗的 第一卷 是檔案全宗管理的一套 明白帳 其二 全宗卷很重要 它是科學(xué)管理館 室 藏檔案和開發(fā)利用檔案信息資源的重要工具 因?yàn)?全宗卷反映了檔案管理中收集 整理 鑒定 保管 統(tǒng)計(jì)利用 編研 目標(biāo)管理等所有管理環(huán)節(jié)的所有重要信息 包含了檔案管理人員前期大量的勞動(dòng) 28 形成了豐富的二次文獻(xiàn) 因此 它就必然成為科學(xué)管理館 室 藏檔案和開發(fā)利用檔案信息資源的重要工具 充分利用它們可使檔案信息開發(fā)利用工作起到事半