企業(yè)工作分析及職務說明書.ppt

第二章工作分析及職務說明書 案例一名機床操作工不小心將大量液體灑在了機床周圍的地板上 車間主任叫他將液體清掃干凈 操作工拒絕執(zhí)行 理由是崗位說明書中沒有清掃的條文 車間主任顧不上查看崗位說明書原文 便找來一名服務工清掃 但服務工同樣拒絕 理由也和操作工一樣 車間主任威脅要將其解雇 服務工勉強同意 但干完話之后卻向公司進行了投訴 有關人員看了投訴之后 審閱了三類人員的崗位說明書 機床操作工 服務工 勤雜工 操作工的崗位說明書上明確規(guī)定 操作工有責任保持車床的清結 使之處于可操作狀態(tài) 但未提及清掃地板 服務工的崗位說明書規(guī)定 服務工有責任以各種方式協(xié)助操作工 如領取原料和工具 隨叫隨到 及時服務 但沒有包括清掃工作 勤雜工的崗位說明書中確實包含了各種清掃內(nèi)容 但他的工作時間是從正常的下班后開始的 結論 清掃工作究竟由誰來做 必須有工作分析 或稱崗位分析 案例分析 工作分析是人力資源管理的基石 一 工作分析的步驟 發(fā)展趨勢反饋影響 1 準備階段明確工作分析的意義 目的 方法 步驟 向有關人員宣傳 解釋 與工作分析有關工作的員工建立良好的人際關系 并使他們做好良好的心理準備 組成工作小組 以精簡 高效為原則 確定調(diào)查和分析對象的樣本 同時考慮樣本的代表性 把各項工作分解成若干工作元素和環(huán)節(jié) 確定工作的基本難度 2 調(diào)查階段編制各種調(diào)查問卷和提綱 靈活運用各種調(diào)查方法 如面談法 問卷法 觀察法 參與法 實驗法 關鍵事件法等等 廣泛收集有關工作的特征以及需要的各種數(shù)據(jù) 重點收集工作人員必需的特征信息 要求被調(diào)查的員工對各種工作特征和工作人員特征的重要性和發(fā)生頻率等作出等級評定 3 分析階段仔細審核已收集到的各種信息 創(chuàng)造性地分析 發(fā)現(xiàn)有關工作和工作人員的關鍵成分 歸納 總結出工作分析的必需材料和要素 編制工作描述 工作規(guī)范 4 完成階段根據(jù)對資料的分析 編寫工作說明書 對整個工作分析過程進行總結 找出其中成功的經(jīng)驗和存在的問題 以利于以后更好地進行工作分析 將工作分析的結果運用于人力資源管理以及企業(yè)管理的相關方面 真正發(fā)揮工作分析的作用 二 工作分析的方法 問卷法觀察法訪談法工作實踐法 參與法 關鍵事件法 1 問卷法利用已編制的問卷 要求被試者填寫 來獲取有關工作的信息 是一種快速而有效的方法 一般崗位分析問卷1 職務名稱 2 比較適合任此職的性別是 請選擇 下同 A 男性B 女性C 男女均可 3 最合適任此職的年齡是 A 20歲以下B 21 30歲C 31 40歲D 41 50歲E 51歲以上 4 能勝任此職的文化程度是 A 初中以下B 高中 中專C 大專D 本科E 研究生以上5 此職的工作地點在 A 本地市區(qū)B 本地郊區(qū)C 外地市區(qū)D 外地郊區(qū)E 其他6 此職的工作主要在 指75 以上的時間 A 在室內(nèi)B 在室外C 室內(nèi)外各一半7 任此職者的一般智力最好在 A 90分以上B 70 89分C 30 69分D 10 29分E 9分以下8 此職工作信息來源主要是 A 書面材料 文件 報告 書刊雜志 各種材料等等 B 數(shù)字材料 包含各種數(shù)據(jù) 圖表 財務數(shù)據(jù)的材料 C 圖片材料 設計草圖 照片 X照片 地圖等等 D 模型裝置 模型 模式 模板等等 E 視覺顯示 數(shù)學顯示 信號燈 儀器等等 F 測量裝置 氣壓表 氣溫表等各種表具 G 人員 消費者 客戶 顧客等等 推銷員崗位分析問卷說明以下職責在你工作中的重要性 最重要的打10分 最不重要的打0分 標在右側的橫線上 1 和客戶保持聯(lián)系 2 接待好每一個客戶 3 詳細介紹產(chǎn)品的性能 4 正確記住各種產(chǎn)品的價格 5 拒絕客戶不正當?shù)乃投Y 6 掌握必要的銷售知識 7 善于微笑 8 送產(chǎn)品上門 9 參加在職培訓 10 把客戶有關質(zhì)量問題反饋給有關部門 11 準備好各種推銷工具 12 每天拜訪預定的客戶 13 在各種場合推銷本企業(yè)產(chǎn)品 14 講話口齒清楚 15 思路清晰 16 向經(jīng)理匯報工作 17 每天總結自己的工作 18 每天鍛煉身體 19 和同事保持良好關系 20 自己設計一些小型促銷活動 21 不怕吃苦 2 觀察法在工作現(xiàn)場運用感覺器官或其他工具 觀察員工的實際工作運作 用文字或圖表形式記錄下來 來收集工作信息的一種方法 操作原則觀察的工作應相對靜止適用于大量標準化的 周期短的體力活動為主的工作要注意工作行為樣本的代表性觀察人員不應干擾被觀察者的工作不適用于以智力活動為主的工作觀察前要有詳細的觀察提綱和行為標準觀察法的觀察提綱 崗位分析觀察提綱被觀察者姓名 日期 觀察者姓名 觀察時間 工作類型 工作部門 觀察內(nèi)容 1 什么時候開始正式工作 2 上午工作多少小時 3 上午休息幾次 4 第一次休息時間從 到 5 第二次休息時間從 到 6 上午完成產(chǎn)品多少件 7 平均多少時間完成一件產(chǎn)品 8 與同事交談幾次 9 每次交談約 分鐘 10 室內(nèi)溫度 度 11 抽了幾支香煙 12 喝了幾次水 13 什么時候開始午休 14 出了多少次品 15 搬了多少原材料 16 噪音分貝是多少 3 訪談法 通過與員工和管理者的訪談 可以獲取更多的細節(jié)和更準確的信息 一般有三種訪談的方式 1 與該工作的主管人員進行訪談 2 與從事該工作的每個員工交談 3 與從事相同工作的員工群體進行交談 訪談法的評價 優(yōu)點 一是既可以獲得標準化工作的信息 也可以獲得非標準化工作的信息 二是既可以獲得體力工作的信息 也可以獲得腦力工作的信息 三是由于工作者本身也是自己行為的觀察者 因此 他可以提供外人不易觀察到的情況 缺陷 一方面 工作分析者要接受專門的有關面談技巧方面的訓練 這種方法耗時也很多 因此 成本較高 另一方面 由于工作者的不肯合作和工作分析者問一些含糊不清的問題 往往導致收集到的信息失真 工作實踐法也稱參與法 它是指工作分析人員通過直接參與某項工作 從而細致地 深入地體驗 了解 分析工作的特點和要求 工作實踐法的優(yōu)點 當一些有經(jīng)驗的員工 由于不善于表達 或并不了解自己完成任務的方式等原因 無法提供有效的工作分析信息時 工作分析者的親自參與可以獲得第一手的工作分析信息 工作實踐法的缺點 比如對于一些危險的工作 就不適合用這種方法來收集信息 另外 對于現(xiàn)代企業(yè)中許多高度專業(yè)化的工作 工作分析者往往由于不具備從事某項工作的知識和技巧 因此無法參與實踐 4 工作實踐法 5 關鍵事件法 關鍵事件是指對實際工作中特別有效或無效的工作者行為的簡短描述 當大量的這類小事例收集起來以后 按照他們所描述的工作領域進行歸納分類 最后就會對實際工作的要求有一個非常清楚的了解 關鍵事件法的優(yōu)點是 能直接描述人們在工作中的具體活動 因此 可以揭示工作的動態(tài)性 由于所研究的行為可以觀察和衡量 所以 這種方法獲得的資料適用于大多數(shù)工作分析 三 職務說明書的內(nèi)容 職務說明書 工作描述 工作規(guī)范 工作名稱工作內(nèi)容工作條件工作社會環(huán)境聘用條件 一般要求生理要求心理要求 一 工作描述工作描述也稱崗位說明或工作說明 是指用書面形式對組織中各類崗位的工作性質(zhì) 工作任務 工作職責與工作環(huán)境等所做的統(tǒng)一要求 其主要功能 1 讓員工了解工作概要 2 建立工作程序與工作標準3 闡明工作任務 責任與職權 4 為員工聘用 考核 培訓 薪酬等提供依據(jù) 工作描述的基本內(nèi)容 工作名稱 指組織對從事一定工作活動所規(guī)定的工作名稱或工作代號 工作活動和程序 是工作描述的主體部分 包括所要完成的工作任務與負擔的責任 執(zhí)行任務時所需的條件 工作流程與規(guī)范 與其他人的正式工作關系 接受監(jiān)督以及進行監(jiān)督的性質(zhì)和內(nèi)容 物理環(huán)境 工作描述要完整地描述個人工作的物理環(huán)境 包括工作地點的溫度 光線 濕度等 還包括工作的地理位置 可能發(fā)生意外事故的危險性 社會環(huán)境 包括工作群體中的人數(shù)及相互關系 工作群體中每個人的個人資料 如年齡 性別 品格等 完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度 與各部門之間的關系 工作點內(nèi)外的公益服務 文化設施 社會習俗等等 聘用條件 主要描述工作人員在正式組織中的有關工作安置等情況 包括工時 工資 支付工資的方法 福利待遇 該工作在組織中的正式位置 晉升的機會 工作的季節(jié)性 進修機會等 案例 企業(yè)銷售部經(jīng)理工作描述 職務名稱 銷售部經(jīng)理職務代碼 1137 118別名 銷售部主任 銷售部總管 銷售部總監(jiān) 工作活動和工作程序通過對下級的管理與監(jiān)督 實施企業(yè)銷售 計劃 組織 指導和控制 指導銷售部的各種活動 就全面的銷售事務向上級管理部門作出報告 根據(jù)對銷售區(qū)域 銷售渠道 銷售定額 銷售目標的批準認可 協(xié)調(diào)銷售分配功能 批準對推銷員銷售區(qū)域的派分 評估銷售業(yè)務報告 批準各種有助于銷售的計劃 如培訓計劃 促銷計劃等 審查市場分析 以確定顧客需求 潛在的消費量 價格一覽表 折扣率 競爭活動 以實現(xiàn)企業(yè)的目標 親自與大客戶保持聯(lián)系 可與其他管理部門合作 建議和批準用于研究和開發(fā)工作的預算支出和撥款 可與廣告機構就制作銷售廣告事宜進行談判 并在廣告發(fā)布之前對廣告素材予以認可 可根據(jù)銷售需要在杠部門內(nèi)成立相應的正式群體 可根據(jù)有關規(guī)定建議或?qū)嵤Ρ静块T員工的獎懲 可以調(diào)用小汽車兩輛 送貨車十輛 摩托車十輛 工作條件和物理環(huán)境75 以上時間在室內(nèi)工作 一般不受氣候影響 但可以受氣溫影響 濕度適中 無嚴重噪音 無個人生命或嚴重受傷危險 無有毒氣體 有外出要求 一年中有10 20 的工作日出差在外 工作地點 本市 社會環(huán)境有一名副手 銷售部工作人員有25 30人 直接上司是銷售副總經(jīng)理 需要經(jīng)常交往的部門是生產(chǎn)部 財務部 可以參加企業(yè)家俱樂部 員工樂園各項活動 聘用條件每周工作40小時 國定假日放假 基本工資每月2000元 職務津貼每月500元 每年完成全年銷售指標資金5000元 超額完成部分再以千分之一提取獎金 本崗位是企業(yè)中層崗位 可晉升為銷售副總經(jīng)理或分廠總經(jīng)理 每年工作以4 10月份為忙季 其他時間為閑季 每三年有一次出國進修機會 每五年有一次為期一個月的公體假期 可以報銷15000元的旅游費用 公司免提供市區(qū)二房一廳 85平方米以上 住宅一套 工廠設備科科長的工作描述職位名稱 設備科科長直接上級 分管生產(chǎn)的副廠長崗位代碼 ME 012 1 主要工作內(nèi)容 與生產(chǎn)部門合作 負責全廠設備的維護和保養(yǎng) 生產(chǎn)中出現(xiàn)各種事故或意外時 建議和批準用于各種搶修項目的預算支出和撥款 與其他管理部門合作 確認施工質(zhì)量和標準檢修費用 根據(jù)工廠的有關規(guī)定 對本部門員工實施獎懲 根據(jù)工作需要 可隨時調(diào)用3噸和1噸的鏟車各一輛 2 工作條件 50 以上的時間在室外工作 經(jīng)常受氣候的影響 現(xiàn)場工作條件比較差 有毒 有害氣體以及噪聲對身體健康有一定的影響 一年中有5 的工作日出差在外 工作地點 本市 3 社會環(huán)境 設備科有副科長一名 科員三名 需要經(jīng)常交往的部門是生產(chǎn)部 財務部和工程部 4 聘用條件 每周工作40小時 國定假日放假 基本工資1200元 職務津貼每月100元 本崗位為企業(yè)中的中層管理崗位 可晉升為副廠長或廠長 二 工作規(guī)范 工作規(guī)范也稱工作說明書 是指任職者要勝任該項工作必須具備的資格和條件 其主要內(nèi)容包括 一般要求 包括年齡 性別 學歷 工作經(jīng)驗 生理要求 包括健康狀況 力量與體力 運動的靈活性 感覺器官的靈敏度 心理要求 包括觀察能力 集中能力 記憶能力 理解能力 學習能力 解決問題能力 創(chuàng)造性 數(shù)學計算能力 語言表達能力 決策能力 交際能力 性格 氣質(zhì) 興趣 愛好 態(tài)度 事業(yè)心 合作性 領導能力等等 案例 企業(yè)銷售部經(jīng)理工作說明書 職務名稱 銷售部經(jīng)理年齡 26 40歲性別 男女不限學歷 大學本科以上工作經(jīng)驗 從事銷售工作四年以上 生理要求 無嚴重疾病 無傳染病 能勝任辦公室工作 舉重5公斤 有時需要走動和站立 平時以說 聽 看 寫為主 心理要求標準 A 全體員工中最優(yōu)秀的10 之內(nèi) 以總經(jīng)理為100分 即90分以上 下類同 B 70 80分 C 30 69分 D 10 29分 E 9分以下 心理要求 一般智力 A觀察能力 B集中能力 B記憶能力 A理解能力 A學習能力 A解決問題能力 A創(chuàng)造力 A知識域 A 數(shù)學計算能力 A語言表達能力 A決策力 A性格 外向 氣質(zhì) 多血質(zhì)或膽汁質(zhì) 興趣愛好 喜歡與人交往 愛好廣泛 態(tài)度 積極 樂觀 事業(yè)性 十分強烈 合作性 優(yōu)秀 領導能力 卓越 三 職務說明書范本 職務說明書范本 四 與工作分析相關基本概念 1 行動 指工作活動中不便再繼續(xù)分解的最小單位 2 任務 指工作活動中為達到某一目的而由相關行動直接組成的集合 是對一個人從事的事情所做的具體描述 3 職責 由某人在某一方面承擔的