辦公用品采購管理規(guī)定及辦法.doc

XXXX有限公司辦公用品采購與管理辦法（試行）第一章 總則第一條 目的為完善XXXX有限公司（以下簡稱“集團公司”）辦公用品采購制度管理，滿足辦公需要，控制辦公成本，促進采購工作的正?；?、規(guī)范化，特制定本采購管理辦法。第二條 適用對象本制度適用于集團公司，集團公司所屬子公司和相關(guān)單位可參考本辦法制訂事宜的管理辦法。 第三條 采購原則 辦公用品采購堅持保證品質(zhì)優(yōu)良，合理控制成本的原則；綜合考量供應(yīng)商，同質(zhì)量價更低為優(yōu)選的原則；采購物資及需求物資一致性的原則;廉潔自律,不貪便宜,不受賄的原則。第2章 采購范圍、方式、途徑及管理職責第4條 集中采購范圍 集團公司采購辦公用品可分為： （一）文具事務(wù)用品1、 文件檔案管理類：分類文件夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊、檔案袋、文件套、名片盒（冊）、文件籃等。 2、桌面用品：訂書機、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀、釘針系列、削筆刀、膠水、膠帶、計算器、儀尺、筆筒、會議牌、等。 3、文書用品：中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、臺筆、記號筆、水彩筆、橡皮、修正液、墨水筆芯、無線裝訂本、螺旋本、活頁本、復(fù)寫紙、賬本（賬冊）、憑證（單據(jù)）、便利貼、會議記錄本、專用印章、印臺（印油）等。 4、電腦周邊用品：光盤、U盤、鍵盤、鼠標、鼠標墊、移動硬盤、錄音筆、插線板、電池、路由器等。 （二）辦公耗材硒鼓、墨盒、打印機組件等打復(fù)印紙、傳真紙、繪圖紙等。網(wǎng)線、水晶頭、網(wǎng)線轉(zhuǎn)換接頭等。 （三）日雜百貨日用品：生活用紙、一次性用品、清潔用品、勞保用品、五金工具、抽紙、卷筒紙、毛巾、杯具、保溫瓶、飲用水等。 （四）辦公設(shè)備 票據(jù)裝訂機、號碼機、碎紙機、支票打印機、考勤機、點驗鈔機、塑封機、掃描儀、電話機、電腦、投影儀、復(fù)印機、傳真機、打印機、多功能一體機、掃描儀、相機、攝像機、交換機、路由器、燒水壺、空調(diào)、飲水機、電風扇等。 （五）辦公家具文件柜、雜柜、保險柜、沙發(fā)、茶幾、辦公桌、辦公椅、檔案柜、 鐵皮柜等。第5條 采購方式 （一）集中采購：將集團公司各部門辦公所需物品采購管理集中化，對同一類材料進行集中化采購。集團公司日常辦公、使用頻率較高的辦公用品（文具事務(wù)類、辦公耗材類、日雜百貨類）采用集中購買方式。 （二）分散采購：不在集中采購范圍內(nèi)，請購部門需填寫辦公用品請購審批單并經(jīng)審批后方可采購，招標采購除外。 （三）應(yīng)急采購：在集中采購范圍內(nèi)，且急需使用。請購部門需填寫辦公用品請購審批單并經(jīng)審批后優(yōu)先采購。請購金額少于2000元的申請，行政部可視情況啟動采購備用金先行購買。 第六條 采購?fù)緩?（一）集中采購?fù)緩剑阂跃〇|網(wǎng)的官方自營店及可開取正規(guī)發(fā)票的 淘寶店家為主，正規(guī)實體店為輔。 （二）分散采購?fù)緩剑焊鶕?jù)申請部門的需求及方便度來判斷是采用電子還是實體途徑，一般為單筆金額小于5000元時采用網(wǎng)購的途徑，單筆金額大5000元時的采購以集團審批意見操作。 （三）應(yīng)急采購?fù)緩剑簠⒄占胁少復(fù)緩健?第七條 職責權(quán)限 （一）各請購部門職責1、負責統(tǒng)計并匯總本部門辦公室需求經(jīng)本部門經(jīng)理審批后上報行政部；2、負責填寫采購申請審批單并經(jīng)行政部審批后向集團財務(wù)部、 集團領(lǐng)導逐層審批；3、 負責全集團辦公用品分散采購或應(yīng)急采購與行政部共同驗收。 4、 負責所需辦公用品的領(lǐng)用。（二）行政部職責1、 負責全集團辦公用品采購需求的匯總、詢價、采購、驗收入庫（分散采購或應(yīng)急采購時與申請部門共同驗收）、保管、發(fā)放和盤點；2、負責編制辦公用品詢價對比表；3、負責建立健全辦公用品入庫、移交、發(fā)放和盤點等臺賬或登記表；4、負責收集并維護供應(yīng)商信息，保管辦公用品各類資料檔案等； 5、行政部采購員根據(jù)申請人填寫好的采購審批申請單檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量并簽字確認； 6、負責采購程序的審批；7、負責談判和確定最終供應(yīng)商、簽訂采購合同；8、負責供應(yīng)商評估和變更；9、對辦公用品盤盈盈虧做處理，并有權(quán)追究責任人的相關(guān)責任。（1） 財務(wù)部負責1、負責根據(jù)審批的辦公用品付款申請和采購合同要求及時支付價款；2、負責結(jié)算各部門領(lǐng)用辦公用品的款項；3、 負責辦理退貨款項的收回；4、 負責辦公用品采購及盤點盈虧的賬務(wù)處理；5、 參與盤點工作的監(jiān)督；6、 負責采購程序的審批。第三章 采購流程 第八條 集中采購流程（一）集中采購周期 行政部根據(jù)全集團辦公用品使用情況，每月5號前集中采購一次。（二）采購申請匯總及審核1、行政部匯總每月各部門辦公用品采購需求（申購匯總表詳見附件1）和庫存情況分類（盤存表詳見附件2）于每月25日前上報集團財務(wù)部審批。（3） 進行采購 辦公用品采購最少有3家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同質(zhì)量，選價格最低”的原則進行綜合評估，最終選擇供應(yīng)商，并簽訂采購合同。 第九條 分散及應(yīng)急采購流程 (一）采購申請1、 分散采購申購部門所需辦公物品不在集中采購名目內(nèi)的（如不常備的五金、電動工具、裝飾用品、招待用品、汽車保養(yǎng)、維修及保險等）申請部門 向行政部領(lǐng)取并填寫采購審批申請單（見附件3）經(jīng)審批后進行單獨購買。2、 應(yīng)急采購 申購部門所需辦公物品在集中采購名目內(nèi)且急需使用的，申請部門 向行政部領(lǐng)取并填寫采購審批申請單經(jīng)審批后優(yōu)先購買。金額少于2000元的申請，行政部可視情況啟用預(yù)備金現(xiàn)行購買。 （二）審批單的填寫行政部采購員根據(jù)采購預(yù)算及庫存情況協(xié)助申請人填寫采購審批申請單，申請人完整填寫采購物品特征和其他信息，如購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期、質(zhì)量要求以及預(yù)算金額等。 （三）采購審核 請購部門攜填寫完整的采購審批申請單進行報審流程。由行政部、財務(wù)部逐級審核，最終由集團領(lǐng)導審批，通過報審后申請人將采采購審批申請單交予采購人員復(fù)印存檔。 （四）進行采購行政部采購員按照審批通過后的采購審批申請單報財務(wù)部門請款，同時按采購審批申請單要求進行采購。 第十條 進度跟催 （一）為確保準時交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催，以確保物資能適時供應(yīng)。 （二）若采購物資無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會申請部門。第四章 驗收與結(jié)算領(lǐng)用第十一條 驗收入庫 （一）行政部負責集中采購辦公用品的驗收及入庫工作。分散采購或應(yīng)急采購的驗收由請購部門與行政部共同負責，入庫由行政部負責。 （二）行政部在核對數(shù)量、規(guī)格、品牌后，建立并填寫辦公用品入庫登記表（見附件4）。 （三）如驗收不合格的，由采購人員依據(jù)申請部門要求進行退換貨。 （四）若入庫辦公用品與申請匯總表和合同不符，行政部應(yīng)及時查明原因，落實責任。 第十二條 價款結(jié)算財務(wù)部應(yīng)根據(jù)有集團公司全稱抬頭發(fā)票、辦公用品清單、驗收單和采購合同及時履行付款手續(xù)。如果發(fā)票內(nèi)容與采購內(nèi)容不符或者沒有正規(guī)發(fā)票，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。第六章 領(lǐng)用 采購用品入庫后，部門申購的由行政部依據(jù)上報的采購清單發(fā)放，經(jīng)部門申購人填寫領(lǐng)用記錄并簽字后方可領(lǐng)用；個人申購的由行政部通知申購人，經(jīng)申購人做好領(lǐng)用記錄后方可領(lǐng)用。行政部還要做好辦公用品領(lǐng)用記記錄及臺賬登記。 第七章 盤點第十三條 盤點 行政部于每一季度末組織辦公用品管理員、財務(wù)人員及部門領(lǐng)導對庫存辦公用品進行盤點，編制辦公用品盤存表(見附件2），統(tǒng)計剩余庫存數(shù)量及其狀態(tài)，作為下一期申購的依據(jù)和核算辦公用品消耗成本依據(jù)之一。 第十四條 盤點結(jié)果處理辦公用品盤點如發(fā)現(xiàn)盈虧，行政部應(yīng)及時查明原因，并擬寫盤存結(jié) 果報告，經(jīng)集團領(lǐng)導審批做出處理，落實責任人的有關(guān)責任。財務(wù)部會同行政部對辦公用品盤盈或盤虧金額進行確認，集團領(lǐng)導審批后進行賬務(wù)處理。第八章 其他 第十五條 處罰 凡違反本辦法的人員，依照公司相關(guān)管理制度進行處罰。 第十六條 生效日期 本辦法自發(fā)布之日起生效。 第十七條 附件1、辦公用品每月申報匯總表2、辦公用品每月盤存表3、辦公用品請購審批單4、辦公用品入庫表 5、辦公用品季度盤存表 XXXX有限公司2016年01月08日第 8 頁附件1：XXXX有限公司辦公用品種類：文具事務(wù)用品 辦公耗材 日雜百貨 辦公設(shè)備 辦公家具 編制時間： 序號名稱單位品牌型號規(guī)格數(shù)量單價申請 單位12345678910單價匯總：共計人民幣 元行政部審批：財務(wù)部審批：集團領(lǐng)導審批：辦公用品每月申購匯總表 附件2：XXXX有限公司辦公用品每月盤存表編制時間： 編制人： 辦公用品種類：（一類）文具事務(wù)用品 （二類）辦公耗材 （三類）日雜百貨 （四類）辦公設(shè)備 （ 五類）辦公家具 （七類）票務(wù) 序號分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)量序號分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)量序號分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)量120392214032241423425244362544726458274692847102948113049123150133251143352153453163554173655183756193857附件3：XXXX有限公司辦公用品請購審批單申請人分管領(lǐng)導希望供貨日期 年 月 日物品描述 年 月 日序號名稱規(guī)格、型號數(shù)量預(yù)算金額（元）備注1234567合計購 買方 式網(wǎng)購及地址: 門店及地址:行政部意見 簽字 年 月 日財務(wù)部意見 簽字 年 月 日集團領(lǐng)導意見 簽字 年 月 日附件4：XXXX有限公司辦公用品入庫表登記人： 日期：序號名稱單位品牌型號規(guī)格數(shù)量復(fù)核備注1 234567891011121314151617181920附件5：XXXX有限公司辦公用品季度盤存表編制時間： 編制人： 行政部： 財務(wù)部：辦公用品種類