CIO應(yīng)該從哪幾維度選擇ERP供應(yīng)商.docx

ERP系統(tǒng)可以在管理內(nèi)外部資源，保持業(yè)務(wù)平穩(wěn)運(yùn)營上提供很大幫助，ERP平臺(tái)還可能是累贅，讓CIO為難是否應(yīng)該付出必須的資金和工作。本指南將介紹如何克服ERP實(shí)施障礙，平衡增長的可見度和效率。本指南還包含了廠商選擇、預(yù)算等ERP信息。 ERP供應(yīng)商評(píng)估 對(duì)ERP產(chǎn)品的初期了解可以通過眾多供應(yīng)商開展，明智地選擇ERP供應(yīng)商和產(chǎn)品非常重要。制定可行的項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃、預(yù)算和期望值，并與潛在供應(yīng)商密切接觸。緊密地合作可以建立更穩(wěn)固的關(guān)系以實(shí)現(xiàn)雙贏。下面讓我們來分析如何能夠平衡兩者之間的關(guān)系并選擇適合自身需要的供應(yīng)商和ERP系統(tǒng)。 ERP需求調(diào)研 一個(gè)企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP）可以很好的組織和管理組織的內(nèi)外部資源，確保業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展。同樣它可以增加組織的復(fù)雜性，特別是中型企業(yè)必須決定他們是否已經(jīng)準(zhǔn)備好獲取和平衡ERPERP實(shí)施帶來的效率以及資金和工作投入。 ERP系統(tǒng)如何影響現(xiàn)有業(yè)務(wù)作為IT管理者，你應(yīng)該（和你的業(yè)務(wù)部門同事一起）針對(duì)若干變更點(diǎn)分析潛在改進(jìn)可能性，因?yàn)镋RP上線會(huì)改變部分業(yè)務(wù)的操作方式。部門和個(gè)人也許不再擁有孤立的數(shù)據(jù)，斷裂的流程或者分散的資源。安全人員和流程管理人員可以保留一定的權(quán)力，但是更多的用戶將只能瀏覽數(shù)據(jù)，而流程也會(huì)讓所有人都能清晰看看。 ERP供應(yīng)商評(píng)估 任何解決方案的實(shí)施都是富有挑戰(zhàn)性的，影響企業(yè)整體的方案也是如此，特別是當(dāng)現(xiàn)有系統(tǒng)和方法的大部分都需要更新?lián)Q代時(shí)。經(jīng)費(fèi)比較緊張的中型企業(yè)中，項(xiàng)目必須要按時(shí)交付且盡快產(chǎn)生價(jià)值效益。 對(duì)ERP產(chǎn)品的初期了解可以通過眾多供應(yīng)商開展，明智地選擇ERP供應(yīng)商和產(chǎn)品非常重要。下面讓我們來分析如何能夠平衡兩者之間的關(guān)系并選擇適合自身需要的供應(yīng)商和ERP系統(tǒng)。 ERP供應(yīng)商：在與供應(yīng)商的接觸中你是占有主導(dǎo)地位的，因?yàn)楣?yīng)商都希望拿下你這單生意。如何與供應(yīng)商打交道：不用擔(dān)心讓你的供應(yīng)商知道你正在和其他公司洽談，你甚至可以坦誠布公地說出來其他公司的名字。你可以通過網(wǎng)絡(luò)粗略的查找若干甚至更多的供應(yīng)商和相關(guān)產(chǎn)品作為備選，但是最終你需要縮小范圍到大約三家，并邀請他們進(jìn)行內(nèi)部產(chǎn)品演示。 需要注意的是，ERP系統(tǒng)的價(jià)值對(duì)不同的組織都是不同的，而且用途也有所不同。為了滿足企業(yè)自身利益，我們需要ERP供應(yīng)商的幫助量身定做。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，我們需要一個(gè)強(qiáng)大且免費(fèi)的環(huán)境學(xué)習(xí)了解ERP系統(tǒng)能帶給我們什么。如果自我培訓(xùn)的時(shí)間條件允許，邀請供應(yīng)商不僅分享他們的特定解決方案還有ERP整體的概念。因?yàn)檫@些功課會(huì)幫助那些對(duì)ERP猶豫不決的業(yè)務(wù)干系人做出購買的抉擇。 預(yù)算：中型企業(yè)及其運(yùn)營差別很大，但是可以毫不猶豫的說一個(gè)對(duì)企業(yè)有價(jià)值的ERP系統(tǒng)最少要花去10-50萬的預(yù)算，且這個(gè)投資有可能只在某些特定的領(lǐng)域?yàn)槟銕硗顿Y回報(bào)ROI。值得注意的是實(shí)施成本，任何相關(guān)的客戶化定制和實(shí)施中出現(xiàn)的失敗都有可能讓成本達(dá)到甚至超過50萬。所以我們有必要評(píng)估付出和ROI。 忠告：員工規(guī)模為100-999名通常定義為中型企業(yè)，這個(gè)定義很寬泛。所以，沒有一個(gè)通用的中型企業(yè)的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。 只要銘記如下一點(diǎn)就可以：供應(yīng)商的全力投入（也會(huì)確保你的合法利益）。這個(gè)過程會(huì)幫助你在面對(duì)企業(yè)，預(yù)算，業(yè)務(wù)功能點(diǎn)，漸進(jìn)式推廣時(shí)定義投資和回報(bào)的上下限。 評(píng)估ERP供應(yīng)商和確定期望值 給供應(yīng)商營造競爭從而朝更有利于己方利益發(fā)展： 1. 將正式的商業(yè)需求和期待值分發(fā)給你的供應(yīng)商 2. 詳細(xì)列舉你的期望值。你需要一個(gè)商業(yè)系統(tǒng)能夠包含且促進(jìn)如下方面： o高效 o靈活性 o節(jié)約成本 o可擴(kuò)展性和適應(yīng)性，從而使該方案能夠輕松：u 在便于管理的基礎(chǔ)上將部門和流程整合出一個(gè)先進(jìn)性的整體概念，特別是在項(xiàng)目的初期階段。 u 針對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的未來變更提供可擴(kuò)展性 u 為新業(yè)務(wù)提供支持。 u 允許新資源的建立。 u 是應(yīng)持續(xù)變化的商業(yè)需求，如新規(guī)章制度和監(jiān)管。 o易于維護(hù) o可測量性,分析和報(bào)表 3. 征求最初的供應(yīng)商的反饋。當(dāng)然這不是正式意義針對(duì)需求的具體方案文檔。開始可以通過業(yè)務(wù)代表的郵件得到高層次的概覽，找出那些關(guān)注我們利益的候選者。這是最初的快速篩選，可以淘汰那些不滿足條件的供應(yīng)商和產(chǎn)品。 4. 縮小篩選范圍 o詢問供應(yīng)商是否有過為類似客戶實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)： u 結(jié)合現(xiàn)有產(chǎn)品、數(shù)據(jù)庫、通用內(nèi)容、商業(yè)模式等現(xiàn)狀因素的整體考量 u 檢查時(shí)間進(jìn)度，潛在負(fù)擔(dān)及對(duì)業(yè)務(wù)的影響。根據(jù)評(píng)估難度、系統(tǒng)上線和調(diào)整難易程度等方面甄選供應(yīng)商。 u 通過比較，尋找那些提供穩(wěn)妥且有據(jù)可循的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目建議書。 5. 獲取參考。針對(duì)每一家供應(yīng)商，向其經(jīng)歷過類似實(shí)施的客戶取經(jīng)： o評(píng)估他們對(duì)這家ERP供應(yīng)商的滿意程度。 o實(shí)施是否按時(shí)完成？ o系統(tǒng)是否是按照預(yù)算完成？ oERP是否產(chǎn)生了可以測量的得到實(shí)證的好處，這個(gè)投資是否物有所值？（本應(yīng)該） o有哪些挑戰(zhàn)，如項(xiàng)目進(jìn)行中已知的，還有重要的是沒有意料到的。 o是否有遺憾？ 6. 選擇三四家供應(yīng)商，并邀請他們進(jìn)行現(xiàn)場產(chǎn)品演示： o理解IT部門希望在邀請業(yè)務(wù)部門前，通過檢查供應(yīng)商產(chǎn)品演示來檢驗(yàn)供應(yīng)商資質(zhì)。 o請選中的供應(yīng)商為關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和員工進(jìn)行展示。 o確認(rèn)當(dāng)前IT部門員工具有維護(hù)特定ERP系統(tǒng)的能力或者通過培訓(xùn)能夠具備類似能力。 o在最終選擇的時(shí)候，確保IT管理人員和其他業(yè)務(wù)部門成員隊(duì)供應(yīng)商和向嘎un產(chǎn)品做出全票確認(rèn)的一致意見。 o征求正式的商業(yè)論證。 實(shí)施時(shí)間表：通過與關(guān)鍵業(yè)務(wù)干系人協(xié)商，組織必須制定出一份有價(jià)值的ERP實(shí)施計(jì)劃?；ヂ?lián)網(wǎng)上有很多模板，幫你從眾多方面進(jìn)行考量。當(dāng)然除了這些通用因素外，你企業(yè)也會(huì)有獨(dú)特的考慮因素。 值得注意的是如果管理不當(dāng)?shù)脑?，ERP系統(tǒng)可能會(huì)造成大面積破壞。比如說，崗位可能會(huì)隨之變化，整合甚至被取消。作為IT管理者的你需要一份完整的在組織內(nèi)的推廣計(jì)劃，來確保系統(tǒng)逐步上線，尤其是出現(xiàn)跨兩個(gè)類似部門協(xié)作的內(nèi)容、流程和服務(wù)的時(shí)候。 這個(gè)看起來有點(diǎn)違背常理：ERP不是為了滿足組織及運(yùn)營的集中管控，數(shù)據(jù)與流程整合的需求的嗎？本質(zhì)上，答案是肯定的，但是在組織的部署過程中ERP也會(huì)出現(xiàn)步履維艱的情況。 ERP作為SaaS：云技術(shù)下的光明前途？ 為了讓我們的生活更有趣，好似此次重要的實(shí)施還不具足夠挑戰(zhàn)，讓我們快速分析一下云計(jì)算對(duì)ERP的影響： l 如果你已經(jīng)大規(guī)模地將關(guān)鍵業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件即服務(wù)實(shí)現(xiàn)，那么云ERP就沒有什么意義了，因?yàn)槟阋呀?jīng)集中整合已經(jīng)在云中的離散系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。通過全面細(xì)致討論供應(yīng)商關(guān)系和互通需求達(dá)成的一致會(huì)推動(dòng)你的業(yè)務(wù)合作上，并最終推動(dòng)你的關(guān)鍵業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程的位置。 l 如果你目前并沒有使用云技術(shù)但是你對(duì)此感興趣，這是實(shí)施已經(jīng)包含流程和數(shù)據(jù)的內(nèi)部ERP的比較合乎邏輯的做法。當(dāng)你的組織擁有了集中化ERP系統(tǒng)（而且已經(jīng)掌握了其實(shí)施/挑戰(zhàn)）以后，那么ERP遷移到云中只是另一種常規(guī)遷移。 l 第三種不同的做法：做一個(gè)極端假設(shè)，一家中等規(guī)模的公司尚不具備內(nèi)部管理ERP系統(tǒng)的能力，大部分常見的IT部門都有潛力。你可以面對(duì)一些高風(fēng)險(xiǎn)的變革：在把業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)整合到一個(gè)共用系統(tǒng)（ERP)的同時(shí)（或者隨后），將流程和業(yè)務(wù)內(nèi)容遷移到云。雖然這種做法不推薦，但是如果有可以勝任的人員和能力在必 須的時(shí)候也是可以實(shí)現(xiàn)的。 總結(jié)：制定可行的項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃、預(yù)算和期望值，并與潛在供應(yīng)商密切接觸。緊密地合作可以建立更穩(wěn)固的關(guān)系以實(shí)現(xiàn)雙贏。ERP需求調(diào)研 評(píng)估ERP系統(tǒng)的必要性 一個(gè)企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP）可以很好的組織和管理組織的內(nèi)外部資源，確保業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展。同樣它可以增加組織的復(fù)雜性，特別是中型企業(yè)必須決定他們是否已經(jīng)準(zhǔn)備好獲取和平衡ERPERP實(shí)施帶來的效率以及資金和工作投入。 ERP的最高目標(biāo)是通過部署，統(tǒng)一集團(tuán)的共同目標(biāo)、資產(chǎn)和信息。它提供了一個(gè)用來集中管控和分享信息的平臺(tái)，從而消滅冗余。 一個(gè)普通的案例是客戶服務(wù)中心保存了某一客戶的當(dāng)前狀態(tài)信息（包括訂單，發(fā)票，付款等），而集團(tuán)內(nèi)財(cái)務(wù)部門的對(duì)應(yīng)信息有所出入。這種差異也許由于財(cái)務(wù)部門最近的一次更改導(dǎo)致，而且真實(shí)的狀態(tài)信息并沒有分享給其他業(yè)務(wù)部門。結(jié)果，客戶服務(wù)部門不能提供準(zhǔn)確的信息。 ERP可以消滅信息孤島減少資源浪費(fèi)，幫助企業(yè)節(jié)約時(shí)間、加速信息流轉(zhuǎn)和更高效地溝通。 帶著這些目標(biāo)，下面我們從兩方面分析中型企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的需求和就緒狀態(tài)。 組織內(nèi)的ERP需求調(diào)研 在分析ERP系統(tǒng)可以為企業(yè)帶來哪些潛在改進(jìn)的同時(shí)，IT管理人員必須和有決定權(quán)的業(yè)務(wù)合伙人一同商討公司的業(yè)務(wù)、流程以及相關(guān)資源。IT在公司范圍內(nèi)獲得各業(yè)務(wù)部門的認(rèn)可支持和參與是絕對(duì)必要的。通過密切合作，業(yè)務(wù)部門和IT部門可以更好的理解用戶的需求和期望，并且酌情將這些信息傳遞給公司的高級(jí)管理層。下面列舉了若干調(diào)研問題： l 你所在組織是否糾結(jié)于部門之間共享的數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，如客戶信息，預(yù)算，狀態(tài)和優(yōu)先級(jí)？ l 是否存在不同部門因?yàn)槿狈f(xié)作和分享而變得相互孤立？ l 是否存在從能力和文化雙方面對(duì)協(xié)作的一種抗拒？ l 是否存在人為勞動(dòng)的重復(fù)浪費(fèi)，諸如員工在不同的系統(tǒng)輸入相同的內(nèi)容？ l 是否存在用戶需要在多重背景下，進(jìn)行耗時(shí)的重復(fù)操作？ l 過多的人為勞動(dòng)是否可以被自動(dòng)化代替，諸如依賴人工從一個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)倒入另一個(gè)系統(tǒng)的批次數(shù)據(jù)？ l 是否存在工作流過于模糊且記錄不完善？ l 資產(chǎn)是否得到充分利用？例如只是為了空間、流程和帶寬等現(xiàn)有甚至空閑資源的新需求，購置新服務(wù)器。 可能你的企業(yè)正苦惱于數(shù)據(jù)冗余，信息孤島，缺乏效率等問題，所以我們需要考慮那些必須跟蹤資源、工作量和成果的不同部門： n 市場和銷售 n 現(xiàn)金回收，現(xiàn)金支出和采購 n 商業(yè)報(bào)表/財(cái)務(wù)報(bào)表 n 生產(chǎn)和物流 n 系統(tǒng)和相應(yīng)架構(gòu)及管理和流程 n 人力資源 尋找上述這些領(lǐng)域中出現(xiàn)的冗余、資源浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)等。如果你認(rèn)為有必須采取改進(jìn)措施，再去分析ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)帶來的影響和挑戰(zhàn)。 ERP系統(tǒng)如何影響現(xiàn)有業(yè)務(wù) 作為IT管理者，你應(yīng)該（和你的業(yè)務(wù)部門同事一起）針對(duì)若干變更點(diǎn)分析潛在改進(jìn)可能性，因?yàn)镋RP上線會(huì)改變部分業(yè)務(wù)的操作方式。部門和個(gè)人也許不再擁有孤立的數(shù)據(jù)，斷裂的流程或者分散的資源。安全人員和流程管理人員可以保留一定的權(quán)力，但是更多的用戶將只能瀏覽數(shù)據(jù)，而流程也會(huì)讓所有人都能清晰看看。這種透明可以幫助高級(jí)決策層作出更準(zhǔn)確更有效的戰(zhàn)略計(jì)劃和評(píng)估。 需要了解，由于效率透明的可能，由于曾經(jīng)相對(duì)獨(dú)立的部門現(xiàn)在被標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)衡量，公司內(nèi)的系統(tǒng)、許多個(gè)人和部門也許會(huì)感覺自己也被曝光。那些原來具有獨(dú)立權(quán)力的部門可能會(huì)意識(shí)到ERP的實(shí)施使他們失去了一些東西，并且你也會(huì)感受到來自用戶的抗拒。 需要考量如下幾點(diǎn)： n ERP系統(tǒng)需要業(yè)務(wù)部門和IT部門的共同管理。根據(jù)公司規(guī)模，I