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文檔簡(jiǎn)介
一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn) 1、進(jìn)行頁面設(shè)置 選擇“文件”“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽,上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。選擇“版式”附簽,將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項(xiàng)前打“”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽,“字體設(shè)置”,“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”,單擊“確定”按鈕,選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。 2、插入頁號(hào) 選擇“插入”“頁碼”,“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”,“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕,“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式,單擊“確定”按鈕,再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼,在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字,偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。 3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作 選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項(xiàng),鼠標(biāo)將會(huì)變成“”,在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵,出現(xiàn)一個(gè)文本框,在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí),輸入完成后,選中該文本框,單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框格式”,在這里來設(shè)置紅頭的屬性。 選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽,“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽,單擊“高級(jí)”按鈕,水平對(duì)齊:“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對(duì)齊: “絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁邊距”, “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”平行文標(biāo)準(zhǔn),“8.0cm”上行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。 選擇“文本框”附簽,左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”,單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成,單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字,將顏色設(shè)置成“紅色”,字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”,字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào),但要盡量充滿該文本框,這樣,寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。 4、紅線制作 首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中,單擊“繪圖”工具條的直線工具,鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形,左手按住鍵盤上的Shift鍵,右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線,然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“設(shè)置自選圖形格式”,紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽,“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽,單擊“高級(jí)”按鈕,水平對(duì)齊:“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”,垂直對(duì)齊:“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁邊距”,“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” 平行文標(biāo)準(zhǔn),“13.5cm”上行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。 5、文號(hào)制作 平行文文號(hào):文號(hào)三號(hào)仿宋、居中顯示。 上行文文號(hào):文號(hào)三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離;簽發(fā)人三號(hào)仿宋字體;簽發(fā)人姓名三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。 注:文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法:選擇“插入”“符號(hào)”“符號(hào)”附簽,找到六角符號(hào)后,將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。 6、主題詞制作 選擇“表格”“插入”“表格”,選中表格,單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性“表格”附簽,“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕,在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中,其它線取消,在表格中填寫具體內(nèi)容:主題詞用三號(hào)黑體;主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。 7、保存成模板文件 單擊“文件”“保存”,“保存類型”:選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”:給模板命名;“保存位置”:模板所在路徑(一般不做,默認(rèn)即可)。 至此,模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板,直接進(jìn)行公文正文的排版。要對(duì)該模板進(jìn)行修改,可以調(diào)出相應(yīng)模板,方法是:選擇“文件”“打開”,找到相應(yīng)的模板路徑,若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的,然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。 二、公文正文排版 1依據(jù)模板建立新公文:選擇“文件”“新建”“常用”附簽,選中所需模板,單擊確定,調(diào)出模板。 2制作公文正文內(nèi)容:正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求,可以直接錄入文字,也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來,但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn): 標(biāo) 題二號(hào)小標(biāo)宋字體,居中顯示; 主送機(jī)關(guān)三號(hào)仿宋字體,頂格,冒號(hào)使用全角方式; 正文三號(hào)仿宋字體; 成文日期三號(hào)仿宋字體,右空四個(gè)字的距離,“
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