行政專員崗位職責.doc

行政專員崗位職責1.負責管理考勤，統(tǒng)計出勤情況。2.負責辦公用品及辦公設備的采購、管理。3.負責辦公條件及辦公環(huán)境的維護。4.負責公司車輛管理，合理調(diào)度使用，控制油耗。5.負責各部門之間的協(xié)調(diào)，并監(jiān)督各管理制度的執(zhí)行，收集執(zhí)行情況，從公司的實際出發(fā)，不斷進行完善。6.負責組織召開各部門周例會，聯(lián)絡公司各部門的工作進展情況，收集各方面的意見、建議、和存在問題，并向總經(jīng)理報告。7.負責公司的招聘、培訓及評估考核等人事工作，執(zhí)行并完善相關制度及流程。8.負責人事檔案的建立及管理。9.負責辦理經(jīng)公司批準的員工保險等福利。10.總經(jīng)理交辦的其他工作。一、考勤管理管理考勤，員工上下班應打卡，考勤記錄原則上以打卡機數(shù)據(jù)為準。由于特殊原因無法正常打卡者應補辦未打卡說明單經(jīng)其上級主管簽字確認生效，作為出勤依據(jù)。長期駐外項目部人員考勤應指定專人負責記錄，經(jīng)項目經(jīng)理簽字后交行政部進行統(tǒng)計。出差人員應及時填寫出差復命報告，以報告上的日期作為出勤依據(jù)。加班、請假需提前向上級主管申請，并填寫加班、請假單，經(jīng)主管批準后交行政部留存。月初統(tǒng)計上月考勤，下載考勤機數(shù)據(jù)進行核對。將加班、請假單、未打卡說明等、項目部考勤附后，經(jīng)總經(jīng)理審批后交財務進行核算工資（第一周完成）。位置：考勤統(tǒng)計表：F盤/績效考核/考勤/2010考勤統(tǒng)計 加班、請假單：F盤/常用表格/加班、請假單存在問題：人工記錄考勤，考勤機未得到合理利用，有特殊情況沒打卡者沒有相應手續(xù)。項目部不提供考勤記錄。解決措施：將在職員工指紋重新錄入編號，開會重申考勤制度，按制度執(zhí)行、管理。二、辦公用品/設備采購及管理1.采購：由各部門提出申請，行政統(tǒng)一購買，每月一次。購買后及時辦理入庫，填寫入庫單，將第二聯(lián)交財務。2.管理：嚴格執(zhí)行辦公用品管理辦法，領用辦公用品應及時登記，月末對辦公用品進行盤點，統(tǒng)計當月出庫量。列入當月行政支出明細。 位置：F盤/常用表格/辦公用品盤點表。三、辦公條件/環(huán)境維護1.保證公司通訊、網(wǎng)絡的正常使用。月底查詢話費記錄及通話記錄，檢查是否存在異常情況，按使用情況繳納電話費。網(wǎng)絡寬帶如出現(xiàn)異常情況應及時與維修處聯(lián)系，排除故障。2.繳納公司房租、水電、物業(yè)等費用，對水電使用進行合理控制，杜絕不必要的浪費。3.每周最后一個工作日下班之前安排各部門進行大掃除?？苫厥諒U品（報紙、紙箱等）定期處理，回收所得上交財務。四、車輛管理1.合理安排用車，要求用車部門提前申請，下班后要求車輛?；刂付ㄎ恢貌⒔换罔€匙。2.每周檢查出車記錄及加油記錄，與中石化打印的加油明細進行核對，月末對各車輛的油耗進行統(tǒng)計分析，檢查油耗是否存在異常（車輛原因或人為原因），保證油費不外流。將此項計入司機崗位考核內(nèi)容。做當月車輛費用報表，交王總審核。位置：F盤/常用表格/車輛管理/車輛費用統(tǒng)計表3.車輛加油使用加油卡，原則上不允許使用現(xiàn)金加油。油卡余額不足時，應及時向總經(jīng)理提出申請進行充值（支票轉(zhuǎn)賬）。4.建立車輛檔案，安排司機辦理車輛的年檢、保險、保養(yǎng)維修等事宜。五、例會/周報1.組織并參加各部門周例會，原則上定為每周最后一個工作日，可根據(jù)實際工作安排進行調(diào)整，嚴禁拖延至下一周進行。了解公司各部門的工作進展情況，收集各方面的意見、建議、和存在問題，并向總經(jīng)理報告。關注員工工作狀態(tài)及態(tài)度，給與部門經(jīng)理合理建議，協(xié)助部門經(jīng)理對考績“基礎考核”進行評估。例會內(nèi)容：對本周工作進行總結(jié)：團隊及個人的目標是否實現(xiàn)，分析表現(xiàn)、原因、及改進措施。在解決問題的能力上有何進步（精進目標），工作范圍的界定與高質(zhì)量完成目標之間是否存在沖突。由部門經(jīng)理根據(jù)每人的工作內(nèi)容完成情況進行評價打分（月底將每周打分結(jié)果進行綜合評價組成月考核“任務考核”項）。制定下周目標：部門經(jīng)理根據(jù)月計劃合理安排下周工作，制定出每項工作的結(jié)果、標準、時間，對人員及工作任務進行協(xié)調(diào)安排，要求具體、明確。每位員工明確各自的本周工作任務后，分析在實現(xiàn)上是否存在困難，對需要的配合與支持進行溝通。2. 每人于每周最后一個工作日提交周報表，由行政進行匯總發(fā)至王總郵箱。3. 每周組織各部門經(jīng)理進行一次碰頭會，溝通各部門之間須協(xié)調(diào)事宜。存在問題：財務部目前不開例會，平時工作中進行溝通。銷售部劉、馮轉(zhuǎn)到工程部后項目由霍一人負責，基本上也在平時工作中進行溝通。工程部例會有拖延現(xiàn)象，目前彭總負責，居存在卸包袱的狀態(tài)，是否應要求居學習？想要每個人知道周例會的重要性與好處，合理的利用例會對工作進行改善，首先得部門經(jīng)理對周例會有足夠的認識，重視周例會。六、培訓1.按照公司發(fā)展方向及針對員工需求按季度制定培訓規(guī)劃，力求公司與員工同步發(fā)展。要求找出現(xiàn)狀與目標之間的差距，針對存在的問題確定出進步目標，設計出培訓內(nèi)容，將培訓內(nèi)容進行分塊，逐步進行培訓，合理安排在每個月中，循序漸進，給參加培訓人員適當?shù)慕邮苓^程。2.在例會上收集培訓需求信息（存在的問題），根據(jù)各部門需求，員工狀態(tài)對培訓計劃進行調(diào)整。2.與廠家進行聯(lián)系，了解是否有新產(chǎn)品推出，請廠家到訪給予新產(chǎn)品或施工工藝等培訓。3.培訓后安排培訓老師配合根據(jù)培訓內(nèi)容出試題，進行考試，考察參加培訓人員對培訓內(nèi)容的掌握程度?？荚嚪謹?shù)計入績效考核“培訓考核”部分。存在問題：以目前部門水平設定出一個季度的進步目標似乎有困難，要求各部門經(jīng)理發(fā)現(xiàn)本部門存在的問題，明確團隊能力提升的目標。解決盲目完成工作內(nèi)容的狀態(tài)。七、績效考核為激發(fā)工作熱情，降低員工對績效考核的壓力，績效考核分數(shù)不與當月工資掛鉤，作為季度考核及年度考核的評分依據(jù)。1.月底組織召開考評小組例會（各部門經(jīng)理參加）。由各部門經(jīng)理對當月工作進行總結(jié)，以“每周一表”的考核分數(shù)為依據(jù)，對每位員工進行綜合評價。2.協(xié)助各部門經(jīng)理將考核分數(shù)進行匯總，考核結(jié)果交總經(jīng)理審核后由行政部留存，待季度考核及年度考核時為各部門提供依據(jù)。3.安排各部門經(jīng)理制定下月的工作計劃，要求有結(jié)果、標準、實施方法。月工作計劃制定出后交王總審核，審核通過后將當月工作安排根據(jù)員工情況進行合理分配，要求：每周、每人、每件事。4.在例會時關注部門經(jīng)理的工作狀態(tài)及能力（部門整體目標是否完成、工作安排是具體明確、人員安排是否合理，有無出現(xiàn)盲點等），向總經(jīng)理進行反饋，為總經(jīng)理對部門管理考核提供有效信息。5.季度考核：每個季度最后一周安排各部門進行季度考核，對于優(yōu)秀者（該季度月考績分數(shù)均為95分以上者）給予優(yōu)秀員工獎勵，對于未達標者（月考績分數(shù)均不足75分者）給予工資降級處分并通報批評。詳見績效考核辦法八、人事管理1.新人入職后及時辦理入職手續(xù)，核驗其相關證件，填寫入職登記表，安排培訓、上崗、評估、轉(zhuǎn)正（詳見新員工培訓與考評條例）。2.員工轉(zhuǎn)正后簽訂勞動合同，進行備案。就業(yè)失業(yè)證每年根據(jù)發(fā)證時間進行年檢。3.員工轉(zhuǎn)正簽訂勞動合同后，經(jīng)總經(jīng)理審批給予辦理社會保險。4.建立人事管理檔案：履歷材料：入職登記表、畢業(yè)證復印件、身份證復印件、戶口簿復印件；鑒定、考核材料：試用期評估表、轉(zhuǎn)正審