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關(guān)于申請撥給災區(qū)貸款專項指標的請示省行： X月X日，XX地區(qū)遭受了一場歷史上罕見的洪水襲擊，X江兩岸鄉(xiāng)、村同時發(fā)生洪水，災情嚴重、哀鴻遍野。經(jīng)初步不完全統(tǒng)計，農(nóng)田受災總面積達38000多畝，各種農(nóng)作物損失達1000多萬元，農(nóng)民個人損失也很大。災后，我們立即深入災區(qū)了解災區(qū)，并發(fā)動干部群眾積極開展生產(chǎn)自救。同時，為幫助受災農(nóng)民及時恢復生產(chǎn)，我們采取了下列措施：一、 對恢復生產(chǎn)所需的資金，以自籌為主。確有困難的，先從現(xiàn)有農(nóng)貸指標中貸款支持。二、 對受災嚴重的困難戶，優(yōu)先適當貸款，先幫助他們解決生活問題。到X月X日止，此項貸款已達XX萬元。 由于這次災情過于嚴重，集體和個人的損失都很大，短期內(nèi)恢復生產(chǎn)有一定的困難，僅靠正常農(nóng)貸指標難以解決問題。為此，請省行下達專項救災貸款指標XX萬元，以便支持災區(qū)迅速恢復生產(chǎn)。 以上報告當否，請批示。 XX銀行XX市支行 二00九年X月X日該文有以下問題：一、 標題有誤有請示就不要“申請”二、修飾過分“災情嚴重”就足夠了，“哀鴻遍野”屬修飾語，文學寫作可用，公文里不用類似的詞。三、語言不準確 文中有多處語言不確切。如“X江兩岸鄉(xiāng)、村同時發(fā)生洪水”，X江兩岸所有村莊都遭受洪災似不可能，“同時發(fā)生”也不太可能?！盀那閲乐亍备竺妗斑@次災情過于嚴重”的說法不一致?！皳?jù)初步不完全統(tǒng)計”，“初步”和“不完全”語意重復。公函北師大外語學院， 首先，我們以山西管理職業(yè)學院的名義，向貴院致以親切的問候。我們以崇敬和迫切的心情，冒昧的請求貴院幫助解決我院當前面臨的一個難題。事情是這樣的，最近，我們經(jīng)與某某學院磋商，決定派三位老師到該院進修學習，只因該院正處在基建建設(shè)時期，基建工程尚未完畢，以致本院職工的住房和學生的宿舍擁擠不堪。我院幾位進修教師的住宿問題，雖幾經(jīng)協(xié)商，仍得不到解決。然而信息時代，知識更新，培養(yǎng)人才，時不我待，我院幾位老師出省進修學習機會實屬難得，時間緊迫，任務繁重，要使他們有效地學習，則住宿問題是必須解決的。為此，我們在進退維谷的情況下，情急生智，深曉貴校府高庭闊，物實人齊，且具有助人為樂，救人之危的美德。于是，我們抱著一線希望，與貴校商洽，能否為我院教師進修學習提供方便，并同時解決其住宿問題，如貴校對于住宿一事能夠解決，我們將不勝感激！以上區(qū)區(qū)小事，不值得驚攪貴校，實為無奈，望諒解，并希望盡快得到貴院的答復。此致敬禮！ 山西管理職業(yè)學院（公章） 二00七年十一月答案要點：（1） 標題不規(guī)范，應為山西管理職業(yè)學院關(guān)于選派教師進修學習的函。（2） 主送機關(guān)位置不規(guī)范，應左側(cè)頂格書寫，后標全角冒號。（3） 結(jié)語不規(guī)范，不能用書信的結(jié)語作函的結(jié)語，應寫“請函告為盼”等。（4） 成文時間書寫不完整。（5） 此函的緣由和事項敘述啰嗦。（6） 文中語言有獻媚之嫌，又有不敬之詞。（7） 語言不規(guī)范，不簡潔。建設(shè)部、國家文物局請示國務院、國務院辦公廳：前年，國務院批準了21個城市為國家歷史文化名域，這對制止“建設(shè)性破壞”、保護城市傳統(tǒng)風貌起了重要作用。不過除已批準的國家歷史文化名域外，還有一些城市古跡十分豐富，按照國發(fā)（2002）106號文關(guān)于審定國家歷史文化名域的原則，進行反復醞釀，提出37個城市，建議作為第二批歷史文化名城（名單附后）。請即批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門研究執(zhí)行。附件：第二批國家歷史文化名域名單 第二批國家歷史文化名域簡介 另，建設(shè)部和國家文物局擬成立“保護歷史文化名域聯(lián)署辦事小組”，如無不妥，請批準。 建設(shè)部 國家文物局 二OO四年七月一日答案要點：（1） 標題不規(guī)范，缺事由，應為建設(shè)部 國家文物局關(guān)于成立歷史文化名域的請示。（2） 多頭主送錯誤。（3） “前年”說法不當，應是具體的年份。（4） 發(fā)文字號“國發(fā)（2002）106號”不規(guī)范，應為“國發(fā)2002106號”。（5） “請即批轉(zhuǎn)?！闭Z氣不當，此為上行文，語氣應客氣、恭敬。（6） 附件應列出序號。（7） 請示應一文一事，不得夾帶其他請示事項。XX市人民政府文件X府發(fā)【2013】第11號關(guān)于表彰市XX廠實現(xiàn)“安全生產(chǎn)年”的通報市屬各企業(yè)：為確保企業(yè)生產(chǎn)和人民生命財產(chǎn)安全，我市XX廠從各方面采取有力措施，花大力氣抓各項安全生產(chǎn)制度的貫徹落實，并建立了安全生產(chǎn)各級崗位責任制，2012年實現(xiàn)全年無重大生產(chǎn)和傷亡事故，成為我市標兵企業(yè)。為此，市政府決定給予市XX廠通報表揚，以資鼓勵。市政府號召全市各企業(yè)學習市XX廠的先進經(jīng)驗，結(jié)合企業(yè)實際，建立和健全安全生產(chǎn)崗位責任制抓好安全生產(chǎn)，爭創(chuàng)標兵企業(yè)，為把我市安全生產(chǎn)提高到一個新水平而努力。特此通報 XX市政府（印章） 二O一三年元月答案要點：（1） 發(fā)文號應為：X府發(fā)201311號。（2） 標題中不應出現(xiàn)引號，應去掉。（3） 標題中的“表彰”應與“通報”放在一起，為“關(guān)于。的表彰通報”。（4） 結(jié)尾處不用寫“特此通報”。（5） 發(fā)文機關(guān)應寫全稱“XX市人民政府”。（6） 發(fā)文時間應規(guī)范，并具體到日。6.及時會商 會商即草擬公文過程中，主辦部門對涉及其他機關(guān)單位、部門職權(quán)范圍的事項，需要事先征得其同意和配合，力求達成一致。重視和做好會商工作，可避免政出多門、公文“打架”、扯皮推諉、缺乏執(zhí)行力的現(xiàn)象。（1）工作內(nèi)容 從行文形式分，會商分為：1. 聯(lián)合行文的會商；2. 非聯(lián)合行文的會商，但公文內(nèi)容涉及其他機關(guān)單位（含單位內(nèi)部各機構(gòu)之間）職權(quán)范圍的會商。 從行文范圍分，會商分為內(nèi)部會商與外部會商。 內(nèi)部會商即對公文內(nèi)容涉及發(fā)文單位內(nèi)部兩個或兩個以上機構(gòu)職能的事項，由主辦機構(gòu)與有關(guān)機構(gòu)協(xié)商辦理；外部會商即對公文內(nèi)容涉及主辦單位以外其他單位職能的事項，由主辦單位牽頭，征求相關(guān)單位的意見。（2）做法 1.內(nèi)部會商 主辦機構(gòu)應主動與有關(guān)部門（機構(gòu)）協(xié)商。對協(xié)辦部門提出的不同意見認真研究，并向有關(guān)負責人如實反映和說明，提出相關(guān)建議，供領(lǐng)導決策參考。協(xié)辦部門應按規(guī)定時限答復，不能按時答復的應及時與主辦部門溝通，說明情況，協(xié)商處理。 2.外部會商 主辦單位應主動與協(xié)辦單位協(xié)商，并提出時限要求；協(xié)辦單位在時限內(nèi)給予答復，如因特殊情況不能按時回復的，應及時與主辦單位溝通并商定回復時限及方式。 3.明確范圍 一方面“涉權(quán)必會”，不遺漏必要的協(xié)商對象，爭取肯定和配合，未經(jīng)協(xié)商一致各方不得按自己意見單獨行文；另一方面為提高辦事效率，除涉權(quán)者外，應該盡量減少協(xié)商對象和控制協(xié)商范圍。 （3）會商的方式 可根據(jù)不同情況分別選用不同方式。 書面協(xié)商，即發(fā)文機關(guān)（主辦部門）將印好的公文草稿清樣送有關(guān)部門，就其中涉及該部門工作的問題征求意見，取得一致意見即可行文。 電話協(xié)商，即發(fā)文機關(guān)利用電話征求意見，取得一致意見即可行文；適用于對簡單、緊急問題的協(xié)商。 會面協(xié)商，即發(fā)文機關(guān)主動登門與協(xié)商對象會面，或通過會議、座談時進行協(xié)商，取得一致意見即可行文。7.機關(guān)負責人應當主持、指導重要公文起草工作二、公文的審核（一）公文審核的含義 審核也稱發(fā)文核稿，指公文草稿呈送負責人簽發(fā)前對文稿進行全面審查與修改的環(huán)節(jié)。（二）公文審核的作用 1.可以更好地發(fā)揮公文的作用 公文的特殊使命決定了它在文字質(zhì)量上的要求比其他文章要高。公文是溝通上下、聯(lián)系左右的工具，稍有不慎，其不良后果要遠遠超過一般的文章。2.可以保證文稿不偏離領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導人的發(fā)文意圖 公文的擬稿人大多是文秘人員，文稿不是他們的私人作品，而是代機關(guān)立言，公文寫作必須按領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導人的意圖和要求進行。但由于各方面的原因，文秘人員很難完全掌握領(lǐng)導人的意圖和要求，對工作情況的反映也很難十分準確，在結(jié)構(gòu)的安排、文字的表達、格式的處理上也難免有一些疏漏。通過審核，可以發(fā)現(xiàn)文稿中的缺點與問題并及時加以補救。所以，在實際工作中，審核也稱“把關(guān)”。 3.可以減輕領(lǐng)導的審閱負擔 如果將起草的文稿不加審核，很多不應送簽或質(zhì)量不高的文稿一并送給領(lǐng)導審閱，會給領(lǐng)導帶來不必要的負擔，降低公文處理的效率。而由專門的公文處理部門先行把關(guān)，可以節(jié)省領(lǐng)導的時間和精力。（三）公文審核的主體在機關(guān)單位中一般是以什么名義行文就由什么部門人員審核。具體包括：機關(guān)單位發(fā)文的一般文稿由其綜合辦公部門統(tǒng)一審核，具體由辦公部門負責人、業(yè)務部門負責人或秘書人員分別負責；重要文稿或上級負責人直接交辦的文稿，可以由本單位負責人親自參與審核。 一些事務性文書或內(nèi)容簡單的例行公文稿可不經(jīng)專人審核，經(jīng)由擬稿人自行檢查修改后送有關(guān)負責人核準簽發(fā)。（四）審核的內(nèi)容1.行文關(guān)：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確 是否需要行文是公文審核的第一關(guān)，把好發(fā)文關(guān)包括兩個方面：一是該不該發(fā)文；二是該以誰的名義發(fā)文。 在行文理由和依據(jù)方面務必要做到充分 其中，可發(fā)可不發(fā)的公文要堅決不發(fā)；凡在會議上已經(jīng)部署了的工作，或在報刊上已經(jīng)公開發(fā)布過的公文，一般不再重復行文；凡是能夠通過口頭匯報、請示或者可以當面協(xié)調(diào)解決的問題，不要發(fā)文。2.內(nèi)容關(guān)：內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公務相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。 對于已經(jīng)通過發(fā)文關(guān)的文稿，要仔細審查有無與國家法規(guī)、政策及上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定相抵觸之處。如果有，應及時更正，使之達到準確、嚴謹、周密、“滴水不漏”。對于規(guī)范性文稿，如條例、規(guī)定、辦法等。還要看與平級或本機關(guān)以往的有關(guān)規(guī)定是否相互矛盾，是否保持連續(xù)性。如果相互矛盾，就會在執(zhí)行過程中造成混亂，或增加往返詢問、請示、答復、解釋之類的事項。因此，對于規(guī)范性文稿，必須把好政策關(guān)和法規(guī)關(guān)，確保所涉及的政策措施切實可行。3.形式關(guān)：文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符合等用法是否規(guī)范。把好形式關(guān)，使公文準確、規(guī)范，盡可能降低失誤發(fā)生的概率。案例某區(qū)政府主管部門在代該區(qū)政府擬寫一份給某外資企業(yè)的批復文稿時，由于起草人員疏忽大意，將文稿中“需交納土地征用某某費和某某費”，誤寫為“需交納土地征用某某費或某某費”，區(qū)政府辦公室在核稿和送審過程中都沒有發(fā)現(xiàn)這一字之錯。該外企收到政府批文后，即在規(guī)定期限內(nèi)向有關(guān)部門交納了其中的一項數(shù)額少的土地征用費，而沒有交納另一項數(shù)額較大的土地征用費。直至數(shù)月后，該區(qū)有關(guān)部門發(fā)現(xiàn)這一情況，向該外企致函責詢，才發(fā)現(xiàn)區(qū)政府公文中一字之差的政策性差錯。由于該項土地征用費是國家法律規(guī)定必須交納且數(shù)額較大，區(qū)政府和有關(guān)部門只好拿著國家相關(guān)法律多次上門解釋，要求該外企盡快補交。但該外企均以區(qū)政府已有正式批復為由，不愿再交納另一項土地征用費。區(qū)政府只好采取強制措施，想迫使該企業(yè)補交。于是，該外企一紙訴狀將該區(qū)政府告上法庭。法庭經(jīng)過審理，認為該區(qū)政府的批文格式規(guī)范，文字、印章、生效時間準確無誤，應屬有效公文，判決區(qū)政府敗訴。區(qū)政府萬般無奈，又以國家法律為依據(jù)，發(fā)文撤銷已發(fā)的批復公文，并上訴法院要求判處該外企補交土地征用費。4.程序關(guān)：對需要會商的文稿在審核過程中要嚴格監(jiān)督，一旦出現(xiàn)該會商沒有會商，或會商沒有達成一致就發(fā)文的情況，概不能發(fā)文，必須按規(guī)定程序會商一致再送審。（五)公文審核的步驟與方法1.虛心求教，弄懂文稿內(nèi)容 弄懂文稿的來龍去脈和基本精神是審核工作的第一步。通常做法是把文稿粗覽一遍，遇到有疑問或不懂的地方劃上記號，并及時向擬稿單位進行調(diào)查。在整個審核過程中要牢固樹立依靠擬稿單位或擬稿人來解決問題的觀念，切忌包辦代替、自以為是、胡亂刪改。2.認真研讀，活用四把“標尺” 比較是發(fā)現(xiàn)問題的主要方法。可以從四個方面對文稿的內(nèi)容進行比較： 把文稿內(nèi)容同實際情況相比較； 把文稿中提出的觀點和將要采取的具體措施，同黨和國家的方針政策及有關(guān)規(guī)定作比較，同上級機關(guān)、平級機關(guān)以及本機關(guān)以往的有關(guān)規(guī)定作比較； 把標題同文稿內(nèi)容作比較，把發(fā)文意圖同每段每句的文字表達作比較，把文稿的各個章節(jié)進行比較；把文稿內(nèi)容和處理程序同公文處理的有關(guān)規(guī)定作比較。3.直接修改與間接修改相結(jié)合 直接修改即審核人對文稿直接改動。 當原稿在思想觀點、做法措施方面沒有問題，只需在語言文字上做些改動，或需在層次結(jié)構(gòu)上作調(diào)整時，審核人可以直接修改； 當原稿是在審核人自己的主持下起草的，自己對發(fā)文意圖和實際情況都有比較深刻的了解時可以直接修改； 當原稿基礎(chǔ)太差，無論是思想觀點還是語言文字均不合要求，撰稿人又難以勝任的情況下，審核人可以直接修改，即重新擬寫； 當時間緊迫，不允許反復修改時，審核人可以直接修改，在這種情況下，修改后的文稿一定要請原擬稿人過目，目的是讓原擬稿人幫助檢查修改后的稿子是否還有疏漏。 間接修改是指審核人不直接改動原稿，只就文稿的進一步修改提出意見和建議，供擬稿人或呈文單位參考，具體修改事宜由擬稿人酌情處理。間接修改有以下幾種情況： 原稿由業(yè)務主管部門代領(lǐng)導機關(guān)起草的，審核人對文稿中有關(guān)業(yè)務性、技術(shù)性的問題有疑問但又拿不準時，不宜直接修改； 由于原來準備著手解決的有關(guān)問題有些已不復存在，或者是出現(xiàn)了新情況，導致領(lǐng)導機關(guān)的發(fā)文意圖有所變化，需要對原稿作較大修改。可把原擬稿人找來共同研究，待雙方意見接近或一致后，再由原稿人修改。 擬稿人是新手，為了盡快提高擬稿人的寫作水平，審核人也不宜直接修改。如需返工，可以提出修改意見后退回擬稿人，搞好后再送審。 審核完畢，審核者應在發(fā)文稿紙相應欄目內(nèi)簽注姓名和日期，以示負責。案例 某市一職業(yè)學校易地擴建后，住宿生急劇增加，學生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個學生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學校準備興建一棟學生宿舍樓，但建設(shè)資金缺口較大，學校向市教育局申請撥給學生宿舍樓基建經(jīng)費。校長辦公室秘書起草了一份申請撥給學生宿舍樓基建經(jīng)費的請示（全文如下），交給校長辦公室主任審核。關(guān)于要求解決學生宿舍擁擠問題的請示市人民政府、市教育局：我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個床位兩個人睡，嚴重影響學生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達到省“兩基”標準，望上級部門給予適當支持。 XX市第二職業(yè)學校 2O1O年8月25日請你代校長辦公室主任審核這份請示，找出存在的問題，退回校長辦公室秘書修改后重新報送。審核意見1.在標題方面（1）缺少發(fā)文機關(guān)。公文標題一般應當標明發(fā)文機關(guān)。（2）請示就是“請示指示、批準”，所以標題中的“要求”二字可省去。（3）“解決學生宿舍擁擠問題”不明確，既可以是增加學生宿舍，也可以是減少住宿生人數(shù)。根據(jù)本請示內(nèi)容，應直接寫明是“解決學生宿舍樓建設(shè)資金”。2.在主送機關(guān)方面，請示只能主送一個上級主管機關(guān)，根據(jù)“誰主管，請示誰”的原則，保留“市教育局”，去掉“市人民政府”。3.在請示緣由方面（1）“基本上”表意不夠準確，應寫明“XX張床位兩個人睡”。（2）應講明準備再建一棟建筑面積為XXXX平方米的學生宿舍樓。（3）應補充說明建造學校宿舍樓所需的經(jīng)費，如果其中一部分資金是自籌的，可以寫明“目前，我校可自籌資金XX，尚缺XX萬元?！?.在請示事項方面，應寫明“懇請市教育局撥給我校學習宿舍樓建設(shè)資金XXX萬元?！?.結(jié)束語應改為“以上請示當否，請批復?！?修改后的請示XX市第二職業(yè)學校關(guān)于解決學生宿舍樓建設(shè)資金的請示市教育局：我校今年由于住宿生急劇增加，造成學生住宿十分困難，現(xiàn)在學生宿舍有XX床位是兩個人睡，不僅嚴重影響學生的身心健康，而且影響學生的學習、生活。為解決這一困難，我校決定再建一棟建筑面積為XXXX平方米的學生宿舍樓。經(jīng)有關(guān)工程人員預算，共需資金XXX萬元。目前，我校可自籌資金XX，尚缺XXX萬元。鑒次，為解決我校學生住宿困難，懇請市教育局撥給我校學習宿舍樓建設(shè)資金XXX萬元。以上請示當否，請批復。 XX市第二職業(yè)學校 2013年8月25日三、公文的簽發(fā)（一）公文簽發(fā)的含義 簽發(fā)是指機關(guān)領(lǐng)導人對送審欲發(fā)的文稿，審閱后認為應該發(fā)出時，在發(fā)文處理單的“簽發(fā)”欄中寫上印發(fā)意見并簽署姓名。審核后的文稿仍是草稿，只有簽發(fā)后的文稿才能成為定稿，從而生效。因此，簽發(fā)是公文形成的最后一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是領(lǐng)導履行職責的一種重要形式。（二）簽發(fā)的種類1.正簽 指簽發(fā)人在自身職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文。 具體情況包括：凡準備以領(lǐng)導機關(guān)名義發(fā)出的公文，都應由本機關(guān)負責人簽發(fā)。其中重要的或涉及面廣的，通常由正職領(lǐng)導或常務副職簽發(fā)；屬于某一方面業(yè)務的，由主管領(lǐng)導簽發(fā)。 凡準備以業(yè)務主管部門名義發(fā)出的公文，由業(yè)務主管部門的主要負責人簽發(fā)。2.代簽 指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)公文。 主要領(lǐng)導人因公外出，可以授權(quán)或委托其他副職領(lǐng)導人代為簽發(fā)，事后再送主要領(lǐng)導人核閱。一般性的事務性公文也可以委托辦公廳（室）的負責人簽發(fā)。原則上上行文不能代簽，下行文和平行文中的重要文件也不能代簽。3.加簽 又稱核簽，指上級機關(guān)負責人對下級機關(guān)或部門所制發(fā)公文的核準簽發(fā)。 凡欲以業(yè)務主管部門名義發(fā)出的公文，原則上應由部門負責人簽發(fā)。但當公文內(nèi)容涉及重大問題時，應送機關(guān)主管部門領(lǐng)導審閱后加簽。如縣農(nóng)業(yè)局要發(fā)一份公文，原則上由局長簽發(fā)即可。但公文內(nèi)容涉及農(nóng)業(yè)方面的一些重大措施的調(diào)整，就應主動送主管農(nóng)業(yè)的副市長加簽。 加簽過多，容易造成下級對上級的依賴性或推卸責任；同時也使上級陷入部門分管的具體事務，所以應盡量控制公文加簽的范圍和數(shù)量。4.會簽 指文稿內(nèi)容涉及兩個以上業(yè)務主管部門的職權(quán)范圍時，必須經(jīng)相關(guān)部門的負責人共同協(xié)商，并都在發(fā)文處理稿的“會簽“欄內(nèi)簽署發(fā)文的具體意見。 會簽后的文稿有兩種發(fā)布方式：一是以業(yè)務主管部門的名義聯(lián)合發(fā)文；二是以領(lǐng)導機關(guān)的名義發(fā)文。以業(yè)務主管部門的名義聯(lián)合發(fā)文，會簽完即可定稿。以領(lǐng)導機關(guān)的名義發(fā)文，會簽意見應簽在“審核”欄內(nèi)，嚴格來講叫做“會審”，經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導人簽發(fā)后才能成為定稿。 需要注意的是，無論是以領(lǐng)導機關(guān)的名義發(fā)文，還是由業(yè)務主管部門聯(lián)合發(fā)文，在公文處理過程中總有一個與文稿內(nèi)容關(guān)系最為密切的部門，這個部門就是文稿的“主辦單位”，其他部門都處于“協(xié)辦單位”的地位。會簽是在主辦單位的組織下完成的。案例一 2004年9月29日，國家林業(yè)局出臺了關(guān)于促進野生動植物可持續(xù)發(fā)展的指導意見，指出國家將大力支持果子貍等可商業(yè)性經(jīng)營利用的54種野生動物的養(yǎng)殖。但僅僅過了一個多月，在衛(wèi)生部下發(fā)的20042005年冬春季全國傳染性非典型肺炎及流感防治工作方案中，卻又要求各地加強對果子貍等野生動物和家禽接觸人群的防治工作，禁止宰殺、烹飪、銷售果子貍等野生動物和病禽。收文機關(guān)感到無所適從。案例二 據(jù)新京報報道，H市機場路高速公路收費站因30收費問題和執(zhí)行急救任務的“120”急救車發(fā)生爭執(zhí)，一名危重病患者因此被延誤救治時間而不治身亡。此事經(jīng)多家媒體披露后，引起了社會輿論的激烈批判。機場專用路有限公司所依據(jù)的紅頭文件，是H省交通廳于2000年下發(fā)是H機場專用高速公路機動車輛通行費征收管理辦法。而“120”急救中心隨車攜帶的紅頭文件是H省物價局、財政廳于2003年下發(fā)的關(guān)于對“120”急救車免征車輛通行費的通知。前一份紅頭文件沒有將醫(yī)院救護車列入免征通行費范圍，而后一份紅頭文件則明確規(guī)定，執(zhí)行緊急任務的醫(yī)院救護車免收車輛通行費。問題：1. 政令矛盾、公文打架會造成什么后果？2. 如何避免公文打架？做好公文會簽工作應把握哪些要點？分析：以上案例說明行文前必須協(xié)商一致的行文規(guī)則和公文會簽的問題。（一）公文打架造成嚴重后果 以上兩個材料中，政府或部門都是在各自職權(quán)范圍內(nèi)行文，但對關(guān)系到人民切身利益的問題卻未能夠協(xié)商一致，導致公文前后矛盾或不同部門公文內(nèi)容“撞車”，這既有損于政府作為管理者的權(quán)威和形象，又使得百姓利益受損。（二）從公文處理的角度講，行文前必須協(xié)商一致1.凡下行文中內(nèi)容涉及其他機關(guān)（部門）的職權(quán)范圍時，行文前必須由主辦機關(guān)（部門）與相關(guān)機關(guān)（部門）就問題協(xié)商一致，以維護政令統(tǒng)一。2.協(xié)商中如有分歧，主辦機關(guān)（部門）的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)；如難以取得一致意見，應由主辦機關(guān)（部門）如實列出各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，上報共同的上級機關(guān)進行協(xié)調(diào)或仲裁。3.對于未經(jīng)協(xié)調(diào)一致或裁決的這類公文，有關(guān)機關(guān)不得各自按照自己的意見向下行文，否則上級有權(quán)糾正或撤銷，以免出現(xiàn)“公文打架，百姓遭殃”的現(xiàn)象。（三）公文會簽工作需把握三項要點1.“主辦”認真牽頭，“協(xié)辦”積極配合 國務院關(guān)于克服官僚主義進一步轉(zhuǎn)變工作作風提高辦事效率有關(guān)問題的通知（國發(fā)19999號）規(guī)定，“今后部門間如有分歧意見，需請示國務院，報文前必須經(jīng)過相關(guān)部門主要負責同志親自協(xié)商。主辦部門主要負責同志主持召開協(xié)調(diào)會議，可邀請協(xié)辦部門相應負責同志出席，協(xié)辦部門負責同志必須出席”。2.明確會簽時限，誤時承擔后果 未及時答復將承擔失職或是默認的后果，相信很多部門對會簽公文都不敢掉以輕心。 國務院規(guī)定：“各部門之間征求意見或會簽文件時，協(xié)辦部門必須在七個工作日內(nèi)予以答復，否則視為失職”。 財政部要求：“在業(yè)務交叉事項辦理中，主辦局要向協(xié)辦司局提出明確和合理的辦理時限；對有時限要求的辦文，主辦司局要注明情況，如經(jīng)主辦司局催辦仍未在要求時間內(nèi)回復意見且沒有說明原因的，可以視為無不同意見，協(xié)辦司局要承擔由此帶來的不利后果?！卑不帐”O(jiān)察廳對于會簽時限有更加明確的規(guī)定：“外單位來文會簽，原則上當天來文當天會簽，最遲不超過2天。需要辦理的公文，涉及多個部門、需會商解決的公文，必須在1015個工作日辦結(jié)?！保ㄈ┕暮灠l(fā)的格式要求 文稿通過審閱，應簽寫具體的發(fā)文意見。按照規(guī)定，審批公文，主批人應明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他的審批人圈閱，應當視為同意。 簽發(fā)的格式包括簽發(fā)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)時間，三項缺一不可。 簽發(fā)意見要具體，態(tài)度要明確。要在公文處理單“簽發(fā)”欄內(nèi)明確地寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“打印發(fā)出”、“同意印發(fā)”等具體發(fā)文意見。如果任務文稿還應送有關(guān)領(lǐng)導審閱，應寫明“請XX同志審閱后印發(fā)”。尤其在會簽公文時要注明具體意見。 姓名要寫清楚，容易辨認。為了表示負責，姓名要寫完整，不能不寫姓氏，也不能只寫姓氏，不能寫除自己以外無人認識的代號。 要有簽發(fā)日期。簽發(fā)日期往往是確認成文日期的依據(jù)，一定要有該項內(nèi)容。緊急公文不僅要簽日期，如有必要還要寫清簽寫的時刻。（四）公文簽發(fā)的注意事項1要遵循先審后簽的工作程序簽發(fā)人在簽發(fā)前一定要仔細審閱文稿，不能過分依賴核稿的文秘人員。因為簽發(fā)人對自己所簽發(fā)的公文從內(nèi)容到文字都要負完全責任，如果未經(jīng)過目就簽字同意，就失去了在公文處理過程中設(shè)置“簽發(fā)”程序的實際意義。簽發(fā)人要以高度負責的態(tài)度審閱公文。重點審核公文的政治觀點是否正確、政策規(guī)定是否合法、相關(guān)措施是否可行、涉及事項是否會簽。確保公文正確無誤。2.要對文稿進行認真修改 領(lǐng)導人在審閱文稿過程中，如有直接修改意見，要按照公文處理規(guī)范，在文稿相應位置或增刪內(nèi)容，或進行改正；如系原則性修改意見，可在文件簽批單上詳細注明，退本機關(guān)公文處理崗位作進一步修改；對拿不準的內(nèi)容，及時請有關(guān)部門或人員幫助修改，直到所有問題都搞得清楚明白、沒有歧義后，才予以簽發(fā)。3.要充分履行簽發(fā)職責 簽發(fā)公文要符合簽發(fā)人的權(quán)限，簽發(fā)人要各負其責。應由主要負責人簽發(fā)的文稿，不應都授權(quán)其他負責人代簽；應由黨委、政府辦公部門負責人簽發(fā)的文稿，不要都推給黨委、政府負責人簽發(fā)。4.要符合簽發(fā)規(guī)范 字跡要清晰、易認，簽字要屬全名，不省略姓氏為，不用筆名、化名，同時要注意簽上署名的時間。 修改、簽發(fā)公文時，應當用鋼筆、簽字筆或毛筆，不得使用紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆等筆墨，以防字跡褪色、影響存檔。 修改意見要寫與文稿裝訂線相對的一側(cè)，簽發(fā)位置應在規(guī)定范圍內(nèi)，注意不要把修改意見和簽發(fā)意見寫在文稿裝訂線的一側(cè)，以免對公文裝訂立卷造成不便。 隨著辦公自動化的發(fā)展，電子公文逐漸普及。對于電子公文，機關(guān)領(lǐng)導要按照電子公文的相關(guān)規(guī)定進行修改、簽發(fā)。第二節(jié) 收文辦理公文的辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和公文管理 收文辦理即機關(guān)單位對來自外部的公文進行接收、辦理的活動，是使收文通過辦理產(chǎn)生實際效用的重要過程。包括收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。一、收文的含義和范圍（一）收文的含義 收文指收進外部送達本機關(guān)、單位的公務文書和材料，包括文件、電報、信函、內(nèi)部刊物、資料和其他文字資料、（二）收文的范圍 收文的范圍包括上級來文、下級來文和不相隸屬機關(guān)的來文 1上級來文 上級來文既包括與本部門職責相關(guān)的政策、法令、規(guī)定、指示等，即具有政策性、指導性、交辦性、參閱性的公文，也包括上級領(lǐng)導的講話材料、上級機關(guān)針對本部門的批復、上級機關(guān)編發(fā)的內(nèi)部刊物和簡報等。2下級來文 下級來文包括下級機關(guān)報送的報請類公文，如請示、報告等，也包括下級機關(guān)編發(fā)的內(nèi)刊或簡報，以及上訪信件等。3.不相隸屬機關(guān)來文 是指平級的或不相隸屬的機關(guān)與本機關(guān)之間相互商洽、詢問、征答性的公文。 此外，從收文的內(nèi)容上，收文的范圍還包括參加重要會議的通知，會上印發(fā)的會議公文及其他材料等；重要的、帶有密級的刊物、資料以及具有政治、經(jīng)濟、歷史、科學價值的公文、資料；人民來信等。二、 收文的程序收文的主要程序為簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等。（一） 簽收1. 簽收的含義簽收是公文辦理的第一道程序，指對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2. 作用一是為明確交接雙方的責任提供一種憑證；二是為了保證文件運行安全。簽收工作在基層單位一般由文秘人員直接承擔。在中上層機關(guān)，多由收發(fā)部門簽收后再向文秘部門移交。3.簽收工作的注意事項（1） 認真清點、檢查一看封口是否嚴密。如發(fā)現(xiàn)有拆封現(xiàn)象，應立即查詢，并做適當處理。二看實收份數(shù)與投遞單上的份數(shù)是否相符。如不符，應注明實收份數(shù)或暫不簽收。三看信封上的封號與投遞單或送文簿上登記的封號是否一致。如不一致，應暫不簽收，或在送文簿上注明實收公文的封號。四看信封或封套上的收文機關(guān)名稱與本機關(guān)的名稱是否相符。如屬誤投，應立即退回，以免誤事。如果轉(zhuǎn)投比退回更省事，也可代收后再轉(zhuǎn)投。（2） 鄭重簽字經(jīng)清點、檢查無誤后，收件人應在公文投遞單或送文簿上簽上自己的姓名，并注明收到的時間。時間一般寫月、日即可。但急件除注明月、日外，還要注明時和分。（3） 慎重啟封也稱拆封，即由文書人員拆閱收文。簽收之后的啟封在很多人看來是非常簡單的事情，可是如果在拆封時沒有注意到郵件的安全和郵件啟封的權(quán)限，可能會引來不必要的麻煩和問題，因此了解這方面的內(nèi)容是很多必要的。凡標明本單位、本單位負責人、本單位辦公室（中心機構(gòu)）或本部門收啟的公文，由本單位或本部門的文書人員啟封。文書人員不能拆開標有“親啟”、“保密”等記號的郵件，除非上級授予這樣的權(quán)力。因此，送本單位或本部門負責人的“親啟件”（多為負責人之間的通信），交負責人本人或其委托的秘書啟封。密件，交機要室或機要人員啟封。啟封時，文書人員要在郵件底部輕輕敲擊幾下，使郵件內(nèi)的物件落到下部，然后從上部剪開，以免損壞里面的文件或毀壞郵戳等標記。使用開封刀或者自動拆封機開啟郵件，小心取出郵件，并仔細檢查里面的物件是否全部取出。封內(nèi)填有公文回執(zhí)單的，應對照清單檢查；填有回執(zhí)單的，應當在回執(zhí)單上簽收并將回執(zhí)單退回原發(fā)機關(guān)。（二）登記收文登記是對公文的主要信息和辦理情況進行詳細記載。1. 收文登記的作用 首先，管理和保護作用。通過對收文的登記，可以把不同時間收到的不同機關(guān)發(fā)來的公文有機地聯(lián)系起來，可以更有效地保護公文的安全，從而減少公文的丟失、積壓、延誤和被竊失密的可能性。 其次，查找利用作用。在一份公文的辦理過程中，有關(guān)人員來查找公文，詢問公文的貫徹執(zhí)行或傳閱的情況，查閱有關(guān)領(lǐng)導人的批示情況，甚至尋找公文現(xiàn)在的下落等都是常有的事情。有了收文登記，可以方便查詢，一目了然。 再次，統(tǒng)計和催辦作用?？梢愿鶕?jù)收文登記掌握收文的辦理情況，及時進行催辦、清退，以便有效地防止辦文拖拉、扯皮、積壓等現(xiàn)象。 最后，責任和證據(jù)作用。收文登記后，每傳遞和交接一次都有簽收手續(xù)，都可以在登記簿上找到公文的簽收人和承辦人的簽字，這些可以作為基本的證據(jù)。如果公文在辦理過程中積壓、丟失等，通過收文登記可以很快地查明原因和責任人。這是保證公文正常、安全運轉(zhuǎn)的重要措施。2.登記的范圍 必須登記的文件、材料包括：首先，上級機關(guān)的指導性、參閱性和需要辦理的文件等；其次，下級機關(guān)請示性、報告性文件等；再次，重要的、帶有密級的刊物、資料；最后，機關(guān)內(nèi)部使用的文件、會議文件和音像文件等。不必登記的文件、材料包括：（1） 各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物；（2） 一般性的簡報；（3） 行政事務性的通知、便函、介紹信和請柬等。3.登記的方法 收文登記通常有兩種方法：（1）流水式登記法 即將收到的文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)都記載在同一登記簿上。這種登記方法的優(yōu)點是手續(xù)簡便、環(huán)節(jié)少，缺點是不便查找。（2）分類式登記法即按文件的來源分門別類，可分上級來文登記、下級來文登記、平行機關(guān)來文登記等。在較大的機關(guān)，分類還可更細，如分為中共中央文件、國務院文件、中央各部門文件、國家機關(guān)各部門文件、省委文件、省政府文件、下級機關(guān)文件等。分類登記的優(yōu)點是查找使用方便，是一種科學的公文管理方法。4.登記的形式各機關(guān)現(xiàn)在一般所采用的登記形式主要有簿式登記和卡片式登記兩種。簿式登記就是使用裝訂成冊的專用登記簿，在同一頁紙上可以登記若干文件。卡片式登記就是使用未裝訂成冊的單頁卡片登記表。每張卡片上登記一份或若干份有關(guān)的文件，如同一作者的、相同文件名稱的、送同一單位承辦的文件等?！笆瘴牡怯洷怼睘?6開紙，雙面印刷，年終時分類裝訂成冊。 案例： 小王是某大公司秘書，每天早晨上班前，要接收收發(fā)室送來的各種函件，接收時要做簽收、登記工作。今天的函件有：一封寫著總經(jīng)理姓名標明“親啟”字樣的信函，一封標有“印刷品”字樣的商業(yè)廣告，一封寫著公司人力資源部的信函，一封收件人為公司名稱的信函，一件公司市場部的特快專遞。小王首先全部清點了收文數(shù)量，確認無誤后，在傳達室的信件交接本上簽字。接著，把所有信函都登記在公司的收文登記簿上。然后，開始處理函件：第一是把總經(jīng)理的信函交到總經(jīng)理手上；第二把標有“印刷品”字樣的商業(yè)廣告直接放入廢紙收集箱內(nèi)；第三把寫著公司名稱的信函和給公司人力資源部的信函拆開并登記內(nèi)容，然后寫了擬辦意見；第四把公司市場部的特快專遞直接交到市場部。 請問小王這樣處理收文有什么問題？并說明正確的做法。點評：（1） 把所有函件都登記在公司的收文登記簿上是不合適的。私人信函不是公文，不必登記在公司收文登記簿上，廣告是公開群發(fā)的印刷品，不需登記。（2） 對于廣告，應先拆開看內(nèi)容是否與本單位業(yè)務有關(guān)，如果有關(guān)聯(lián)，可以分送相關(guān)業(yè)務部門處理，不應直接扔掉。（3） 把寫著公司人力資源部的信函拆開是不正確的。業(yè)務部門的信函可以直接交給部門去處理，不應直接拆開。（4） 市場部的特快專遞應該首先交給部門，不能夠因為是領(lǐng)導的私人信函就視作第一個處理的來文。處理收文應注意輕重緩急，凡是急件、上級領(lǐng)導部門來文要優(yōu)先處理。（三）初審 對收到的公文應當進行初審。 初審的重點是：1. 是否應當由本機關(guān)辦理；2. 是否符合行文規(guī)范；3. 文種、格式是否符合要求；4. 涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽；5. 是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審，對符合公文處理規(guī)定公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關(guān)部門處理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門，緊急公文應當明確辦理時限。對于經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明情況。（四）承辦承辦是指按機關(guān)領(lǐng)導人的批辦意見和公文本身的要求進行具體的辦理。承辦是收文辦理中的核心部分，它關(guān)系到公文內(nèi)容的落實和問題的解決，是一個關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)。承辦包括兩方面的工作內(nèi)容：一是從業(yè)務部門的工作來說，針對來文所提出的問題去具體執(zhí)行或解決辦理；二是從文書工作來說，對應辦復的文件要根據(jù)領(lǐng)導批辦意見辦理復文。1.承辦方式 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得拖延、推諉。收文的承辦工作要根據(jù)公文的內(nèi)容、領(lǐng)導人的批辦意見采取不同的承辦方式： 閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送； 批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關(guān)負責人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理； 需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門； 緊急公文應當明確辦理時限； 承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。2.擬辦 擬辦是文秘人員對收文應如何辦理提出初步意見供領(lǐng)導批辦時參考的工作過程。 擬辦的意見，是一種參謀性意見或建議，能協(xié)助領(lǐng)導及時、有效地處理文件，為領(lǐng)導節(jié)省時間和精力，提高辦文效率。提出的擬辦意見，要抓住中心，有針對性，考慮全面，切實可行，文字表述要簡明精煉。如果對一份文件有兩種以上的處理方案，要一并提出，同時提出自己的傾向性意見及理由。 提出擬辦意見的工作，有的由具體承辦人進行；有的由秘書部門的負責人進行；或者由有關(guān)業(yè)務部門的負責人進行。擬定擬辦意見的人，應當熟悉黨的方針政策和國家的法律法規(guī)，熟悉各部門的業(yè)務范圍和相互關(guān)系，了解各個重要事項的辦理程序和處理重要業(yè)務的有關(guān)規(guī)定，以便提高擬辦意見的準確性。 擬辦意見要寫在文件處理單上，要署上擬辦人姓名和日期，不可在文件上寫、畫。為使領(lǐng)導人準確地批辦，文秘人員在提出擬辦意見的同時，應把有關(guān)資料和政策依據(jù)一并附上，供領(lǐng)導批辦時參考。3.承辦的注意事項 第一，注意是否屬于本部門的職權(quán)范圍。如收文不屬于本部門的承辦范圍或不宜由本部門辦理，要及時退回交辦的文秘部門，并說明理由。 第二，注意批辦意見與公文內(nèi)容是否一致。承辦部門要認真核對批辦意見，如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導的批辦意見與公文中的具體要求存在不相一致之處，應當及時向領(lǐng)導反映，領(lǐng)導說明情況或重新批辦后再作處理。 第三，注意區(qū)分承辦目標，即區(qū)分提出擬辦意見還是貫徹執(zhí)行。凡批辦意見中要求承辦部門先提出擬辦意見的，要認真及時地提出擬辦意見，并附上有關(guān)公文和材料一并送原批辦人審批。一般情況下，秘書部門的擬辦意見在前，承辦部門的擬辦意見在后。如果明確指出要貫徹批辦意見，則承辦部門應快速回應，具體落實相關(guān)意見和指示。 第四，注意時限要求。承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得拖延。但當公文數(shù)量較多時，要分清輕重緩急，有所側(cè)重，保證要件、急件優(yōu)先辦理。（五）傳閱 是指由文書處理部門負責組織，將公文在多個部門或多位領(lǐng)導（工作人員）之間傳遞、運轉(zhuǎn)，使其了解、知悉公文所述內(nèi)容的活動。 辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。傳閱工作是文秘部門為領(lǐng)導和機關(guān)其他人員提供信息服務的重要手段和途徑。1.傳閱的方式 第一，輪輻式。這種傳閱方式以文秘人員為中心，由他們組織文件在相關(guān)人員之間傳閱。由中心點開始，先把公文送給第一個人看，看畢退回中心點，再由中心點傳送給第二個人看，看完后又退回，如此進行，直到閱完。每傳閱一個，通過中心點一次，傳閱路線的形狀形同車輪輻條，所以稱之為“輪輻式”。 這種方式的優(yōu)點是：有效控制公文，隨時掌握公文的行蹤；避免公文中途積壓或丟失；隨時調(diào)整傳閱人員的次序（已規(guī)定有傳閱次序的除外），保證公文盡快閱完。 第二，專人送傳式。為確保在很短的時間內(nèi)閱畢，并杜絕泄密，文秘人員必須嚴格按照限定的閱知范圍，親自將這種文件按指定時間迅速送達有關(guān)領(lǐng)導閱批，等待領(lǐng)導當場閱完，并進行簽名、注明時間，再由送文人直送下一位閱文領(lǐng)導，直至傳閱全程終結(jié)。 需要專人送傳的公文有兩種，一種是特急件，另一種是絕密件。這種傳閱方式具有迅速、準確、保密、高效的優(yōu)點，但占用專送人員的時間較多，如果使用過于頻繁，將會干擾領(lǐng)導人的正常工作，應從嚴掌握。 第三，接力式。這種傳閱方法是指公文在傳遞過程中不再經(jīng)由中心點，從第一個閱文人開始，閱完依次下傳，直到最后一個閱文人閱畢，再交回中心點。由于公文的行蹤難以掌握和控制，這種方法在一般情況下不宜提倡，只有在特殊情況下才偶爾使用。使用此種方式，必須嚴格填寫文件傳閱單，保證文件不會丟失和應傳閱人員范圍的覆蓋。 第四，集中傳閱式。集中傳閱式指因緊急程度或密級所要求，一份公文需在極短的時間內(nèi)由多人傳閱，而閱件人辦公地分散、采用專人傳送的方式還不能達到要求時，將閱件人集中在一起傳閱公文的方式。這種傳閱方式對于解決緊急問題或突發(fā)事件具有明顯效果，提高了辦公效率，但是將閱件人集中在一起閱讀文件，一定程度上影響了機關(guān)領(lǐng)導的正常工作，只適合在緊急事件中運用。2.傳閱的要求 第一，掌握傳閱范圍。傳閱文件范圍，是依據(jù)文件的密級程度和文件本身內(nèi)容的要求而確定的。文件傳閱范圍的確定，一般有兩種情況：一是按級別和文中已注明的閱讀范圍確定；二是按領(lǐng)導簽批范圍確定。在傳閱文件時，一定要嚴格按照規(guī)定范圍和領(lǐng)導批辦范圍組織傳閱。 第二，傳閱文件不要“橫傳”。傳閱文件應以文秘人員為中心，組織傳閱路線。不允許拋開文秘人員在應閱人員之間自行橫傳，以免傳閱的文件失去控制，造成文件的積壓、丟失與下落不明等情況。 第三，控制文件運行。傳閱文件最突出的要求，就是一個“快”字，文件開始傳閱后，文書人員要及時了解和掌握文件的運行情況，要了解有關(guān)領(lǐng)導人和各部門的工作活動規(guī)律與時間安排，以便適當調(diào)整閱讀次序，不使文件在閱讀者手中積壓。 第四，積極利用并發(fā)展多種傳閱方式。如開辟閱文室，設(shè)置內(nèi)部布告欄，應用傳真機、計算機網(wǎng)絡等通信手段傳閱文件，以及以會議形式集中送達文件等。 第五，要建立必要的傳閱手續(xù)和制度。要隨文件附上傳閱登記單，閱文人員閱后要簽署姓名和寫明時間，不要只畫圈了事，以免發(fā)生漏閱和責任不清等情況。案例 某公司要在全公司范圍內(nèi)以公開競聘形式選聘中層管理人員。按照領(lǐng)導要求，公文下發(fā)到每個部門，要求全員傳閱，每一個符合條件的員工要在文件上簽字。秘書小李到每一個部門下發(fā)了這份文件，請在辦公室的職員告知辦公室其他人，大家互相抓緊傳看，并告知符合條件的員工要在文件上簽字。下班時，小李去回收文件，結(jié)果有的部門一個員工都沒有簽字，有的部門不論是否符合報名條件，全部都簽名了，