專業(yè)化運(yùn)營(yíng)構(gòu)筑采購(gòu)管理體系范文

精選優(yōu)質(zhì)辦公范文專業(yè)化運(yùn)營(yíng)構(gòu)筑采購(gòu)管理體系一、研究背景傳統(tǒng)的采購(gòu)體系往往采用項(xiàng)目經(jīng)理全生命周期的縱向責(zé)任制，從需求收集、采購(gòu)實(shí)施到合同的簽署與執(zhí)行，全流程均由同一角色擔(dān)任。此模式日暴露出兩方面的問題：一是在風(fēng)險(xiǎn)方面，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)前段采購(gòu)實(shí)施和后期合同執(zhí)行具有完全支配權(quán)，缺乏有效的前后端互相監(jiān)督機(jī)制；二是在專業(yè)化方面，項(xiàng)目經(jīng)理需要兼顧需求調(diào)查、采購(gòu)實(shí)施等各方面工作，勢(shì)必造成精力過于分散，從而影響效率。為了適應(yīng)集中采購(gòu)業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高效率，防范風(fēng)險(xiǎn)，淄礦集團(tuán)把采購(gòu)過程與合同執(zhí)行前后拆開，由運(yùn)營(yíng)支撐部門負(fù)責(zé)合同簽訂后的集采執(zhí)行。隨后根據(jù)集采業(yè)務(wù)的發(fā)展，將需求管理也獨(dú)立出來，供應(yīng)商和質(zhì)量、稽核管理分別由專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，使得獨(dú)立后的每個(gè)環(huán)節(jié)都能夠做精、做深。目前，廣東移動(dòng)已經(jīng)打造出了需求、實(shí)施、執(zhí)行、內(nèi)控、供應(yīng)商管理相分離的“五環(huán)相扣”的采購(gòu)運(yùn)營(yíng)體系，有效地提高了效率，降低了風(fēng)險(xiǎn)。二、“五環(huán)”體系制定思路分工能帶來各環(huán)節(jié)專業(yè)化能力的提升，并提高生產(chǎn)效率，但分工同樣也會(huì)帶來協(xié)作問題，影響效率經(jīng)，只有分工后帶來專業(yè)化能力的提升，且各環(huán)節(jié)前后協(xié)同，才是高效運(yùn)作的分工，才是合適有益的分工。基于這一研究思路，淄礦集團(tuán)從專業(yè)分工出發(fā)，搭建了“五環(huán)相扣”的高效率、低風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)運(yùn)營(yíng)體系，即主要將采購(gòu)管理按專業(yè)劃分為需求管理、采購(gòu)實(shí)施、合同執(zhí)行、內(nèi)控稽核、供應(yīng)商管控五個(gè)相互獨(dú)立的環(huán)節(jié)，通過專業(yè)的分工和高效的協(xié)作提高生產(chǎn)效率。加強(qiáng)需求管理需求管理由被動(dòng)接收調(diào)整為主動(dòng)開展，前端由需求歸口管理部門把控需求合理性、審核需求，建立統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)語言；后端由需求管理科室統(tǒng)籌需求、把控進(jìn)度。歸口管理部門與需求管理科室之間通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一語言，解決技術(shù)部門與采購(gòu)部門之間的語言隔閡，保障項(xiàng)目的快速實(shí)施。1.精細(xì)分工，強(qiáng)化需求歸口管理深化需求歸口管理，建立采購(gòu)目錄的管理映射關(guān)系，明確產(chǎn)品級(jí)的省本部需求歸口管理部門，細(xì)化需求歸口管理的分工界面，完善需求歸口管理的分工界面，完善需求歸口管理的工作模式與工作流程，進(jìn)一步加強(qiáng)需求整合，推進(jìn)由需求歸口管理到集中管理的轉(zhuǎn)變，建立季度和月度供需對(duì)接機(jī)制：通過季度和月度需求對(duì)接，提前跟蹤和預(yù)測(cè)需求，及時(shí)反饋存在的困難和問題，加強(qiáng)需求的動(dòng)態(tài)化管理。2.崗位獨(dú)立，采購(gòu)需求集中管理將需求管理崗位獨(dú)立，使得項(xiàng)目經(jīng)理可以集中精力考慮如何對(duì)需求進(jìn)行管控，不再局限于之前自己負(fù)責(zé)的幾個(gè)產(chǎn)品，而是站在全局的高度，以品類為維度，統(tǒng)籌需求，進(jìn)行需求分析整合。一方面逐步整合個(gè)性類似的需求，減少采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量，優(yōu)化采購(gòu)資源配置。另一方面將需求后評(píng)估納入供應(yīng)鏈績(jī)效考核體系，考察需求偏離度、需求整合度、突發(fā)需求次數(shù)、需求上報(bào)及時(shí)率等要素。采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)實(shí)施獨(dú)立分工后，廣東移動(dòng)主要通過搭建品類管理體系，設(shè)置品類經(jīng)理，實(shí)現(xiàn)各品類的專業(yè)采購(gòu)管理，同時(shí)通過制定標(biāo)準(zhǔn)化模板，進(jìn)一步提高采購(gòu)實(shí)施效率。1.品類管理，提高能力以品類管理為抓手，加強(qiáng)前端技術(shù)、供應(yīng)商尋源、市場(chǎng)環(huán)境分析、采購(gòu)策略分析等主要采購(gòu)環(huán)節(jié)的介入，通過鍛造品類經(jīng)理的專業(yè)能力來提升采購(gòu)實(shí)施的生產(chǎn)效率。2.標(biāo)準(zhǔn)化模板，提高效率為了進(jìn)一步提高采購(gòu)效率，淄礦集團(tuán)持續(xù)開發(fā)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化工具，以采購(gòu)品類標(biāo)準(zhǔn)化為抓手，歷經(jīng)請(qǐng)購(gòu)模板標(biāo)準(zhǔn)化、合同標(biāo)準(zhǔn)化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、文件標(biāo)準(zhǔn)化、采購(gòu)策略標(biāo)準(zhǔn)化和模版標(biāo)準(zhǔn)化、基本形成了一套較為完善的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化工具。集采執(zhí)行在配額專人管控的，采購(gòu)過程實(shí)施與結(jié)果分配職權(quán)分離。由采購(gòu)實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理將集中采購(gòu)結(jié)果的供應(yīng)商及規(guī)模數(shù)量、單價(jià)、總額移交配額管理員，再由配額管理員進(jìn)行配額分配管理。同時(shí)配額管理員每月對(duì)所有配額的數(shù)量、金額、期限進(jìn)行分析并預(yù)警，對(duì)于配額數(shù)量達(dá)到預(yù)警線的產(chǎn)品，制定解決方案通報(bào)和預(yù)估解決時(shí)間，通過對(duì)整體配額的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理，有效地避免了配額斷檔情況的發(fā)生，更好地支撐了全集團(tuán)公司生產(chǎn)。1.“定期分配+資源池投放”的管理模式在配額管控過程中，針對(duì)產(chǎn)品執(zhí)行不均衡、配額下單不及時(shí)等問題，淄礦集團(tuán)制訂了“定期分配+資源投放池”配額分配方式，按季度進(jìn)行分配并滾動(dòng)回收，輔以緊急追加流程，更準(zhǔn)確、及時(shí)地滿足地市及各部門的配額需求，提高配額使用效率，有效避免了各供應(yīng)商配額執(zhí)行不均衡或配額下單不及時(shí)等情況的發(fā)生。2.基于品類特性分類的精細(xì)管理模式隨著集采范圍擴(kuò)大，配額管控的產(chǎn)品和服務(wù)差異化逐步突顯，廣東移動(dòng)進(jìn)一步加強(qiáng)精細(xì)化管理，根據(jù)配額產(chǎn)品服務(wù)類別、需求數(shù)量、采購(gòu)頻次等因素，將配額分為通用、常規(guī)、關(guān)注、統(tǒng)籌。3.配額主動(dòng)預(yù)警模式對(duì)執(zhí)行超過70%的配額或有效期不足100天的框架合同系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警，同時(shí)對(duì)于超配額執(zhí)行或超有效期執(zhí)行的采購(gòu)訂單自動(dòng)攔截，使其無法創(chuàng)建，對(duì)于包含非標(biāo)物料的訂單自動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)提示，提升審批層級(jí)。內(nèi)控稽核內(nèi)控管理體系主要通過建立事前、事中、事后三道風(fēng)險(xiǎn)防線防控風(fēng)險(xiǎn)。1事前制度建設(shè)在事前主要是從制度入手，通過優(yōu)化采購(gòu)規(guī)章制度、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控舉措，為采購(gòu)提供風(fēng)險(xiǎn)防控制度保障。2.事中風(fēng)險(xiǎn)地圖在事中主要從采購(gòu)尋源主流程、采購(gòu)物流關(guān)鍵管理領(lǐng)域和關(guān)鍵人員管理三個(gè)方面入手，由“點(diǎn)”連“線”到“面”，形成風(fēng)險(xiǎn)地圖，為采購(gòu)實(shí)施人員提供風(fēng)險(xiǎn)指引。3.事后巡檢機(jī)制在事后主要通過例行巡檢機(jī)制，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)實(shí)施和合同執(zhí)行階段存在的不足，通過剖析問題、解決問題，沉淀經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，指導(dǎo)下一期采購(gòu)工作，使采購(gòu)工作逐步趨于完善。供應(yīng)商管理隨著市場(chǎng)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，合作的供應(yīng)商規(guī)模也日漸增加，為了更好地歸口管理供應(yīng)商，淄礦集團(tuán)將供應(yīng)商管理職能從運(yùn)營(yíng)支撐職能中剝離出來，通過對(duì)供應(yīng)商的分級(jí)分類管理，搭建起獎(jiǎng)懲分明的供應(yīng)商管理體系。1.懲罰機(jī)制懲罰機(jī)制主要是借助供應(yīng)商黑名單和灰名單管理來實(shí)現(xiàn)，通過黑名單和灰名單的常態(tài)化管理，凈化招標(biāo)采購(gòu)環(huán)境，驅(qū)動(dòng)供應(yīng)商理性競(jìng)爭(zhēng)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制主要是針對(duì)服務(wù)態(tài)度好、履約能力強(qiáng)的供應(yīng)商，為其提供相關(guān)優(yōu)惠政策以及質(zhì)量快檢、付款提速、服務(wù)站VIP通道、訂單融資加速服務(wù)、提高到貨款比例等優(yōu)惠措施。3.后評(píng)估機(jī)制后評(píng)估機(jī)制主要是通過綜合考評(píng)，對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的每張訂單實(shí)行日常的、客觀的、全方位的績(jī)效評(píng)價(jià)，并將評(píng)價(jià)結(jié)果用于下期集采推薦和采購(gòu)方案，形成閉環(huán)。四、總結(jié)與展望需求管理、采購(gòu)實(shí)施合同執(zhí)行、內(nèi)控稽核、供應(yīng)商管控相分離的“五環(huán)相扣”的采購(gòu)運(yùn)營(yíng)體系，很好地適應(yīng)了淄礦集團(tuán)當(dāng)前采購(gòu)管理的要求，