董事長秘書崗位說明書.doc

.上海同泰火安科技有限公司董事長秘書崗位描述（2016-9-1 討論稿）一、部門功能與職責(zé)表部門描述部門名稱董事辦組織代碼（待定）：上一層主管：董事長直接主管： 董事長直接下屬人員： 組織關(guān)系 總經(jīng)辦 市場研發(fā)中心 營銷中心工程服務(wù)中心財務(wù)中心人事行政中心制造中心審計專員董事長助理人事顧問財務(wù)顧問市場顧問法律顧問董事長秘書董事長主要功能是協(xié)助董事長處理各項事務(wù)的行政人員。主要功能包括：處理董事辦日常工作事務(wù)、處理文件、組織安排及接見事項、相關(guān)會議工作、協(xié)助董事長對各部門工作的協(xié)調(diào)和工作任務(wù)下達。主要工作職責(zé)主要工作職責(zé)主要權(quán)責(zé)關(guān)系擬定/建議參與執(zhí)行審核決定/批準(zhǔn)1、董事長辦公室文件分類整理及清潔維護。2、董事長出差期間隨行，并安排好吃、住、行的全部工作。3、掌握好董事長的日常安排，做好接見訪客預(yù)約及登記工作。4、起草、打印、登記和存檔董事辦簽發(fā)文件。5、收發(fā)郵件、信函并及時交由董事辦處理。6、匯總各部門報銷單等相關(guān)文件定時交由董事長簽字確認(rèn)。7、協(xié)助董事辦對公司運作和各職能部門進行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系、任務(wù)下達。8、下傳董事長下達的任務(wù)目標(biāo)，上傳各部門情況、問題及意見。9、配合董事長處理外部公共關(guān)系，必要時出席適量的宴會應(yīng)酬。10、跟進落實公司董事辦會議等公司會議紀(jì)要。11、起草整理公司董事辦會議材料，及開會前必要的布置準(zhǔn)備工作。12、保守公司秘密。二、部門權(quán)責(zé)關(guān)系的定義1、擬定-起草、制定；2、建議-通常是指針對一個人或一件事的客觀存在，提出自己的見解或意見，使其具備一定的改革和改良的條件，向著更加良好的、積極的方面去完善和發(fā)展；3、參與-介入和參加； 4、執(zhí)行-按一定的規(guī)定、要求、結(jié)構(gòu)、流程做事；5、審核-按一定的規(guī)定、要求、結(jié)構(gòu)、流程，為上一級主管審批提出預(yù)審意見；6、決定（批準(zhǔn)）-對事情做出最終的批準(zhǔn)或斷定。三、董事長秘書任職資格生理要求年齡35歲以下性別不限健康要求身體健康，無已檢查出但尚未治愈、不適合本崗位緊張工作的嚴(yán)重疾病及精神障礙疾病其他 要求容貌端正，五官四肢等無殘疾教育和經(jīng)驗教育背景本科學(xué)歷及以上【說明】包含學(xué)歷要求與專業(yè)要求：工作 經(jīng)驗3年及以上大中型企業(yè)董事長秘書相關(guān)工作經(jīng)驗【說明】包含工作經(jīng)驗與年限要求，以及管理團隊大小：例如：3年以上人力資源主管工作經(jīng)驗應(yīng)符合1年以上且不少于3人及以上團隊的管理經(jīng)驗；具有主持開發(fā)、管理和維護工程項目經(jīng)驗等。資格認(rèn)證/專業(yè)培訓(xùn)具有行政管理、文秘基礎(chǔ)職稱資格【說明】包含本職位所要求的基本資格證書或必要的培養(yǎng)經(jīng)驗。例如具有二級人力資源管理師資格證書專業(yè)知識和技能獨立、熟練運用的專業(yè)知識與技能1、具有比較全面的行政、文秘知識 2.具備較強的執(zhí)行能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、計劃和組織能力【說明】完成本職位工作所需的基礎(chǔ)知識，例如：1. 掌握管理學(xué)、人力資源管理、組織行為等相關(guān)管理知識，能夠進行下屬員工工作分配、落實工作計劃、對工作結(jié)果進行考核評價等管理工作2. 掌握工作相關(guān)法律知識，了解其他法律知識，并能夠運用于工作之中，確保企業(yè)的人力資源管理在合法的條件下運行3、 掌握HR管理各種模塊操作的運用原理，并具有一定的實踐經(jīng)驗，可綜合利用各種人力資源知識處理員工之間的糾紛與抱怨等問題專業(yè)技能，例如：1、 運用不同的媒介清楚地將信息或想法傳達給個人或團體，使其完全了解2、 確認(rèn)了解爭議、問題和機會；比較不同來源的資料找出結(jié)論；使用有效方法選擇行動或發(fā)展適宜的解決方案；3、 通過溝通與組織內(nèi)外部人員達成某種共識的能力4、 替自己與他人建立一套行動細(xì)項，確保工作有效完成5、 激發(fā)、引導(dǎo)他人的熱情，以保證既定目標(biāo)的實現(xiàn)個人素質(zhì)原則性、自信心、誠信意識、服務(wù)意識、主動性和親和力【說明】本崗位需要強調(diào)的職業(yè)素養(yǎng)其它特殊要求【說明】有15-20%時間需要外地出差，等四、董事長秘書的職級、薪酬結(jié)構(gòu)及績效考核辦法1、職級：管理*級（待定）2、薪酬與福利： 項目比重%金額（萬元）備注一、期望年收入100其中：1.核定按月固定發(fā)放的總額80總額平均分解到月度，試用期按不低于核定標(biāo)準(zhǔn)的80%2.核定按月考核浮動發(fā)放的基數(shù)20（同上）3.核定按年度考核浮動發(fā)放的基數(shù)二、福利1.按國家相關(guān)規(guī)定辦理2.由企業(yè)自主決定的福利根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際盈利和效益穩(wěn)步實施3.人力資源經(jīng)理績效考核辦法部門KPIKPI目標(biāo)名稱權(quán)重%計算 單位目標(biāo)計算口徑一年度1001、公司凈利潤15%萬元待定（實際-目標(biāo)）/100%2、公司銷售收入25%萬元待定（實際-目標(biāo)）/100%3、每萬元人事費用的投入產(chǎn)出20%萬元待定（實際-目標(biāo)）/100%4、歸口管理費用預(yù)算達成率10%萬元待定含租金、水電、辦公用品、勞防用品、清潔、車輛消耗等（實際-目標(biāo)）/100