檔案管理體系.doc

資料與信息管理規(guī)定第一條 為適應(yīng)集團(tuán)公司新的組織架構(gòu)，明確資料管理程序,按照國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和地方的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司的實(shí)際情況，特制定本管理辦法。工程資料是建筑施工的一個(gè)重要組成部分，是建筑工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，是城建檔案的重要組成部分。 第二條 工程資料指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖等內(nèi)容，一般包括如下資料： (一)工程準(zhǔn)備階段文件 1立項(xiàng)文件：項(xiàng)目建議書及審批意見、可行性研究報(bào)告及審批意見、關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、專家建議文件、調(diào)查資料用項(xiàng)目評(píng)估研究材料。 2建設(shè)用地、征地、拆遷文件：選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見通知書，用地申請(qǐng)報(bào)告及建設(shè)用地批準(zhǔn)書，拆遷安置意風(fēng)、協(xié)議、方案等，建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件、劃撥建設(shè)用地文件。 3勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件調(diào)查、地震調(diào)查、地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告、申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書、初步設(shè)計(jì)圖紙和說明，技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說明、審定設(shè)計(jì)方案通知書及審查意見、有關(guān)行政主管部門(交通、園林、環(huán)保、通訊等)批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議，施工圖及其說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、政府有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見。 4招投標(biāo)文件：勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件及承包合同、施工招投標(biāo)文件及承包合同、工程監(jiān)理招投標(biāo)文件及監(jiān)理委托合同。 5開工審批文件：建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件及批復(fù)文件、規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件夾和圖紙、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件、建設(shè)工程開工審查表、建設(shè)工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。 6建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人：工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)(項(xiàng)目經(jīng)理部)及負(fù)責(zé)人名單、工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)(項(xiàng)目監(jiān)理部)及負(fù)責(zé)人名單、工程項(xiàng)目施工管理機(jī)構(gòu)(施工項(xiàng)目經(jīng)理部)及負(fù)責(zé)人名單。 (二)施工及工程竣工驗(yàn)收階段文件 1施工組織設(shè)計(jì)； 2施工圖設(shè)計(jì)文件會(huì)審、技術(shù)交底記錄； 3設(shè)計(jì)變更通知單、洽商記錄； 4原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出在質(zhì)量合格證書、出廠檢(試)驗(yàn)報(bào)告和復(fù)試報(bào)告(須一一對(duì)應(yīng))： 5施工試驗(yàn)資料； 6施工記錄； 7測(cè)量復(fù)核及預(yù)檢記錄； 8隱蔽工程檢查記錄； 9工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料； 10使用功能試驗(yàn)記錄； 11事故報(bào)告； 12工程竣工測(cè)量資料； 13工程竣工圖； 14竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收鑒定書、建設(shè)單位竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、施工單位竣工報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)單位質(zhì)量檢查報(bào)告、工程監(jiān)理評(píng)估報(bào)告等。第三條 竣工資料收集的方法 (一)按建設(shè)程序進(jìn)行收集 按建設(shè)程序收集工程資料，首先要掌握工程從立項(xiàng)到審批、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的工程資料，并在每一項(xiàng)工作、每一道工序結(jié)束或告一段落時(shí)，及時(shí)收集該階段的工程資料，做到工程資料的收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行。 (二)定期收集 根據(jù)建設(shè)程序，每道工序的工程資料因種種原因，不可能一步到位，這就要求建設(shè)單位采取相應(yīng)的措施，定期上門催交。 (三)工程竣工前突擊收集 在這個(gè)階段，各參建單位因?yàn)楣こ探咏猜暎荚谧鲭x場(chǎng)的準(zhǔn)備，且各項(xiàng)工作相應(yīng)也告一段落，以前不能一步到位的資料大多也辦理完畢，正是我們收集竣工資料的大好時(shí)機(jī)，抓住這一時(shí)機(jī)將收到事半功倍的效果。 (四)工程竣工后跟蹤收集 建設(shè)工程在竣工驗(yàn)收時(shí)和驗(yàn)收后形成一個(gè)不定式數(shù)量的竣工資料，我們應(yīng)根據(jù)此時(shí)資料形成的規(guī)律，實(shí)行跟蹤的方法，及時(shí)收集工程竣工資料。第四條 工程竣工資料收集的要求(一)必須貫徹集中統(tǒng)一管理工程竣工檔案的原則 集中統(tǒng)一管理國家全部檔案，是我國檔案工作基本原則的核心。任何單位開展檔案工作時(shí)都必須遵守這一原則。集中統(tǒng)一管理原則也是做好工程竣工資料工作的根本指導(dǎo)原則，是否貫徹這一原則是檢驗(yàn)竣工資料質(zhì)量的首要標(biāo)準(zhǔn)。(二)要遵循竣工資料的自然形成規(guī)律 遵循工程竣工資料的自然形成規(guī)律，有助于我們掌握建設(shè)程序各個(gè)環(huán)節(jié)形成的資料，我們收集工程竣工資料的過程，實(shí)際上也是工程建設(shè)程序中的一個(gè)環(huán)節(jié)。工程竣工資料的收集和歸檔，必須符合建設(shè)活動(dòng)的規(guī)律，只有這樣才能既做到集中統(tǒng)一管理，保證工程竣工檔案的完整、準(zhǔn)確，又不影響現(xiàn)行工作的使用。 (三)要保證工程竣工資料的完整準(zhǔn)確 竣工資料的完整、準(zhǔn)確，是保證工程竣工檔案質(zhì)量的關(guān)健。完整、準(zhǔn)確的工程竣工檔案，可以充分發(fā)揮憑證、查考作用和科技儲(chǔ)備作用；而不完整和不準(zhǔn)確的工程竣工檔案，其價(jià)值大大降低，在許多情況下，不僅會(huì)影響其憑證、查考作用，甚至?xí)鹣喾吹淖饔?，給工作造成損失。第五條 工程資料的編制、整理，依據(jù)國家、地方現(xiàn)行的有關(guān)工程建設(shè)的法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行及我司相關(guān)管理制度、集團(tuán)公司相關(guān)管理制度。 第六條 工程資料收集管理職責(zé)施工單位負(fù)責(zé)工程資料的收集、整理、歸檔、保管工作、組卷及移交建設(shè)單位對(duì)施工單位工程資料管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)對(duì)竣工資料進(jìn)行審核監(jiān)理單位設(shè)計(jì)單位第七條 資料審核及移交流程收集部門審核流程移交流程建設(shè)單位項(xiàng)目組項(xiàng)目綜合管理辦公室總工程師總經(jīng)理（另行規(guī)定的按其規(guī)定執(zhí)行）項(xiàng)目組項(xiàng)目綜合管理辦公室（資料室）檔案室監(jiān)理單位監(jiān)理單位項(xiàng)目組項(xiàng)目綜合管理辦公室總工程師（總經(jīng)理）監(jiān)理單位項(xiàng)目組項(xiàng)目綜合管理辦公室檔案室施工單位施工單位項(xiàng)目組項(xiàng)目綜合管理辦公室總工程師（總經(jīng)理）施工單位項(xiàng)目組項(xiàng)目綜合管理辦公室檔案室設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)單位項(xiàng)目組項(xiàng)目綜合管理辦公室總工程師（總經(jīng)理）設(shè)計(jì)單位項(xiàng)目組項(xiàng)目綜合管理辦公室檔案室第八條 資料收集