檔案管理體系.doc

資料與信息管理規(guī)定第一條 為適應集團公司新的組織架構，明確資料管理程序,按照國家規(guī)范、標準和地方的有關規(guī)定，結合集團公司的實際情況，特制定本管理辦法。工程資料是建筑施工的一個重要組成部分，是建筑工程進行竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建和擴建的重要依據(jù)，是城建檔案的重要組成部分。 第二條 工程資料指在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖等內(nèi)容，一般包括如下資料： (一)工程準備階段文件 1立項文件：項目建議書及審批意見、可行性研究報告及審批意見、關于立項有關的會議紀要、專家建議文件、調(diào)查資料用項目評估研究材料。 2建設用地、征地、拆遷文件：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書，用地申請報告及建設用地批準書，拆遷安置意風、協(xié)議、方案等，建設用地規(guī)劃許可證及附件、劃撥建設用地文件。 3勘察、測繪、設計文件：工程地質勘察報告、水文地質勘察報告、自然條件調(diào)查、地震調(diào)查、地形測量和撥地測量成果報告、申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書、初步設計圖紙和說明，技術設計圖紙和說明、審定設計方案通知書及審查意見、有關行政主管部門(交通、園林、環(huán)保、通訊等)批準文件或取得的有關協(xié)議，施工圖及其說明、設計計算書、政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見。 4招投標文件：勘察設計招投標文件及承包合同、施工招投標文件及承包合同、工程監(jiān)理招投標文件及監(jiān)理委托合同。 5開工審批文件：建設項目列入年度計劃的申報文件及批復文件、規(guī)劃審批申報表及報送的文件夾和圖紙、建設工程規(guī)劃許可證及附件、建設工程開工審查表、建設工程施工許可證、工程質量監(jiān)督手續(xù)。 6建設、施工、監(jiān)理機構及負責人：工程項目管理機構(項目經(jīng)理部)及負責人名單、工程項目監(jiān)理機構(項目監(jiān)理部)及負責人名單、工程項目施工管理機構(施工項目經(jīng)理部)及負責人名單。 (二)施工及工程竣工驗收階段文件 1施工組織設計； 2施工圖設計文件會審、技術交底記錄； 3設計變更通知單、洽商記錄； 4原材料、成品、半成品、構配件、設備出在質量合格證書、出廠檢(試)驗報告和復試報告(須一一對應)： 5施工試驗資料； 6施工記錄； 7測量復核及預檢記錄； 8隱蔽工程檢查記錄； 9工程質量檢驗評定資料； 10使用功能試驗記錄； 11事故報告； 12工程竣工測量資料； 13工程竣工圖； 14竣工驗收文件：工程竣工驗收鑒定書、建設單位竣工驗收報告、施工單位竣工報告、勘察設計單位質量檢查報告、工程監(jiān)理評估報告等。第三條 竣工資料收集的方法 (一)按建設程序進行收集 按建設程序收集工程資料，首先要掌握工程從立項到審批、設計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的工程資料，并在每一項工作、每一道工序結束或告一段落時，及時收集該階段的工程資料，做到工程資料的收集與工程建設同步進行。 (二)定期收集 根據(jù)建設程序，每道工序的工程資料因種種原因，不可能一步到位，這就要求建設單位采取相應的措施，定期上門催交。 (三)工程竣工前突擊收集 在這個階段，各參建單位因為工程接近尾聲，都在做離場的準備，且各項工作相應也告一段落，以前不能一步到位的資料大多也辦理完畢，正是我們收集竣工資料的大好時機，抓住這一時機將收到事半功倍的效果。 (四)工程竣工后跟蹤收集 建設工程在竣工驗收時和驗收后形成一個不定式數(shù)量的竣工資料，我們應根據(jù)此時資料形成的規(guī)律，實行跟蹤的方法，及時收集工程竣工資料。第四條 工程竣工資料收集的要求(一)必須貫徹集中統(tǒng)一管理工程竣工檔案的原則 集中統(tǒng)一管理國家全部檔案，是我國檔案工作基本原則的核心。任何單位開展檔案工作時都必須遵守這一原則。集中統(tǒng)一管理原則也是做好工程竣工資料工作的根本指導原則，是否貫徹這一原則是檢驗竣工資料質量的首要標準。(二)要遵循竣工資料的自然形成規(guī)律 遵循工程竣工資料的自然形成規(guī)律，有助于我們掌握建設程序各個環(huán)節(jié)形成的資料，我們收集工程竣工資料的過程，實際上也是工程建設程序中的一個環(huán)節(jié)。工程竣工資料的收集和歸檔，必須符合建設活動的規(guī)律，只有這樣才能既做到集中統(tǒng)一管理，保證工程竣工檔案的完整、準確，又不影響現(xiàn)行工作的使用。 (三)要保證工程竣工資料的完整準確 竣工資料的完整、準確，是保證工程竣工檔案質量的關健。完整、準確的工程竣工檔案，可以充分發(fā)揮憑證、查考作用和科技儲備作用；而不完整和不準確的工程竣工檔案，其價值大大降低，在許多情況下，不僅會影響其憑證、查考作用，甚至會起相反的作用，給工作造成損失。第五條 工程資料的編制、整理，依據(jù)國家、地方現(xiàn)行的有關工程建設的法律、法規(guī)、規(guī)范、標準執(zhí)行及我司相關管理制度、集團公司相關管理制度。 第六條 工程資料收集管理職責施工單位負責工程資料的收集、整理、歸檔、保管工作、組卷及移交建設單位對施工單位工程資料管理進行業(yè)務指導，并對其進行監(jiān)督和檢查。負責對竣工資料進行審核監(jiān)理單位設計單位第七條 資料審核及移交流程收集部門審核流程移交流程建設單位項目組項目綜合管理辦公室總工程師總經(jīng)理（另行規(guī)定的按其規(guī)定執(zhí)行）項目組項目綜合管理辦公室（資料室）檔案室監(jiān)理單位監(jiān)理單位項目組項目綜合管理辦公室總工程師（總經(jīng)理）監(jiān)理單位項目組項目綜合管理辦公室檔案室施工單位施工單位項目組項目綜合管理辦公室總工程師（總經(jīng)理）施工單位項目組項目綜合管理辦公室檔案室設計單位設計單位項目組項目綜合管理辦公室總工程師（總經(jīng)理）設計單位項目組項目綜合管理辦公室檔案室第八條 資料收集