物業(yè)管理客戶投訴分析與處理技巧方法(易) PPT課件

1 物業(yè)管理客戶投訴分析與處理技巧 方法 By BensonLuoMay 2015 2 課程內(nèi)容大綱 第一部分 客戶投訴事件分析1 1引起投訴因素分析1 2客戶投訴心理與類型分析1 3客服人員應訴心理分析與應對技巧第二部分 投訴處理程序與技巧2 1投訴處理原則2 2投訴處理程序2 3投訴處理技巧 方法2 4減少投訴的方法與建議 3 要求 每人在3分鐘內(nèi) 列舉出你所遇到的客戶投訴 任務一 4 引起投訴事件因素分析 5 客戶投訴時心理因素分析 客戶是否把不滿變成投訴行為 取決因素 6 客戶投訴時常采用的方式 7 客服人員應訴時心理分析 8 客服人員應訴時基本原則 不論客戶是否友善微笑是第一原則不要表現(xiàn)出不屑一顧的態(tài)度不要有鐵路警察各管一段的心態(tài)加強自身的學習 熟悉法律法規(guī) 以理服人 以法制本 9 任務二 要求 分組在5分鐘內(nèi) 按你所抽到的投訴事件進行處理 10 處理投訴之應對技巧 不同投訴者類型響應方式 11 處理投訴之應對技巧 不同投訴者類型響應方式 12 處理投訴之應對技巧 不同投訴者類型響應方式 13 客戶投訴處理原則 14 處理客戶投訴的過程 15 處理投訴的步驟 7總結經(jīng)驗教訓 點頭 微笑 眼神 態(tài)度誠懇 用直接封閉式的發(fā)問方式 溫和語調用客戶可以接受的方式服務禮貌用語適當?shù)闹w語言及微笑 眼神接觸 用行動字眼肯定的語氣 直接 簡短 清楚 要有準備語句簡單直接感激的語氣來結束對話 注意事項 16 任務三 要求 每組在3分鐘內(nèi) 按所抽到的投訴事件再次進行處理 17 客戶投訴處理之技巧 客戶服務過程中 要關注的不是我們的感覺而是客戶的感覺 要理解業(yè)戶的抱怨 永遠不要生氣 因為生氣往往會使簡單的事情變得復雜而不易解決 告訴對方你十分理解他現(xiàn)在的心情 并盡快作出反應 如拿起筆立即進行記錄 這樣對方就會有一種被重視的感覺 火氣就會消一些 融入感情 分析令對方惱怒的真正原因 甚至可以告訴對方你也曾有過類似的經(jīng)歷 使雙方產(chǎn)生共鳴 傾聽對方敘述 不要打斷話頭 滿足對方的傾訴 發(fā)泄愿望是有效解決問題的第一步 在聽的同時要進行綜合分析判斷 確認業(yè)戶是否說了所有事情 是否將問題說清楚 18 客戶投訴處理之技巧 承認你和你的公司做得不夠好 并向他表示歉意 因為很多時候被投訴的一方即使沒有錯 但只要被人投訴 就意味著做得不夠好 你必須當著對方的面承認這一點 千萬不要在業(yè)戶投訴時為自己找理由 告訴對方你將代表公司認真處理些事 雖然你并不能全權處理 但你作出了反應 對方會得到某種程度上的滿足 因為人們在投訴或反映問題時最討厭別人推諉 盡量風趣幽默一些 這樣可以緩解緊張的氣氛 減輕對方的心理壓力 從而大事化小 小事化了 當問題解決后 打個電話問候一下對方 必要時 應詢問一下對方對問題如此解決是否滿意 加強自身學習 熟悉本行業(yè)的法律 法規(guī) 處理投訴時以理服人 對法治本 這是處理投訴很重要的一點 19 客戶投訴處理之方法 20 客戶投訴處理四要素 充分了解合理承諾及時履行適時跟進 21 處理投訴過程中的大忌 缺少專業(yè)知識怠慢客戶缺乏耐心 急于打發(fā)客戶允諾客戶自己做不到的事急于為自己開脫可以一次解決的反而造成客戶升級投訴 22 減少投訴的方法與建議 前期介入時參與施工監(jiān)理 使工程質量多一份保障交付驗收時辦理好書面交接手續(xù)及相關記錄處理文件 避免日后引起投訴簽訂詳細的服務合同及管理規(guī)約 明確物業(yè)公司與業(yè)戶間的權利義務不斷建立和完善各項管理和服務制度并嚴格按照工作規(guī)程開展工作 這是減少投訴的關鍵加強與業(yè)戶之間的聯(lián)系與溝通 將各項規(guī)定 通告 溫馨提示等有效傳達給客戶 使其理解 支持和配合 這是減少投訴的重要條件 23 減少投訴的方法與建議 合理安排對設備設施的檢修維護 加大巡查力度及日常管理 及時發(fā)現(xiàn)解決問題 把事態(tài)控制在萌芽狀態(tài) 這是減少投訴的根本積極開展聯(lián)誼 公益等多形式的社區(qū)文化活動 促進與業(yè)戶的交流與互動 形成一定的信任度 此外還可通過公告欄 信箱 拜訪 問卷調查等方式進行信息溝通 來減少消極投訴加強對員工的在崗培訓 提高員工的服務意識 服務技能和預見能力 這是減少投訴的保障適應社會發(fā)展 尋找新的服務方式和方法 不斷提升服務品質 達到客戶滿意的效果 24 最常見的幾種造成投訴的事件