如何編寫崗位說明書(案例)ppt課件.ppt

如何編寫崗位說明書 1 崗位分析的必要性崗位分析的概念 專業(yè)術(shù)語及起源崗位分析的內(nèi)容 結(jié)果及注意事項崗位說明書撰寫規(guī)范 2 目錄 崗位分析的必要性 案例 機器清掃到底由誰干 車間張主任很頭疼 原因是機器清掃工作一直沒人干 機械維修人員說 自己的工作職責只負責機器維修 保證機器正常運轉(zhuǎn) 不負責機器的清掃 車間清潔工稱自己的的職責是清掃地面 并沒有明確要清掃機器 3 4 1 職責不明 互相推委扯皮 2 職責架空 工作無人管 3 用人標準模糊 無法有效招聘 只憑領(lǐng)導(dǎo)主觀判斷 4 薪酬無法與崗位價值相匹配 無法有效激勵員工 5 崗位因人設(shè)崗 職責因人而異 梳理崗位及工作職責 使職責清晰明確為制定績效管理體系及方法提供依據(jù)改進工作流程 提高工作效率 5 崗位分析的目的 崗位分析 或稱職務(wù)分析 工作分析 jobanalysis 它是指完整地確認工作整體 以便為管理活動提供各種有關(guān)工作方面的信息所進行的一系列的工作信息收集 分析和綜合的過程 崗位分析是用來識別 收集 檢視及記錄工作內(nèi)容的一套方法和制度 6 崗位分析的概念及術(shù)語 崗位即職位 是組織要求個體完成的一項或多項責任以及為此賦予個體的權(quán)力的總和 職稱是指專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)與學(xué)識水平和工作能力的等級稱號 高級 中級 初級 7 崗位分析中的術(shù)語 8 崗位舉例 9 公司戰(zhàn)略及目標 公司組織結(jié)構(gòu)圖 部門職能與職責 業(yè)務(wù)流程設(shè)計與重組目標 人 工作結(jié)合定崗 定編 定員等 員工能力與資格調(diào)查 崗位職權(quán)職責 崗位分析 崗位說明書 任職資格 崗位價值評定 企業(yè)崗位管理體系 10 崗位分析 人力資源管理的最基本工具 崗位分析起源與發(fā)展 11 泰勒的科學(xué)管理 美國職位分類法案 心理學(xué)家等開發(fā)程序 工具 1 2 3 崗位分析 以工作崗位為研究對象 收集有關(guān)工作崗位的職責 任務(wù) 活動 標準 任職資格要求 工作流程 工作環(huán)境 進行整理分析的過程 19世紀末 20世紀初 20世紀20年代 20世紀60年代 用誰 Who 做什么 What 何時 When 在哪里 Where 如何 How 為什么 Why 為誰 Forwhom 12 崗位分析所應(yīng)包含的信息 7W 崗位分析是用來發(fā)展下列制度崗位說明書工作規(guī)劃工作分類崗位評價 13 崗位分析的結(jié)果 分析崗位而不是分析具體個人防止分析對象夸大自己工作的重要性任職者的參與 雙方同意崗位分析內(nèi)容應(yīng)避免任何歧視性描述夸大職責范圍故意抬高或降低素質(zhì)要求面面俱到千崗一面 14 崗位分析中應(yīng)注意的問題 15 崗位說明書的內(nèi)容 1 崗位基本信息 7 關(guān)鍵績效指標 11 工作環(huán)境 2 崗位關(guān)系 3 崗位目的 5 工作權(quán)限 9 需要的培訓(xùn) 8 任職資格 10 工作時間 4 職責描述 6 工作協(xié)作關(guān)系 12 工作必備的設(shè)備 工具 16 1 崗位基本信息崗位的基本信息 是一崗位區(qū)別于其他崗位的基本標志 該部分還常常有關(guān)于崗位分析的時間 人員 有效期等 其常見內(nèi)容見表1 1 實例參見表1 2 表1 1常見的崗位基本信息 表1 2電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的崗位基本信息 17 2 崗位關(guān)系崗位關(guān)系是該崗位在組織中的位置 用組織圖來進行反映 屬于崗位描述的必需的核心內(nèi)容 組織圖組織圖是崗位描述中的核心部分 它反映了與該崗位在組織中的上下左右的關(guān)系 組織圖實例見圖1 1 圖1 1某院電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的崗位關(guān)系 18 3 崗位目的崗位目的 是指用非常簡潔和明確的一句話來表述該崗位存在的價值和理由 圖1 2 通過戰(zhàn)略分解獲取崗位目標及示例 19 崗位目的的書寫有其嚴格的規(guī)范 具體如圖1 3 實例見表1 3 圖1 3 崗位目的的寫法及示例 表1 3電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的崗位目的 完成電網(wǎng)規(guī)劃報告 完成電網(wǎng)規(guī)劃報告 4 崗位職責4 1崗位職責的內(nèi)涵與特點4 1 1崗位職責的內(nèi)涵所謂崗位職責 主要指該崗位通過一系列活動來實現(xiàn)組織的目標 并取工作成果 4 1 2崗位職責的基本特征 完備性 它表達了該崗位所要取得的所有關(guān)鍵成果 成果導(dǎo)向 它是成果為導(dǎo)向 而非以過程為導(dǎo)向 穩(wěn)定性 包含該崗位的穩(wěn)定性的工作內(nèi)容 而不包含臨時授予的 動態(tài)性的工作內(nèi)容 獨立性 每一項崗位職責都直接指向一個唯一的工作成果 不允許職責與職責之間的交叉與重疊 系統(tǒng)性 同一崗位的若干項崗位職責之間必然存在著某種邏輯關(guān)系 而非任務(wù)的簡單拼湊與組合 20 21 4 2職責梳理的方法 圖1 5 職責構(gòu)建的方法示意圖 它往往側(cè)重于對具體職責內(nèi)容的界定 它要回答的是 該崗位需要通過完成什么樣的職責 來為組織創(chuàng)造價值 基于戰(zhàn)略的職責分解 側(cè)重于對每項崗位職責中的角色與權(quán)限進行理順 它要回答的是 在每項崗位職責中 該崗位應(yīng)該扮演什么樣的角色 應(yīng)該如何處理與流程上下游之間的關(guān)系 基于流程的職責分析 完整的職責描述 22 4 2 1基于戰(zhàn)略的職責分解 分解關(guān)鍵成果領(lǐng)域關(guān)鍵成果領(lǐng)域 可以利用魚骨圖作為工具對崗位目的進行分解而得到 比如 化環(huán)所某工程師崗位的關(guān)鍵成果領(lǐng)域 可以分解如圖1 7 圖1 6 基于戰(zhàn)略的職責分解步驟 圖1 7 化環(huán)所油氣檢測工程師關(guān)鍵成果領(lǐng)域分解示例 崗位目標 技術(shù)監(jiān)督 技術(shù)檢測 技術(shù)培訓(xùn) 科研 標準制訂 23 3 確定職責目標 表1 4化環(huán)所油氣檢測工程師崗位成果目標示例 表1 5表達目標的常用詞 24 4 確定達成職責目標的行動其具體的表達方法為 行動方式 具體對象 5 形成初步的職責描述職責條目的具體數(shù)量與關(guān)鍵成果領(lǐng)域相一致 見圖1 8 圖1 8 關(guān)鍵成果領(lǐng)域與職責目標的對應(yīng) 以確保本部門的年度費用與公司的經(jīng)營計劃和預(yù)算保持一致 關(guān)鍵成果領(lǐng)域 行動方式 具體對象 職責目標 成果 部門費用控制 制訂 執(zhí)行和監(jiān)控 本部門年度費用預(yù)算 25 4 2 2基于流程分析的職責分析所謂流程 是指完成某項職能的一系列相互銜接的步驟 可以用圖1 9來表示 實現(xiàn)兩個方面的目標 一是要理清該崗位與其他相關(guān)崗位之間的職責邊界 二是要界定該崗位在各項職責上所扮演的角色 進一步職責描述的準確性和規(guī)范化 2 流程分析的步驟 1 通過崗位內(nèi)分析 理順崗位內(nèi)部各項職責之間的邏輯關(guān)系 圖1 9 崗位與流程的關(guān)系 26 同一崗位的各項職責的內(nèi)在關(guān)系可以大致區(qū)分為四種 見圖1 10 圖1 10 職責內(nèi)在關(guān)系的四種類型 流程型 并列型 網(wǎng)絡(luò)型 混合型 類型 圖示 職責與職責之間相互并列 不存在順承關(guān)系 上一職責的工作成果構(gòu)成下一職責完成的工作輸入 存在這某一核心職責 其它職責彼此并列 其成果成為該核心職責的工作輸入 上述幾種類型的混合體 邏輯關(guān)系 圖1 11 流程型職責示例 某院市場部業(yè)務(wù)經(jīng)理 27 28 圖1 12 并列型職責示例 某院行政部主任 圖1 13 網(wǎng)絡(luò)型職責示例 某院院辦公室主任 29 2 通過崗位間分析 尋找崗位的流程入口與出口所謂流程的入口 是指整體流程從那一項職責處進入該崗位 流程的出口則指整體流程從那一項職責處流出該崗位 崗位在企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理流程中的位置表示如圖1 14 圖1 14 不同類型崗位流程的入口與出口 30 3 去除崗位之間的職責重疊 填補職責真空在理清了崗位在流程中的位置后 需要根據(jù)崗位中的流程入口與出口 找到該崗位在流程中的上游崗位和下游崗位 進一步對該崗位與上游崗位和下游崗位之間職責的關(guān)系進行界定 尤其要理順兩個方面的內(nèi)容 該崗位與上 下游崗位之間是否存在著 職責上的重疊 該崗位與上 下游崗位之間是否存在著職責上的真空 即需要有人完成 而實際上兩個崗位都沒有照顧到的職責 該崗位與其他崗位之間的錯位 即本來應(yīng)該由某崗位完成的職責 卻由其他崗位完成 對崗位間的職責重疊與真空的尋找主要通過兩種方式展開 見圖1 15 31 將該崗位的職責描述與其上下游崗位之間的職責描述進行對比 看是否存在著兩者都要完成的同樣的職責 并扮演同樣的角色 對該崗位的上 下游崗位的任職者進行訪談 主要提出以下問題 是否存在著本來該有你完成 而現(xiàn)在卻由其他崗位完成的職責 是否存在本來應(yīng)該由其他崗位完成 現(xiàn)在卻由你完成的職責 職責描述的對比 流程訪談 圖1 15 崗位間的職責重疊與真空的兩種尋找方式 32 4 3職責的書寫 4 3 1職責書寫的格式 圖1 16 職責書寫的格式及其示例 行動或角色 動詞 具體對象 職責目標 成果 組織擬訂 修改和實施 公司的人力資源管理政策 制度 以提高公司的人力資源管理水平 示例 組織擬訂 修改和實施 公司薪酬制度及經(jīng)營者年薪制管理辦法 達到激勵和約束經(jīng)營者的目的 核定 控股子公司的工資計劃 監(jiān)督其收入分配的程序 審核 控股子公司的人員編制 機構(gòu)設(shè)置和人員招聘情況 以控制公司系統(tǒng)員工總量和素質(zhì)結(jié)構(gòu) 組織 公司高級管理人員和控股子公司總經(jīng)理層的考核 培訓(xùn)及辦理任免手續(xù) 以提高管理人員的素質(zhì)和能力 示例 示例 示例 示例 組織擬訂 修改和實施 公司的人力資源需求計劃 使公司員工隊伍結(jié)構(gòu)合理 素質(zhì)優(yōu)良 示例 33 4 3 2職責描述常用動詞 表1 6職責描述的常用動詞 34 4 3 3職責描述的書寫規(guī)則 4 3 4職責描述的典型錯誤 圖1 17 職責描述的書寫規(guī)則 圖1 18 職責描述的典型錯誤 必須采用 動詞 名詞 目標 或者 工作依據(jù) 動詞 名詞 目標 的書寫格式 必須盡量避免采用模糊性的數(shù)量詞 如 許多 一些 等 而盡可能表達為準確的數(shù)量 3 必須盡量避免采用任職者或其上級所不熟悉的專業(yè)化術(shù)語 4 當其存在著多個行動和多個對象時 避免引起歧義 需要進行分別表述 職責描述的書寫規(guī)則 X管理MIS系統(tǒng)X管理內(nèi)部銀行的運作 X管理人事配置工作 X領(lǐng)導(dǎo)公司的企業(yè)文化建設(shè)工作X領(lǐng)導(dǎo)組織的薪酬與福利管理工作X領(lǐng)導(dǎo)公司的對外宣傳工作 典型錯誤一 典型錯誤二 X無條件完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 典型錯誤三 35 4 3 5職責描述的格式規(guī)范在對職責進行描述時 必須根據(jù)職責之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系確定職責的書寫次序 如圖1 19所示 實例見表1 7 圖1 19 描述格式 描述格式 流程式 并列式 根據(jù)重要性排序 依次列出所有職責 將某些職責依所在流程的順序或位置進行排列 格式說明 列出全部職責的組合 目的 描述操作類職責 調(diào)試 實驗 計量 質(zhì)檢等 表1 7電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的職責描述 36 5 工作權(quán)限5 1什么是工作權(quán)限 工作權(quán)限 是指根據(jù)該崗位的工作目標與崗位職責 組織賦予該崗位的決策范圍 層級與控制力度 5 2工作權(quán)限與組織分權(quán)的關(guān)系崗位描述中的工作權(quán)限往往并非來自于對工作本身的分析 而是來自于 權(quán)限表 賦予該崗位的權(quán)限 圖1 20 權(quán)限表與崗位權(quán)限的對應(yīng)關(guān)系 37 5 3工作權(quán)限的度量尺度和建立方法 圖1 21 權(quán)限的度量尺度與崗位描述中所關(guān)注的權(quán)限 表1 8電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的工作權(quán)限 現(xiàn)列舉某電力試驗研究院的實例 如表1 8 38 圖1 22 如何通過權(quán)限表得到工作權(quán)限的描述示例 某院市場開發(fā)部經(jīng)理 權(quán)限表財務(wù)分權(quán)部分 市場開發(fā)部經(jīng)理工作的權(quán)限 財務(wù)權(quán)限 批準 元以內(nèi)的 費用人事權(quán)限 批準 類 或級 以下員工的錄用 考核 升遷 出差 請假等 業(yè)務(wù)權(quán)限 批準 事項 5 4主管崗位工作權(quán)限的表示方法管理人員的工作權(quán)限 一般分為人事 財務(wù)和業(yè)務(wù)三個方面來進行表達 其格式為 39 6 工作協(xié)作關(guān)系工作聯(lián)系所涉及到的方面很多 包括聯(lián)系的對象 頻率 內(nèi)容 方式 聯(lián)系所采用的工具等 表1 9電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的工作協(xié)作關(guān)系 40 7 關(guān)鍵績效指標崗位說明書中的關(guān)鍵績效指標僅做為績效方面的基礎(chǔ)信息 而實際的績效指標來源于當年度的組織及部門績效指標的分解 具有變動性 7 1關(guān)鍵績效指標的定義關(guān)鍵績效指標 即KPI KeyPerformanceIndication 是通過對組織內(nèi)部某一流程的輸入端 輸出端的關(guān)鍵參數(shù)進行設(shè)置 取樣 計算 分析 衡量流程績效的一種目標式量化管理指標 是把企業(yè)的戰(zhàn)略目標分解為可運作的遠景目標的工具 是企業(yè)績效管理系統(tǒng)的基礎(chǔ) 7 2關(guān)鍵績效指標的類型關(guān)鍵績效指標存在著正向與反向關(guān)鍵績效指標兩種類型 見圖1 23 圖1 23 關(guān)鍵績效指標的兩種類型 從正面的角度考察該項職責是否完成 以及完成的效果 如 如目標達成率 計劃執(zhí)行質(zhì)量 準確性 及時性等 適用于那些從正向角度易于衡量的崗位職責 從方面的角度來考察職責的完成效果 如 差錯率 失誤率等 適用于那些從正面角度不易衡量工作效果和質(zhì)量的崗位職責 正向的關(guān)鍵績效指標 反向的關(guān)鍵績效指標 41 7 4關(guān)鍵績效指標的提取方法7 4 1正向關(guān)鍵績效指標的提取正向關(guān)鍵績效指標的提取 主要由兩種方式 第一種是直接以結(jié)果為導(dǎo)向 將職責所要達成的目標的完成情況作為關(guān)鍵績效指標 適用于那些職責目標十分清晰 并且易于衡量的職責 第二種方法則是分析在職責完成的整個流程中存在著哪些關(guān)鍵點 從這些關(guān)鍵點中找到對整個職責的完成效果影響最大 最為重要的關(guān)鍵點 來作為關(guān)鍵績效指標 適用于職責目標難以界定 難以衡量或者不能完全為任職者本人所控制的情況 這兩種方法常常結(jié)合使用 見圖1 24 7 4 2反向關(guān)鍵績效指標的提取 對反向標準的提取 主要是要回答這樣一個問題 該項職責如果完成得不好 可以表現(xiàn)在哪些方面 圖1 24 關(guān)鍵績效指標的提取方法 反向關(guān)鍵績效指標通常可以從以下幾類中來進行挑選 差錯率 失誤率 時間延誤 違紀次數(shù) 投訴次數(shù) 率 42 7 5關(guān)鍵績效指標的篩選通過上述兩種方法提取出來的關(guān)鍵績效指標 往往數(shù)量很多 但并非每一個都可以納入到崗位描述之中 而必須依據(jù)一定的標準來對其進行篩選 見圖1 25 圖1 25 關(guān)鍵績效指標的篩選標準 關(guān)鍵性 即關(guān)鍵績效指標變量對該職責的最終完成效果的影響程度 影響程度越大 則該業(yè)績變量越可取 因此 最終結(jié)果標準比從關(guān)鍵控制點中尋找出來的過程性標準更好 可操作性 即關(guān)鍵績效指標是否可以轉(zhuǎn)化為實際能夠衡量的指標 包括是否可以收集到準確的數(shù)據(jù)或者事實來作為考核該標準的依據(jù) 是否可以量化 如果不能量化 則是否可以細化 以避免單純憑感覺打分的現(xiàn)象發(fā)生 可控性 即該業(yè)績變量受到任職者的工作行為的影響有多大 是更多受到任職者的控制 還是受到外部環(huán)境的控制 一般認為 如果任職者對該業(yè)績變量的控制程度小于70 則認為該變量必須舍棄 上級崗位的認可 業(yè)績變量的選取還必須得到該崗位的上級的認可 關(guān)鍵績效指標的篩選標準 43 表1 10某院電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的關(guān)鍵績效指標 44 8 任職資格任職資格 指的是與工作績效高度相關(guān)的一系列人員特征 具體包括 為了完成工作 并取得良好的工作績效 任職者所需的具備的知識 技能 能力 以及個性特征要求 關(guān)于任職資格的主要組成部分及其與工作的內(nèi)在關(guān)系參見圖1 26 圖1 26 任職資格的主要組成及其與工作的內(nèi)在關(guān)系 45 顯性任職資格與隱性任職資格任職資格可以區(qū)分為顯性任職資格與隱性任職資格兩大部分 關(guān)于這兩大部分的特點及其關(guān)系請參見圖1 27 圖1 27 顯性任職資格與隱性任職資格 通過背景審查 資格證書或者工作樣本等方法來進行證明或衡量 具有很高的準確性 難以測量或者測量的準確性較低 與工作績效相關(guān)性更高 46 包括 學(xué)歷要求 專業(yè)要求 職業(yè)資格 工作經(jīng)驗 專業(yè)知識 工作技能 能力要求 它們是任職資格體系的基礎(chǔ)部分 8 1學(xué)歷要求指所取得的最高學(xué)歷 包含全日制國民教育系列的文憑學(xué)歷 8 2專業(yè)要求是指崗位對新任職者的學(xué)歷專業(yè)要求 表1 11電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的學(xué)歷與專業(yè)要求 某職位的學(xué)歷要求 專業(yè)要求的實例請參見表1 11 47 8 3專業(yè)資格指專業(yè)技術(shù)職稱 證書8 4工作經(jīng)驗工作經(jīng)驗 包括任職者的所有工作經(jīng)歷 管理經(jīng)驗 專業(yè)工作經(jīng)驗 相關(guān)專業(yè)工作經(jīng)驗 一般工作經(jīng)驗 圖1 28 工作經(jīng)驗的層次及其包含關(guān)系 表1 12電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的工作經(jīng)驗要求 48 8 5專業(yè)知識履行本崗位不可缺少的專業(yè)知識 中層以上崗位應(yīng)包含管理基礎(chǔ)知識專業(yè)崗位 操作崗位 隸屬于專業(yè)所或多經(jīng)實體 僅指專業(yè) 操作范圍內(nèi)知識 管理科室崗位的專業(yè)知識往往包含行政管理或宣傳或黨務(wù)等特定知識 表1 13電網(wǎng)規(guī)劃研究工程師的專業(yè)知識要求 49 8 6工作技能工作技能 是指對與工作相關(guān)的工具 技術(shù)和方法的運用 包含通用技能 專業(yè)技能