公司合同管理規(guī)定.doc

怡軟匯商公司合同管理規(guī)定為強化公司合同管理，保障公司業(yè)務規(guī)范化運作，減少和防范法律風險，特制訂本規(guī)定如下：一、合同的訂立1.1 公司所有對外合作必須簽署書面合同。1.2 公司合同的簽署程序和審批權(quán)限如下：1.2.1 標的額在人民幣5萬元以下（不含5萬）的合同，由部門經(jīng)理或其授權(quán)代表參加談判。合同簽字稿經(jīng)公司主管副總裁審批確認后，簽發(fā)合同審批意見表。部門經(jīng)理依據(jù)該意見表簽署合同并加蓋公司合同專用章。1.2.2 標的額在人民幣5萬元以上（含5萬）的合同，由公司主管副總裁或其授權(quán)代表參加談判。合同簽字稿經(jīng)公司總裁審批確認后，簽發(fā)合同審批意見表。主管副總裁依據(jù)該意見表簽署合同并加蓋公司合同專用章。本條規(guī)定略見下表：合同標的額(人民幣)簽署人審批人5萬以下(不含)部門經(jīng)理主管副總裁5萬以上(含)主管副總裁總裁1.3 上級領(lǐng)導有權(quán)談判和簽署按照本規(guī)定第1.2條由下級主管的合同。下級認為必要時，也可將由其主管的合同，提請上級領(lǐng)導談判和簽署。二、合同的變更合同訂立后，合同雙方應嚴格遵循合同條款，履行合同義務。一方或雙方因故要求對原合同予以變更，雙方應本著公平合理、平等互利的原則盡量通過友好協(xié)商的方式簽署變更協(xié)議和/或補充協(xié)議。該等協(xié)議的簽署程序和審批權(quán)限參照本規(guī)定第1.2條執(zhí)行。三、 合同的終止3.1 合同因履行完畢而終止，各業(yè)務部門應在合同終止之日起10個工作日內(nèi)填寫合同終止情況說明表提交總裁辦，對合同已依法履行完畢作出說明。3.2 合同因有效期屆滿而終止，各業(yè)務部門亦應在合同終止之日起10個工作日內(nèi)填寫合同終止情況說明表提交總裁辦，重點對有無未了業(yè)務，有無應收未收、應付未付款項，有無未了爭議等事項作出說明。3.3 合同有效期未滿因雙方協(xié)商而終止，雙方應訂立終止協(xié)議。終止協(xié)議的簽署程序和審批權(quán)限參照本規(guī)定第1.2條執(zhí)行。四、 合同的爭議4.1 因合同的訂立、解釋、變更和履行而產(chǎn)生的爭議，應盡量通過友好協(xié)商的方式解決。4.2 若爭議自產(chǎn)生之日起60日內(nèi)無法通過友好協(xié)商的方式解決，各業(yè)務部門應填寫合同爭議情況說明表提交總裁辦，并附送與爭議有關(guān)的資料。總裁辦審核相關(guān)文件后出具合同爭議法律建議，提請公司主管副總裁或總裁決議。五、 合同的審查5.1 公司所有合同（包括原始合同、變更協(xié)議和/或補充協(xié)議、終止協(xié)議）簽署之前，須提交總裁辦審查?？偛棉k法律專員應對合同的合法性和有效性進行審查并在3個工作日內(nèi)填寫合同審查建議表。5.2 有標的額或影響公司應收應付款項的合同，須在簽署之前同時提交財務部審查。財務部經(jīng)理應對合同財務條款的合理性、可行性和是否符合公司預算進行審查并在3個工作日內(nèi)填寫合同審查建議表。5.3 經(jīng)總裁辦和財務部審查后建議簽署的合同，方可參照本規(guī)定第1.2條所述的審批權(quán)限提交公司主管副總裁或總裁審批。建議修改而受客觀因素限制不能修改的合同，談判負責人應填寫合同特殊情況說明表送交有權(quán)審批合同的主管副總裁或總裁，提請?zhí)厥鈱徟?.4 公司聘請律師事務所擬訂的項目合同及相關(guān)法律文件不受前3款規(guī)定的限制。六、 合同的備案6.1 公司所有合同（包括原始合同、變更協(xié)議和/或補充協(xié)議、終止協(xié)議）及類似法律文件，簽署并由公司備案的正本為一式兩份，一份交總裁辦，一份交財務部，各業(yè)務部門可保存合同的復印件。6.2 本規(guī)定中所述合同審批意見表、合同審查建議表、合同特殊情況說明表、合同終止情況說明表及合同爭議情況說明表、合同爭議法律建議正本均一式一份，由總裁辦統(tǒng)一保管。各業(yè)務部門可保存上述文件的復印件。七、 合同的編號歸檔7.1 總裁辦和財務部負責對合同編號歸檔。有標的額或影響公司應收應付款項的合同由財務部負責編號；無標的額且不涉及公司貨幣資金和實物資產(chǎn)流轉(zhuǎn)的合同由總裁辦負責編號?？偛棉k和財務部應協(xié)調(diào)配合，保證其分別保存的合同正本的編號一致。7.2 合同編號制度同現(xiàn)行編號制度相銜接，按照“合同類別/部門代碼 部門合同索引號/年度公司合同總索引號”的體系對合同予以編號。例示：企業(yè)發(fā)展部2000年1月簽署部門第1份有經(jīng)濟標的額的合同，該合同同時是公司2000年度第1份合同，其合同編號可設(shè)定為A / QF 01/ 00 001 說明： 有標的額或影響公司應收應付款項的合同類別為A；無標的額且不涉及公司貨幣資金和實物資產(chǎn)流轉(zhuǎn)的合同類別為B； QF表示部門代碼，為該部門簡稱的拼音字母； 01表示該部門的合同索引號； 00表示年度為2000年； 001表示公司所有合同的總索引號。7.3 各業(yè)務部門對合同編號有知悉權(quán)。7.4 為加強合同的編號管理，各業(yè)務部門在每筆合同收付款時，應由報帳人員在報銷單或收款憑單上填寫統(tǒng)一的合同編號。總裁辦法律專員亦有權(quán)對公司所有編號合同的履行情況進行不定期抽查，各業(yè)務部門應予以配合。八、 其他8.1總裁辦將根據(jù)公司業(yè)務具體運作情況，逐步建立標準合同文本。各部門在對外合作中應盡可能使用公司的標準合同。8.2本