公司會(huì)議流程及注意事項(xiàng)

CompanyMeeting 學(xué)習(xí)目標(biāo) 1 召開公司會(huì)議的程序 2 公司會(huì)議中應(yīng)注意的地方 Contentintroduction 目錄 1會(huì)議文化造就一流企業(yè) 2三星是這樣召開會(huì)議的 3不開無準(zhǔn)備的會(huì)議 4會(huì)議求同存異 5會(huì)議的實(shí)行方法 6會(huì)議發(fā)言與傾聽藝術(shù) 以最快的速度了解一個(gè)公司 方法就是參加幾次職員會(huì)議因?yàn)?在召開會(huì)議的方式和水平中 溶入了該公司的一切記住 會(huì)議文化就是企業(yè)文化的主宰 能夠成為強(qiáng)大有力的競(jìng)爭(zhēng)武器 為了打造實(shí)力強(qiáng)大的公司 必須通過精心安排的主題 簡(jiǎn)單明了的討論和徹底的準(zhǔn)備來提高會(huì)議效果 WrongMeetingTypes Don tknowwhyopenameeting不知道為何召開會(huì)議 Don tknowwhattodiscuss不知道問題是什么 Don tknowhowtodealwithproblems沒有對(duì)策 Don thaveanyconclusion沒有結(jié)論 Havenocontrolabouttime沒有時(shí)間概念 Justlisten notjoinin如同聽證會(huì) Justtakenotes notthinkaboutit如同教育 Don tknowwhybethere參加者不知道自己為何到這里來 Doesmeetingpainful verbosity冗長 boring枯燥無味 Wastetime浪費(fèi)時(shí)間 Depressed心情郁悶 Lowefficiency效率不高 常見會(huì)議問題 Operatefavorablecompanymeeting經(jīng)營良好的企業(yè)會(huì)議 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 內(nèi)容 問題 結(jié)論 執(zhí)行等進(jìn)行記錄 并分發(fā)相關(guān)人員 創(chuàng)造高效率 建設(shè)性的會(huì)議文化 存在幾處必須重點(diǎn)考慮的地方 必須使會(huì)議參加者明確了解會(huì)議議題并對(duì)之進(jìn)行準(zhǔn)備 在會(huì)議結(jié)束之后 應(yīng)當(dāng)將整理好會(huì)議內(nèi)容 三星會(huì)議之根本 三星將召開會(huì)議時(shí)最為基本的思想和行動(dòng)原則整理成3 3 7原則 讓所有子公司 的職員熟記并付諸行動(dòng) 3waysOfThinking 3Principles 7Rules 3種思考 3個(gè)原則 7條規(guī)定 三星會(huì)議之根本 要召開計(jì)劃好的會(huì)議 而不是即興會(huì)議 三星會(huì)議之根本 3waysOfThinking 3種思考 三星會(huì)議之根本 3Principles 3個(gè)原則 如果是必須召開的會(huì)議 就要更加高效率地召開 7條規(guī)定 三星會(huì)議之根本 7Rules 傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容 并能夠反映在工作中 制訂會(huì)后執(zhí)行細(xì)則 召開會(huì)議時(shí)遵循3 3 7原則 將會(huì)議內(nèi)容 Word 向會(huì)場(chǎng)外 Window 的相關(guān)者傳達(dá)并反映到工作 Work 中的會(huì)議文化 可以稱為三星的3元會(huì)議文化 會(huì)議內(nèi)容必須聯(lián)系工作 因工作不同而多樣化的會(huì)議 頭腦清醒 不拖拖拉拉 效率更高 在有產(chǎn)品的地方召開會(huì)議 早起型企業(yè) 早間會(huì)議 將效率提高兩倍的站立式會(huì)議 人的大腦最活躍的時(shí)間是在站立的狀態(tài)下 減少開會(huì)時(shí)間 開會(huì)次數(shù) 提高開會(huì)效率 適合開緊急會(huì)議 感性充電蒸氣浴會(huì)議 人的大腦在放松的狀態(tài)下可以激發(fā)出最優(yōu)秀的想法 因工作不同而多樣化的會(huì)議 會(huì)議與其說是工作的延續(xù) 不如說是一種文化 最大限度地調(diào)整好會(huì)議氣氛 會(huì)議成功有80 在于準(zhǔn)備 Meetingpreparation籌劃會(huì)議 確定內(nèi)容方向 準(zhǔn)備資料 會(huì)議主持者在會(huì)議開始之前 應(yīng)當(dāng)立足于5WlH這6條原則進(jìn)行事先討論 5W1H 尋求為什么必須召開這個(gè)會(huì)議 是否有除會(huì)議之外的能夠進(jìn)行解決的方法的答案 Why What 對(duì)議題是否符合會(huì)議目的進(jìn)行檢查 Where 對(duì)是否有能夠容納所有人的場(chǎng)所進(jìn)行確認(rèn) When 對(duì)會(huì)議時(shí)間如何 是否很好地遵循時(shí)間進(jìn)行確認(rèn) Who 讓適合議題的人出席會(huì)議 How 對(duì)如何得出符合議題的結(jié)論進(jìn)行討論 Clearthepurposeofthemeeting明確會(huì)議的目的 抓準(zhǔn)會(huì)議核心 不偏離主題 會(huì)議準(zhǔn)備從會(huì)議目的開始 會(huì)議必須存在目的 遵循目的的會(huì)議形式 信息傳達(dá)類型 問題解決型 發(fā)現(xiàn)整理問題 制訂解決對(duì)策 制訂執(zhí)行計(jì)劃 制訂計(jì)劃或日程并對(duì)合并的項(xiàng)目進(jìn)行整理 訂立計(jì)劃型 利益調(diào)整型 調(diào)整個(gè)人或組織之間利害得失 情緒協(xié)調(diào) Pickupparticipant選定參加者 讓必要的人參加會(huì)議 僅讓對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的不可或缺的人參加會(huì)議 對(duì)會(huì)議參加者進(jìn)行選擇的條件 僅讓對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的不可或缺的人參加會(huì)議 讓具有決定權(quán)的人參加 即便是其他部門的人 如果與會(huì)議有關(guān)系 也讓其參加 讓對(duì)會(huì)議主題存在強(qiáng)烈疑問的人參加 讓與會(huì)議主題有關(guān)的專家參加 讓能夠正確表達(dá)自己意見的人參加 Priorannouncement對(duì)會(huì)議事先進(jìn)行公告 通知與會(huì)人員時(shí)間 地點(diǎn) 內(nèi)容 應(yīng)當(dāng)記入事前通知的項(xiàng)目 做好有目的的開會(huì) 事先傳達(dá)議題 分發(fā)資料是給出現(xiàn)場(chǎng)優(yōu)秀意見的保證 Handoutmaterialsinadvance事先分發(fā)會(huì)議資料 嚴(yán)格遵守時(shí)間 提煉重點(diǎn) 精化主題 避免無謂討論 有效引導(dǎo)會(huì)議的秘訣之一就是合理分配時(shí)間嚴(yán)格遵守時(shí)間 遲到是不行的要確定要結(jié)束的時(shí)間并在最后做出結(jié)論 Timedistribution分配時(shí)間 通過會(huì)議內(nèi)容 大小 人數(shù) 層次 靈活選擇會(huì)場(chǎng) 布置環(huán)境 Preparemeetingroom準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng) 管控會(huì)議主題 時(shí)間 情緒 調(diào)動(dòng)與會(huì)人員參與合作 會(huì)議主持者必須具備的條件 成功地引導(dǎo)會(huì)議議程是會(huì)議主持者的重要職責(zé) 了解會(huì)議的目的 準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)馁Y料 絕對(duì)不要遲到 圍繞主題積極發(fā)表見解 參加者必須具備的條件 了解會(huì)議的目的是什么如果其他企業(yè)或新面孔參加會(huì)議 則一定要準(zhǔn)備名片準(zhǔn)備可證明自己意見的資料絕對(duì)不要遲到為信守一切諾言而行動(dòng)不要失去會(huì)議方向 與會(huì)議準(zhǔn)備同樣重要的是會(huì)議的開端 Donotlossthedirection不要失去會(huì)議方向 會(huì)議中重要的是結(jié)論 灌輸式傳達(dá)會(huì)議一NO 而且 在其中融入討論文化 形成團(tuán)隊(duì)化企業(yè)文化的范例就是 要求水平而不是垂直關(guān)系 自律而不是指示 討論式會(huì)議一Yes 引導(dǎo)進(jìn)行建設(shè)性爭(zhēng)論 這種做法可以營造討論的環(huán)境 把辦公室改成簡(jiǎn)易會(huì)議室 使職員可以隨時(shí)交換意見 提出批評(píng) 進(jìn)行爭(zhēng)論 鼓勵(lì)思想沖突 制止感情沖突 鼓勵(lì)思想沖突 鼓勵(lì)思想沖突 創(chuàng)造使參加者能夠以對(duì)等立場(chǎng)召開會(huì)議的氣氛很重要 以對(duì)等立場(chǎng)召開會(huì)議 促進(jìn)自由溝通 活躍發(fā)言 充分激發(fā)員工想象力 不要有含糊不清的表達(dá) 在公司中是不可以進(jìn)行這種含糊不清的表達(dá) 在會(huì)議中沉默就是怠工 會(huì)議應(yīng)當(dāng)是雙向的 否則的話就無法實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的之一 對(duì)智慧和想法進(jìn)行聚積 認(rèn)同并尊重對(duì)方 尊重對(duì)方 在會(huì)議中必須認(rèn)同并尊重這樣的事實(shí) 在會(huì)議中不時(shí)做出反應(yīng) 聲音 眼神 體態(tài) 以發(fā)出 等方式傳達(dá)對(duì)與會(huì)者講演的反應(yīng) 點(diǎn)頭 是表達(dá)熱忱必不可少的方式 消除陳述意見者對(duì)自己談話是否被很好理解 而感到不安 煩惱情緒 在會(huì)議中不時(shí)做出反應(yīng) 小小的稱贊可以創(chuàng)造愉快而活躍的工作環(huán)境 工作效率也必然會(huì)上升 會(huì)議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人 參與意見人的表現(xiàn) 想遠(yuǎn)離會(huì)議的表現(xiàn) 不管怎么優(yōu)秀的結(jié)論 如果不付諸實(shí)行 就會(huì)最終成為浪費(fèi)時(shí)間和經(jīng)費(fèi)的空談 Sumuptheimportantdetails概括重要內(nèi)容 會(huì)議主持有必要在會(huì)議結(jié)束之前 明確指出已確定實(shí)行的事項(xiàng)和尚未形成結(jié)論的事項(xiàng) Takeminutes寫成會(huì)議錄 包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容摘要和結(jié)果進(jìn)行整理包括有關(guān)哪些事交給誰 何時(shí)完成 如何進(jìn)行反饋 在會(huì)議結(jié)束之后 應(yīng)當(dāng)寫成整理有會(huì)議內(nèi)容的會(huì)議錄 利用群件共享信息 根據(jù)需要傳達(dá)所收集的信息并應(yīng)用在工作中將需要傳達(dá)的信息通過群件共享傳達(dá) 并應(yīng)用到工作中 Deliverthemeetingcontent傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容 發(fā)揮作用的就是企業(yè)的內(nèi)部系統(tǒng) 群件 Evaluatethemeeting評(píng)價(jià)會(huì)議 對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)價(jià)的最普遍方法就是由參加者進(jìn)行評(píng)價(jià) 評(píng)價(jià)的最簡(jiǎn)單方法就是 在會(huì)議結(jié)束后返回的同時(shí)進(jìn)行反饋 通過這種反饋來完善不足之處 創(chuàng)造能夠確立新的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)的機(jī)會(huì) 會(huì)議評(píng)價(jià)是促成高效型會(huì)議的核心 Executethedecideditems實(shí)行決定事項(xiàng) 在召開會(huì)議時(shí)就應(yīng)當(dāng)決定好任務(wù)分擔(dān)和責(zé)任體制以便在會(huì)后執(zhí)行時(shí)進(jìn)行跟蹤調(diào)查 會(huì)后切實(shí)整理會(huì)場(chǎng) 在使用會(huì)議室時(shí) 連會(huì)后的會(huì)場(chǎng)整理都切實(shí)做到是一個(gè)很好的習(xí)慣 會(huì)議追求的是質(zhì)量 不是數(shù)量 與十次毫無進(jìn)展的會(huì)議相比 一次高效的會(huì)議不管是在費(fèi)用上還是在成效上都是強(qiáng)的多 學(xué)會(huì)表達(dá) 學(xué)會(huì)傾聽 會(huì)議是服務(wù)于參加者的 會(huì)議的所有參加者都應(yīng)當(dāng)做優(yōu)秀的發(fā)言著和優(yōu)秀的傾聽者 參加者不進(jìn)行發(fā)言和傾聽的會(huì)議就如一潭死水 會(huì)議中表達(dá)自己意見的要領(lǐng) 從重要部分說起 從肯定性方面說起 有邏輯地 簡(jiǎn)單地表達(dá) 一句話表達(dá)一種想法 思考發(fā)言提綱 使聽者能夠理解 使用切合業(yè)務(wù)的表達(dá) 表達(dá)要領(lǐng) 發(fā)揮好傾聽作用的要領(lǐng) 沒有規(guī)矩 不成方圓 無論做任何事都要遵循一定的行為準(zhǔn)則 方能高效的完成 會(huì)場(chǎng)秩序 1