合同訂立管理辦法(征求意見稿).doc

*公司合同訂立管理辦法（征求意見稿）第一章 總則第一條 為加強(qiáng)合同訂立管理，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，減少失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)公司合同管理制度的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱合同是指公司在經(jīng)營活動(dòng)中對外與各企、事業(yè)單位、個(gè)人等合同主體所簽訂的一切合同、協(xié)議。第三條 本管理辦法包括合同的起草、審批、簽訂等過程的管理。第四條 公司的法定代表人是公司合同管理主管領(lǐng)導(dǎo)，公司常務(wù)副總為合同管理的直接領(lǐng)導(dǎo)，第五條 公司合同管理機(jī)構(gòu)為經(jīng)濟(jì)管理部，設(shè)合同管理專職人員，負(fù)責(zé)公司合同訂立管理的日常工作。第二章 合同起草第六條 合同起草前應(yīng)與客戶進(jìn)行交流、充分溝通，達(dá)成一致意見，完成談判工作。（一）談判前，談判人員應(yīng)收集對方（客戶）單位信息，了解對方情況，提出應(yīng)對方案，起草談判方案，有關(guān)的文件資料。（二）按談判方案與對方進(jìn)行談判，并靈活應(yīng)對突發(fā)問題；保持與公司領(lǐng)導(dǎo)溝通，交流意見，適時(shí)調(diào)整談判策略，爭取實(shí)現(xiàn)我方既定目標(biāo)。（三）若沒有達(dá)成一致意見，需要下次繼續(xù)談判，雙方應(yīng)就本次談判情況擬定備忘錄或者紀(jì)要，雙方人員簽字確認(rèn)；若達(dá)成一致，應(yīng)商洽有關(guān)合同起草、簽訂事宜，為簽訂合同做準(zhǔn)備。第六條 承辦部門與合同客戶就合同主要條款商定后，由承辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本。第七條 合同及其有關(guān)的書面材料應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范、字跡(符號)清晰、條款完整、內(nèi)容具體、用語準(zhǔn)確、無歧義。（一）承辦部門起草的合同一般應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款和報(bào)酬、履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任及解決爭議的方法等條款。（二）起草的合同應(yīng)符合以下要求： 1、當(dāng)事人的名稱當(dāng)事人的名稱、住所。合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況證明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。合同承辦人在起草合同前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及可行性進(jìn)行審查,并收集整理相關(guān)資料,以備合同審批機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。2、合同的標(biāo)的。合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性。買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容。服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求。對合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙、照片、多媒體文件資料等作為合同的附件。3、數(shù)量合同應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報(bào)、傳真、電子郵件、送貨單、發(fā)票等）。4、質(zhì)量有國家標(biāo)準(zhǔn)、部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的（盡量采用現(xiàn)行有效的國家標(biāo)準(zhǔn)），應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號。化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)5、價(jià)款或報(bào)酬價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款。價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確。價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定的日期后多少日內(nèi)。6、其他費(fèi)用與合同有關(guān)的運(yùn)輸費(fèi)、搬運(yùn)費(fèi)等各項(xiàng)銷售費(fèi)用應(yīng)在合同中約定清楚，交易慣例不需要在合同中約定但需要我方支付的費(fèi)用，合同承辦部門應(yīng)在審批表中或者附表中詳細(xì)列明。7、履行期限、地點(diǎn)和方式履行期限應(yīng)具有確定性，難以在合同中確定具體期限的應(yīng)約定確定期限的方式。合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級的具體地點(diǎn)（如所在地門牌號）。8、保密條款對涉及公司秘密的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。9、違約責(zé)任根據(jù)合同法作適當(dāng)約定，應(yīng)盡量具體，注意合同的公平性。盡量使本方少承擔(dān)責(zé)任或不承擔(dān)責(zé)任。10、解決爭議的方式解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，雙方對仲裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見的，可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)。11、合同的擔(dān)保合同中對方當(dāng)事人要求提供擔(dān)?；虮痉揭髮Ψ疆?dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)擔(dān)保法的要求辦理相關(guān)手續(xù)。訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ξ?dāng)事人的履約能力沒有把握的合同,應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。12、其他合同條款如合同術(shù)語解釋、合同變更與解除等條款以及一方要求注明的條款。第八條 合同起草時(shí)，承辦部門應(yīng)主動(dòng)向合同管理部門咨詢，征求意見，盡可能減少或規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。第九條 承辦部門將合同起草完畢后，應(yīng)送合同管理部門對合同進(jìn)行初審。第十條 經(jīng)合同主管部門初審合格后，承辦部門方可填寫合同審批表并按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。 第三章 合同審批第十一條 承辦部門起草完畢合同草案后，按下列程序報(bào)批：（一）由合同承辦部門人員將起草完畢的合同送部門負(fù)責(zé)人審查，承辦部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。（二）經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，將合同審批表（附后）附相關(guān)資料報(bào)公司財(cái)務(wù)部門及分管財(cái)務(wù)副總審核。（三）財(cái)務(wù)部門及分管財(cái)務(wù)副總審核后，將合同、合同審批表、附件報(bào)合同管理部門及分管副總審核；合同管理部門應(yīng)對合同的法律的有效性、風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行評審，簽署意見。（四）合同管理部門及分管副總審核后，將合同、合同審批表、附件報(bào)法定代表人或常務(wù)副總審批。（五）經(jīng)法定代表人或常務(wù)副總審批同意后，公司及所屬各部門方可按統(tǒng)一規(guī)則對合同編號、執(zhí)行合同的簽訂。第十二條 合同需其它專業(yè)部門審核的，應(yīng)送專業(yè)部門審核；對公司發(fā)展影響重大的重要合同及協(xié)議，在簽訂前應(yīng)送公司外聘的法律顧問審核，并提出意見。第十三條 合同需要變更的，由合同承辦人按照前述規(guī)定起草相關(guān)合同或者補(bǔ)充協(xié)議，由合同承辦人填寫合同（變更/解除）審批表（附后），按所規(guī)定程序報(bào)批。（一）書面形式的合同，嚴(yán)禁采取口頭方式變更、解除合同。（二）我方當(dāng)事人因故變更或解除合同,應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對方當(dāng)事人,說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限,盡快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。第四章 合同簽訂第十四條 合同審批完成后，由公司法定代表人或者指定委托代理人與客戶簽訂正式合同。（一）指定委托代理人與客戶簽訂正式合同前，應(yīng)出示授權(quán)書等法規(guī)文件；重要的合同我公司應(yīng)持有二份以上。（二）指定委托人應(yīng)將經(jīng)雙方簽字確認(rèn)的正式合同和合同審批表送合同管理部門用印。（三）合同管理部門用印前應(yīng)對簽訂的正式合同逐一檢查，核對，確認(rèn)無誤后方可用印。除特殊情況外，原則上不能在空白合同上加蓋合同專用章，對需領(lǐng)用的蓋鮮章的空白合同，由使用部門提出申請，經(jīng)合同管理部門分管副總簽字同意后，由合同管理部門發(fā)放蓋鮮章的空白合同并作好登記，使用部門應(yīng)作好空白合同領(lǐng)用及回收銷號的記錄臺(tái)賬。第十五條 合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后，按法律法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理公證的，由合同管理部門負(fù)責(zé)辦理。第十六條 重要的合同簽訂后，原件應(yīng)當(dāng)隨合同審批表送合同管理部門備份。第十七條 合同正式簽訂后，合同承辦部門才能進(jìn)行請款、采購、銷售等具體的合同執(zhí)行程序。相關(guān)部門未見到合同原件或經(jīng)合同管理部門確認(rèn)的合同復(fù)印件的，不得辦理相關(guān)手續(xù)。第五章 附則第十八條 本辦法由經(jīng)濟(jì)管理部負(fù)責(zé)解釋。第十九條 原有相關(guān)制度如與本辦法沖突，以本辦法為準(zhǔn)。第二十條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，附合同審批表合同審批表一、合同名稱及編號： 二、對方情況：項(xiàng)目詳情備注對方名稱住所、郵編及聯(lián)系電話法定代表人姓名及電話代理人姓名及電話營業(yè)證件及號碼三、合同主要內(nèi)容 四、合同審批程序?qū)徟块T審批意見簽名合同執(zhí)行部門執(zhí)行部門分管副總財(cái)務(wù)部分管財(cái)務(wù)副總經(jīng)濟(jì)管理部分管經(jīng)濟(jì)管理部副總董事長或常務(wù)副總五、合同用章程序程序項(xiàng)目簽名打印合同合同與最終確認(rèn)稿內(nèi)容一致用章審核合同與最終確認(rèn)稿內(nèi)容一致注：本表與合同送審稿、合同原件一同保管。附合同（變更/解除）審批表合同變更/解除審批表一、合同名稱： 二、合同變更/解除原因： 三、合同變更/解除內(nèi)容：項(xiàng) 目原合同內(nèi)容擬